Excel电子表格详解Word下载.docx

1、4.1.4Excel2003的窗口如图4-1所示Excel窗口由Microsoft Excel应用程序窗口和Book工作簿文档窗口两部分组成。启动Excel 2003之后，系统会自动地创建一个新的默认为Book1空白工作簿，其文件类型为.Xls。一个工作簿可由多个工作表组成，每一个工作表的名称在工作簿的底部以标签形式出现，它们默认分别是Sheet1、Sheet2、Sheet3。图4-1 Excel窗口（1）Excel应用程序窗口Excel应用程序窗口和Word应用程序窗口非常相似。菜单栏包括文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助等九个选项。常用工具栏主要增加了自动求和、粘贴函数、

2、升序、图表向导等。格式工具栏主要增加了货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加和减少小数位数等一些数值型数据的样式。（2）Excel工作簿文档窗口工作簿窗口含有名称框、编辑栏、列号、行号、工作表、工作表标签、四个工作表控制按钮、水平分割线（水平滚动条）、垂直分割线（垂直滚动条）、标签拆分框、拆分框和状态栏等对象。“名称框”在编辑栏左侧，显示活动单元格的名字，若没有命名就显示其坐标。 “编辑栏”显示活动单元格内的数据或公式，在这里编辑比较长的内容最方便。 “列标和行号”合在一起用来标识单元格在工作表中的坐标。一个工作表共有65536行和256列,分别使用字母（A、B、CZ、AA、AB）和数字（1

3、-65536） 来标识。 “工作表标签”表示一个工作表的名称，在工作簿底部以标签形式出现，默认名为Sheet1、Sheet2、Sheet3。用户可用鼠标双击工作表标签，来修改工作表名。一个工作簿默认的工作表数是三个。如有必要，用户可以重新设置工作表的个数。用鼠标单击一个标签该表就被激活成为当前工作表。“工作表控制按钮”可以用来显示不在屏幕内的标签。 “水平分割线”把工作表分割成上下两个部分，以便同时察看两块相距较远的区域。使用方法是用鼠标指向分割线并按下左键拖动即可。“垂直分割线”把工作表分割成左右两个部分，以便同时察看两块相距较远的区域。使用方法同水平分割线。 “状态栏”显示当前操作的状态，

4、可以通过“视图”、“状态栏”选项来切换其出现与否。4.2 Excel2003基本概念4.2.1 工作簿（1）工作簿的概念工作簿是一个处理和存储数据的文件，其扩展名默认为.Xls。工作簿是由若干个工作表组成，系统默认的工作表个数是三个，就像一个活页夹预先装有三张活页纸。（2）设置工作簿的工作表数用户可以根据需要，在“工具”、“选项”、“常规”中重新设置工作表的个数。但注意，重新设置工作表的个数只是对新工作簿才有效，一个工作簿最多可以增加到255个工作表。工作簿与工作表的关系就像是日常的帐簿和帐页之间的关系一样。（3）工作簿命名当我们建立工作簿时，系统默认的名称是Book1、Book2.，为了更清

5、楚地表示工作簿的含义，在保存时可重新命名。4.2.2 工作表（1）工作表的概念工作表是组成工作簿的基本单位，它是由单元格组成的。一个工作表可以看成是某个项目的某种种类信息的集合，是一个行、列网格，用来组织和分析数据。一个工作表就像一张巨大的活页纸，上面用暗格线分出65536个行，每行又分出256个列，总共分隔出1600多万（65536256）个单元格。（2）工作表命名每个工作表名在工作簿左底部以标签形式显示，用来标识一个工作表。工作表名系统默认为Sheet1、Sheet2、Sheet3，如有必要，双击标签或在右键快捷菜单中选择重命名就可以对工作表重新命名。（3）工作表的选择如果要在工作表间进行

6、切换，请单击相应的工作表标签。由于工作表标签栏位置有限，如果工作表个数太多，不会全部显示在工作表标签栏中。用户可以利用左边四个工作表控制按钮来选择工作表。正在进行处理的那个工作表叫做当前工作表或活动工作表，同一时间只能有一个当前工作表，它的标签会无遮挡地以亮色显示。4.2.3 单元格（1）单元格概念单元格是Excel工作表中最基本的组成元素，它是由行列交叉构成的一个方框，它同时具有存储、运算和显示数据三个功能。一个单元格包含有三个信息：格式、内容、批注。单元格存储的内容有五类：数字（包括日期和时间）、文本（字符串）、计算公式、音频类数据、图形图像和视频类数据。工作表中正在工作的那个单元格叫做当

