《公文写作》上胡鸿杰.docx

1、公文写作上胡鸿杰公文写作（上）（简要） 主讲人： 胡鸿杰 人民大学档案学院教授、博士生导师 讲三个问题：第一，公文概述；第二，公文写作的有关具体问题；第三，公文写作中的常见错误。第一个问题，公文的由来与含义。公文是我们国家机关当中常用的一种书面交流的形势。在以往老师们都会说，公文可能来源于国家，来源于文字，这些说法都是正确的。但是，以我们公文的具体情况，我认为：公文他实际上是一个基于组织的管理方式。这个现象怎么去理解，应该有一张图，这张图分为三个纬度，我把它叫做管理的纬度。首先我们看第一个纬度，就是这个斜线叫管理内容，就任何一个管理现象，它一定会出现在我这个三纬空间里面。 首先一个因素叫管理内

2、容，就是说任何的管理都必须有内容，比方说包括计划、组织和控制。换句话说，没有没有内容的管理。这是放之四海而皆准的真理。当然任何放之四海而皆准的真理都是一句废话，这是第一个因素。 第二个因素任何有内容的管理，必须依附于这种资源。现在讲资源的老师很火，你比方说讲人力资源的、讲金融的、甚至讲计算机。但是他们不要忘记，这些资源都要依附于管理内容，如果没有内容这些资源很可能成为包袱。你比方说今天上午我讲课，我可能需要这杯水，这杯水就是我讲课的一个资源。服务于内容的资源，如果今天上午我不讲课，胡老师端这杯水走在街上就有问题了。任何资源都必须依附于内容，这些资源包括我们管理当中采用比方说人、财、物包括设备。

3、这是第二个因素。 第三个因素我们讲，有内容耗资源的管理，必须要采用一定的形势，这个形势在我们管理行当里面，把它列为三种形式，第一个形势我们叫做现场的管理。第二种形势叫做会议的管理。最后一种我们界定为公文的管理。这三种管理是什么关系？你比方说第一种关系，第一种管理方式就是现场的管理。这是最有效的方式，就是管理者面对被管理者，讲出的他的要求让你明白一件事。我们举个不恰当的例子，你比方说1998年的时候，我们国家很多地方发了洪水，当然这个是不好的事情。我们洪水也可以打造一代英雄，当时有一个很精典的画面，就是我们敬爱的江主席站在长江边上，他拿着一个喇叭开始讲，中华民族是不可战胜的。这时候很多武警就跳到

4、江里，把江堵上了，我们讲的是公文语言叫概述。如果大家需要听到全本的话可以去找单田芳，这是很有效的。我们国家1998年的时候还有一些地方发水了，你比方说黑龙江的嫩江地方也发水了。那个地方江主席没有去，我印象里面是李鹏总理去了，李鹏总理也把水堵上了，不不，李鹏总理通过自己的号召把水堵上了。这说明两个问题，第一个问题，现场管理很有效。第二个问题所有的管理者必须出现场。大家都知道，管理者也是我们国家不可或缺的一种管理资源，不能随便浪费。所以我们要想一种既可以有效、又能源节约管理者的方式，在现场方式之后就有了会议的方式。会议在聚众意识的背后，他潜藏着一个说法。什么说法，管理者不要去，大家可以来。比方说北

5、京开个会，江主席会上讲，中华民族是不可战胜的，大家坐飞机回家再往江里跳也来得及。 我们说会议的方式最大限度的节约了管理者，节约了管理者资源。当然了会议也有一个问题，比方说今天我们是一个准会议。据说胡老师得公文学讲的不错，但是有很多们没来，为什么没有来？因为大家受到时间、地点、甚至钱的影响。就到不了会议现场，这样你就听不到江主席有关抗洪救灾的英明指示，管理就失效。这样一来我们就必须需要一种可以突破时空进行管理的方式，这种方式就是书面方式、公文的方式。中央下个文件，告诉大家中华民族是不可战胜的，大家学习文件，学好了之后领会精神再往江里跳，依然可以达到抗洪救灾的目的。当然这是一句玩笑，这样一来我们管

