第八章会展项目的财务治理Word文件下载.docx

1、预算编制工作一般是在有限的信息和假设的基础上展开，依照假设做出推断。依照会展的资源需求打算和各类资源的价钱信息所作的推断最初只是一种估算、匡算或概算。2.预算是在会展收支估算基础上，对估算的合理性做进一步分析，采纳更科学合理的方式对估算的结果进行调整，将总本钱分摊到各项活动及活动的各部份，通过综合平稳，确信会展项目的财务收支结构。3.会展预算是在会展组织治理经营范围内进行财务决策治理的最重要的工具。每一个项目都有单独的预算，而所有单独的预算组成会展组织机构的年度预算。财务本钱预算是会展预算的要紧部份，财务本钱估算亦即会展估算的要紧部份。4.每一个项目的预算都反映组织该项活动的财务理念。财务理念

2、因会展实现的目的不同而分为不同类型：（1）利润导向型会展。收入大于支出，如公司的促销活动。（2）收支平稳型会展。收入与支出维持平稳，如协会举行的会议，会议收入能冲抵全数开支。（二）会展项目财务本钱估算的依据1.会展资源的供求形势和市场价钱变更趋势会展所需要的资源因受供求阻碍，价钱发生转变，直接阻碍会展项目的财务本钱。2.历史上此会展和同类会展的财务情形参考既往此类会展在一样规模情形下的财务本钱规模；若是会展是第一次举行，没有能够参照的先例，能够依据类似会展的情形进行本钱估算。3.宏观经济进展趋势预测宏观经济对会展的成功与否有必然的阻碍作用，像失业率指数、通货膨胀率指数、零售价钱指数、资本投资指

3、数和新增产业指数等在估算财务收支时的需要参考的经济数据4.以会展所需资源能够取得为基础，预测会展受欢迎的程度会展的可行性不仅要考虑资源的可得性，还要考虑潜在参与者肯不肯为参加活动而增加消费开支。5.能够选择的为会展筹措资金的方式和途径借贷资金、现存资金和预付款等都是为会展筹措资金而选择利用的途径，而各类来源的资金利用本钱不同，这也会阻碍到会展项目财务本钱的规模。（三）会展项目财务本钱估算的方式1.因素估算法亦称外推估算法。立足于过去对本钱产生阻碍的各类因素在此刻和以后仍然其作用这一前提，以过去举行此类会展的本钱作为基础，运用必然的数学方式进行处置，推算将要举行的会展的本钱。利用趋势估算本钱，一

4、是要有充分的历史资料，能反映各因素和会展的规模间的真正转变趋势；二是各因素和项目规模之间关系的确信，要用可比价钱计算，以排除价钱变更的阻碍；三是要将本地的自然和社会条件阻碍因素考虑进去。2.类比估算法利用类似会展的本钱估算该活动的本钱。譬如，在甲地举行过一场露天歌舞演出，现打算在乙地举行一场一样规模的露天歌舞演出，那么，在甲地举行露天歌舞演出的本钱数据就能够够作为乙地露天歌舞演出本钱估算的基础，并结合乙地的实际情形就能够够估算出拟举行的露天歌舞演出本钱。3.自下而上法对会展按结构进行分解，使之成为假设干个程序和子项目，然后对每一个细小的程序和子项目估算本钱，并将相关相近的程序和子项目的本钱相加

5、，取得更高一级的本钱估算，以此类推，最后取得整个会展的本钱估算。此法可克服将会展作为一个整体来估算本钱时带来的误差。4.自上而下法上层和中层治理人员依托历史数据和自己的体会估算会展整体的本钱和词和项目的本钱，然后将将估算结果转达给下级，让它们在此基础上，对会展的任务和本钱逐级向下分解，直至估算出会展的每一个大体单元的本钱。优势是便于将会展的总本钱操纵在高层治理人员以为有效率的水平之内，但无益于基层人员对本钱估算参与决策和治理。（四）本钱估算留有适当的余地1.本钱估算的不确信性部份会展项目的详细程度不够，内容无法确切明白，很难把本钱估算准确，乃至会展进行一段时刻后，还有不清楚的地址。因此本钱估算