7、前单元格或活动单元格，活动单元格的边框线为粗线，其坐标显示在名称框内。每一个单元格的长度、宽度以及单元格中的数据类型都是可变的。（2）单元格引用地址一个工作表共有65536256个单元格，一个单元格内最多能存放32003个字符。每个单元格都有一个标识，这个标识符号叫做单元格引用地址。单元格引用地址由列标（左）和行号（右）组成。单元格引用地址的作用在于能唯一表示工作簿上的一个单元格。在引用单元格时，必须使用单元格引用地址。单元格引用地址有相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址三种表示方法。1）相对引用地址相对引用地址由列名、行号表示，例如，A1表示左上角的第一个单元格的相对地址。顾名思义，“相

8、对引用地址”是指在公式移动或复制时，该地址相对目的单元格会发生变化。比如，单元格B2中的公式“=Bl+A2+C2”，当被复制到E5单元格时，公式会随目的单元格自动变化为“=E4+D5+F5”。这是由于目的位置相对源位置发生了右移三列、下错三行的变化，导致参加运算的对象分别均做了右移三列、下错三行的调整。2）绝对引用地址绝对引用是指公式所引用的单元格地址是固定不变的，表示该地址不会随复制或移动的目的单元格引用地址的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在相对地址的列名和行号前分别加上一个“$”符号。例如，$A$1则表示左上角的第一个单元格的绝对引用地址。 如果我们把单元格B2中的公式改为“=B1+

9、$A$2+$C$2”，然后，复制到单元格D5中，复制后的公式为“=D4+$A$2+$C$2”。可以看到相对引用地址B1随复制或移动的目的单元格引用地址的变化而变成D4，而绝对引用地址$A$2+$C$2是不会变化的。3）混合引用地址如果单元格引用地址一部分为绝对引用地址，另一部分为相对引用地址，我们把这类地址称为“混合地址”。例如，$Al或A $l则表示左上角的第一个单元格的混合地址。如果“$”符号在行号前，则表明该行位置是“绝对不变”的，而列位置仍随目的位置的变化做相应变化。反之，如果“$”符号在列名前，则表明该列位置是“绝对不变”的，行位置将随目的位置的变化而变化。4）同一工作簿不同工作表之

10、间单元格的引用同一工作簿不同工作表之间单元格的引用格式为：工作表名！单元地址。例如，引用第一个工作表Shee1的C4单元格的表示方法是Shee1！C4。5）不同一工作簿之间单元格的引用不同一工作簿之间单元格的引用格式为：工作簿名工作表名！单元格地址。例如，引用Book2工作簿中Sheel4工作表的A4单元格的表示方法是Book2Sheet4！A4。（3）单元格的选择工作表中正在工作的那个单元格叫做当前单元格或活动单元格，活动单元格的边框线为粗线。左键单击可选择单个单元格，Ctrl+左键单击选中多个不连续单元格，Shift+左键单击选中多个连续单元格，Ctrl +A或单击工作簿左上角的空白按钮是

11、全选。取多个连续单元格的特殊情况列表于4-1表4-1 选取多个连续单元格特殊情况列表选择区域方法整行（列）单击工作表相应的行（列）号整个工作表单击工作表左上角行列交叉的按钮相邻行或列鼠标拖曳行号或列号不相邻的行或列单击某一行或列，按Ctrl键，再单击其他行或列4.2.4区域（1）区域的概念区域是连接在一起的若干个单元格所组成的矩形区，简称区域。（2）区域地址的表示及其引用区域地址是区域的标识符，它是由区域的左上角单元地址和区域的右下角单元地址组合的，中间用冒号“：”隔开。区域地址同样有相对地址、绝对地址和混合地址三种表示方法。如：A1:E6表示区域相对地址，$A$6:$E$6表示区域绝对地址，

