办公自动化系OA学习要点Word文档下载推荐.docx

1、之后，由于微处理器速度和性能 的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了更加有利的硬件环境。1995年8月微软推出了Windows 95,1998年又升级为功能更加强大的Windows 98以及后来的Windows 2000。在这些争奇斗艳的操作平台上，Lotus公司首先推出了著名的表格处理软件Lotus 123；Lotus合并到IBM后，先后开发了Lotus123 Office、OfficePro。操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报 和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。第一代办公自动化的

2、特点是：要有一台中档以上的个人（或商用）电脑并安装一个高版本的操作系统（如Windows 98或OS/2 Warp Server）和一组跨平台的办公套件（如MS Office 97或Lotus OfficePro）。它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统（MIS），它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。这 一时期的办公自动化系统即为第一代办公自动化系统，它是以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理 对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载

3、体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。第二代办公自动化：工作流程自动化从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：（1）PC的负担过重，且价格偏高；（2）由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；（3）系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；（4）信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。随 着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。1999年底全球联网的计算机增至1.5亿台。全世界越来越多的个人电脑联到了Internet上浏览世

4、界各个地方的信息资源。在这种大环境下，人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办公自动化所存在的诸多不足，并扩展 办公自动化的功能。个人电脑联了网，很多软件资源可以通过ISP的服务器从网上免费或廉价下载，瘦客户机、胖服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担。使用基于对象关系型数据库（ORDB）和数据仓库（Data Warehouse），增强了数据的通用性和可再用性。基 础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（NetworkCentric Computing）模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出

5、现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。第二代办公自动化系统具有以下特点：（1）以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象；（2）有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。这 一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境。在办公自动化覆盖到的办 公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事 情、自己需要的信息

6、以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。第三代办公自动化：以 知识管理为核心（一）：从20世纪80年代中期至今的短短10多年时间内，国内办公自动化应用系统已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式 的飞跃。从20世纪90年代中期开始，随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的面世

7、，以及网络通讯技术的长足发展，办公自动化系统发生了第一次革命性演进，第二代办公自动化系统以网络技术和协同工 作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为 经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办 公自动化系统面临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标能够“知其然”，更要求员工特别是管理者能够“知其所以 然”。在上述背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从

8、以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化 系统。以公文流转为例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需 要的相关知识，包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办 公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。第三代办公自动化系统的理念知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目

9、标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。所谓知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。办 公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发 展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。在办公自动化系统的发

10、展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再 扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。从简单的电子邮件、群件，到 构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要：（1）把知识管理融入BPR（业务流程重组）将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。（2）改造企业文

11、化知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。（3）通过知识管理提高企业的核心能力建立学习型企业所 谓学习型企业，是指通过不断的学习来改进企业自身、提高企业竞争力的企业，善于不断地学习是它的本质特征。这里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习 班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。全员学习，从决策层、管理层到具体操作层 都要全身心地投入学习；全程学习，任何企业的运作都包括准备、计划、推行3个阶段，把学习融入企业运作的所有阶段；

12、团队学习，不仅重视个人学习和个人智力 的开发，更重视团队学习和群体智力的开发。以知识管理为核心（二）第三代OA的架构自Lotus 公司11年前首创“群件”概念并推出世界上第一个实现群件概念的软件产品Lotus Notes至今，群件技术获得了长足的发展。随着Internet技术的迅速发展，Lotus进一步将Internet/Intranet /Extranet（因特网、内联网、外联网）的技术和应用与群件技术进行成功的集成，从而形成了新一代的以知识管理为核心的信息技术。在底层是 企业的基本信息支撑环境，它包括MRPII、MIS系统对企业内部各种层次生产经营管理过程的信息化支撑，以及对企业外部Int

13、ernet的信息获取。通 过设计与实现优秀的Internet信息获取工具，可以有效地利用外部的有用信息为企业内部的经营管理过程服务，帮助企业更好地把握来自市场的机遇与挑 战。第二层是企业多维知识仓库，存在于底层企业信息支撑环境中的企业信息资源是庞杂而海量的，需要在数据挖掘与模式提取的工具支持下，发掘其中有价值的模 式与知识，进行紧密而科学的组织，这是支持知识管理系统实现的有利依据。知识管理的目的就在于更好地支持各个层次企业员工的工作流过程，包括：（1）员工与企业知识仓库之间的个人知识挖掘与融合过程，用于完成员工不断根据个人需求在知识仓库中的映射与知识提取，以及员工个人知识不断融合进入企业整个知