6、有不确信性，需要在本钱估算时留有适当的余地，以幸免估算偏紧造成资金不足。2.本钱估算发生误差的缘故（1）估算本钱的方式各类方式估算的本钱与实际情形的差距有大有小，有的估算比较准确，有的差距比较大。（2）会展的复杂程度和规模规模大的项目，涉及范围广，中间环节多，易显现配合不行，项目时刻延长，增加本钱的情形。环节关系复杂的活动更易显现效率低的情形，增加本钱在所不免。（3）新技术的应用会展中采纳了一些发挥不够稳固的新技术，在保护方面需要必然的费用支出。（五）应急费用的估算又称不可预见本钱，是为了应付未能预见的事件或转变而预备的费用。应急费用的数额是依照风险分析、类似会展的体会和会展组织者的评估来确信

7、的，一样占会展本钱的10%。应急费用是为未能预见的一切可能变更预备的，这些变更没有超过既定的活动范围。若是策划和进度有重大变更致使本钱增加，那么不能利用应急费用。三、会展项目的收入估算对预期收入做出合理的假设，是预算编制程序开始时必需制定的重要决策之一。在聚集了所有的依据、征求了可观的建议后，对希望实现的收入进行估算。会展项目范围宽泛，收入的来源和类型很多。一些常见的收入类科目有：广告收入；赠款和合同收入；投资利息收入；商业销售收入（转播权）；展览会场地和展台租金收入； 注册费收入；以货贷款的礼物（按实际成交价计算）； 大型活动票房收入；经销商佣金收入（酒店支付）； 赞助费；集资（常见于社区活

8、动）； 拨款（常来源于政府）。四、会展项目财务预算（一）会展项目本钱预算包括两个步骤：第一，将会展本钱估算分摊到活动分解结构中的各个程序或子项目。第二，在整个会展期间进行每一个程序或自项目的预算分派，确信任何时点预算支出的数量。1.分摊总预算本钱分摊会展总本钱到各本钱要素中去，如租金、人工、原材料和分包商-使之成为工作分解结构中适当的程序或资项目，并为每一个程序或子项目成立总预算本钱（TBC,total budgeted cost）。成立总预算本钱（TBC）的方式是自上而下法和自下而上法。需要详细说明具体活动并制定打算。每一程序或子项目的TBC确实是组成各个程序或子项目的所有活动的本钱的加总。

9、 2.制定累计预算本钱会展预算的第二步是分派每一TBC到各个程序或子项目的整个工期中去（有了程序概念后又有了时刻概念）。每期的本钱预算是依照组成该程序或子项目的各个活动进度确信的。当每一程序或子项目的TBC分摊到活动的各个区间，就能够确信在任何时候有了多少预算。那个数字是通过截止到某期的每期预算本钱加总而算出来的。这一合计数，称作累计预算本钱（CBC,cumulative budgeted cost）,是直到某期为止按进度完成的工程预算值。CBC将作为分析会展本钱绩效的基准。关于会展程序或子项目来讲，仅仅将消耗的实际本钱与总预算本钱作比较容易产生误解。因为只若是实际本钱低于TBC，本钱绩效看起

10、来确实是好的，可是，在会展进行进程中，无法预知到会展终止时的实际本钱是不是小于TBC，到了活动预算已经超出而有剩余的活动要做的时候，要完成整个会展就必需增加更多的费用，现在再打算在预算内完成会展，进行本钱操纵就为时已晚了。重要的是利用CBC而不是TBC作为标准来与实际本钱作比较。如此的话，若是实际本钱开始超过CBC时，就能够够及时采取更正方法。（二）本钱/效益分析1.固定间接费用与会展规模转变不直接成正比转变的费用，如租金、工资、保险费、费、和支持活动组织治理运作所需要的其他标准经营费用。为了降低经营费用，要采取各类方法设法减少固定间接费用的支出。本钱高，销售收入就要高，如此才有利润。但大幅度

