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1、由于涉及后续系统订单合同显示的问题，目前外委修理单要求全部不维护“项目类别D”，只维护“科目确定类别K”；2）无物料号码的外委修理申请单，其物料组为S001；有物料号码的外委修理申请单，其物料组为物料号码的主数据中已维护的物料组；3）外委修理申请单的“科目分配”项目中，“总帐科目”统一规定为：属原露天矿部分（安太堡、安家岭）的修理单统一使用“44000100”，井工矿的修理单统一使用“44000101”；手写采购申请单（非外委单）中的直发项目需要维护“总帐科目”和“成本中心”，其中安太堡的手写采购单“总帐科目”维持系统随机号不变，安家岭露天单位的手写单“总帐科目”为“44000110”，井工矿

2、手写采购单的“总帐科目”统一为“44000111”。5、对于手写采购申请单：如有到货即领用（直发）的采购项目或应急单必须提供和维护“成本中心”号，对于固定资产必须提供和维护“资产”号；其对应的“科目确定类别”分别为：K代表“直发的成本中心”；A代表“固定资产”。固定资产号（包括在建工程号）必须事先由使用单位编写并提交相关财务部门在系统中建立后，供应公司方能维护为资产类的手写采购申请单。6、在系统中查询采购申请单是否有效或已经得到批准（转采购部门），可通过交易代码ME53进入菜单，选住物料行向后，点击抬头功能菜单中的“批准策略”，当 “批准标识”显示为“2”时表示有效或已得到批准（已转采购部门）

3、，当批准识为“0”时表示未得到批准（未转采购部门）。7、R/3系统中手写单审查报告的交易代码为：“ZSXD”，相当于AS400中的ADD550报告，其作用主要是通过输入采购申请单号（或物料号）来查询相关物料号码的库存、在途、订货参数、物料组、历史消耗量、寄售情况、最后使用日期、历史订货情况等信息；使用此报告时必须在栏目中选择上述限制条件，否则直接运行由于数据庞大会导致系统瘫痪。8、查询某种物料总库存和在途订货最简洁路径的交易代码是：MD04。第二部分 物料主数据审核、查询、输入注意事项1、在R/3系统，常用的物料类型有3种，分别是：备件、材料和工具，其对应的“物料类型”代码分别是：ERSA、H

4、IBE和FHMI。2、R/3系统主数据维护时，要求提供的物料编码不能一件多号，必须是：1）设备厂商有备件手册的，准确提供备件手册上的号码。2）无备件手册的，必须根据R/3系统物料号码编码规则进行编号，在物料描述中除写明物料说明外，还必须注明物料的规格型号，否则不予输入维护。3、R/3系统物料主数据信息中的计量单位必须一次性填写正确，一旦发生采购或库存后，系统将不允许修改。4、物料号码在R/3系统中最多支持18个字符，超出的将无法输入维护。5、提请R/3系统主数据维护时，在进口设备配件手册提供的物料号码后加“-G”的为对应的国产化物料号码，维护此类号码时用户必须同时提供的书面材料有国产化试制通知

5、单和国产化试制协议，否则不予在系统中输入维护。012、在原AS400系统中的物料号码导入R/3系统（A002工厂）后，凡是与R/3系统安家岭（A001工厂）中物料号码完全一样的，其“物料组”优先使用A001工厂的“物料组”。6、在原AS400系统中的物料号码导入R/3系统（A002工厂）后，部分与R/3系统安家岭（A001工厂）中完全一样的物料号码，由于在AS400系统和R/3安家岭A001工厂中对物料性质维护的不同（如同一物料号码在原安太堡系统为材料，但安家岭系统为备件），导致该备件号导入新系统后，系统自动加了前缀；所以只有在原物料号码前加前缀“TT-”，才能查找到该物料号码。7、只要是安太

