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第9章 文字处理软件word.docx

1、第9章 文字处理软件word第3篇 办公软件1. 中文Office 2000概述微软办公系列的各组件是紧密结合在一起的。Office 2000能完全满足用户要求,其最突出也是最有意义的改进是与网络的紧密结合。中文Office 2000运于Windows95/98/NT环境下。运行的最低配置是586微机/16兆内存,至少需要300MB的硬盘空间。2.中文Office2000的组件及功能2. 第4篇 Office2000由若干个独立的应用程序组成,较常见的是标准版本和专业版。Office 2000标准版包括下面6个组成部分: 1)Word 2000 应用最广泛的文字处理软件。2)Excel 200

2、0电子表格软件 它具有强大的数据管理、数据统计和分析能力。3)PowerPoint 2000 多媒体演示软件。4)Outlook 2000 个人信息管理软件。5)frontpage 2000 网页制作6)access 2000 小型数据库管理9.1 概述文字处理软件就是在计算机上对文字进行输入、编辑、排版和打印等操作的软件。9.1.1 文字处理软件的发展 1979年 wordstar中文之星 1989年 WPS 香港金山公司 1983年 MS WORD9.1.2 Word的启动与退出1. 启动Word2000的四种方式 利用快捷方式 利用“开始”菜单启动 “开始” “程序” Microsoft

3、 Word 双击word文档启动2. 退出Word2000的四种方法 单击标题栏右上角的“X”按钮 Alt+F4快捷键 “文件” ”退出” 双击标题栏左上角的控制菜单图标9.1.3 word2000中文版的窗口主窗口界面主要包括标题栏、主菜单、工具栏、标尺、滚动条、文本区、快捷菜单以及状态栏等部分。9.2 文档的基本操作 9.2.1创建新文档 有以下3种方法:“文件”菜单“新建”命令 常用工具栏“新建”按钮 快捷键Ctrl+N 9.2.2输入文本1.输入文本enter、shift+enter、space.“编辑”菜单“显示/隐藏编辑标记”命令项2.输入日期和时间 “插入”菜单日期和时间3.输入

4、符号 “插入”菜单符号(符号、特殊符号)9.2.3保存文档1. 保存新文档 方法一:“文件”菜单中的“保存”命令; 方法二:“常用”工具栏中的“保存”按钮 打开一个“另存为”对话框 文件名称、类型、保存位置添加到收藏夹:“工具”菜单中“添加到收藏夹”2. 保存已有文档 覆盖: 方法一:“文件”菜单中的“保存”命令;方法二:“常用”工具栏中的“保存”按钮; 方法三: ctrl+S另存:“文件”菜单中的“另存为”命令 打开一个“另存为”对话框 更改文件名称、保存位置3. 以其它格式保存word文档“另存为”对话框中选择“保存类型”9.2.4打开文档 1.打开本地或网上的文档 方法 常用工具栏上的“

5、打开”按钮 “文件”菜单“打开”命令 (查找范围、视图) 2. 打开最近使用过的文档 “文件”菜单的底部列出了最近打开过的文档名,单击所需的文档名就可以了。 3.同时打开多个文档 “打开”对话框中,按CTRL键单击选定所需文件名。9.2.5显示文档文档的不同显示方式叫视图,每种视图是从不同的侧面展示一个文本的内容。 1.按不同方式显示文档 切换视图的两种方法:“视图”菜单和视图控制按钮 普通视图: Word默认的文档视图 用户可在该视图中键入、编辑文字或编排文字格式。 页面视图: (在页面视图下显示垂直和水平标尺)适合于用户编辑页眉和页脚、调整页边 距,以及对分栏、图形和边框进行操作。 大纲视