11、提高收入并非易事，在维持稳固质量的同时，把固定费用紧缩到能制造出可观净利润的基准线，然后把注意力转到可变或直接费用上去。2.可变费用与参加者人数同比增加的或直接相关的费用，典型的如：注册公办费、食物和酒水费、住宿费、每人一套的设备租赁费等。有的设备和用品需要提早足够的时刻预定和预租才能保证交货的质量，但工作人员要等到最后才能订购某些项目，以便紧缩可变或直接费用。 降低可变费用的途径是增加利用历史数据测算所需要项目数量的能力、具有制定一个快速获取专门供给方案来减少预定物品数量的能力、在采购中讨价还价的能力。3.损益平稳点（盈亏临界点）盈亏临界点销售量 = 固定本钱/单位边际奉献= 固定本钱/（单

12、价 单位变更本钱）某活动的损益平稳点分析 单位：人民币 亏损 损益平稳点 利润人数（人） 290 300 310收入：每人500 145，000 150，000 155，000费用：可变本钱 食物每人250元 72，500 75，000 77，500酒水每人150元 43，500 45，000 46，500固定本钱：租金费用 20，000 20，000 20，000娱乐费用 10，000 10，000 10，000费用合计 146，000 150，000 154，000利润 -1，000 0 1，000五、会展项目的财务本钱操纵会展项目本钱操纵是运用以本钱会计为主的各类方式，预定本钱限额，按限

13、额开支本钱费用，以实际本钱和本钱限额比较，衡量会展的绩效和成效，纠正不利不同，提高效率，实现以至超过预期的本钱限额。会展本钱操纵的关键是常常及时地分析本钱绩效，及早发觉本钱不同和无效率的活动，当即采取纠正方法，幸免本钱失控。不然在预算内完成会展将很困难。（一）会展项目本钱操纵的依据1.会展本钱基准打算一个按时刻散布的、会展治理人员用于测量和监控本钱实施情形的预算，是会展本钱操纵的基础。2.会展本钱治理绩效报告给出活动本钱预算数额、实际执行数额和不同数额，指出会展预算执行情形，哪个程序或子项目的本钱超过了预算，问题出在何处。不同数额时评判、考核会展本钱治理绩效的重要标志。3.会展的变更要求正常情

14、形下，会展本钱转变是由活动的变更造成的。操纵本钱就要审查变更会展的请求哪些是合理的、必需的，对会展自身的质量和会展绩效的阻碍有多大，有无其他方案能够实施，幸免或减少变更会展却不能收到付款的风险。4.会展本钱治理打算会展文案中的组成部份，给出了会展本钱领前操纵的安排和会展本钱治理的制度及规定。（二）会展本钱操纵的重点1.近期就要进行的会展。应在近期就对本钱超支的会展采取操纵方法，并及时地反馈其成效。若是延迟到未来的某一时刻再采取纠正方法的话，本钱不同会进一步扩大，并随着会展的进行，留待采取纠正大方法的时刻会愈来愈少。2.具有较大估量本钱的会展。采取方法减少一个20万元的会展项目的10%的本钱比砍

15、掉一个总值5000元的会展阻碍要大得多。一个会展的估算本钱越大，取得本钱大幅度减少的机遇也就越多。六、赞助（一）赞助的概念1.赞助是一种为了取得商业回报的投资，而不是无偿的捐钱。2.赞助既能够表现为直接的现金支付，也能够是非现金的效劳或产品，赞助的形式多种多样。3.从赞助中取得的回报最终将对赞助单位的利润产生踊跃而深远的阻碍。（二）赞助的转变趋势1.赞助最先起源于职业化的体育活动，产生的缘故是广告商进入某些市场的需要，活动组织者对补充资金的需要。2.许多会展若是得不到赞助，它们的财务是全然不可行的；有些会展那么达不到参加者对活动的质量要求，或不能实现会展的整体目标和具体目标。3.赞助资金由体育

16、活动向艺术活动等扩散，赞助投资此刻呈现多元化投向的趋势，民间节日、集市交易会和文化组织被纳入活动赞助范围。4.那些为高收入人口群体举行的会展在以后会成为赞助商最关注的对象。（三）选择赞助商的标准1.报价因素赞助有否吸引力。2.资质因素公司的前景和资金、资源情形。3.信誉因素公司的信誉对活动的信誉有否正面阻碍。4.市场推行因素赞助商可否充分利用活动进行市场营销，推行公司自身和活动项目。（四）获取商业赞助的程序1.获取商业赞助的调研会展项目是不是需要赞助，需要多少赞助；可否给赞助商提供商业回报，条件是不是充沛；赞助人是不是有能力提供赞助；商业赞助是不是与会展本身相关。2.开发赞助商（1）社会公布方