12、$A3:E$6表示区域混合地址。例如B2C3标识的区域包括B2、B3、C2、C3共4个单元格。可以为所选择的单元格区域在“名称框”中赋予一个适当的名字，以便随时调用或在公式中引用这部分区域的数据。（3）区域的选择连续区域的选择：例如选择B3:E5区域，单击区域B3单元格不放，且拖动到区域E5单元格，松开左键。选择不连续区域：F6，D5:G8。用上述方法选择第一个区域B3:F6，按住Ctrl键，再用上述方法选择第二个区域D5:选择全部区域：Ctrl +A。（4）区域的命名为了实现在工作表中快速定位、使区域更清楚地表达数据含义、或在公式中引用这部分区域的数据。可以为所选择的单元格区域在“名称框”中

13、赋予一个适当的名字。按回车键后，所命名的区域名就保存在“名称框”的下拉列表框中。也可以单击“插入”、“名称”、“定义”菜单命令，在“定义名字”对话框中对区域命名。而且，还可以清除不需要的区域名字。4.3工作表的建立创建工作表是Excel最基本的操作。当启动Excel时, 将自动产生一个文件名为Book1的工作簿。并且，工作簿包含有三张空白工作表，工作表名分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。也可以在启动Excel后，单击“文件”、“新建”命令，在“新建”对话框中可根据需要，选择“常用”或“电子方案表格”或“其它文档”方案来建立工作表。在“电子方案表格”中有许多标准工作表格式供用户选择

14、，可以实现快速地建立工作表。通过“文件”菜单的“另存为”或者“保存”命令就可以为新工作薄文件命名，也可以直接使用常用工具栏上的保存按钮为新工作薄命名。在“另存为”对话框中输入文件名时，文件的扩展名“.Xls ”可以省略，系统会自动加上。为防止编辑过程中出现意外，除了使用保存按钮或“文件”菜单的“保存”命令时保存当前正在进行的工作外，最简便的保存方法是使用快捷组合键Ctrl +S。使用“文件”菜单中的“打开”命令或单击常用工具栏上的“打开”按钮，在“打开”对话框中选择要打开的工作簿，操作方法与Windows中各应用程序的打开方法一样。Excel默认打开扩展名为：“. Xls”的工作薄文件，也可以

15、通过对话框中的“文件类型”下拉列表框中选择不同类型的文件。4.3.1 数据输入工作表中的数据有“常量”和“公式”两种类型。常量是指在单元格中直接输入的数值、文字、日期、时间。公式是由常量、运算符、单元格地址、函数组成的序列，是一个变量。数据输入是以单元格为单位的，一般过程是：鼠标单击选定单元格，在单元格内直接输入数据，对于较长的数据也可在“编辑栏”中输入。输入结束后，按回车键确认输入并将活动单元格下移一个单元，按Tab键确认输入并将活动单元格右移一个单元，按编辑栏中的“”确认输入且活动单元格不变，按Esc键或编辑栏中的“”则取消输入。（1）常量的输入常量数据类型分为文本型、数值型和日期、时间型

16、。单元格是有格式的，为了适应各种数据类型的表示和处理，Excel内置了各种数据类型的表示格式，其默认的单元格格式是“常规”。为了用户输入数据的方便，一般应根据数据的类型，选择相应的单元格来进行单元格格式设置。其方法是：单击“格式”、“单元格”命令或按组合键“Ctrl +I”，在打开的图4-2“单元格格式”对话框中进行单元格格式的设置。图4-2“单元格格式”设置对话框1）输入文本型常量文本是含汉字、字母、数字、空格及各种符号的字符串。电话号码等纯数字串最好也作为文本而不要当数字处理，最简单的方法就是先输入一个单引号“”，接着再输入电话号码。默认状态下，文本在单元格中左对齐显示。如果文本长度超过单

17、元格的宽度而且右边单元格无内容，则内容显示会扩展到右边的单元格内。2）数值输入数值表示包含09数字、+、-、E、e、/、%以及小数点“.”、千分位符号“,”和货币符号“￥”、“$”等，数值在单元格内中右对齐显示。另外Excel还支持分数的输入，如12 3/4，在整数和分数之间应有一个空格，当分数小于1时，要写成0 3/4，不写0会被Exce识别为日期3月4日。“￥”、“”放在数字前会被解释为货币单位。数值的输入与数值显示不一定相同，如数据太长，Excel自动用科学计数法表示。如数值123456789123，Excel用1.23E+11表示。又如单元格数字格式设置为带两位小数，此时，输入三位小数

