秘书工作的基本特征Word文档下载推荐.docx

1、众所周知,所谓特性、特征、特点,应是某一事物区别于他事物的特别显眼的征象。任何事物既具有本质属性的一面,又具有非本质属性的一面。拿所谓被动性来说,它只是秘书工作人员同秘书工作之间的一种可变的因人而异的关系属性,或者说,是秘书工作人员对秘书工作适应性不强的一种感受上的表现。从实际情况看,刚刚走上秘书工作岗位的人,可能对被动性感受多一些,逐步胜任秘书工作以后,他们的感受就会少一些。当秘书工作人员感受到被动性较多的时候,可以通过总结实践经验,参加专业培训,主动向老同志虚心请教等多种途径逐步减少它。对一个富有经验且善于学习,积极主动工作的秘书工作者来说,他对秘书工作的规律己驾轻就熟,对上司个性特点、活

2、动规律了如指掌,他对自己所从事的工作也就会胜任自如,无所谓被动性可言了。秘书工作人员作为秘书工作的主体,顺应和接受它的客体秘书工作的过程,往往有两种情况:主动与被动。主动的强弱,与主体对客体顺应、接受的程度,即适应性的强弱成正比;被动的强弱,则与适应性的强弱成反比的。衡量主体对客体是主动还是被动,主要是看主体对客体顺应、接受程度是强还是弱。所以,作为学术研究,必须把秘书工作的本质属性问题,同它的非本质性属性问题严格地区分开来。三那么,我们应该怎么样正确认识秘书工作的特征,古今中外对秘书工作的特征是如何认识的呢如前所说,任何事物都有它的固有的属性与非固有的属性,秘书工作当然不会例外。秘书工作的固

3、有属性,就是它的基本特征。比较分析古今中外秘书工作的基本活动,就能从中发掘出它的基本特征来。秘书工作起源于上古时代。传说中的汉文字创始人仓颉,是黄帝的一名史官,他帮助黄帝记载国家大事;虞舜时代有一名叫做“龙”的人,做“纳官”,替虞舜早晚发布命令,公正忠实地汇报下面的反馈情况。到了夏朝,随着阶级的出现,国家的产生,朝廷设置了管理公务文书,即所谓“典志”的官员太史令。上起唐虞、下迄商周,史官、纳官、太史令,都是秘书官员。他们为国君记录言行,起草、保管文件,管理典志;有的还帮助国君了解民情,提出治国的建议、方案,协助制定政策、法令。例如伟大的诗人屈原,就曾任楚国的“左徒”。司马迁的史记说,屈原“入则

4、与王图议国事,以出号令;出则接遇宾客,应对诸侯。”他还为楚怀王起草法令,办理与齐国结盟的外交事务。可见屈原实际上做着与现在国务院秘书长相似的工作。到了秦王朝,随着中国封建君主专制集权国家的建立,开始确立了从中央到地方（郡、县）的比较完整的秘书工作体制,形成了一支庞大的多层次的秘书工作队伍。如中央最高统治者身边,有“御史大夫”,为皇帝收发重要文件资料,对百官行使督察职责;有“尚书”,主管朝廷文书的起草和传阅;有“博士”,备供皇帝咨询,掌管皇室史书典籍;有“谒者令”,为皇帝引见百官,传达命令;有“主玺令史”专管皇帝印章。汉代丞相和诸侯王身边,有“长史”为之掌管全部秘书工作;地方长官如郡守、县令,有

5、“主簿”和“记室令史”之类秘书长式的官员,充当参谋、助理。秦汉以后,在中国漫长的封建社会发展进程中,秘书机构的设置和秘书官员的名称,尽管各个朝代不尽相同,但他们的工作职责,其实都大同小异,有些还沿用至今。综观我国秘书工作数千年来的发展演变史,我们可以发现:中国古代社会的秘书工作,与现在社会秘书工作之间,存在着许多共同点。第一,秘书工作的基本性质与活动方式,无论哪个时代,总是大体相同的、一贯的、不变的。第二,古今秘书部门都是设置于国家的政治权力的中枢,古今秘书官员都处于中央和地方首脑、长官的身边,这种特定的地位决定了秘书工作特有的工作内容和特殊的活动方式;第三,古今秘书官员的使命和秘书部门的职责