17、式公布有关赞助的各类信息：赞助人资质标准、所需赞助资金量、赞助人将取得的赞助回报；通过专业杂志，对赞助活动进行跟踪；与广告和公共关系代理人成立网络关系，询问有否对会展感爱好的公司；对潜在赞助商进行调查，征求他们的意见，进行分析，判明他们对这项会展的态度。（2）内部定向方式针对性地选择赞助人，一样是选择与会展有紧密关系的公司、行业的龙头企业，有必然的资金实力。作为会展的主办者一样对行业内部的公司都比较了解，能够有效地确信赞助企业的范围，并进行针对性的赞助销售。以社会公布方式取得赞助具有不确信性，前期预备时刻较长，一样阻碍力大、预备时刻丰裕的会展项目偏向于采纳社会公布方式。关于那些没有爱好或没有资

18、源为自己的会展提供财务支持的赞助商，没必要与其过量地纠缠不休，以避免浪费自己的宝贵时刻资源。通过商会、行会、银行等组织对赞助商进行资格确认，查询赞助商的财务状况，审核其营销功效和营销打算，进而判定其是不是具有为会展提供赞助的可能性。对潜在赞助商的以后市场营销进行预测，锁定以后的赞助商。3.推销赞助建议书为了进行推销，必需要使赞助建议书的内容与商业赞助商提出的需求、期望、整体目标和具体目标维持一致。编制一份成功的建议书既是一种艺术技术，也是一门科学技术。它要具有强烈吸引力、让人难以割舍、充满艺术感染力，让赞助商一见到那个产品就会产生购买的冲动。会展项目赞助建议书的要紧元素：（1）会展的历史说明；

19、（2）会展组织治理公司的资源状况说明；（3）其他赞助商的证明材料和意见；（4）赞助商能够取得的收益和这次赞助的特点；（5）赞助商必需同意的财务责任条款；（6）赞助商必需同意的任何附加责任条款；（7）说明赞助行为记载的方式；（8）赞助建议书同意的时刻和日期；（9）赞助的会展期间条款；（10）仲裁条款（在两边产生争议时执行）。要对赞助建议书进行设计包装，但不能够故弄玄虚，脆而不坚。能够请以前的赞助商出具他们曾从赞助投资中取得收益的证明材料，要让以前的赞助商作出对活动组织者有利的反映。不要强行推销赞助建议书，培育赞助种子。4.与赞助商谈判确信赞助事宜谈判前，要对赞助商期望从赞助中取得的回报进行分析，

20、弄清楚谈判的赞助商是不是真的怀有签定合同的诚意，若是赞助商提出要求的话，己方还能提供哪些额外的要素，列出那些无法做出妥协和妥协的项目。谈判开始后，要求潜在赞助商列出能够同意的项目，然后对这些项目进行捆绑，让赞助商确认并批准捆绑项目。请赞助商提出要求，若是想争取这笔赞助，能够作出适当妥协，同时要求对方提供一项附加效劳以示诚意。衡量两边的谈判实力，来考虑妥协和妥协的分寸，注意把握谈判的主动权，无原那么的妥协和妥协会使自己陷于极为被动的局面。要擅长利用技术，迫使赞助商亮出底牌，确保取得明确的回答。比如说：“是不是能够明白得，贵公司已决定赞助那个项目？”依照对方的表态，决定是不是要找下一个赞助商谈判。

21、只有及早提出询问、常常提出询问、在辞行前提出询问，才能证明赞助建议书的推销是不是取得了成功。（五）为取得赞助而提供的效劳1.在应允赞助商提供某种效劳之前，先要与利益相关者沟通。若是打算许诺把赞助商的广告挂在舞台演出者的上方，须先与艺术家商议，这种许诺是不是可行。2.要深切了解赞助商不为外人所知的赞助用意，比如，安排董事会主席会面自己仰慕已久的某闻名人士。3.要清楚能为赞助商提供效劳的能力和资源，不能够轻易许诺和信口开河，先许诺后反悔，属不齿行径，将使自己的诚信荡然无存。七、操纵现金流量能够盈利的会展项目运作并非是完全的运作。许多会展组织治理公司经营不善的缘故在于手头的现金老是窘迫。公司的帐面上

