计算机等级考试二级Access辅导笔记Word文档格式.docx

1、窗体视图中的窗体,窗体设计视图,打印预览或者数据表视图.可以为窗体选择数据项或窗口模式,并限制窗体所显示的记录.OpenQuery 操作使用 OpenQuery 操作,可以在数据表视图,设计视图或打印预览中打开选择查询或交叉表查询.该操作将运行一个操作查询.可以为查询选择数据输入方式.注释_此操作只在 Microsoft Access 数据库环境 （.mdb） 下才可用.如果使用的是 Access 项目环境 （.adp）,请参见 OpenView,OpenStoredProcedure 或 OpenFunction 操作.OpenReport 操作使用 OpenReport 操作,可以在中打开

2、报表,或者可以立即打印报表.也可以限制需要在报表中打印的记录数.OpenTable 操作使用 OpenTable 操作,可以在中打开表,也可以选择表的数据输入模式.Quit 操作使用 Quit 操作可以退出 Microsoft Access.另外,Quit 操作还可以从几个有关退出 Access 之前保存数据库对象的选项中指定一个.RunApp 操作安全性_在宏或应用程序中运行可执行文件或代码时要格外小心.对可执行文件或代码执行操作时可能危及计算机和数据的安全.使用 RunApp 操作,可以从 Microsoft Access 内部运行基于 Microsoft Windows 或 MS-DOS

3、 的应用程序,比如 Microsoft Excel,Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint.例如,可以将 Excel 电子表格数据粘贴到 Access 数据库中.RunCommand 操作使用 RunCommand 操作可以运行 Microsoft Access 的内置命令.内置命令可以出现在 Access 菜单栏,工具栏或快捷菜单上.RunMacro 操作使用 RunMacro 操作可以执行宏.该宏可以在宏组中.可在以下情况中使用该操作:从某个宏中运行另一个宏.根据一定条件运行宏.将宏附加到自定义菜单命令中.Save 操作使用 Save 操作可以保存一个指

4、定的 Microsoft Access 对象或在没有指定的情况下保存当前活动的对象.在某些情况下还可以使用新名称保存活动对象（此功能与文件菜单中的另存为命令一样）.StopMacro 操作用 StopMacro 操作可终止当前正在运行的宏.二, 宏的分类宏可以分成宏,宏组和条件操作宏.宏是操作序列的集合,而宏组是宏的集合,条件操作宏是带有条件的操作序列,这些宏中所包含的操作序列只有在条件成立时才可执行.宏宏是由一个或多个操作组成的集合,其中每个操作都实现特定的功能.例如打开某个窗体或打印某个报表.宏可以自动完成某些常规任务,例如,可执行一个宏,用于在用户单击某个命令按钮时打印报表.宏组宏组实际

5、上是以一个宏名来存储的相关的宏的集合,宏组的每一个都有一个宏的名称,用以标识宏,以便在适当的时候引用宏.这样可以更方便地对宏进行管理,对数据库进行管理.例如,可以将同一个窗体上使用的宏组织到一个宏组中.条件操作宏条件操作宏就是在宏中设置条件式,用来判断是否要执行下一个宏命令;也就是只有当条件式成立时,该宏命令会被执行.这样可以加强宏的功能,也使宏的应用更加广泛.利用条件操作可以根据不同的条件执行不同的宏操作.具有条件的宏成为条件操作宏.例如,如果在某个窗体中使用宏来校验数据,可能要某些信息来响应记录的某些输入值,另一些信息来响应不同的值.此时可以使用条件来控制宏的流程9.2 创建宏和宏组创建一

6、个宏和宏组.首先我们要打开一个数据库,单击数据库窗口选项卡上的宏对象,然后单击数据库窗口上的新建选项.这时就弹出了宏设计器窗口.一,创建宏例9-1创建借书查询窗体宏,包括打开查询和打开窗体两个操作.宏的创建通过宏窗口完成,操作步骤如下:打开新建宏窗口一,创建宏方法（一）1单击操作字段 的第1个单元格,再单击右边的下箭头,在下拉列表中,选择OpenQuery.2在注释列中可输入此操作的说明3在查询下拉列表框中选择一个查询借书查询.在视图下拉列表框 中选择一种视图数据表.在数据模式下拉列表框中选择一模式只读.4如果需要在一个宏内添加更多的操作,可以把光标移动 下到一行,重复执行1-3步.一,创建宏

