33项目三药品采购任务三 药品购进管理Word下载.docx

1、4.与供货单位签订质量保证协议 采购药品应对供货单位提出明确质量要求，签订质量保证协议。协议应经双方协商一致，明确责任，供双方共同信守和执行。5.首营企业、首营品种审核 企业应当按照药品采购管理制度制定“首营企业、首营品种”审核程序，经过审核合格的，方可购进药品。6.对供货单位实地考察 实地考察是为了对供货单位质量管理体系进行评价，确认供货单位的质量管理体系是否符合要求。对质量管理体系不符合要求、无法保证药品质量的，应当坚决杜绝发生药品采购行为。二、药品购进品种类型根据GSP和相关法律法规要求，以及药品在流通过程中的流转规律，药品经营企业购进药品品种一般有普药、新药、基本药物、首营品种、进口药

2、品、特殊管理药品、中药材及饮片等类型。1.普药 普药是指临床上长期广泛使用、安全有效的常规药品。普药在市场上一般有多家企业生产，产品进入市场比较容易，普药的价格比较透明，利润较低，已经形成固定的用药习惯；其销售通常依靠传统的商业调拨模式，基本上是自然销售。2.新药 新药是指未曾在中国境内上市销售的药品，对已上市药品改变剂型、改变给药途径、增加新适应证的药品，亦属于新药范畴。药品流通中的新药是广义上的新药，是指新开发上市或者未广泛使用或者还处于临床推广的药品。3.基本药物 基本药物是满足人民群众重点卫生保健需要的药物。基本药物全部纳入政府定价范围，以省为单位实行网上集中采购、统一配送。4.首营品

3、种 企业首次采购的药品。采购首营品种前应索取资料，通过审核审批。5.进口药品 进口药品须经国务院药品监督管理部门组织审查，以审查确认符合质量标准、安全有效的，方可批准进口，并发给进口药品注册证书。6.特殊管理药品 特殊管理药品包括麻醉药品、放射性药品、精神药品、医疗用毒性药品；广义范围的特殊管理药品还包括戒毒药品、药品类易制毒化学品、兴奋剂、终止妊娠药品、蛋白同化制剂、肽类激素（胰岛素除外）、部分含特殊药品复方制剂等。采购特殊管理（终止妊娠药品和含特殊药品复方制剂除外）的药品时，供货单位必须具有特殊管理药品的经营范围。采购麻醉药品、放射性药品、精神药品、医疗用毒性药品时，在采购合同、质量保证协

4、议中应当明确对方在运输等环节应按照国家相关规定执行的要求。在企业计算机系统中，应当实现对麻醉药品、放射性药品、精神药品、医疗用毒性药品的单独管理，建立专门的特殊管理药品的采购记录。7.中药饮片 中药饮片必须从取得GMP或GSP证书的合法饮片生产企业或经营企业购进，严禁从其他任何渠道购进中药饮片。三、药品采购类型1.直接采购 直接采购是指采购人员根据过去和供应商打交道的经验，从合格供应商名单中选择供货企业，并直接重新订购过去采购过的产品。2.新购 新购是指本企业首次采购的药品，即首营药品；或者购进药品时，与本企业首次发生供需关系的企业，即首营企业。3.集中招标采购 集中招标采购是指数家医疗机构联

5、合组织和共同委托招标代理机构组织的药品采购。基本药物、医疗机构临床使用量比较大的药品，原则上实行集中招标采购。4.代销 代销是指以合同形式取得生产企业的产品销售权，形成工商企业间的长期稳定的产销合作关系。四、影响药品采购的因素第七十一条 企业应当定期对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。按照GSP要求，药品经营企业应当对药品采购情况进行定期的综合质量评审，分析影响药品采购的因素，降低药品经营环节可能引入的药品质量风险，保证供货渠道的优质高效。1.药品质量 药品是一种不同于普通商品的特殊消费品，药品质量的高低影响到千百万人民的健康。因此药品