6、图:用户可以看到文档的结构。 大纲视图将所有的标题分级显示出来,层次分明,适用于检查和安排文档的结构或组织和扩展文档的内容。在大纲视图中,使用工具按钮可以提升或降低标题的级别,上移或下移标题及下属标题与文本的位置、展开或折叠标题及文本。 主控文档视图方式 主控文档是一个特殊的文档,它由子文档组成,主要用于处理长文档,如具有多个部分的报告或具有多章的书。 联机版式视图:左窗口是“文档结构图”,右窗口为文档内容。只有在联机版式视图下才能显示通过“格式”菜单“背景”项所设置的背景效果。 打印预览视图 两种方法: “文件”菜单中的“打印预览” 常用工具栏的“打印预览”按钮 9.3 文档编辑9.3.1

7、选定文本 选定一个词组: 双击该单词 选定一个句子:按住Ctrl键,单击该句子任何处 选定一行文本:选定区单击 选定一个段落:三击该段落或选定区双击 选定多个段落:选定区按住鼠标左键,垂直方向拖动 选定小块文本:鼠标左键,拖动至文本末尾 选定大块文本:单击开始处,按住shift单击文本末尾 选定一个矩形区域:按Alt键从左上角拖动至右下角 选定整篇文档:选定区三击 或Ctrl+A9.3.2 基本编辑技术1 插入、改写、替换 插入和改写 Word默认的工作方式是“插入”方式 切换插入和改写状态:Insert或双击状态栏的“改写” 替换选定文本 选定要替换的文本,然后输入新的文本。2 删除(剪切、

8、清除)要删除少数字符时,按BackSpace键删除光标左侧字符;按Delete键删除光标右侧字符;按Ctrl+BackSpace键删除光标左侧整个单词;按Ctrl+Delete键删除光标右侧整个单词; 删除大段文字和段落时,可用以下方法:1 剪切选定要删除的文本,单击“编辑”菜单中的“剪切”命令2 清除选中要删除的文本,单击“编辑”菜单中的“清除”命令,或按delete键注:“剪切”操作将文本移到了剪贴板中,“清除”操作将文本完全删除。3 撤销、恢复、重复撤消“编辑”菜单中“撤销”命令组合键Ctrl+Z常用工具栏的“撤消”按钮 恢复 “编辑”菜单中“恢复”命令组合键Alt+Shift+Back

9、space常用工具栏的“恢复”按钮 重复:重复上一次所作的操作“编辑”菜单中“重复”命令组合键Ctrl+Y4 移动/复制、粘贴 移动文本 同一窗口内 左键拖动选定文本或图形至目标处 右键拖动选定文本,释放后,快捷菜单中选择“移动到此位置”2 文档的不同页或不同文档之间(使用“剪贴板”)1 然后目标处“粘贴”单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮“编辑”菜单中的“剪切”命令 按Ctrl+X键。 或Ctrl+V。 复制文本同一窗口内按住Ctrl键,左键拖动选定文本或图形至目标处右键拖动选定文本,释放后,快捷菜单中选择“复制到此位置”文档的不同页或不同文档之间(使用“剪贴板”)然后目标处“粘贴” 单击“

10、常用”工具栏中的“复制”按钮“编辑”菜单中的“复制”命令 按Ctrl+C键。 或Ctrl+V。 剪贴板是内存中一块临时存放交换信息的区域。 9.3.3 查找、替换和定位 查找和替换主要完成的工作 查找或替换为其他内容(无格式替换)。 查找或替换为其他格式。 删除文本:找到要删除的文本,用空格来替换,可删除要删除的文本。1 查找 方法一:“编辑”“查找” 方法二:Ctrl+F2 替换方法一:“编辑”“替换”方法二:Ctrl+H设置搜索规则 设置查找内容 设置搜索范围(全部、向上、向下) 设置搜索复选框 区分大小写 区分全/半角 全字匹配 同音 查找单词的各种形式 使用通配符3 定位 方法一:“编

11、辑”“定位”方法二:Ctrl+G9.3.4 页眉和页脚一、 页眉、页脚1. 编辑页眉和页脚,光标定位方法: 单击“视图”菜单“页眉和页脚”命令 在“页面视图”中双击页眉或页脚区域2. 设置不同的页眉和页脚 单击“页眉/页脚”工具栏上的“页面设置”按钮,打开“版式”选项卡,选中“奇偶页不同”或“首页不同”。3. 删除页眉和页脚 选定要删除的页眉和页脚,按Delete键即可。二、 分页 软分页:文字自动换入下一页显示。 强制分页:“插入”菜单“分隔符”命令“分页符”9.4 初级排版9.4.1 字体格式字体的修饰方式包括:字体、字号、字符加粗、倾斜、下划线效果、字符边框、字符缩放、字符颜色等,可以组