7、（方法二）1在如图中,将光标移动到下一行,选择菜单窗口中的垂直命令.2数据库窗口和宏窗口同时以的形式显示在屏幕上.3在数据库窗口中,选择窗体选项卡,用鼠标选中借书查询窗体,按住鼠标可以将它拖曳到宏窗口中操作字段的第2个单元格中,同样可以输入注释和操作参数.这样完成第2个操作的定义打开窗体.4重复此过程可以定义多个操作.保存宏单击工具样中的保存按钮,弹出如图所示另存为对话框,为借书查询窗体宏,单击确定,即可该宏.在数据库中打开借书查询窗体宏 ,弹出图所示宏的执行结果.二,创建宏组创建宏组与创建宏的方法类似例9-2在图书管理数据库中创建一个宏组,使该宏组能够自动运行借书查询窗体宏,并在运行成功后,

8、用一个消息框来显示.该宏组包括宏A和宏B两个宏.操作步骤如下1打开新建宏窗口在图书管理数据库窗口中,单击宏选项卡,新建 如图所示的宏窗口.单击工具栏中的宏名按钮,增加一个宏名列,如图所示.2创建第1个宏在新出现的宏名列第1格中,输入宏组中第1个的名字宏A,在其操作列中选择Msgbox操作.在操作参数的消息框中,键入借书查询窗体宏运行成功!,在发嘟嘟声下拉列表框中,选择是.3创建第2个宏,在宏名列第2行中,输入第2个宏的名字宏B.在其操作列中选择RunMacro（运行宏）操作.在操作参数的宏名下拉框 中,选择借书查询窗体宏.4保存宏组单击工具栏中的保存按钮,在另存为对话框中输入名字为宏组1,单击

9、确定,即可保存该宏组.在数据库窗口中打开1 所示宏组的执行结果.为了试用宏组中第2个宏B的作用,可以按以下方法进行操作:先打开窗口,新建一个试用宏B宏,在其操作列中选择RunMacro命令,在宏名操作参数中选择宏组1宏 B,如图所示,然后存盘关闭.在数据库窗口中双击宏窗口中的宏对象,系统自动执行宏组1中的宏B,自动打开借书查询和窗体,结果如图所示.它们之间有如下的依次链接关系:试用宏B宏-宏组1.宏B-查询窗体宏的操作序列.三,创建条件操作宏创建具有条件的宏的方法与创建宏和宏组一样,通过宏窗口来完成,它们 的区别是在宏窗口中需要增加条件列.例9-3创建一个宏,确保在图书管理数据库中,图书的作者

10、字段必须被填写,如果用户没有输入该字段时,出现一个警告信息.操作步骤如下:三,创建条件操作宏在图书管理数据库窗口中,单击宏选项卡,新建一个宏窗口.单击工具栏中的条件按钮,增加一个条件列.2创建条件操作在条件单元格内,可以直接输入条件表达式.也可以右鼠标,从弹出的快捷菜单中选择生成器选项;在其中选择函数中内置函数 :IsNull（expr）将作者作为表达式填入括号中,单击确定按钮,就将函数IsNull设置为条件了.继续设置条件符合时所执行的宏命令:选信息框操作,在操作参数的消息下拉框中,键入请输入作者名! 在发嘟嘟声下拉列表框中,选择是,在标题 文本框,输入输入错误信息!.在下一行条件单元格内,

11、输入,表示前一行符合条件时,同时也执行此行操作.选取相应的宏命令.3保存条件操作宏单击工具栏中的保存按钮,在另存为对话框中输入名字为条件宏,单击确定,即可保存条件操作宏.4将宏加入窗体对象中打开图书查询窗体并切换到设计视图,进行设置.首先选择作者字段,单击工具栏的属性按钮,如图所示,选择事件中更新前的下拉列表中条件宏选项,关闭属性框 .5验证条件操作宏保存窗体的变更,切换至窗体视图,将作者字段删除.再将焦点移到别处时,就会出现警告窗口.9.3运行宏运行宏时,Access2002将从宏的起始点启动,并执行宏中所有操作,直到另一个宏（如果宏在宏组）或者宏的结束点.执行宏的方法有多种,下面几种.一,

12、执行宏1从宏窗口下执行宏在如图所示宏窗口中,单击工具栏中的运行按钮.2从数据库窗口下执行宏在数据库窗口中,单击宏选项卡鼠标选中要执行的宏,右击鼠标,在弹出 的快捷菜单中选中运行选项.或者双击所要执行的宏来运行它.3 从Access主窗口下执行宏在Access主窗口选择/宏/运行宏选项.在如图所示的执行宏对话框内输入要执行的宏名,单击确定按钮即可.4 从另一个宏中执行宏一个宏运行另一个宏使用宏操作中的runmacro命令,另一个宏的宏名作为操作参数.二,调试宏对于操作较复杂的宏,运行时如果出现错误,不容易发现.在进行对宏的调试中,可以采用宏的单步执行,即一次只执行一个操作的调试.这样可以观察宏的