6、质量是影响药品采购决策的一个重要因素，药品采购首先要注重供货品种的合法性和质量可靠性。2.供货企业的质量保证能力 包括供货企业质量体系认证和运行情况以及合同和质量保证协议的完善性和承诺性。3.供货企业的信誉 包括与企业签订的合同、质量保证协议的执行情况，以及供货能力（准确到货率）、运输能力（准时到货率）和售后服务质量、质量查询等方面。4.供需关系 与供应企业建立融洽、合作的供需关系，是提高采购工作质量的重要因素。只有协调双方的利益，实现双赢，药品经营企业才能完成药品采购目标。5.价格因素 同种药品因生产厂家不同价格各异，同一厂家生产的药品也会因市场的变化而变化。因此，药品采购在注重质量的情况下

7、，以“质优价廉”为原则，把质量高、价格低的商品采购进来，增加企业的经济利益。6.资金 资金充足，可以实行集中采购、批量采购、招标采购等方式，降低采购成本。在资金充足的情况下，可以与规模大、信誉佳的供应商保持长期稳定的战略合作伙伴关系，既可以降低采购成本又可以购买到优质产品。7.国家法律法规和方针政策 国家法律法规和方针政策是影响采购的重要宏观环境因素，如“两票制”在国家医改试点省份的落地执行，医疗机构零差价的试点推行等，都会影响采购工作。五、药品购进的程序药品经营企业在药品购进活动过程中，需要根据GSP要求，制定能够确保购进的药品符合质量要求的购进程序，流程简图如图3-3所示。药品零售连锁企业

8、实行统一进货、统一配送，连锁门店的采购是连锁门店根据销售情况向其总部提要货申请，其采购记录即为向总部要货申请记录。连锁门店不得自行采购药品。 未通过首营审批 通过合格供货方制订采购计划确定供应商签订购销合同 建立采购记录到货确认发票审核及付款 合格不合格质量评审图3-3药品购进流程图 （一）制订采购计划药品采购计划是采购环节中的重要工作之一，科学合理地制订采购计划，有助于杜绝假冒伪劣药品进入药品流通领域，加速药品资金周转，保证市场供给，适应市场的不断变化。采购计划按照企业经营管理需要，一般按年度、季度、月份编制，分为年度采购计划、季度采购计划、月份采购计划和临时采购计划。1.药品采购计划的制订

9、依据（1）国家政策方针、药品法律法规、各级政府有关市场政策方针。（2）前期计划执行情况 前期计划执行情况是对进、销、存业务活动的真实反映，这对指导本期采购计划的制订具有重要作用。（3）市场供应情况和需求情况 市场供应情况包括货源品种、数量、货源畅销程度、供货方的销售计划和付款条件、国家产业政策对药品生产的影响；市场需求情况主要包括销售客户购买力、消费结构变化情况等。这是制订药品采购计划最直接的依据。2.制订采购计划的程序 采购部门在制订年度和季度计划时，可以粗略制订，通常以纸质版形式编制，作为编制月份采购计划的参考；月份采购计划和临时采购计划需要精准制订，在计算机GSP管理系统中编制，采购计划

10、中供应商信息、商品信息以及采购药品数量等，要与供货方开具的单据完全一致。以下是制订月份采购计划和临时采购计划的程序。（1）采购人员根据计算机管理系统提供的前三个月药品的购进和销售数量、当月销售量，以及药品库存数量，从计算机管理系统药品质量档案中确定拟采购的药品品种和采购数量。（2）通过对供应商质量保证能力、供货能力、价格竞争能力、售后服务能力等方面综合评价分析，从合格供货方档案列表中确定合理的供应商，确定采购药品的价格。（3）采购人员对采购的药品信息审核无误后，在采购计划单上签字，采购计划单将通过计算机管理系统自动生成采购订单。药品采购计划表见表3-3。表3-3 药品采购计划表制表人： 制表日

11、期:序号药品名称规格单位生产厂家供应商采购价格采购数量合计金额（二）签订采购合同采购合同是供货方与需求方之间，就货物的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项，经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行。采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”的保护，并要承担责任。药品采购合同是药品经营过程中明确供销双方权责的重要形式之一。1.采购合同的形式 药品经营企业在药品采购过程中，根据采购业务的不同情况，会出现不同的合同形式，采购合同的形式可分为书面形式和口头形式。书面形式合同包括企业与药品供应商共同协商并签订的年度购销协议和标准书面合同，以及书信、传