6、堡原AS400系统存在的库存（STOCK）状态的物料号码全部导入到了R/3系统的A002工厂下，但对于物料号码的替代过程，在R/3中无法导入，只导入了最后一次的号码。故用最初的物料号码去查找最终替代的物料号码，必须查询系统整合项目组下发的ATB主库物料被替代件对照表和ATB选煤库物料被替代件对照表。8、在R/3系统中，以阿拉伯数字“0”开头、且全部是连续数字的物料号码，只有加后缀才能输入维护主数据；其中：安太堡（A002工厂）的物料编码必须加的后缀是“-ATB”，安家岭（A001工厂）的物料编码必须加的后缀是“-AJL”。第三部分 计划常用操作流程1、 R/3系统中通过采购申请单号查询订单号的

7、方法使用交易码ME53，路径是：后勤物料管理采购申请显示进入并选住行向环境采购订单上一采购订单（图1）进入对应订单（图2，如提示无采购订单则表示未形成订单）点图2左上的黑色三角进入订单内容（图3）。图一图2图32、R/3系统中通过订单号查询对应采购申请单号的方法使用交易码ME23，路径是： 后勤物料管理采购采购订单显示进入并选住行向环境采购申请（图4）进入对应申请单（图5.如果系统提示无采购申请则表示订单为直接创建或旧系统导入）点图5左上的黑色三角进入申请单内容（图6）。图4图5图63、R/3系统中通过“需求者跟踪号”查询“采购申请单号”的方法和通过“需求者跟踪号”查询“采购订单号”的方法1）

8、 通过需求者跟踪号查询采购申请单号的交易代码是：ME5A，具体路径是： 后勤物料管理采购申请清单显示一般的填入“需求者跟踪号”并选择“工厂”号码进入双点申请单号进入详细信息点左上小三角进入采购申请单内容（图7）。图72）通过“需求者跟踪号”查询“采购订单号”的交易代码是：ME2B，具体路径是： 后勤物料管理采购采购订单清单显示根据跟踪号填入“需求者跟踪号”并选择“工厂”号码进入双点订单号进入订单内容（图8）。图8：4、在R/3系统查询替代号的方法通过交易代码MM03进入物料主数据查询菜单，在“基本数据1”（BASIC DATA1）中的“旧物料号”栏如填有物料号，即为原被替代的号码；在物料描述栏

9、如有“R/B：XXXXX”标示，“R/B”后的号码即为新替代的号码；点击“附加”和“采购订单文本（PURCHASE ORDER TEXT”中的“长文本”，则有详细的“一代多”或“多代一”记录。见图9。图95、R/3系统查询物料是否为寄售件的方法1） 在A001工厂（安家岭）中，通过交易代码MM03进入物料主数据查询菜单，在“基本数据1”（BASIC DATA1）中，若“物料组”为寄售物料组（J起头的物料组，滤芯寄售为“E915”），则表示该物料为有效的寄售件。见图10。图102） 在A002工厂（安太堡）中，通过交易代码MM03进入物料主数据查询菜单，在“MRP1”中，若“MRP组”为“ZG0

10、3”，则表示该物料为有效的寄售件。见图11。图116、在R/3系统查询寄售件库存的方法使用交易代码MB52，具体路径是： 后勤物料管理库存管理环境库存仓库库存输入“工厂号码”、选择“显示寄售库存（Display consignment stocks）”并输入物料号码进入字母“K”后的号码为寄售供应商号码、库存量为该厂商寄售库存数量；上一行无字母K的库存量为我方自有库存量。见图12。图12：7、R/3系统中查询寄售合同号、内容、单价以及合同是否有效的方法使用交易代码ME3M，具体路径是：后勤物料管理采购框架协议清单显示按物料输入物料号码和工厂号码（ATB为A002，AJL为A001）进入双击寄售

