物业档案管理规程Word文档下载推荐.docx

1、XXXXXXXXXX部门缩写一级类目代码二级类目代码年度码案卷流水号例：X101200801表示是行政人事部内部管理制度2008年第1卷。4.2.2.2部门缩写代码：行政人事部X品质管理部P财务部C项目环境管理部H项目秩序维护部Z项目工程维修部G项目客服中心及综合K对项目下属各部门资料，代码前需加项目字母编写，如AB组团项目部客服中心及综合，则部门代码为：AB-K4.2.2.3电子档案的编号参同文字档案的类目编号要求，文件夹的命名参考档案分划编号表，保证电子档案与文字档案的一致性，对重要的文件、资料应及时进行光盘备份，并定期对电脑档案进行数据备份，光盘类档案由对应部门负责保管。4.2.3 机要

2、档案：4.2.3.1公司档案按其内容分为“机密”、“保密”二种。4.2.3.2划分标准：机密档案：A、公司执行董事资料、重要或专项会议记要、保密期限内的重要决定事 项；B、公司中层以上员工人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、奖惩决定；C、公司的年度工作总结、财务预算决算报告、缴纳税款、经营报表和各种综合统计报表；D、公司有关经营资料、资源情报及供应商资信调研资料；E、公司与同行对手的竞争策略、计划。保密档案：A、公司各部门人员调整、未公布的计划；B、公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料、发生案件事故的调查登记资料。C、人事档案、薪资性档案、经济合同、劳动合同；4.3 档案地址确定4

3、.3.1 档案存放位置利用分类编号来确定。4.3.2 确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。4.3.3 各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。4.3.4 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。4.3.5 同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。4.3.6 每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。4.4 归档管理4.4.1 归档前资料管理4.4.1.1分散在各部门的资料归档前由各部门（兼职）内业负责管理。4.4.1.2各部

4、门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。4.4.1.3各部门（项目）负责人对应归档资料的完整、完好负责。4.4.2 归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。4.4.2.1公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；4.4.2.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；4.4.2.3用户（业主）资料在用户办理完各项手续后即行归档；4.4.2.4各项工程资料在验收后一个星期内归档；4.4.2.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；4.4.2.6图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档

5、一次。4.4.2.7其它资料按公司领导确定的时间归档。4.4.3 归档要求4.4.3.1归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；4.4.3.2归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；4.4.3.3归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。4.4.4 档案资料移交4.4.4.1资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。4.4.4.2移交时，档案员须仔细核对移交的资料，

6、核对无误后，交接人在移交清单上签字。4.4.4.3移交清单一式两份，交接人各留存一份。4.4.5 资料编号归档4.4.5.1档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。4.4.5.2档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。4.4.5.3编号后的档案，按本规定第4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存 放。 4.5 档案管理4.5.1 档案室由行政主管负责管理，行政助理指定档案员负责具体管理工作。4.5.2 档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。4.5.3 档案保管4.5.3.1保存期限（国家若有特殊规定的，按国家规定执行；国家无特殊或强制规定的且作业文件中有具体规

7、定的，以该作业文件要求期限为准）档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：A、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、执行董事、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。B、十年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十年保存的文书。C、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。D、二年保存：1、部门工作

8、计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。4.5.3.2档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。4.5.4 档案的销毁：超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的管理期限， 每年编制销毁计划及清单，报执行总经理审批，对确无保存价值的由行政人事部统一销毁。销毁时应注意对备份件、附件的同时销毁。4.5.4.1超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。4.5.4.2需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准后方可销毁。4.5.4.3部门内部档案由部门（项目）经理核准销毁；机要档案由执行总经理核准后统一由行政人事部销毁。4.5.4.4销毁档案

9、须两人以上人员共同完成，行政人事部指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表。4.5.4.5档案销毁每年进行一次，即每年的2月清理上年度需销毁档案。4.5.4.6档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，行政人事部一份。4.5.4.7销毁档案编号的处理经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识流水号，并将其装订放入专门存放区内。4.6 档案借阅4.6.1 档案资料一般只限于公司员工及置业公司需要查阅的人员查阅。4.6.2 外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经审批权限对应人员批准。4.6.3 档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必