18、，则末位将进行四舍五入。值得一提的是，Excel计算数据是以输入的数值而不是以显示的数值为准。但是有一种情况例外，因为Excel色数字精度为15位，当数字长度超过15位时，Excel会将多余的数字转换为0，如输入1234512345123456，在计算时以1234512345123450参加计算。3）日期、时间输入在“数字”选项卡的“分类”列表框内选取“日期”或“时间”，在“类型”列表框中选用一种显示格式。当用户输入日期、日期时间、时间等数据时必须与选择的格式相配备， Excel才能识别。系统默认24小时制显示时间，如果希望以12小时制显示时间，必须在时间后面加上Am或Pm，如 18:43:2

19、5 Pm。特别提醒，hh:mm与Am/Pm之间必须空格，日期时间数据的日期与时间之间也必须空格，如：mm- dd-yy hh:mm:ss （Am/Pm）。（2）数据的自动输入如果输入的数据有规律，可以考虑使用Excel的数据自动输入功能，它可以方便快捷地输入等差、等比、预定义数据填充序列等，可以使用Excel提供的自动输入功能。1）自动填充自动填充是根据初始值来决定填充项的数据。首先，选择单元格输入初始数据。然后，用鼠标单击按住初始值所在单元格的填充柄，当鼠标指针变为实心的十字形（填充柄）拖曳至填充的最后一个单元格，就可完成自动填充，如图4-3所示。 单个单元格的数据为纯字符、数值或公式，自动

20、填充相当于数据复制。 单个单元格的数据为文字数字混合体，则填充时文字不变，数字自动递增。如初始值为A1, 填充为A2，A3， 单个单元格的数据为Excel预设的自动填充序列中的一员，按预设序列填充。如果初始值为一月，自动填充为二月、三月、，如有需要，用户可以使用“工具”、“选项”、“自定义序列”菜单命令来添加新序列。 如果要自动填充等差关系数据，则应在连续的两个单元格里输入等差数据。比如，在A1和A2单元格中分别输入1、3，选中A1:A2区域。运用自动填充拖曳到A5，则A3:A5区域的数据为5、7、9。图4-3“序列”对话框2）特别的自动填充如果只想实施数据的简单复制，可以按住Ctrl键，则不

21、论事先选中的是单个单元格还是一个区域，也不论相邻单元格是否存在特殊关系，自动填充都将实施数据的复制。如果自动填充时还考虑是否带格式或区域中是等差还是等比序列，则自动填充时按住鼠标右键，拖曳到填充的最后一个单元格释放，将出现快捷菜单，如图4-4所示。 复制单元格：实施数据的复制，相当于按下Ctrl键； 以序列方式填充：相当于前面的自动填充； 以格式填充：只填充格式而不填充数据； 序列：选择它将出现图4-5所示对话框。图4-4“序列”对话框3）序列填充然后，单击“编辑”、“填充”子菜单的“序列”项。弹出图4-5所示的“序列”对话框。在“序列”对话框中，按照“序列产生在”、初始数据的“类型”、“日期

22、单位”、“步长”、“终止值”的情况，选定“序列”对话框的有关选项。最后，单击“确定”按钮。或者在单元格中输入初始数据，并选择好要进行序列填充的区域，在图4-5所示的对话框里选择好“序列产生在”、初始数据的“类型”、“日期单位”、“步长”、 后，不用设置“终止值”，单击“确定”按钮即可在事先选择的区域内达到序列填充的效果。图4-5“序列”对话框（3）自定义序列Excel预设的自动填充序列不能满足用户的需要时，可以使用“工具”、“选项”、“自定义序列”菜单命令来添加新序列。如图4-6所示，在“选项”对话框的“输入序列”中输入序列数据，单击“添加”。新序列便被建立，以后填充时便可直接使用。 图4-6