22、显示的是利润盘盈，而支票帐户中却分文荡然，无偿付能力。幸免这种情形的最好方法是对现金流动进行合理而有效的治理。操纵现金流量的关键是保证现金的流入比流出更快，也确实是保证现金正向流动。若是没有现金，需要时就要借款，借款就有利息，就增加活动本钱。关于会展组织者而言，通过合同支付条款能够取得从客户流入的现金，并希望在会展的初期而不是后期等到现款；同时，还要用现金支付各类费用，固然，在各类费用产生后，这种支付越迟越好。1.应收帐款治理必需及时回收到期的应收款，活动组织治理效劳价值常常面对的一个挑战是，只要会展的帷幕一拉开，它就立刻贬值。活动组织治理效劳和产品的购买者一样对活动组织职业了解的甚少，这也是

23、他们聘请你的缘故。有时，购买会展的效劳和产品是在情感冲动下做出的决定，因此，购买者容易受他人的情绪阻碍。作为这些效劳的职业提供者，你手中捏着的惟一一根救命稻草确实是尽快回收全数效劳费，因为你的业绩价值马上会通盘滑落。应该加速应收帐款的回收，即缩短应收帐款的占历时刻。可是发生应收帐款也是必要的，因为它能够扩大销售规模，增加销售收入。那个地址是赊销和占用资金的辩证关系。（1）增强应收帐款回收的监督拖欠时刻越长，款项收回的可能性越小，形成坏帐的可能性越大。要编制帐龄分析表，实施周密监视。（2）制定收帐政策关于客户要区别对待，分为信誉好的和不行的，长期客户和一次性客户。运用客户关系治理，通过仲裁和法律

24、程序收回帐款。（3）给予付款方必然的折扣为鼓舞客户早付款而给予客户必然的折扣，越早付款给予的折扣越多。付款方为取得折扣，会考虑提早付款。2.应付款治理（1）了解应付款支付的一样规矩其一，在最终合同签定后，经销商要求预先支付合同总价的50%的款项作为预付定金，在活动终止后当即全数结清另外50%的余款和商定的其他附加费。有的宽松一些，有的苛刻一些。其二，经销商要求预先支付少量合同款，然后给活动组织方开具要求在会展终止后10天或30天内结清全数余款的单据。其三，经销商给予会展组织方展期信誉，说明你有权进行采购，而且经销商事后再开具发票，这是最理想的。（2）应付帐款的谈判决定谈判地位的永久是实力。你的

25、公司在经销商眼里有多重要？你的客户是经销商感爱好的吗啊？经销商的资金状况是不是良好？经销商的经营运作是不是成熟？经销商的标准和惯用应付款条件是什么？了解不了解经销商的底牌？要有谈判技术，即讨价还价的能力、韧性和自信力。3.购买操纵（1）幸免经销商未经活动组织方同意而改换定单。（2）了解纪念馆销商的淡季，能够为会展争取到优惠的付款条件，使经销商为会展提供打折商品和效劳。（3）与经销商成立伙伴关系。尽管会展组织治理职业有一套标准的应付帐款支付规矩和适应，但伙伴关系能够使活动组织者收益。八、会展财务治理面对的挑战和计谋1.外汇汇率变更的风险应付汇率转变的风险，在资本市场、外汇市场、期权市场和其他金融产品市场采取套期保值的方法。2.员工工资及福利的增加要求和员工流动的问题依照会展业内的情形和员工潜在价值与员工进行谈判。采取财务奖励方式激发销售动力。（1）佣金提成法；（津贴-佣金）（2）直接佣金法；（3）工资加奖金：3.客户支付余款的速度缓慢调查：有否有助于加速还款速度的方法；其他同类公司收款情形；客户是不是有还款速度慢的历史；可否中断效劳明白余款还清；可否找到一种创意性的解决方式。（让狗送催款书）4.现金匮乏对应收款和应付款妥帖处置，找财务公司帮忙或拉赞助，找贷款。