1中石油西南油气ERP实施项目上线准备用户手册物资管理供应商主数据维护用户操作手册0503VfWord格式.docx

1、本流程适用于未获得市场准入证的供应商的市场准入、已取得市场准入证的供应商维护到SAP系统中、在地区公司组织结构层次扩展供应商主数据、修改/删除/冻结供应商主数据。首先，查询是否为新增供应商：（1）如果是新增供应商，根据供应商提出的资质申请，所属/直属单位业务员收集供应商资质原始材料，主管领导初审，若初审不通过，业务员重新收集资料；否则，初审通过，则由业务员填写供应商主数据申请表，收集相应的财务信息后上报企管法规处，市场准入管理人员审核供应商营业执照等准入相关资料和供应商主数据申请表，若审核不通过，则返回所属/直属单位；否则，审核通过后，则由内控处相关人员判断是否需要专业审核，若不需要专业审核，

2、则企管法规处市场准入管理人员颁发市场准入资格证书。若需要专业审核，专业处室专业人员审核技术能力及资质，审核通过，企管法规处市场准入管理人员颁发市场准入资格证书，不通过返回所属/直属单位。供应商取得市场准入资格证书后，所属/直属单位业务员在SAP系统中查询供应商主数据是否存在：A、若在SAP系统中不存在，业务员根据准入结果在ADOBE中填写供应商主数据申请表，提交后，企管法规处市场准入管理人员在ADOBE中审批供应商主数据申请表，不合格退回，合格后，提交，同步至MDM。然后中石油公共数据编码组相关人员在MDM上检查填写的数据，审核唯一性、完整性，审批不通过退回，通过则由MDM配码，同步到SAP系

3、统自动创建供应商的基础数据。B、若在SAP系统中存在供应商主数据，业务员判断供应商主数据在地区公司组织结构层次是否存在，若存在结束，若不存在，由业务员根据准入结果在ADOBE中填写扩充供应商申请，企管法规处市场准入管理人员在ADOBE中审核数据，不合格退回；若合格，则ADOBE中将申请中的组织架构下的数据同步到SAP系统中自动创建该组织架构下的供应商数据。（2）如果不是新增供应商，业务员在 SAP系统中查询供应商主数据是否存在，不存在结束；若存在，业务员在ADOBE中提交供应商主数据修改、冻结申请，主管领导在ADOBE中审核，若审核不通过，重新填写；否则，审核通过，提交，然后由企管法规处市场准

4、入管理人员在ADOBE中审核数据，不合格退回，对合格数据，判断修改/删除的数据是否属于基础数据范围内：A、修改/删除内容属于基础数据，则提交后同步传输至MDM，中石油公共数据编码组审核，审核合格，则MDM将更新的数据同步传输到SAP系统中自动修改/删除相关信息。B、若修改/删除内容仅涉及公司代码层次，则提交后，同步传输至SAP系统中自动修改/删除，不会同步到MDM，即不需要上报中石油公共数据编码组。1.2 业务流程图1.3 业务流程步骤说明10 西南油气田所属单位相关岗位根据实际业务判断供应商是否需要准入申请20 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗接收供应商准入申请表30 西南油气田物资采购

5、管理部供应商管理岗初审供应商相关资质及入网内容一致性40 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗判断是否为一级物资供应商50 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗上报集团公司物资采购管理部60 西南油气田相关处室审核技术 能力及资质70 西南油气田分管领导审批80 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗上报集团公司备案90 集团公司物资采购管理部集中采购中标发布目录的供应商100 集团公司物资采购部收到相关供应商准入申请110 集团公司物资采购管理部供应商管理岗审核相关资质及供应商主数据申请表与入网资料一致性120 集团公司物资采购管理部供应商管理岗颁发市场准入资格证书130 西南油气田所属单位相