14、识仓库的过程；（2）员工之间的知识流转与共享过程，提供了不同知识映射集合之间共享与交叉的可能，同时也提供了无法进入企业知识仓库中的非结构化个人头脑知识的交流与互动的机会，从而可能引发新的知识的产生；（3）个人知识支持的工作过程与信息回馈过程，是在个人知识平台支持下指导实现员工的工作过程，以及工作结果的信息回馈过程。充分利用这一过程，可以及时地收集知识利用的反馈信息，为闭环知识管理系统的完善与控制提供了必要基础。基于企业多维知识仓库还可以通过进一步的知识支持与决策分析过程建立面向决策的企业决策支持系统。通过建立决策模型与先进系统理论的应用，支持企业决策者高层次的管理决策过程，从根本上决定与引导企

15、业的发展演变过程。在上述分析中，我们看到知识在企业内部的纵向提取过程、员工与知识系统的发散性融合作用、企业员工工作环境中员工知识的相互交叉作用、相增相长，以及员工知识在企业信息管理中的循环更新过程，这正是知识管理系统的逻辑实现模型。上面的Lotus解决方案框架（Lotus Solutions Framework）描述了九种不同的基于Lotus Domino/Notes和I-Net技术的应用解决方案类型：（1）工作组通信：在工作组的成员间提高信息交换的效率，如电子邮件、在线日历等。（2）企业级通信：跨越企业内部门间的界限，提供全企业的复杂的信息传递系统。（3）企业间通信：企业间邮件、EDI、电子

16、化文档交换（例如基于Web发布文档）。（4）工作组协作：利用在线讨论组和共享资源，发挥工作组中每个人的技能达到共同探索和集体决策。（5）企业级知识管理：跨越企业内部门间的界限，更好地利用企业内的各类智力资源，避免企业内各种宝贵的经验和专长埋没于个人或某个部门内部。将这些智力资源与企业的工作环境相集成，形成可以指导员工的实际工作和学习培训的“知识”。（6）电子社区开发：跨越企业间的界限，在某些方面具有共同利益的实体形成虚拟的电子化共同空间，利用该空间为各个参与者服务，例如在线交换创意和分布式的学习工具。（7）工作组级流程创新：将工作组内部的信息流和知识流应用于工作流程中，以创造新的或改进现有的工

17、作方式和流程（例如销售自动化）。（8）企业级流程创新：打破部门间的界限，在企业内重新协调工作流程，以实现减少停顿时间、避免冗余和相互抵触的目标和激励机制。例如很多企业在改造“从概念到市场”的产品制造流程，使其更加有效和迅速。（9）价值链创新：将企业级的流程创新扩展到企业之间，从企业所处的社会和经济价值链入手，改造企业间的工作流程，为所有的企业带来收益。1.3 中国需要什么样的OA中 国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理出了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业 在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时

18、的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即 企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的办公自动化系统的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。办公就是办文，其主要的功能包括：收文管理、发文管理、会议管理、档案管理等内容。管理的中心内容是依据国家的公文管理办法和档案管理法规以及各部委或者行业的档案管理规定的需要存档的文件以及企业内部的其他文件等。各 地政府机关和企业主管部门一般根据国务院下发的关于公文管理的行政法规制作出相应的执行措施，基本保持系统内的一致性，规范了办公中的公文处理和档案管理 流程。同时也起到了的内部信息沟通

19、、上行下达以及和上级主管部门的沟通作用。因为采用电脑和网络进行处理，提高了工作效率，减少了纸张浪费。尽管如此，由于大部分企业的组织架构都有明显的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。由 于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传 统的工作模式。办文者可随时了解文件到达哪里，办理的情况怎样，对逾期没有办理的文件，可以自动催办，文件办理完毕，可以自动归档，归档后的文件可供借阅 和调阅等，消除手工

20、工作过程中的存在流转时间长，文件去向不明以及不便于跟踪等问题。在此种情况下，办公自动化做的所有工作不过是将手工工作搬到 计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在有限。如果我们仔细观察市面 上的办公自动化产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境，这也是我们的客户对办公自 动化不满意的焦点所在。面对这样困境，我们会问：客户究竟需要什么样的办公自动化系统？办公自动化会发展到哪里去呢？当我们的目光移开办 公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，

21、还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能 够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的 企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟 角。对于后台数据的完全集成，由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长，在一定时期内，我们几乎不抱信心。于是希望能够由前台（界面）集成这些 信息，如果能够从办公自动化系统可以获得所需的全部信息，就太好不过了。办公自动化在这

22、里变成了一个黏合剂，把所有的系统集成在一起（与其说是集成，不如 说是拼凑）。让我们有了整体的感觉，虽然还有遗憾，总算进了一步。集成，这是第一点需求。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护 成本考虑，Web界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的Web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的化，技术难度就会导致集成不可 能实现。完全基于Web，这是第二点需求。对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们局限于原