6、,都是直接辅助上司全面管理国家事务,都必须竭尽全力地为直接上司进行多方面的综合服务;第四,古今秘书官员的使命和秘书部门的职责,不但要管事,还得要谋政。就是说,他们必须替上司竭忠尽智地想办法、出主意、当智囊,献良策,以全面实现上司的政治意图。上述四个共同点,就是古今秘书工作的共性。从本质上讲,在这个共性之中,包含着三个相互联系的古今不变的道理。第一,秘书工作主体秘书人员,要想得到直接上司的充分信任,必须竭尽全力,充分发挥主观能动性,出色地做好各项秘书工作。第二,秘书工作的全部内容,都来源于为之直接服务的上司的主观意图与客体需要。第三,秘书人员只有辅助上司的决策、尽职管理事务的义务,而没有也不可能

7、享有对重大事情的最终决定的权力,即使是最高级秘书官员,也只有参与议政的权力,而没有最后拍板的权力。这三个基本道理,是贯穿古今秘书工作,千古不变的道理,也就是秘书工作古往今来的固有属性。如果我们用一个抽象的概念来科学地概括它的内涵,就是秘书工作具有全能辅助决策与管理的特征,简而言之,就是具有全能助理性。中国秘书工作是这样,外国秘书工作也不例外。据马克思的摩尔根古代社会一书摘要记述,北美易洛魁氏族部落联盟的酋长,他有一位充当自己使者、执行自己指示、协助自己处理各种事务的“助理酋长”。这样的人物,实际上就是当时北美古代社会领袖人物身边的秘书或秘书长。他所做的全部事情,当然可以看作是古代社会的秘书工作

8、。中世纪的欧洲,各国君主都有文职辅臣,英文叫做“Secretary”。奴隶主和封建贵族,都雇有充当参谋角色的“幕僚”,负责拟制、管理文书档案与日常事务的工作。近代欧美资产阶级革命成功之后,秘书在工厂、企业中,成为全面辅助工矿主或董事长、厂长、经理们,管理行政、人事,甚至财务的可信任的亲密助手和得力参谋。现代发达的资本主义国家中,秘书工作已经普遍化和社会化,不仅广泛存在于政府机关、社会团体和企事业单位,而且渗透到社会的每个角落。综观欧美秘书工作的发展史,我们同样发现,秘书工作具有全能助理性的特征,以英国政府的文官系统的秘书工作为例,根据职责不同,英国政府把文官秘书分为四级:最高级是行政秘书,其工

9、作职责是全能协助政府首脑和各部部长草拟政策方案,协调沟通机关内务,组织掌管行政人员考核,相当于我国中央政府的秘书科长或办公厅主任。其次,是执行级秘书,相当于秘书长或办公室主任,全面协调管理较小范围的事务,全面处理文书事务工作。三是文书,他们按照法规记录、撰写、制定文件,统计资料,处理日常行政事务。最低一级是助理文书,就是打字、速记、缮印、接待等秘书人员。这四级秘书,一级协助一级,其职责都明显具有全能助理性。四以上是从历史角度进行了纵横比较分析。下面我们再从管理科学的角度,深入一步探讨秘书工作,看它究竟是怎样在领导行为中发挥作用的。这样我们将会更全面的认识秘书工作的本质属性。秘书部门是领导机关和

10、机关主要负责人实施领导、进行管理的“枢纽”和“调控中心”。领导与管理行为,是指在一定的体制下的领导与管理者的活动。领导与管理行为的综合效应的产生,必须包括四个环节:决策执行监督检查信息反馈。秘书部门主要是在这四个环节上充分发挥全能助理作用。在领导决策前,秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种信息,为领导提出多种可供选择的意见、方案;在领导决策中,秘书要组织力量,积极大胆地参与论证,协助领导做出符合实际的科学决策。在决策后的执行过程中,秘书要分两步进行全能助理:首先,必须及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑的思想,进一步深化、细化、具体化,以便最后形成实施方案,以便通过拟制文件、组织会议贯彻等手段

11、,把领导的决策输送出去,使决策得以实施。第二步,要对决策的实施进行全面的催办查办。督查中,不仅要善于通观全面,随时掌握进程,针对薄弱环节,打通阻塞关节,以协调各职能部门的行动步伐,而且要善于跟踪信息反馈,以便于协调领导与管理者及时了解情况,修正、调整、完善决策方案,直至这项决策顺利完成为止。在整个决策程序中,秘书工作的职责,不仅要求为领导与管理者提供准确、真实而有价值的信息,拿出使领导与管理者满意的意见、方案,而且要全力以赴协助领导与管理者使决策付诸实施;不仅要积极主动监督各职能部门“做没做”,而且要深入检查“做得怎么样”,特别要高度敏感地竭力去捕捉住那些带苗头性、倾向性的问题,从怎样正确执行