12、合起来使用。设置字符格式原则:先选定再操作。1. 使用“格式”工具栏设置2. 使用“格式”菜单中的“字体”命令设置“字体”对话框包括三个选项卡:字体、字符间距、动态效果。“字体”“字体”选项中包括中文字体和西文字体。以及字形、字号等“字符间距”可以设置字符的缩放比例、字符间距以及字符的位置等。“文字效果”可为字符设置动态效果。可用于强调某些内容,但动态效果只能在屏幕上显示。3. 使用格式刷(复制格式)要为多段文本设置相同的字符格式。 操作方法:选定源格式文本单击“格式刷”按钮用格式刷的指针选定要被设置格式的文本9.4.2 段落格式“段落”对话框中有三个选项卡:缩进和间距、换行和分页、中文版式

13、1缩进和间距1 文本的缩进方式“段落缩进”的含义是使选定段落的左边或右边留出一些额外的空间,使此段落能区别于其他段落。 段落缩进和设置页边距不同 页边距:整个文档文本与页面边界之间的距离 段落缩进:某个段落内文本相对页边距缩进的距离段落缩进有四种类型:K 首行缩进:设置段落首行与左边界之间的距离。K 悬挂缩进:设置段落除首行以外的其余各行与左边界之间的距离。K 左缩进:设置段落左边界与版面左边界之间的距离。K 右缩进:设置段落右边界与版面右边界之间的距离。三种实现段落缩进的方法:1) 使用标尺(“视图”菜单中的标尺可显示也可隐藏)2) 使用“格式”工具栏(“增加缩进量”、“减少缩进量”按钮)3

14、) 使用段落对话框 间距 “行距”框用于设置文本行之间的垂直距离。 “段前”和“段后”框用于设置段落前和后所留的距离。3 文本的对齐方式Word提供了五种段落对齐方式: 左对齐:使段落中的每一行都沿左页边距对齐。 右对齐:使段落中的每一行都沿右页边距对齐。 两端对齐:使段落中的每一行都沿左、右页边距对齐,自动调整每行的字距。 居中:使段落中的每一行都沿左右页边距的中心位置对齐,常用于标题。 分散对齐:使段落中每一行都沿左、右页边距均匀分布。 注意:“两端对齐”与“分散对齐”对于英文文本,前者以单词为单位,自动调整单词间空格的大小;而后者以字符为单位,均匀地分布。对于中文文本,除每个段落的最后一

15、行外,效果相似;而在最后一行,前者实质效果是左对齐,后者能左、右均匀对齐。 默认的对齐方式是:两端对齐。 格式工具栏中只有四个对齐方式按钮,都不按下时为:左对齐。4 制表位 如果在同一行中要用到多种对齐方式,可以使用制表位。 制表位的设置有两种方法: 使用“格式”菜单中的“制表位”命令 使用标尺设置制表位2. 换行与分页1) “段落”对话框的“换行和分页”选项卡中,有四个分页选项: 孤行控制:防止在一页的开始处留有段落的最后一行、或在一页的结束处开始输出段落的第一行文字(成为页首孤行或页末孤行) 段前分页:从新的一页开始输出这个段落。 与下段同页:用来确保当前段落与它后面的段落处于同一页。 段

16、中不分页:强制一个段落的内容必须放在同一页上,以保持段落的可读性。2) 取消行号: 设定每行左边是是否出现行号。3) 取消断字:设定插入点所在段落或在所选取的段落内,对于右边界处较长的英文字是否断字。9.4.3 分栏 在“页面”视图下,才可以显示分栏效果。 操作步骤:选定段落“格式”菜单“分栏”命令9.4.4 项目符号和编号 为文档建立项目符号和编号,使文档更有层次感,易于阅读和理解。1. 使用工具栏按钮2. 使用“项目符号和编号”对话框1) 项目符号2) 编号3) 多级符号(最多有9级,可以自定义)在一个多级列表中,可以在输入内容时改变编号的级别。在开始一个新段落前,按Shift + Tab