6、关岗位在SAP系统中查询供应商主数据140 西南油气田所属单位相关岗位判断是否存在该供应商的主数据150 西南油气田所属单位相关岗位根据准入结果填写新增供应商申请160 西南油气田所属单位相关岗位判断是否需要扩展供应商主数据170 西南油气田所属单位相关岗位判断该供应商主数据在地区公司组织结构层次存在数据180 西南油气田所属单位相关岗位根据准入结果填写扩充供应商申请190 西南油气田所属单位相关岗位查询供应商主数据是否存在SAP系统中200 西南油气田所属单位相关岗位提交供应商主数据修改、冻结申请220 公共数据编码管理员检查填写的数据，审核唯一性、完整性1.4 业务流程ERP操作说明目的对

7、于西南油气田公司所属/直属单位物资管理部门及供应商准入管理部门对新增供应商进行申请、审批和查询、使用。触发条件业务员接到需新增、扩展、修改、删除（冻结）的供应商后，在ADOBE、MDM系统中录入相关信息.必要条件菜单路径后勤 - 物料管理 - 采购 -主数据-供应商-中央的-XK03（显示）事务代码XK03操作提示详见各步骤的“操作或检查说明”1.4.1操作步骤：创建供应商主数据1.4.1.1 完成该步骤的SAP角色名称西南油气田所属/直属单位业务员1.4.1.2SAP菜单路径XK03（显示）。1.4.1.3完成该步骤的ADOBE角色名称：1.4.1.5详细操作描述范例：重庆气矿业务员对供应商

8、“西南油气田888公司”,经查询，在SAP系统中尚未创建。屏幕名称：初始屏幕操作或检查说明：登陆SAP系统，依次逐级点击“SAP菜单-后勤 -XK03（显示）”文件夹，然后双击事务代码“XK03”进入供应商查询界面。显示供应商：截屏一：在“一般数据”下的所有字段全部打勾。截屏二：单击按钮，进入供应商查询界面。截屏三：操作或检查说：在“名称”处录入要查询供应商，并单击按钮，进入下一屏幕。截屏四：屏幕左下角出现“”的字样，说明在SAP系统中不存在此供应商，则需在ADOBE系统中申请。ADOBE审批系统在互联网地址栏录入ADOBE系统IP地址http:/10.88.51.152:8080/fm/，并

9、在“用户名”、“口令”录入相应的值，单击“登录”，进行下一屏幕。在屏幕的左下方单击“EQ6”,进入下一屏幕。 ，进入下一屏幕。在“维护类别”处单击，选“新增供应商”。进入下屏幕。截屏五：带“*”为必填项，在填写完毕“供应商名称”、“组织机构代码”、“增值税登记号”后，单击“校验”，判断此供应商是否存在，不存在进入下一屏幕。截屏六：带单击“确定”，进入下一屏幕。并将带“*”的必填值填写正确齐全。截屏七：截屏八：截屏九：带“*”的必填项填写正确齐全后，单击“提交”。截屏十：单击“尚待办的工作”，进入下一屏幕。截屏十一：单击“”，进入一级审批。截屏十二:截图十三：截图十四：截图十五：检查填写的内容的

10、正确与否，选择通过或者驳回，单击“提交”，完成一级审批。截屏十六：”，进入二级审批。截屏十七：单击“提交”，完成二级审批。截屏十八：单击“已存档的工作”，点击查看已完成审批的供应商。截屏十九：新增供应商主数据申请表在ADOBE中完成审批，已经同步到MDM。中国石油公共数据管理平台（MDM）录入MDM的IP地址http:/training.mdm.petrochina:50000/irj/portal相应的用户名及口令。单击“事宜管理”，进入下一屏幕。单击“供应商”处，进入下一屏幕。单击“执行”，进入下一屏幕。在“审核结果”选择相应的值，在“供应商编码”处填入相应的编码等值后，单击“数据校验”，