13、流程和每一步操作的结果,能够比较容易的分析出出错的原因,改正导致出错的操作.例9-4 对创建 的例9-1借书查询窗体宏来进行调试.操作步骤如下:首先在设计视图中打开此宏,单击工具栏上的单步按钮.弹出 如图所示的单步执行宏对话框.单击单步执行按钮,可以执行显示在对话框 中的操作借书查询.单击继续按钮可以关闭单步执行,并执行宏的未完成部分.单击停止按钮,将停止宏的执行并关闭对话框以关闭单步执行.9.4 宏的应用实例例9-5 在图书管理数据库中的读者信息查询窗体中,创建一个查询命令按钮,单击此按钮 ,将会在窗体中打开一个读者权限查询窗体.操作如下:1在图书管理数据库中,单击宏选项,并单击新建按钮,如

14、图所示2在第1行的操作列内,单击列右边的下拉箭头,从中选择OpenQuery命令,在操作参数框 内的查询名称列表中选择读者权限查询列表项,在视图列表 中选择数据表列表项.3 单击工具栏中保存按钮,并将其命名为读者权限查询宏.4 在读者信息查询窗体中创建一个命令按钮.在数据库窗口下,单击窗体选项卡,并在设计视图中打开读者信息查询窗体.5 然后单击工具箱中命令按钮,将其放置在窗体中合适的位置,弹出如图所示命令按钮向导对话框 一.在类别列表框 中选择杂项列表项,在操作列表框 中选择运行宏列表项.单击下一步按钮.9.4 宏的应用实例6 弹出如图所示命令按钮向导对话框二.确定命令按钮运行的宏,在列表框

15、中选择读者权限查询宏.单击下一步按钮.7 弹出命令按钮向导对话框三,在其中选择文本项,并在文本框 内输入读者权限,作为按钮显示的标题.单击下一步按钮8 弹出命令按钮向导对话框四.在此命令按钮的名称查询,单击完成.9 切换到窗体视图,窗体中多出一个读者权限按钮.单击此按钮, 出现如图所示读者信息查询表.例9-6 在图书管理数据库中的图书信息查询窗体中,创建一个关闭按钮,单击此按钮,将执行关闭窗体动作.1 在图书管理数据库中,创建一个关闭窗体宏,如图所示.2 在设计视图中打开图书信息窗体,并创建一个命令按钮,单击此命令按钮,并通过工具栏中属性按钮,打开命令按钮的属性表.在格式选项卡的标题 中,将其

16、标题设置为关闭窗体.3 在事件选项卡的单击栏中,从右边下拉列表框中选择关闭窗体宏.4关闭属性框 ,保存对窗体 的修改设计并关闭.这样,再次打开图书信息查询窗体时,便单击关闭按钮来关闭此窗体.操作题在学生管理系统中,创建宏完成下列操作:扬声器发出嘟嘟声;打开报表;弹出消息框,框中显示欢迎再次查看报表!建立Access报表7.3高级报表设计前面学习的是创建报表的各种基本方法,如果创建出具有更好风格的报表,就要在报表的设计视图中进行相应的设计,本节学习如何实现报表的各种复杂功能,即报表的高级应用.一,报表的排序和分组在例7-3中提到了排序和分组,那么什么是排序和分组呢 比如图书的单价按照大小排列,就

17、是排序.用户在输出报表时经常需要把具有相同属性的记录排列在一起,如将同类的图书排在一起,这就是分组.例7-6,在借书情况查询的基础上用向导建立一个包括字段:姓名,记者账号,书名,单价,和借书时间的借书明细报表.并对报表的借书明细按照读者账号字段进行分组,然后对表中的记录单价和借书时间按升序进行排序.结果如图所示.一,报表的排序和分组（续）利用前面学过的知识,用向导创建如图所示的借书明细报表.在设计视图中打开报表借书明细,单击工具栏上的排序与分组按钮,屏幕上显示如图所示的排序与分组对话框.单击字段/表达式列中的第1行单元格,然后单击下三角箭头,从列表中选择读者帐号.在组属性框 下,单击组页眉框右