17、键段落升级,按Tab键段落将降级,然后再输入段落文本内容。9.4.5 特殊排版方式1. 首字下沉“格式”菜单“首字下沉”命令2. 竖直排版“页面”视图下,“常用”工具栏上的“更改文字方向”3. 带圈文字选定字符“格式”菜单下“中文版式”“带圈字符”9.5 表格 Word提供了丰富的表格功能,如建立、编辑、格式化、排序、计算以及自由绘制斜线和任意单元格等功能。9.5.1表格的创建1 创建简易表格方法一:“常用”工具栏上的“插入表格”按钮方法二:“表格”菜单上的“插入表格”命令2 自由画表格方法一:“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮方法二:“表格”菜单上的“绘制表格”命令3 输入表格内容 “单元

18、格”9.5.2表格的编辑1 选定表格 选定一个单元格 单击左边边界 选定一行 单击该行左端 选定一列 单击该列顶端 选定多个单元格、多行或多列:拖动鼠标或Shift 选定下一个单元格 按Tab键 选定前一个单元格 按Shift+Tab键 选定整个表格 :表格左上角的选定符号2 增加/删除行、列、表格、单元格1 插入行或列“表格”菜单“插入”“行”或“列”2 删除表格、行或列整个表格:选中表格,“常用”工具栏上“剪切”按钮行或列:选定对象,“表格”菜单“删除”“行”或“列” 3 增加或删除单元格插入单元格:“表格”菜单“插入”“单元格”删除单元格:“表格”菜单“删除”“单元格”3 改变表格的行高

19、和列宽方法一:在页面视图中,鼠标拖动标尺上的行框线或列框线方法二:“表格”菜单“表格属性”“行”或“列”选项卡方法三:“表格”工具栏上的“平均分配各行”或“平均分配各列”按钮4 合并单元格和表格1 合并单元格方法一:“表格”菜单中的“合并单元格”命令方法二:“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮2 合并表格 选定一个表格,按住鼠标拖动到另一表格上。5 拆分单元格和表格1 拆分单元格方法一: “表格”菜单中的“拆分单元格”命令方法二: “表格和边框”工具栏上“拆分单元格”按钮2 拆分表格 将插入点定位到要拆分处,单击“表格”菜单中的“拆分表格”命令9.5.3由表格生成图表 选定所需数据“插入

20、”菜单下的“图片”子菜单中“图表”命令。9.5.4在表格中计算1. 计算行或列的数值和 “表格”菜单中的“公式”命令 “表格和边框”工具栏上的“”2. 用指定的公式进行计算“表格”菜单下的“公式”命令,“公式”对话框中的“粘贴函数”9.5.4表格格式1 自动套用表格格式方法一:“表格”菜单中的“表格自动套用格式”方法二:“表格和边框”工具栏上的“表格自动套用格式”按钮2 边框和框线单击“表格和边框”按钮3 底纹“格式”菜单中的“边框和底纹”4 绘制斜线表头“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令5 表格的对齐方式操作步骤:选定单元格右键单击,在快捷菜单中选“单元格对齐方式”6 自动调整“表格”菜单

21、“自动调整”9.6 图形9.6.1 插入剪贴画和图片文件1. 插入剪贴画的步骤: “插入”“图片”“剪贴画”2. 插入图形文件 “插入”“图片”“来自文件”在Word中可插入的图形文件有:.bmp、.wmf、.pic、.jpg等。9.6.2 设置图片的格式(缩放、裁剪、设置文字环绕方式) “图片”工具栏中的“设置图片的格式”按钮 右键单击图片,在快捷菜单选择“设置图片的格式” “格式”菜单中的“图片”命令1. 缩放图形2. 裁剪图形3. 改变图形的位置和环绕方式4. 改变图片的颜色、亮度、对比度和背景5. 浮动式图片和嵌入式图片的相互转换9.6.3 绘制图形 “常用”工具栏中的“绘图”按钮“视