12、真、电子邮件等形式。企业会与存在常年购销关系的供应商签订年度购销协议，执行年度购销协议的日常采购业务，发生之前根据业务需要，也会签订标准书面合同。口头形式是指当事人面对面地谈话或者以电话交谈等方式达成的协议。口头订立合同的特点是直接、简便、快捷、数额较小。2.合同签订过程中的职责分工（1）采购部 采购部是负责药品采购合同谈判、合同起草与预审、合同条款修订、合同签订与执行和合同保管的主办部门。采购部根据业务运营的要求，结合市场实际，在与供应商反复沟通的情况下签订合同。合同签订后，采购部应根据合同内容认真履约，对因不可抗力和市场变化等原因导致合同无法按时履约的，应及时通知供应商变更或终止合同履行。

13、（2）质量管理部 质量管理部是合同质量条款的主审部门。负责审查合同中涉及产品质量的相关条款，并对合同可能涉及的违反相关法律法规的操作方式及内容提出审核意见。（3）财务部 财务部是合同贸易与结算条款的主审部门。根据企业的经营战略对合同进行审核，对采购价格（综合毛利率）、付款方式与付款账期、收款方式与收款账期、返利方式和返利结算等条款提出审核意见。3.签订采购合同的原则和要求（1）合同签订人的法定资格 合同签订人应该是法定代表人，或者具有法定代表人的授权书，授权书应明确规定授权范围，否则签订的合同在法律上是无效的。（2）合法的原则 签订合同必须遵守国家的法律和行政法规，包括一切与订立经济合同有关的

14、法律、规范性文件及地方性法规，这是签订合同时最基本的要求。合同双方只有遵循这一原则，签订的合同才能得到国家的认可和具有法律效力，供需双方的利益才能受到保护。（3）公平原则 签订合同时，合同双方之间要根据公平原则确定双方的权利和义务、风险的合理分配、违约责任。（4）诚实信用的原则 合同双方在签订合同的全过程中，都要诚实，讲信用，不得有欺诈或其他违背诚实信用的行为。4.标准书面合同内容 标准书面合同包括以下几方面的内容。（1）合同双方的名称 合同必须包括供货单位和购货单位（即供需双方的名称），单位名称要与所盖合同章名称一致。（2）药品信息 药品信息包括药品的品名、规格、单位、剂型。药品的品名是指通

15、用名称；规格是指制剂规格，复方制剂要写明主药含量；单位为瓶、盒、袋等；剂型要详细写明。（3）药品数量 药品数量表达要明确其计量单位。（4）药品价格 药品价格是指与计量单位一致的单位价格，由合同双方协商议定。（5）质量条款 企业与供货方已签订质量保证协议，因此不必在每份合同上都写明质量条款，但需说明按双方另行签订的质量保证协议执行。（6）交货日期、方式、地点 合同要标明交货日期，同时还要标明药品到站地点、交货方式。交货日期要写明具体日期并加上“某年某月某日前交货”；交货方式如果委托第三方配送，应当提供与承运方签订的运输协议；交货地点应具体，避免不确定地点。（7）结算方式 结算方式条款应根据实际情

16、况，明确规定采用何种结算方式，常用结算方式有一次性付款、分期付款、委托收款、承兑汇票、支票、电汇等。（8）违约责任 在洽谈违约责任时，要阐明供方延期交货或交货不足数量者、供方所发药品有质量不合格等情况发生时，供方应承担的违约责任；需方不按时支付货款、拒收或者退回合格药品导致对方造成损失时，需方应承担的违约责任。5.合同的管理 药品经营企业要加强合同管理，建立合同档案，合同档案管理的主要内容如下:（1）采购人员及时移交合同文件给合同管理员。（2）对年度购销协议、标准书面合同进行编号、登记，设立管理台账，对合同的借阅做好记录。（3）将与合同有关的履行、变更、解除的电话、传真等进行登记记录，并归入档

