1、 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭,不得已而做的。从今以后,你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候,努力做一种专门学问。少年是一去不复返的,等到精力衰竭的时候,要做学问也来不及了。 有人说:出去做事之后,生活问题急需解决,哪有功夫去读书?即使要做学问,既没有图书馆,有没有实验室,哪能做学问? 我要对你们说:凡是要等到有了图书馆才读书的,有了图书馆也不肯读书;凡是要等到有了实验室方才做研究的,有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题,自然会节衣缩食去买书,自然会想出法子来设置仪器。 至于时间,更不成问题。达尔文一生多病,不能多做工,每天只能做1点钟的工作。你们看他的
2、成绩!每天花1点种看10页有用的书,每年可看3600多页书;30年读11万页书。 诸位,11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫;四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢?还是打麻将呢?还是努力做一个学者呢?全靠你们自己选择! 易卜生说:你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了,你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受?“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出,但是我们做
3、得究竟怎样呢?我们常常听到 “我要是在大学多学点东西就好啦!” “我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书!“时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包;同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色;家人总也见不到我,几乎把我登报作废! 世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢? 我们哲学家这样说:“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。 要想能够真正地了解时间并且管理“时间”,我们有必要对时间的本质有深刻的认识。首先让我
4、们先了解时间的四项独特性:(1)供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。(2)无法蓄积:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。(3)无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。(4)无法失而复得:时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失,则会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。 小案例: 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多
5、少,用途也没有任何的规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元。请问:你如何用这笔钱? 1.2 什么是“时间管理”? “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。 请注意:(1)所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。 (2)所谓“自管理者的管理”你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,
6、事半功倍。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。 在信息爆炸的今天,咨讯的空间在无限地扩展,面临竞争的压力、客户高品质的需求,您是否又有些无所适从呢? 由于时间所具有的独特性,时间在各
7、种资源中又往往容易被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中,我们不难发现:每天我们有24小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?又怎么可以随意处之?这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的:睡觉:21年 工作:14年 个人卫生:7年 吃饭:6年 旅行:排队:学习:4年 开会:3年 打电话:2年 找东西:1年 其它: 看了上面的这一组数据,您有何感受?“时间管理”一直是个重要的问题,但从来没像今天这么重要过,为什么?原因如下:*寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 *信息爆炸
8、*竞争的压力 *你的客户对品质的要求 看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人,减少时间浪费的现象,确非易事。那么,我们的问题究竟在哪里呢?第二章、时间管理的误区 我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存在同样的问题:误区之一:工作缺乏计划 查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重
9、要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。 数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃升为
10、世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;2、不做计划也能获得实效;3、不了解做计划的好处;4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;5、不知如何做计划。 我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!”的侥幸心理。试问
11、:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。 综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则
12、 误区之二:组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面:* 职责权限不清,工作内容重复 *“事必躬亲,亲力而为” *沟通不良 *工作时断时续 首先,学会如何接受请托: 对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。 倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬
13、。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受他,则需承担什么后果?经过这一番“成本效益分析”之后,你就可以决定取舍了。其次,学会利用资源: 对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如
14、你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员;等等。 对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:1、担心部属做错事;2、担心下属表现太好;3、担心丧失对下属的控制;4、不愿意放弃得心应手的工作;5、找不到合适的下属授权。其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。误区三:时间控制不够 在前面的“小张的故事”中,小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间,以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验,请你先做一下自我评核。拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案:(1)为了避免对棘手的
15、难题采取行动,我于是寻找理由和借口。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 (2)为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的。(3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。(4)我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。(5)当被迫从事一项不愉快的决策时,我避免直截了当的答复。(6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。(7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。(8)我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在夜晚或周末处理它。(9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时,以致无法处理所面对的困难任务。(10)在着手处理一件艰难的任务之