22、图”菜单的“工具栏”级联菜单中选择“绘图”1. 绘制自选图形 注: 在拖动鼠标的同时按下Shift键,就可以绘制出一个标准图形。2. 编辑图形K 设置图形边框和填充色右键单击自选图形设置自选图形格式K 旋转和翻转 K 阴影及三维效果K 在图形中添加文字K 组合和取消组合9.6.4 艺术字 “插入”“图片”“艺术字”选择样式编辑艺术字体9.6.5 文本框 1. 插入文本框(横排、竖排) “插入”“文本框”“绘图”工具栏上的“文本框”按钮 2. 编辑文本框(文本框具有图形的属性)在文本框的边上右键单击,选择快捷菜单中“编辑文字”、“组合”、“叠放次序”、“设置文本框格式”等命令。 3. 文本框链接

23、文本框不能随着文本框内容的增加而自扩展,有部分内容无法显示出,要显示,必须改变文本框的大小。而文本框之间建立链接,就可以实现内容的连续性及完整性,文章会在个文本框之间流动。在编排报纸、杂志等不规则分布的文本时非常有用。步骤:1) 建立两个文字排列方式相同的文本框;2) 右键单击第1个文本框,在快捷菜单中选“创建文本框链接”;3) 指向要链接的第2个文本框,单击。若要断开链接:右键单击第1个文本框,在快捷菜单中选“断开文本框链接”。9.6.6 水印1. 制作图形水印2. 制作文字水印9.7 邮件合并9.7.1 邮件合并的思想 邮件合并的步骤: 创建主文档,输入内容不变的共有信息。 创建或打开数据

24、源,存放可变的信息。 在主文档中所需位置插入合并域名字。 执行合并操作,将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并,生成一个合并文档或打印输出。9.7.2 创建主文档 步骤: 建立新的空文档,输入共有信息,保存。 “工具”菜单“邮件合并”命令,打开对话框。 单击“主文档”下的“创建”按钮,选择“套用信函”。 单击“活动窗口”按钮,按钮下方显示的是要执行的合并类型和默认的主文档名。出现“邮件合并”工具栏。9.7.3 创建数据源 数据源中的一个数据记录由不同类别的域组成。数据源中的域名必须是唯一的,且最多只能有32个字符,可以使用字母、汉字、数字、下划线,但是不能有空格,第一个字符不能是数字。

25、创建数据源的步骤: “工具”菜单“邮件合并”命令,打开对话框。 单击“数据源”选项组下的“获取数据”按钮; 选择“建立数据源”,在“域名行中的域名”框中设置相应域名,单击“确定”按钮。 在“保存数据源”对话框中保存数据源,单击“确定”按钮。 单击“编辑数据源”按钮,显示“数据清单”对话框。 输入数据9.7.4 在主文档中插入合并域 步骤: “工具”菜单“邮件合并”命令,打开对话框。 单击“主文档”下的“编辑”按钮,回到主文档; 在“邮件合并”工具栏上单击“插入合并域”按钮,显示“插入合并域”列表框; 将插入点移动到需要插入合并域的地方,从“插入合并域”列表框中选择域名并单击。9.7.5 将数据

26、合并到主文档“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮“邮件合并”工具栏的“合并到打印机”按钮9.8.1 页面设置“文件”菜单“页面设置”命令1 页边距2 纸张大小3 纸张来源4 页面版式5 文档网格9.8.2 页面打印1 打印预览 “文件”菜单“打印预览”命令 “常用”工具栏中的“打印预览”按钮 “标尺”按钮 “缩至整页”按钮 “全屏显示”按钮 “关闭预览” 按钮 “帮助” 按钮 “打印”按钮 “放大镜”按钮 “单页”按钮 “多页显示” 按钮 “显示比例” 按钮2 打印方式的设置 “文件”菜单“打印”命令 “常用”工具栏中的“打印”按钮1. 设置打印机2. 设置页面范围及打印份数3. 打印选项

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