6、理方式就有了三种，三种方式各自有自己的优势。但不管怎么样，在现场方式和会议方式之后，公文是一种可以突破时空进行管理的方式。这就是我对公文来源的一种解读。公文是这样一种情况，是在任何管理委托当中，在内容和资源背后的一种方式。任何一个管理他必须有内容、耗资源采用一种方式。而公文就有这样的一种方式 大家在学习公文当中，包括看文件、看书、看文章，可以同时看到这样三种概念。你比方说有地方叫文书、有地方叫文件、有地方叫公文。我列了一个不等式，这个不等式是文书大于等于文件，文件大于公文。怎么讲是这样，因为文书是我们国家的一个历史概念，换句话说清代以前我们国家没有文件的说法，只有文书。当然了我们国家的历史文件

7、浩如烟海，你要是较真的话闹不好什么地方也有文件的说法。但一般来说历史上的文件叫文书，文书是一个历史的概念。就像我们国家很多概念一样，由于流传久远几乎有很多延伸的含义。你比方说秘书，秘书原来他不是指人的，我不是说秘书不是人。秘书是一种东西，当然有人讲秘书也不是东西。秘书是什么东西，秘书是宫廷里边的秘藏图书。时间久了，他就变成了这个机构、这个人员的说法，文书也是一样，文书它不仅仅指一种材料。它还指一个职位，这种职位现在也有，比方说乡镇单位，比方说部队里面。文书还是一个很确切的职位，相当于一个秀才了，所以文书它是这样一个东西。历史的文件叫文书，另外文书通过延伸他还有一个关于职位的一种说法。 现在的文

8、书叫文件，文件是现代世界范围内所采用的一种说法。这种文件他没有文书关于职位的解读，文书是大于等于文件的。他们都大于公文，为什么，因为从概念和逻辑上来说，我们讲文件它一定是有公务文件、有私人文件。不过大家可以想一想，到目前为止，我们没有看到有一本书是介绍关于情书的写作，好象没有，如果大家发现以后，可以打电话或发邮件告诉我，或者说你买一本送给我也可以。为什么，因为更多的书或者文章都是在讲公文写作，换句话说我就认为不管讲文书还是讲文件，实际上都在研究公文。所以我们说文书大于等于文件，文件大于公文。我们到主题上来，那就是我对文书的一种解读，公文的一种解读，我们现在研究的公文实际上在一些领域当中。比方说

9、历史上、一些其他版本里边它可以叫做公文、文书叫做文件。但实际上它们主要领域是一样的，都是在研究公文。我们重复一下，我认为公文是一种基于组织的管理方式的。公文实际上就是文书或者文件研究的一个重点。作为一种国家法定的载体，公文我认为至少具备三个特点，大家注意我一直在讲。我的内容今天一天时间比较紧张，我就是讲至少应该知道，至多你应该知道很多。至少是一个底线。就是大家学习公文、研究公文，应该至少知道我今天讲的问题。同样公文的概念也是如此，他至少应该包括三个特点。 第一任何公文它必须是法定组织制发的。比方说大家参加一个会议，为什么到会，因为今天你们收到了一个通知，这个通知是国家行政学院网络中心给大家发布

10、的，网络中心是国家的一个法定组织，所以大家都来了。那我们想一想如果李洪志现在给大家发一个文件，大家是不是会来，应该不会。为什么因为李洪志那个组织他非法。任何公文它必须是法定组织制发的，这个法定制发者他应该包括什么，包括组织和个人。所以我们任何的公文他最后落款的时候，要么是国家法定组织，要么是国家组织的法定代表。你比方胡锦涛、你比方说某个部长等等。这都是我们公文里一个法定说法，所以任何公文它必须是有法定制发者的。这个法定制发者，包括组织包括个人，这是公文的第一个主要特点。 第二个特点就是公文有它的公认的权威和效应。我们还举刚才那个例子，大家之所以来参加这个节目、或者参加这个课程，是因为我们认同国

11、家行政学院网络中心的这个组织。这个网络中心对大家有一定的号召力或者有一定的权威，大家知道这种权威和效应并不是在空间上无限大，或者是在时间上无限长的。什么意思，就是说任何公认的权威和效应，都有自己的范围和时间，你比方说范围，我们国家有很多国家部委，你比方说有二三十个国家部委、国家的组成局。他们的文件只在自己的领域当中有他的规范作用，超出这个领域之后只有参考作用，所以这个范围是很重要的。第二个就是时间，大家都知道，我们现在过一段时间之后就要清理一部分的行政公文，为什么，他们已经失效了。任何公文不是永远有效的，所以这是公文的第二个主要特点。公文有他的权威和效应。 第三个特点公文有特定的体式和处理程序