12、领导决策的角度,提出纠正偏差和失误的建议,及时会同有关部门磋商办理,涉及重大问题,应如实报告机关主管领导。这一切自始至终贯穿着、体现着秘书工作的全能助理性。如前所说,政治性、从属性、事务性等,都是秘书工作同党政工作、领导工作和上下左右职能部门工作的关系属性。这些关系属性,并非本质属性,因为它们不是秘书工作所独有的。由此看来,只有全能助理性,才比较客观地全面准确地概括了秘书工作的基本特征。秘书职业技能的培养秘书职业教育作为职业教育的一种，以培养学生的职业技能为本位虽然已是人们的共识；但是，由于在秘书教育实践中对职业技能的培养一直未引起人们的足够重视，以致高等甚至中等秘书职业教育都办成了中文或文秘

13、本科教育压缩型。所培养的学生不能很好地适应社会对各类技术型、应用型秘书人才的需求，目前，已成为秘书职业教育中迫切需要解决的重要问题之一。我国加入世贸组织后，涉外秘书成为秘书队伍中的一支重要力量，给我们对秘书职业技能的培养提出了更高的要求。一、秘书职业技能的构成技能是指人们通过练习而形成的一定的动作方式、动作系统或智力活动方式。根据技能中“动作”的内外之别，可以把技能分为动作技能和智力技能。秘书职业技能也同样包括这两部分。汽车驾驶、录音录像、摄影、办公设备维修、书写等属动作技能，主要借助骨骼、肌肉和相应的神经过程来实现，我们把它叫做操作能力或动手能力；口头和书面表达能力、办事能力、管理能力、应变

14、能力、社交能力等属智力技能，主要由内部的心理“动作”（心理活动）构成，是一种在头脑中进行的动作方式或智力活动方式，智力技能的形成和发展，内部语言起着重要的作用。综合起来，秘书职业教育应培养的秘书职业技能主要包括以下几个方面：（一）普通技能（基础技能）普通技能是从事秘书职业在内的各类现代社会职业普遍需要掌握的基础性技能，包括运用本国语、外国语进行表达和交流的能力，书写能力，计算机操作能力，社会交往、社会适应及协作能力，自我提高及创新的能力，组织管理能力，信息处理能力等。（二）专业技能在秘书职业技能中，处于核心地位的是专业技能，主要包括：演讲、公文写作、办公室事务处理、档案管理、会务安排、沟通协调

15、、驾驭运用秘书的资源等技能。（三）适应形式和技术发展需要的新兴技能适应形式和技术发展需要的新兴技能包括录音录像、摄影、驾驶、办公设备维修和保养等方面的技能。三大类职业技能是相互联系的一个整体，勾勒出文秘专业学生最佳的技能结构实现的目标。二、秘书职业技能的培养（一）调整培养目标是构建秘书职业技能框架的前提有什么样的培养目标就会有什么样的专业技能结构。笔者认为，我国加入世贸组织后对各行业人员素质的要求不断增强，秘书职业的培养目标也在不断调整，当前一段时间内秘书专业培养目标应该是：培养与社会主义现代化建设相适应，德智体美全面发展，具有综合职业能力和全面素质，在生产、服务、技术、管理一线工作的文职人员

16、。现代文秘人员是一个很大的群体，通俗地说他们是工薪族中的“白领阶层”，可以胜任经理助理、秘书、统计员、服务员、营业员、文书、资料员、档案员等职位的工作，即从事机关企业事业和私人单位的文职工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼可以成为各行各业文职性质的技术人才或基层领导人。所以说，把文秘专业的培养目标只定位在培养现代文秘上是极为狭窄的，应把它调整为文职人员。这样调整，可以使文秘专业具有广阔的前景和强大的生命力，也符合现代社会发展之需求。培养目标定位的调整，要求对专业建设做出相应的调整，即着重培养学生的综合职业能力，强化专业技能的学习和训练。（二）强化职业实践技能训练，培养学生过硬的秘书实务能力我