11、合同号（下标“L”的属删除的无效合同）进入合同内容选住配件行向点“环境”下的“信息记录”进入信息记录（进不了按以下第8条操作）点“条件”查看有效期限、点“采购组织数据1”查看寄售单价，见图13。图13：使用交易代码ME33K可直接根据寄售合同号查询寄售内容。见图14。图14：8、直接查看R/3系统寄售配件采购信息记录的方法使用交易代码ME13，输入“供应商”代码、物料编码、采购组织代码（两矿所有寄售件统一为“A002”、工厂码（安太堡为A002、安家岭为A001）、信息类别选择“寄售”，回车或点“执行小叉”进入，点“条件”查看有效期限、点“采购组织数据1”查看寄售单价等信息。见图15。图15：

12、9、R/3系统寄售件管理1）系统控制原理：寄售件“采购信息记录”是R/3系统在后台关联寄售件价格、有效期限以及控制寄售件入库、发料、付款的唯一环节和依据。寄售件的价格和有效期限的后台控制与寄售合同号无直接关系，寄售合同号只起显示、提示、关联查询主信息记录（见上述第7条说明，有的旧寄售合同无法关联）作用。寄售件采购信息记录在寄售合同签定后由采购输入员根据寄售件物料号码、合同的厂家号和合同有效起止时限逐一进行相关数据的输入维护。寄售件采购信息记录中的“采购组织代码”在后台程序中两矿统一设置为“A002”，输入为其它代码无效，否则验收、发料、付款将无法进行。寄售件的收货根据供应商号和物料号按“无单接

13、收”执行，移动类型为“501K”；寄售件的发料输入供应商号和物料号执行，移动类型为“201K”。寄售件的领票由仓库输入后在系统产生关于各寄售厂家的寄售负债报告，该报告在后台与寄售采购信息记录及领票关联，显示已经使用了该厂家的寄售配件的数量、单价并自动计算总价，由仓库定期打印，仓库主任、计划主任、分管领导审签后做为验收报告提交采购部门付款。2）基于系统的操作程序： 用户提出寄售申请供应公司计划部进行数量及合理性审核并在R/3系统落实物料编码相关采购业务部门确定价格起草手工寄售合同文本规划部审批、签定寄售合同供应公司采购部、信息部在R/3维护寄售件的采购信息记录和寄售合同号供应公司计划部、仓库执行

14、寄售合同供应商首批交货、仓库在R/3按501K接收消耗后每月由计划部以MRP自动补充的方式催货采购部门按MRP自动补充催货单填写入库通知单供应商按通知数量（交货）补货、仓库在R/3按501K收货仓库在R/3按201K寄售发料仓库、计划部R/3产生寄售负债报告采购部门按寄售负债报告手工制作寄售付款合同规划部审签寄售付款合同财务在R/3校验发票、结算。第四部分 采购申请单的填写及审查一个合格的手写采购申请单应如何填写及注意事项：一个合格的手写采购申请单应按以下要求填写：请购单填写平朔公司统一的采购申请单（或应急采购申请单、外委修理申请单）。1）“申请单编号”栏空开，由R/3系统自动产生随机号；2）

15、安太堡部分的“成本中心号”按照系统整合项目组下发的新旧成本中心号对照表填写新的成本中心号码；3）安太堡如为在建工程或资产项目且财务部门曾经在AS400系统创建过的，“在建工程号”或“资产号”按照系统整合项目组下发的“在建工程号”或“资产号”对照表填写新的号码；无建工程或资产号的，提交财务部门创建后填写在“在建工程号”或“资产号”栏内；4）“需求者”栏填写使用单位的汉语拼音第一个字母的四字简写+ATB（如燃动中心为“RDZXATB”）；5）“使用单位自编号/跟踪号”栏填写原来的“申请单编号”，编号规则不变；6）属于原来进入AS400系统的申请单，必须在“安太堡”前打勾，属于原安家岭R/3系统的申