10、须填写档案/文件查阅/借阅/复印登记表。4.6.4 审批表经部门（项目）经理批准签字后，交相关权限人员批准签字，方可借出档案。4.6.5 借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失，并保证如期归还。4.6.6 档案借还情况须在登记本上登记。4.7 档案统计4.7.1 档案资料定期进行清理、统计。4.7.2 档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政人事部经理。4.8 档案管理意外事件处理程序4.8.1 档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。4.8.2 处理程序4.8.2.1发生意外事件时，首

11、先应立即将事件情况报告行政人事部经理和执行总经理。4.8.2.2当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；4.8.2.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；4.8.2.4若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。4.8.2.5在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因由品质主管进行调查，追究有关人员的责任。4.8.2.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。4.8.2.7对发生的意外事件及处理情况须进行登记。5.0 记录5.1 档案资料移交清单5.2 档案销毁申请表5.3

12、档案销毁登记表5.4 档案借阅/复印申请单5.5 档案/文件查阅/借阅/复印登记表5.6 卷内档案目录6.0 附录6.1 档案分划编号表档案分划编号表一级类目编号表一级类目类号制度类1行政人事类2工作计划、报告、预算3往来文件4会议记录5合同类6会计类7物业移交资料类8物业管理类9工程类10剪报11特殊介质类12产品说明类13证照类14（一）制度类档案归档范围及保管期限二级类目归档范围保管期限保管部门类名制类内部管理01岗位职责长期行政人事部及对应之部门员工守则各岗操作程序其它管理办法公共02装修守则行政人事部及对应部门业户守则管理公约各种收费标准其它总部下发制度03行政人事部（二）行政人事类

13、档案归档范围及保管期限行 政 人 事 类人事人员异动统计五年奖惩统计出勤统计考核统计员工档案薪资、福利工资发放表薪资统计各类补贴发放表薪资标准培训培训考核统计行政人事部及相应部门培训计划培训记录培训协议物资管理04物资申购物资台帐（三）工作计划、预算及报告档案归档范围及保管期限工作计划、预算及报告工作计划月度计划年度计划及目标工作报告月度报告季度报告十年年度报告预算年度预算行政人事部及财务部（四）往来文件档案归档范围及保管期限往 来 文 件与地产公司文件传签单行政人事部及相关部门上报类文件来文与工程部工作联系单收文与营销部与政府部门工商房管局物业管理协会物价局与其它部门05发文公司内部06通知

14、通报（五）会议记录档案归档范围及保管期限管理例会纪要公司年度、月度及周例会专项会议纪要地产公司会议纪要行政、部门（六）合同档案归档范围及保管期限合 同 物业服务合同购置合同（七）会计类档案归档范围及保管期限会计凭证原始凭证财务部记帐凭证涉外凭证汇总凭证工资单其他帐簿日记帐明细帐总帐银行存款帐固定资产帐涉外会计帐报表月、季会计报表年度会计报表其他报表其他会计档案移交帐册会计档案保管帐册销毁帐册（八）物业移交资料档案归档范围及保管期限物业移交资料设施设备工程部房屋初验收遗漏工程记录钥匙房屋正式验收竣工资料（九）物业管理类档案归档范围及保管期限业主资料入住资料客服中心装修资料业主自治管理物管服务保洁

15、、安全、客户服务文件社区文化活动重点工作记录投诉/报事处理（十）工程类档案归档范围及保管期限服务月报表工程维修部设备操作说明书运行类设备运行检查保养记录事故处理情况（十一）剪报类档案归档范围及保管期限保管部门剪报类物管类房产类招聘类（十二）特殊介质类档案归档范围及保管期限照片类软盘类光盘类磁带类（十三）产品说明书类档案归档范围及保管期限产品说明书类办公设备类工程设备类行政人事部及维修服务部（十四）证照类档案归档范围及保管期限原件类复件类空白样表 长期档案销毁申请表 年 月 日申请部门经办人销毁原因：档案名称：销毁份数：部门（项目）负责人意 见负责人意见执行总经理档案借阅/复印申请单申请人用途： 借阅 复印份数：档案销毁登记表序号文件编号文件标题页数所属归档日期保存期限销毁时间备注卷内档案目录文件名称页码归档日期档案资料移交清单移交时间移交原因移交文件内容移交份数移交人签名接收人签名档案查阅/借阅/复印登记表日 期类别事 由审批人档案员签字备 注查阅借阅复印预计归还时间实际归还日期份数