17、国加入世贸组织后，外资企业、涉外部门对秘书的职业技能要求更高，因此，秘书专业必须把实践技能训练放在突出地位，以培养学生过硬的实务能力为主线，以涉外职业岗位的需求为依据，针对目前存在的问题，对实践教学做出科学的整体设计。1、教学方法：突出“三个重点”教学方法突出案例教学法、模拟教学法和实验教学法，将教、学、做有机结合起来，强调学生的参与性和实践性。案例教学法就是将部分真实的秘书实务引入课堂，使学生在相对较短的一段时间内就身临其境般地经历一系列秘书岗位的实际问题，加深对理论的理解，引导学生进入角色，培养学生的实际工作能力。模拟教学法就是让学生投入到活动中去，在活动中思考和锻炼自己。比如在讲授涉外商

18、贸文书、英文函电、涉外企业管理等课程时，都可以让学生模拟现场场景分角色进行“表演”，掌握某些实务的规程和要求，学会机智灵活的处理。实验教学法就是充分利用各种实验室，针对性地开展形式多样、行之有效的实践教学活动。实验教学是理论教学的必要延伸，是实习活动的必要补充。比如在讲授会议学这门课程时，就可以放在实验室的会议室中进行，训练学生根据会议规模安排会间服务，根据会议性质布置会场，根据会议成本计算公式做出会议预算等，提高学生从事秘书岗位工作的实践技能。2、实验室建设：强化“两个综合”实验室建设，对业务和技能两大模块进行综合，既便于管理，又有利于综合训练。秘书业务综合实验室主要包括秘书工作室、会议室、

19、文书处理室、档案管理室、公关部室等。秘书技能综合实验室主要包括字话过关测验室、办公自动化操作室、新闻传播训练室、交通驾驶实训室等。3、实习环节：抓好“四个阶段”抓好实习环节的“四个阶段”可以充分借助社会上可以利用的资源，促进实践教学的开展。认识实习阶段，一般安排在第一、二学期。结合新生入学教育，组织学生到秘书岗位进行参观、访问、调查，让学生了解本专业所对应的岗位，以及该岗位的工作内容和对能力、素质的要求，以具体的感知和强烈的感受激发学生学习的积极性，培养学生学习兴趣和热情。课程教学实习阶段，根据专业基础课和专业课的教学内容，有目的、有计划、有重点地组织学生到有关的大中型企业、三资企业和涉外行业

20、从事专项工作技能锻炼。如遇到挂钩单位召开重大会议，就要结合课程教学的有关章节，让学生在这些会议上承担一些公文或其它应用文的起草工作，在实践中提高应用文的写作能力；或为其担任礼仪、宣传、会务等服务工作，让学生积累秘书工作经验。社会实践锻炼阶段，增加或延长学生社会实践活动时间，为学生提供参与社会实践的空间。让学生利用寒暑假或大礼拜参与社会活动。毕业顶岗实习阶段，一般安排在毕业前，与撰写毕业论文同步，大约 12 周时间，使学生有充足的时间和精力全身心地投入到顶岗锻炼，用全视角去审视秘书工作的方方面面，在总结、反思、探索中不断创新，提高实践能力。4、考试考查：注重“三种方式”根据秘书职业教育的特点，特

21、别是加入 WTO 后，涉外秘书工作越来越受到重视，因此，在考核考查上应注重以下三种方式。双语口头回答式，重在考察学生从事文秘工作的“说”功。口语表达能力是秘书基本素质的一种外在表现形式，也是提高学生心理素质、思维能力和应变能力的有效途径。因此，必须重视秘书专业学生的中外文口试，让学生快捷地传达信息，用双语表达意图，避免因跨文化传播给交流带来的不便。双语撰写论文式，秘书写作中的双语现象，将成为入世后文字工作的一个标志性特点。因此，考试的方法应多采用双语撰写小论文的形式，从而更加突出对学生涉外写作能力的培养。更重要的是写小论文需要的是科学批判的精神，是将已学知识加以深化和拓展，体现的是发现、研究和