16、前,我喜欢清除桌上的每一个物件。评分标准:每一个“非常同意”评4分,“略表同意”评3分,“略表不同意”评2分,“极不同意”评1分。总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井:1、习惯拖延时间,前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典型的拖延时间的人。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这
17、么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!误区四:整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。 当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?下面是一份“文件处置测验”,看看你的文件处置
18、系统是否完善。文件处置测验 请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案,则请在题目前打问号“?”。1、订购文具后所取得的帐单。2、收到一本管理杂志,其中可能具有值得阅读的文章,但目前你无暇阅读。3、来自上司的会议通知(下周一举行会议)。4、某大学企管系学生寄来的问卷。5、部属交来的(或是你个人的)一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。6、一封需要尽快回复的信,但你必须先打数次电话才能回复。7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。8、组织内其它平行部门的来函,要求取得你的部门的市场(或其它)调查报告。9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单,你认为其中一
19、、两本书也许值得订购,但你无法确定是否真正值得订购。10、客户寄来的一封投诉信。11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“?”,则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统(包括你的纸面文件夹和电脑文件夹)!误区五:进取意识不强 我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,就象前面我们提到的“小张”,最根本的原因就是他个人缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:*个人的消极态度 *做事拖拉,找借口不
20、干工作 *唏嘘不已,做白日梦 *工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰! 好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记取“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话: 昨天是一张已被注销的支票, 明天是一张尚未到期的本票, 今天则是随时可运用的现金。请善用它!3.1 时间管理的六项基本原则 通过前面的学习,我们对时间管理的概念和误区已经有
21、了一个基本的认识,现在我们一起来探讨时间管理的基本原则,只有对原则有了一个认识后,才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。 时间管理的六项基本原则:1、明确目标 2、有计划、有组织地进行工作 3、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律 下面我们就时间管理的六项基本原则分别进行阐述。2.1 原则之一:明确目标 2.1.1 目标刺激我们奋勇向上 在人生的旅途上,没有目标就好象走在黑漆漆的路上,不知往何处去。美国的一份统计结果显示,一个人退休后,特别是那些独居老人,假若生活没有任何目标,每天只是刻板地吃饭和睡觉,虽然生活无忧,但他们后来的寿命一般不会
22、超过七年。 虽说目标能够刺激我们奋勇向上,但是,对许多人来说,拟定目标实在不是一件容易的事,原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气,还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结,就是因为没有目标,每天才弄得没头没脑、蓬头垢面,这只是一个恶性循环罢了! 另外有些人没有目标,则是因为他们不敢接受改变,与其说安于现状,不如坦白一点,那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战,这些人最终只会是一事无成! 事实上,随波逐流,缺乏目标的人,永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此,我们一定要做一个目标明确的人,生活才有意义。然而不幸的是,多数人对自己的愿望,仅有一点模糊的概念,而只有少数人会贯彻这
23、模糊的概念。许多人在公司五年,却没有五年的经验,只能说有五年一次的经验。 许多年前,某报做过300条鲸鱼突然死亡的报道。这些鲸鱼在追逐沙丁鱼时,不知不觉被困在一个海湾里,报道上说:“这些小鱼把海上巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死,为了微不足道的目标而空耗了巨大力量。 美国作家福斯迪克说得好:“蒸汽或瓦斯只是在压缩状态下,才能产生动力;尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。而生命唯有在专心一意、勤奋不懈时,才可获得成长。”下面不妨让我们一起看看“赖嘉的故事”。 赖嘉承随父母迁到亚特兰大市时,年仅四岁。他的父母只有小学五年级的学历,因此当赖嘉表示要上大学时,他的亲友大多不表示支持,但赖嘉心
24、意已决,最后果真成为家中唯一进大学的人。但是一年之后,他却因为贪玩导致功课不及格而被迫退学。在接下来的6年,他过着得过且过的生活,毫无人生目标。他大半时候都在一家低功率的电台担任导播,有是也替卡车卸货。 有一天,他拿起柯维的第一本著作相会在巅峰,从那时起,他对自己的看法完全改变,发现自己有不平凡的能力。重获新生的赖嘉,终于了解到目标的重要性。的确,目标决定我们的将来。 赖嘉的目标是重返大学,然而他的成绩实在太差了,以致连遭墨瑟大学拒绝两次。在遭到第二次拒绝之后的某天,赖嘉无意间撞见院长韩翠丝,他趁机向她剖明心志。结果,院长答应了他的请求,准许他入学,但有一个附加条件:他的平均分数要达到乙等,否
25、则就要再度退学。 赖嘉一改过去的散漫态度,以信心坚定、目标明确、内心无畏的姿态,重新踏入校门。他每季平均进修多个学分。经过2年零3个月,即以优异的成绩 取得了学位,紧接着再迈向更高的目标。 如今,这个伐木工人的儿子已成为赖嘉博士,他还在全美发展最迅速的教会担任牧师,教会地点就在费城特尔市,距他成长的亚特兰大仅数分钟车程。 从上面的例子我们可以看出,有目标才有结果,目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢?我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面:一是目标要符合自己的价值观,二是要了解自己目前的状况。 请记住:成功完全是一种个人现象,只有你所完成的事情和你的价值观相符,你
26、才会觉得成功。为什么有的人成功之后,又会感到空虚?为什么有的人得到名利后,却发现牺牲了更可贵的事物?邓尼斯个人设定目标可以说是一个成功的例子。 在1974年,美国著名证券经纪人邓尼斯是一个已干了6年的证券经纪人,以社会标准来看,他是美国中产阶级分子的典范:他拥有一个美满的婚姻、三个聪明伶俐的孩子、一栋房子、两部车,但是患了溃疡。证券经纪商的收入虽然不错,却与他的性格格格不入。他希望活得更扎实,但现在却无法支配自己的命运,这使他觉得受挫。 “只有自己与上帝才能支配我的命运”惊醒了他。于是,他开始设立自己的目标。他从小就爱好业余无线电,于是他决定创业,成立邓特隆无线电公司,生产并销售“火腿”(指业
27、余无线电爱好者)的设备。 1974年4月,邓尼斯辞去工作,卖掉车子当资金,以信用卡借款,开始在他的地下室生产业余无线电设备。邓特隆公司诞生了。他的许多朋友与亲戚都以忧伤和惊慌的眼光看着他,断定他发疯了。 1974年8月24日,邓特隆无线电公司成交了第一笔生意。1975年4月,公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的厂房中。到1975年底,邓特隆的营业额超过了100万元。今天,邓尼斯已是一家资产数百万元的工厂的股东与总裁。2.1.2 如何制定目标 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的:具体的(specific) 可衡量的(measurable) 可达到的(attainable) 相关的(relevant) 基于时间的(time-based) 1、具体的:“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章。 有人曾经做过一个试验,他把人分成两组,让他们去跳高。两组人的个子差不多,先是一起跳过
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