18、边下三角箭头,从列表中选择是.单击字段/表达式列中第2行单元格,然后单击下三角箭头,从列表中选择单价字段.单击该行的排序次序列右边的下三角箭头,从中选择升序.在第3行单元格中加入借书时间,右边选择升序如图所示关闭排序与分组对话框二,在报表中使用计算总计报表中不仅需要详细的数据信息,有时还需要汇总信息.下面通过实例来学习如何在报表中通过使用表达式,添加新列,并为分组和报表计算汇总数据.例7-7 给报表借书明细添加新的一行单价比,并加入平均单价报表总计.结果如图所示.二,在报表中使用计算总计（续）添加控件及其表达式打开如图所示的报表借书明细设计视图,在页面眉中,添加一个标签控件,命名为单价比.在主

19、体中,添加一个文本框控件,在文本框中输入计算表达式=单价/sum（单价）,把文本框拖到位于单价比标签的下面,然后删除文本框的标签.设置文本框的数据显示格式为百分比,如图所示.添加报表总计及平均单价.选中报表页脚,拖动其下沿,使其版面出来.在版面上添加平均单价文本框,输入表达式=avg（单价） 在版面上添加总计文本框,输入表达式=sum（单价）把文本框拖到如图中合适位置.更改外观选中平均单价文本框标签,然后右击鼠标,在弹出的所示快捷菜单中设置/背景色为蓝,字体/字体景色为红色,特殊效果为凸出. 同样可设置平均单价文本框的外观.设置总计文本框及其标签的外观,将填充/背景色置为淡紫,字体/字体景色置

20、为深绿.设置证明人比文本框及标签的外观,/背景色为蓝,/字体景色为红色.切换至打印预览状态,如上图所示.三,创建多列报表前面学习的各种报表,每页都只能打印一列,此类报表对于打印单个记录信息量大的报表是合适的.但有时由于单个信息量较少,不需要很大宽度的,为了不造成浪费,节约纸张,可以在一个页面中安排打印两列或多列,这类报表就是多列报表.下面学习怎样创建多列报表.要创建多列报表,首先要应用创建一般报表的方法创建报表,然后通过页面设置使所创建的报表为多列.三,创建多列报表（续）例7-8创建一个基于表图书信息表的两列报表用向导创建单列报表.选择文件/页面设置选项,打开如图所示页面设置对话框一,单列选项

21、卡.在网络设置栏下的列数中键入所需的列数2.其他设为默认值.在边距选项卡中把左边距和右边距设置为10,如图所示,页面设置对话框二.最后单击确定按钮,关闭页面设置对话框.预览报表,如图所示.表图书信息表的两列报表如果要在每个字段所在的列上都加上标题,就需要对报表进行分组,然后在设计视图中把标题从页面页眉移到组页眉中去.四,子报表的创建及链接子报表是建立在其他报表中的报表,此时其他报表称为主报表.创建子报表,如图所示:四,子报表的创建及链接（续）例7-9在例7-7的报表借书明细中插入报表,内容为读者信息表的姓名,性别,读者帐号和单位.在图所示的报表设计视图中,将页面页脚的上沿向下拖曳,留出空白版面

22、.单击工具栏中的工具箱按钮,在随之弹出 的工具箱中,确认控件向导按钮已按下.单击工具箱中的子报表/子窗体按钮,然后单击为子报表预留的位置,打开报表向导对话框一.如图所示.为子报表选择数据来源使用现有的表和查询,然后单击下一步按钮.弹出如图所示对话框,在此确定子报表 中的数据来源为表:读者信息表,字段 为姓名,性别,读者帐号,单位.然后单击下步按钮四,子报表的创建及链接（续）在弹出的如图所示的对话框中确定主报表链接到子报表 的字段,即定义主,子报表之间的关系.可默认从列表中选择,然后单击下一步按钮将子报表命名为借书者情况,即完成了子报表的创建链接主报表和子报表在含有子报表的报表中,使用子报表控件

23、的链接子字段属性和链接子字段性来链接主报表和子报表.如果没有链接主报表和子报表,用户可以直接对这些属性进行设置.如在例7-9中时进行属性设置,操作步骤如下:在设计视图中打开借书明细主报表.选定子报表控件,然后右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择属性选项,打开如图所示对话框并单击数据选项卡.在链接子字段属性框中,输入子报表中链接字段的名称,并在链接主字段属性框中,输入主报表中链接字段的名称.如果要输入多个链接字段,字段之间用分号分隔.关闭对话框,完成链接字段的设置利用报表向导建立一个学生成绩报表,在报表中,以学生姓名进行分组,需要包括汇总信息.在设计视图中对学生成绩报表进行修改,以达到一个良好的视觉效果.模块和应用程序设计第10章模块