11、如未报错，单击“保存并提交”，进入下一屏幕。完成MDM的审核加载。进入SAP系统查询。SAP轻松访问“后勤 -XK03（显示）”，双击“XK03”,进入下一屏幕。显示供应商：在屏幕左边相应的选项处打勾，并单击“”查询按钮，进入相应供应商的查询。在“名称”处录入要查询的供应商，单击“”按钮，显示供应商完成。到此就完成了新增供应商申请、审批所有步骤。1.4.2操作步骤：扩展供应商主数据扩展供应商主数据公司代码下的信息1.4.2.1完成该步骤的SAP角色名称西南油气田所属/直属单位业务员、数据审核员。完成该步骤的ADOBE角色名称：1.4.2.2SAP菜单路径1.4.2.3操作步骤在ADOBE、MD

12、M系统中申请、审批，再到SAP系统中查看使用。1.4.2.4详细操作描述重庆气矿业务员与供应商“深圳国佳有限公司”即将要发生业务，首先在SAP系统中查看该供应商是否存在 ，查询的结果是已被别的油田申请该供应商。故重庆气矿业务员需要在ADOBE中申请扩展到西南油气田重庆气矿（17A0）的采购组织下使用。显示供应商按照“1.4.2.1.2”的路径进入该屏幕，在“名称”处录入要查询的供应商，单击“选准供应商代码，单击“”按钮，进入下一屏幕。截屏四:在SAP系统中已存在供应商“华顺汽修厂”，编码为1000009。需要在公司代码17A0下扩展该供应商主数据，在ADOBE审批平台扩展。在登录ADOBE审批

13、（具体步骤参照“新增供应商的申请”），在“维护类别”中选择“2.1扩展公司代码下的信息”，进入下一屏幕。填入供应商相关账号1000201，单击“获取历史数据”，会带出该供应商的其他基础信息。录入“公司代码下的相关信息”后，单击“提交”。经过若干级审批后，相关信息传输至SAP系统自动扩展。如上面“新增供应商”操作类似，在SAP系统中录入事务代码“XK03”进入“供应商显示”。在相应的位置录入先前扩展完的供应商代码及“公司代码（15A0）”、“采购组织（1501）”代码，回车，进入下一屏幕。截屏二:显示供应商100201在公司代码17A0下已扩展。至此扩展供应商 “公司代码下相关信息”全部完成。重

14、庆气矿即可向供应商实施采购。扩展供应商主数据在采购组织下的信息扩展供应商主数据在公司代码下和采购组织代码下的信息，其操作方法，请参照“1.4.2.1”的有关说明。1.4.3操作步骤：供应商主数据修改、删除和冻结供应商主数据修改1.4.3.1完成该步骤的SAP角色名称西南油气田所属/直属单位业务员。1.4.3.2SAP菜单路径：1.4.3.3操作步骤先在SAP系统中进行查询，在ADOBE、MDM系统中提出修改的申请、审批，再到SAP系统中查看修改结果。1.4.3.4详细操作描述重庆气矿业务员对供应商“西南油气田888公司”的“增值税登记号：9814876185615”进行修改。用“XK03”事务

15、代码，在SAP系统中查看西南油气田888公司”的“增值税登记号是9814876185615”，对此进行修改。选择修改数据，录入供应商号，获取历史数据。对税号修改为1234567890。点击提交后再点击“尚待办的工作”，对修改进行三级审批，如上面的审批操作。修改的增值税登记号为供应商的基础数据，需要MDM审批，审批通过后，传输至SAP系统自动进行修改。中国石油公共数据平台登录MDM审批系统，如图，点击执行按钮后，逐级进行审批。审批通过后，MDM将修改的信息传输至SAP系统自动进行更改。显示供应商 在SAP系统中用“XK03”事务代码查看修改结果，增值税登记号为1234567890。操作步骤：供应商主数据的冻结、删除供应商主数据冻结、删除的操作请参照“供应商主数据的修改”。1.4.4操作步骤：供应商主数据的显示1.4.4.1 供应商主数据的显示选择路径“XK03 - 后勤 - 主数据 - 供应商 - 中央的 - 显示”进入显示已创建的供应商。录入供应商代码和公司代码、采购组织代码后，回车。查看已创建的供应商。