12、，什么意思，公文是一种文章，但是他这种文章国家用自己的法规和标准规定了它应该长什么样。这是其他国家都没有的，我们很多老师位都讲小说包括诗歌，大概一年以前我们社会上流行了一个很著名的诗人叫赵丽华，她创造了一种梨花体的诗。比方说今天我们来听课，这就是一首诗。但这个东西他可以这样写，为什么可以这样写，因为国家并没有规定，诗歌应该怎么讲，应该什么格式。但是公文就不同，国家规定公文不但应该怎么写，而且格式应该什么样，除此之外你就不是公文了。所以公文的第三个特点就是它有特定的体式和处理程序。我们一般来说，公文长的内容和结构和处理的流程和其他的文章有它的不同之处。所以我说公文它至少应该具备三个特点，第一它是

13、法定组织挚发的。第二有工人的权威和作用，第三有特定的体式和稿本。这就是公文的含义，以及公文含义里面所包含的三个主要问题。 至于公文的作用，大家可能看到很多文章，大家也知道。一般来说我认为，公文它最基本的作用是管理上，是这种管理工。公文是基于组织的一种管理方式，所以从主观上任何单位发公文都是为了管理，这个是毫无疑问的。当然客观上公文可以成为沟通手段，大家知道2007年我们国家颁布了一个重要的法规，叫做政府信息公开条例。里面讲了政府的信息以不公开为例外，以公开为原则。大家看政府心机在什么地方，大家了解政府心机主要是通过公文，通过公文去了解政府机关做什么事情，客观上它有这样一个功能。如果说再追述源头

14、沟通也不过是管理的一种方式，主观上我们说公文它的基本功能是管理的，客观上是可以沟通的。大家如果说看到一些文章上写了公文具有策令、规范、宣传、组织、控制、联系、包括凭证作用有很多。这些作用是什么东西？公文内容不一样，它的作用就不一样。你比方说我们通知它肯定没有法规作用，公文的具体作用是由公文的内容来决定的。所以这点大家要清楚，从基本的管理来说他是一种管理方式。从具体来说，因内容不同具有不同的作用。 下面来到我们一个最关键的问题叫做公文的种类。刚才我们很跟那个老师在交流，说公文应该有多少种，这个话应该怎么讲，应该讲法定公文有多少种，非法定公文有多少种，这样更确切。严格意义上讲特别是大学里面，对于公

15、文的分类有很多，你比方说可以分为法定和非法定。什么意思？凡是国家文件规定的，国内采用的文种叫做法定文种。在这个文种之外，他就是非法定。大家注意不是非法文种，他是非法定文种。还可以分时什么，还可以从材料上分。你比方可以分甲骨文件可以分为电子文件，大家不要认为这是一个笑话，它不是笑话，我们国家过去的文件都使用甲骨。你比方说现在的电子文件，也是根据载体划分的，由于这个载体不一样。你比方说今天我们使用了PPT，大家用上传的一些文件，由于设备和软件的问题，都会对文件产生影响。所以研究这个问题实际上是有意义的。但由于时间的关系，我们还是主要讲法定公文。在我们国家的法定公文领域当中，有这样几个重要的文件大家

16、应该明白。换句话说，我认为大家学习公文应该掌握和了解这样几个文件，第一个文件叫什么名字？叫中国共产党机关公文处理条例。这个文件是1996年5月份颁发的，好像现在还没有修订，已经颁发了大概15年。这个文件里面在党的领域当中，规定了文件有哪些种类，应该如何操作。第二个文件叫中国人民解放军机关公文处理条例。这个文件和党的文件一样，是在部队那个领域当中是有效的。最新的版本应该是2004年颁发的，里面也有一些不同于我们日常见到的一些新的文种，或者特别的文种。第三个文件叫做人大机关公文处理办法。大家注意人大机关，不是人民大学机关。是全国的大系统机关，这个机关里面有很多文件，我举一个例子，这个文件面规定一个文件，他叫法，人大机关认为法，法是人大机关所使用的一个文种。大家可以想一想，如果法作为一个文种胡老师今天肯定是讲不完的，讲一个礼拜都不一定讲的完。但不管怎么样这个法他是人大机关的一个文种。第四个就是我们今天依此为蓝本来介绍的，叫做国家机关公文处理办法。为什么这样讲？因为我们国