17、案保存。（三）建立药品采购记录第六十八条 采购药品应当建立采购记录。采购记录应当有药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，采购中药材、中药饮片的还应当标明产地。第七十三条 药品到货时，收货人员应当核实运输方式是否符合要求，并对照随货同行单（票）和采购记录核对药品，做到票、账、货相符。采购记录真实、准确地反映了药品经营企业采购活动过程中的实际情况。采购记录为企业自身和药品监督管理部门对采购药品的追踪溯源提供了重要证据，也是企业仓储部门收货的主要依据。因此，按照GSP要求，药品经营企业必须对所有采购药品建立完整的记录。（1）采购记录是采购合同或者采购订单提交后，

18、由计算机系统自动生成。采购记录应当包括药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，采购中药饮片的还应当标明产地。（2）采购记录生成后任何人不得随意修改，以保证数据的真实性和可追溯性。如确实需要修改，应按有关规定执行。（3）采购记录应按日备份，至少保存5年。（四）索取发票第六十六条 采购药品时，企业应当向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。第六十七条 发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账

19、目内容相对应。发票按有关规定保存。索取发票是为了强化药品生产、流通过程的管理，防止“挂靠经营”等违法行为和经销假劣药品违法活动，保障药品质量安全。药品生产、批发企业销售药品，必须开具合法票据，合法票据是指增值税专用发票或者增值税普通发票，增值税普通发票简称税票。1.发票的要求（1）票、货一致性 发票要附上药品销售出库单，发票或供应税劳务清单所载内容应与采购记录、供货单位提供的随货同行单内容保持一致。票、货之间内容不相符的，不允许验收入库。（2）票、账一致性 企业付款流向及金额、品名应与采购发票上的购、销单位名称及金额、品名一致，与供货单位作为首营企业审核时档案中留存的开户行和账号一致，并与财务

20、账目内容相对应。2.发票的管理（1）发票的开具时间必须符合国家税法有关规定。（2）按照中华人民共和国发票管理办法要求，开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。拓展阅读走票“走票”是自然人在没有药品经营许可证和营业执照的情况下，从非法渠道购入药品，通过从合法的药品经营单位购买发票的办法，使药品经营合法化的过程。这种“走票”行为严重扰乱了市场秩序，其验收、储存和运输的条件均无法保证药品的质量，所以要严格管理，防止此类现象的发生。而“走票”行为的直接表现形式就是票据上的购、销单位名称与金

21、额和付款流向、金额不符。（五）药品采购的质量评审药品经营企业原则上每年年末由质量部组织采购部、储运部、销售部等相关部门，进行一次全面评审，完整记录评审全过程，建立药品质量评审档案和供货单位质量档案。评审合格可列入下年度合格供货方名单，以供企业采购药品择优选购；评审不合格不能作为下年合格供货方名单，质量管理部负责系统锁定。企业通过定期的药品采购情况综合质量评审，确保购进药品合法和质量安全有效。药品采购质量评审内容如下:1.供货企业的法定资格和质量保证能力（1）供货企业生产（经营）许可证、营业执照及变更情况。（2）质量体系认证和运行情况。（3）合同及质量保证协议的完善性和承诺性。（4）变更信息资料

22、提供的及时性。（5）药品经营质量管理规范标准要求的其他材料。2.供货品种的合法性和质量可靠性（1）提供品种的法定批准文号和质量标准。（2）供货品种批次、药品入库的验收合格率（外观、包装、标签说明书等方面）。（3）在库储存养护期间药品质量的稳定性。（4）销后退回、顾客投诉情况。（5）监督检查及监督抽样不合格药品情况等。3.供货企业配送能力和质量信誉（1）供货合同、质量保证协议的执行情况。（2）供货能力（到货品种的准确率）及配送能力（到货的及时性）。4.服务质量（1）沟通的及时性，售后服务质量的完善性。（2）投诉处理的快捷和妥善性，质量查询等方面的配合性。（3）价格的合理性及其他相关情况。5.供货