16、请单必须在“安家岭”前打勾；不进系统的在”其他单位”前打勾.7）“运输方式”按实际缓急情况填写为“海运”、“空运”或“公路”、“铁路”；8）按实际需求情况填写“建议交货日期”；9）“工厂代码”安太堡填写为“A002（代表安太堡公司）”，地点代码的填写按实际拟入库的仓库或受理验收的仓库填写，具体为：A001为安太堡主仓库，A002 为选煤库，A003 油库，A004 硝铵库；安家岭填写为“A001（代表安家岭公司）”，地点代码的填写按实际拟入库的仓库或受理验收的仓库填写，具体为：A001安家岭露天主仓库，A002为油脂、化工库，A003为火工品库，A004为介质库，J002为井工仓库。10）原则

17、上要求所有请购物料必须事先申请维护物料编码（主数据），物料编码填写在“配件号/物料编码”栏；11）详细填写“配件名称/规格/型号/其他说明”，进口件同时填写中英文说明；外委修理单还需在“短文本”内填写主要修理内容，在“配件名称/规格/型号/其他说明”栏内填写修理内容明细，并后附详细的技术要求表；12）在“申请数量”栏内填写要请购的数量；13）准确填写计量单位，如“个”、“米”、“箱”等；14）在“库存/直发”栏标明备件到货后是“库存”还是“直发”；15）涉及招标项目的，必须附带技术要求文件；16）凡是申请采购的数量有改动或取消申请单或数量的，必须由本单位分管领导或以上人员签字认可。第五部分 其

18、他规定1、 R/3系统对每个系统用户的操作都能按用户名、操作内容和操作时间进行记录。为了便于对操作人的错误或违规操作进行跟踪，R/3系统不允许开通公用用户名，也不能多人共同使用同一系统用户。2、 物料主数据是R/3物资管理系统的最原始数据，所以要请购的配件原则上规定必须先维护物料主数据，其物料主数据必须在发起申请单之前提交物资供应公司维护输入。3、 在物料主数据的“会计1”类别下，“估价分类S”表示新旧程度；其中“材料类”（HIBE）和“工具类”（FHMI）的物料号码在主数据中不维护“新旧程度S”，只有“备件类”（ERSA）物料号码才维护“新旧程度S”。否则会造成物资在到货后无法在系统进行收货

19、。4、 根据采购贸易的国际准则，进口件（国际采购的物料）的主数据必须在主数据维护申请表上同时填写英文说明，并在R/3系统的“采购订单文本”中以英文（EN）维护，便于国外供应商的确认和国际合同的签定，物料描述无英文说明的主数据不予输入维护。5、 为了便于对采购申请单按照采购渠道（供应公司有6个采购业务部门，包括国内3个部、国际部、国产化部、招标部等）和类别不同正确分配，不是同类的产品或同一采购渠道的产品不准写在同一个采购是申请单上采购。如“电焊手套”和“高压电缆”（不同类）， “P&H进口行走齿轮”与“太重国产行走一轴”（一个国外买一个国内买）就可以填写在同一个采购申请单上填写。6、 使用“安技

20、措”费用的采购申请单原则上要求直发，可以按成本中心号或在建工程号输入，也可以库存；但不能按资产号输入维护。因为使用安技措费用的一般都是配件或材料而不是整机，这些配件或物资到货领用后用户根据领票和安技措文件与财务联系后将此部分费用从生产费用中剔除，单独按安技措费用项目挂账。7、 在进行采购计划审核和库存控制过程中，理论上，采购计划数量+库存数量+在途数量=一个采购周期内的平均历史消耗量。8、 首次订货的物料除用户标记为并落实确定为“常用件或保养件”的之外，其余原则上不允许设置参数通过自动补充订货。9、 在R/3系统中，申请单号一般为“10”开头，订单号一般为“45”开头，寄售合同号一般为“46”开头；申请单转为订单后，系统中的申请数量将自动转为订单数量，此数量不会在系统重复统计。10、 应急采购的物料必须填写应急采购申请单，并提请平朔公司分管使用单位的副总批准，这两个条件缺一的，都不可以按应急单处理；填写普通采购申请单（非应急单），但在单上标明“急需”或“应急”字样的，不可以按应急单处理。