23、有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。流程优化，这是第三点需求。进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。管理知识的，这是第四点需求。总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及具有知识管理功能的办公管理系统。1.4 办公自动化企业信息化的核心当 今，办公自动化软件已进入到第三代了，即以知识管理为核心的办公自动化，其目的是把企

24、业长期保存下来的信息资源，连同专家、知识员工积累的实践经验和创新 思想进行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企业了解自己拥有哪些独特的知识，以及如何利用这些知识来进一步发展、壮大。实际上，应用好第三代办公自动化软 件，将大大地提高企业内部信息化水平，促使企业内部信息资源重新整合、配置，以适应于电子商务时代的到来，使企业在市场竞争大潮中始终立于不败之地。然而，纵观国内大部分企业，真正能把OA软件用好的还是为数不多的，这里面涉及到方方面面，综合因素较多。OA发展的瓶颈：（1）OA（Office Automation）概念普及宣传力度不够：目前在报刊杂志、电视广播、广告、市场策划等方面对OA的宣传很有

25、限，OA涉及知识面较广，如群件平台、工 作流管理、协同办公、安全权限、知识管理等等，让企业员工一下子接受这些概念，需要一个过程，对于非IT企业的领导来说，要使他理解这些概念，并非易事。（2） 企业领导对本企业实施OA系统重要性认识不够：许多企业的领导人认为电子商务主要是与生产有关的原料的购进、产品的卖出以及市场的开拓，只注意到了网络信 息对降低原料、推广成本的作用，却没有意识到当市场这一外在环境透明后，企业竞争力的源泉就是内部管理的成本降低。（3）企业实施OA外部软硬件 环境不够：OA重点在于协同办公、工作流，因而要求在企业网络平台运行。然而在IT行业飞速发展的今天，有些企业电脑尚未联网。单机

26、工作，无法运行网络环 境、共享信息，更谈不上运行OA；有的企业即使组建了局域网，但也仅是摆设而已，缺乏网络操作经验、缺乏网络管理人才。（4）企业员工素质参差不齐，电脑操作技能差、电脑知识不够：企业OA建设是个系统工程，需要多人的参与与协作，人人要懂电脑，要会操作，否则系统信息流如何流转？（5） 缺乏对企业网络化、信息化、规范化的评估体系：一个企业在实施OA系统时，其企业内部在网络化建设、信息管理规范化方面需要达到一定程度，方能使 OA系统顺利实施，许多企业不规范内部管理，忽略了对管理的改革，基于网络运行规则的标准化、流程化的管理模式还没有建设起来。领导一拍板，就一窝蜂上， 而不管OA实施效果。

27、（6）缺乏对OA的统一定义：OA是干什么的？国内没有一个权威的定义，许多传统企业的决策者在习惯思维、传统模式的框框下还没跳出来，对于OA能给企业带来什么、企业需要OA做什么，没有做深层次的思考。（7）缺乏OA软件开发标准：目前国内开发OA软件的公司相当多，大家各显神通、百花齐放，有的是专业公司开发，有的是企业内部组织开发，各自为战，尚未形成统一的开发标准，因而OA软件的通用性、适用性较差。（8）缺乏OA软件产品化：由于各企业对OA认识不同、需求不同、标准不同，一些开发公司开发的OA软件只是专为某些客户订制的，或是仅适应一小范围的企业，不具备产品化的特征，因而OA软件的产品化道路是曲折的。对发展

28、OA产业的几点看法：（1）加大力度推广OA：宣传OA理念，传播OA知识，让OA得到全社会的认识和支持，使企业具备实施OA系统的环境和条件。（2）尽快规划、定义OA：国家相关单位如能出台有关OA标准性定义文档、有关OA产业政策，将对OA产业的发展起到推波助澜的作用。（3） 加强对客户的实施培训工作：实施企业OA是一个庞大的系统工程，要求企业内部管理规范化，制定严格的实施计划，坚决执行；上至总经理，下至普通员工，均应 积极参加培训，积极参与OA系统的实施建设。建立一个强有力的客户支持中心，专职为客户进行OA系统培训及系统实施，为客户排忧解难，并不断反馈客户运行OA系统的信息。（4）加强OA开发商之

29、间的合作与交流：强强联合，有利于开发水平的提高、开发周期的缩短，避免低水平的重复，提高产品的竞争能力。群雄时代合则强。企业OA系统应实现的功能我们认为一个企业的OA系统的成熟度是衡量一个企业是否成功地实行了办公自动化、建立起企业内部信息管理系统、为迎接新世纪电子商务做好了准备的标准，企业的OA系统应是：（1）企业通讯平台：建立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。（2）信息发布平台：为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，如电子公告牌、电子论坛、电子刊物，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项能及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。（3） 协同工作平台：将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会 逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的创造力。（4）公文流转平台：变革了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、