23、单位销售人员的合法资格（1）验证明确授权时间和授权范围的法人签署的授权委托书原件的真实性。（2）本人的身份证复印件情况。（3）到期及时变更及其他情况。实训9 制订采购计划【实训目的】通过本次实训，学生能够掌握采购计划的制订方法。【材料准备】1.全班分成8个组，6-7人/组，人数少的班级5-6人/组。2.企业经营状况信息。3.前3个月销售统计表和当月销售统计表。4.当前库存报表。5.采购计划表。【实施步骤】步骤一 采购品种分配组长把当前库存报表的品种分配到每个人。步骤二 个人制订采购计划每个人根据前3个月销售统计表和当月销售统计表、公司库存信息，结合公司发展、药品消费的特殊性，制订本月所负责药品

24、的采购计划，包括品名、规格、单位、生产企业、数量、单价。步骤三 组内形成统一意见组长组织讨论，组内交流形成统一意见，制订出合理的采购计划。步骤四 填写采购计划表填写纸质版“采购计划表”，并注明每个品种的负责人，上交。【操作要点和注意事项】1.制订采购计划需要注意采购品种的合理性、采购数量的合理性，统筹考虑企业现有库存、市场需求（销售）、资金周转、业务发展、药品特点等诸多因素，要有一定的预测能力。2.采购计划制订时注意同一品种有不同规格、生产企业，一定要采购需要的品名、规格、生产企业，价格参考以前的供货价。3.每个人要记住自己负责的品种和采购数量，签订采购订单需要。实训10 签订采购合同通过本次

25、实训，学生能够掌握签订采购合同的方法。2.纸质版采购合同（每人1份）。步骤一 确定合同品种及数量1.每个品种负责人负责该品种的合同签订。2.合同数量为计划数量1.1倍，价格为原进价95折。步骤二 签订书面合同（每个人签订）1.药品品名、规格、单位、剂型：根据采购计划制定的品种。2.采购数量和价格：根据步骤一所确定。3.产地：如果特指某个生产企业需要注明，生产企业名称可以简写；若对产地没有要求，写不限。4.交货日期、方式、地点：可以自行决定。5.结算方式包括：从支票、汇票、电汇、承兑汇票中任选。6.付款时间：7.违约责任：执行质量保证协议。8.质量条款要求：符合质量标准和有关质量要求、药品附产品

26、合格证、包装符合规定和质量要求，按双方另行签订的质量保证协议执行。9.供方和需方信息：需方为学生所在的公司，供方为教师提供的信息。步骤三 合同管理签订完合同后，将合同编号，建立合同档案，并将与合同有关的记录全部归档。1.合同项目的完整性（1）商品基本信息完整，药品的品名、规格、单位必须写清楚。（2）合同条款填写完整。2.如果合同表格中有空行，需要用蛇形符号标记结束。3.金额要有大小写，合计金额要顶头写，注意大写数字的准确性。4.合同中存在“其他”处或者空格处无内容的，应写“无”或者划掉。5.合同的填写形式应保证严谨性：不能随意划掉或者涂改。6.合同条款要准确（1）品名、规格、价格、数量按照谈判

27、要求签订。（2）合同质量条款、结算方式、供方和需方信息等符合要求。7.合同的语言：要求标准、简明，法律或技术用语应规范、准确，避免使用诸如“约” “左右”“最快” “尽可能”等模糊用语，而是要求以准确的时间或数额表达，如xx天以内等。8.印章盖双方合同专用印章。9.每个人要记住自己负责的品种所签订的合同数量。岗位对接采购员岗位任职资格学历与专业 药学或者医学、生物、化学等相关专业中专以上学历工作经验 具有药品采购工作经验知识结构 药品知识，采购知识，财务知识工作能力 协调沟通能力；计划组织能力；谈判能力职责1.负责企业经营药品的采购2.负责药品退换货管理3.供应商管理工作内容1.索取首营资料、严格执行首营审核审批程序2.及时查验有关信息资料，根据库存下限确定药品和供应单位，制订采购计划3.审核采购成本，对不同厂商的药品供应价格进