22、解决问题的能力，学生可以发挥个人特长，从死记硬背中解脱出来。实践技能考核式，秘书业务和能力的实践与训练，有很强的技术性、操作性和应用性。因此，考核也必须展示自己的能力和素质，使考试走出理论考试的“桎梏”。5、毕业论文：坚持“两个结合”毕业论文的选题必须和秘书岗位实际结合起来，毕业论文的撰写应和毕业实习融合为一体。毕业论文的选题，应让学生结合秘书的实际，在实习实训的基础上结合自己的理解选择熟悉的题目，避免盲目性或纸上谈兵。毕业论文的撰写，应与毕业实习同步进行。结合毕业实习的情况对教学或实习的理性认识提出意见和看法，特别是运用所学的秘书理论知识去指导实践，克服毕业论文的孤立、封闭、仓促、空洞等不足

23、，真正促进学生实践能力的提高。（三）突出“宽基础、活模块”的课程设置，培养学生扎实的综合素质宽基础，应有一个基本的立足点，要以专带博，不能搞成专业课都齐全的大杂烩。拓宽专业口径与加强专业教育应当并行。所以，秘书专业在拓宽基础课的基础上，应突出“四大模块”的课程设置。1、职业心理教育摸块根据秘书职业的特点，特别是女性比例增多的实际，开设秘书心理学、社会心理学、发展心理学、人格心理学、心理健康教育、秘书职业道德等课程，对提高秘书人员的心理素质，加强人格培养有积极的作用。2、秘书实务教育模块主要针对秘书人员所从事的工作，加强学生的秘书理论的学习和动手操作能力的训练。开设秘书学、社交礼仪、办公自动化、

24、公共关系、企业管理、谈判技术、文书写作、秘书英语、英文函电等课程。学生通过学习，可以获得丰厚的秘书实务知识和较强的职业岗位技能。3、文化素质教育模块较强的心理素质和过硬的专业知识，必须以扎实的文化素质为基础。只有具备复合型知识结构和较高科学文化素质的人员，才能为企业和涉外部门提供高质的综合服务。因此，就要全方位、多层次开展人文素质教育，让学生广泛涉猎各种科学知识。并可通过选修课的形式，拓展学生创新思维的广度和深度。4、法律道德素质教育模块秘书人员多从事辅助性管理工作，接触的多是带有决策性的文件或文字材料及主要会议记录，作为领导的参谋助手必须有较强的职业道德素质和较高的法律意识。特别是入世后，世

25、界多边贸易格局的形成，要求秘书人员不仅要掌握本国的有关法律法规，还要了解其他国家的法律规定及交际知识。不仅要在工作中保守机密，讲求诚实，而且要在交往或其他活动中也要保守秘密，讲求诚信。在处理日常事务或突发事件时，必须按有关的法律法规办事，真正做到“人人平等”。突出“四大模块”的课程设置，体现了既重视基础理论知识的讲授，又重视基本技能的训练；既重视专业知识的学习，又注重知识面的拓展，既重视多种能力的强化，又重视综合素质的提高，对培养新型的秘书人才，必将起到积极、有效的促进作用。（四）运用证书制度强化学生对技能的训练和培养学生在校期间的学习成绩，特别是对技能的考核，单靠学校组织的考试是不可能的，学

26、生毕业后走上工作岗位也得不到认可。因此我们必须充分利用现有的国家级考试，让学生获得相应的证书，通过国家的职业技能鉴定。学生毕业除了取得相应的学分，得到毕业证外，还要获得全国计算机等级二级证、全国公共外语等级二级证或大学公共外语 B 级证、劳动和社会保障部全国职业技能鉴定初、中级秘书资格证。通过以上技能证书的考核，强化学生对专业技能的训练和培养，也为学生从事工作打下良好的基础。参考文献：1 王新,武艳娟.文秘专业课程设置和教学改革尝试J.辽宁高职,2001,（4）.Professional Skills Training of SecretariesLI Chao-yang（Panjin Voc

27、ational Technology College, Panjin 124010, China）Abstract: Chinas entry WTO has a great impact on secretary career, and higher requirements for secretaryprofessional skills are suggested. The comprehensiveness of secretary professional skill structure, the specialization ofsecretary training and the

28、 modularization of curriculums provide great space for the development of secretary teachingtheories and training of practical skills.Key words: professional skills of secretaries; Training aim; Approach; Method（责任编辑，盘锦职院：李 娟）（上接 81 页）翻译方面效果显著。同时，在运用这种教学手段也带来了一些问题，在多媒体大教室里授课，教师的一部分精力要用于各种设施的操作，因此，课堂纪律有时需要经常维持。但，总的