23、 “选项”对话框（4）输入有效数据数据的有效性检验有两个作用，其一是建立数据的“选择序列数据列表”；其二是指在一个单元格区域中预先规定出允许输入数据范围，还可以进一步在输入数据之前显示必要的“提示信息”，并在输入非法数据之后显示“出错警告信息”。比如，在列名“职称”的C列单元格内只许输入“教授,副教授,讲师,助教”这四种数据。这时，就可以设置有效性检验。操作步骤如下：首先在工作表空白的地方纵向输入教授,副教授,讲师,助教，单击C列列号，选中C列所有单元格，单击“数据”、“有效性”菜单命令，打开图4-7所示的“数据有效性”对话框。在“数据有效性”对话框“设置”选项卡的“允许”下拉框内选择“序列”

24、，在“来源”输入框内单击折叠按钮，“数据有效性”对话框折叠，选择序列的范围，此时，教授,副教授,讲师,助教序列的区域地址就会自动出现在“来源”输入框内。这时，C列就成为具备有“选择序列数据列表”。每向这一区域输入数据时，其右侧就出现图4-8所示的下拉箭头，单击箭头就可以选择其中的某一项数据，这样输入数据既快捷又准确。图4-7“数据有效性-序列”对话框图4-8有效性检验输入界面又比如，如图4-9所示要对“日期”列设置“出错提示”。图4-9“数据有效性-整数”对话框在“数据有效性”对话框“设置”选项卡的“允许”下拉框内选择了“日期”。在“数据”下拉框内选择相应参数“介于”。在“起始日期”、“终止日

25、期”框内分别输入确定值。这时，如输入了非法日期，系统就会出现“输入值非法”的出错提示。（5）数据审核有效数据设置好以后，当数据输入时如果无效将提示并禁止用户输入直至正确为止。对已输入的数据可进行审核，先选择“工具”、“审核”命令，在下拉菜单中选择“显示审核工具栏”命令，在该工具栏中单击“圈释无效数据”按钮可审核工作表中的错误输入并标记出来。如图在4-10所示在设置年龄介于18-60之后圈释的无效数据。图4-10利用审核功能圈释无效数据4.3.2 使用公式电子表格不仅需要表示原始的数值数据信息，还应该能够对表格中的数值进行计算、汇总、分析。公式是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值数据进行计算

26、的等式，在Excel 2003的工作表中所有的运算工作都是通过公式来完成的。比如，对某一区域中的数据进行求和、求平均值、求最大值等工作。此外，它还可以进行一些比较运算、字符的连接运算等。要完成这些工作，就需要在工作表中输入公式。（1）公式的组成公式必须是“=”来开头，由数值常量、单元格相对引用地址、区域地址、区域名、函数和运算符组成。例如公式“=（Sum（B4:E4）-Income）*0.03”，其中Income是区域名。公式中可以使用的运算符包括算术运算符+、-、*、/、%、，比较运算符包括=、=、和字符连接运算符&。比较运算的结果是逻辑值“True”或“False”，字符连接运算是把两个字

27、符串连接成一个新字符串。Excel对运算符的优先级作了严格的规定。三类运算符的优先级是算术运算符、比较运算符、字符连接运算符。算术运算符优先级是%和、*和/、+和-，比较运算符优先级相同，优先级相同时，按从左到右的顺序计算。（2）公式的输入输人公式可以直接输入在单元格中，也可以输人在编辑栏中。比如，要在A4单元格计算A2和A3的和，就应双击选中A4单元格，在A4单元格内输入“=A2+A3”。公式输入结束后，按Enter键或者单击“”按钮，公式运算的结果便显示在A4单元格内。特别要说明的是，如果需要引用同一工作簿的不同工作表中的单元格，可在工作表名与单元格引用地址之间用感叹号“！”分隔。比如，要

28、将Sheet2的D5单元格的数据与Sheet3 的A4单元格的数据相加，其结果放在A5单元格中，则应当在A5单元格中输入“=Sheet2!D5+Sheet3!A4”。在Excel工作表的公式中，之所以不用数字本身而是用单元格的引用地址，就是要使计算的结果始终准确反映单元格的当前数据。只要改变了引用地址单元格中的数据，公式单元格中的结果立刻自动刷新。（3）公式的移动和复制公式的移动或复制可以使用“复制”或“剪切”、“粘贴”的方法，也可以采用鼠标拖动的方法。应当注意，当我们在进行公式的移动或复制时，如果公式中包含有相对地址或混合地址，经过移动或复制后的公式会发生变化，而绝对引用地址是不会发生变的。4.3.3 使用函数