办公大楼管理办法docx.docx

1、办公大楼管理办法docx办公大楼管理办法（试行） 文明办公是企业形象和员工队伍素质的体现，创建文明的办公大楼是公司每位员工的责任，为切实加强办公大楼规范化管理，提供一个安全、有序、舒适的工作环境，营造良好的工作氛围，公司员工和进入本大楼内的其他外协人员均应严格遵循本规定。 一行政管理第一章 办公室日常管理规定 第一条 服务规范1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。5.电

2、话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员用主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话事件太长。第二条 办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗，工作时间不准关门，确保办公环境的安静有序，全体员工必须在规定时间内进入工作状态。2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保护工作，保持物品整齐、桌面整洁、整齐。4.部门、个人专用的设

3、备由部门制定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上吸烟）。7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事，除业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。8.接听电话做到铃响三声内接听，以普通话应答，接听时说：“您好，东北商品交易中心。”挂断电话前要说：“再见”，等方 挂断后方可放下电话9.需要做电话记录时，一定问明对方所要转达的事情

4、，有什么具体要求，如时间、地点、联系方式等，并及时报告相关人员。10.接待工作要专人负责，到公司的来访客人须填写登记表后由前台接待人员迅速带到接待室，奉上茶水，帮助寻找被访人。11.公司副总级以上领导预约的来访客人，须提前通知前台接待人员，明确约见地点及有关事项，前台接待人员直接将客人带到领 导指定地点，并及时转告行政秘书，没有事先预约的客人和电话，必须先通知行政秘书征得被访领导的同意后方可会见或转接电话。12.全体员工要保证办公区域的安全，防止被盗，杜绝火灾的发生。13.公司内部员工严禁谈恋爱，一经发现开除处理。14.公司内严禁员工拉帮结派，一经发现全部开除处理。15.每天下班后，将办公电脑

5、主机及屏幕关闭、自己的桌面清理干净并将椅子摆放整齐，如有违规者公司给予口头警告一次。16.离开座位但为离开公司的座椅应半入书桌以示还在公司内并为离开，离开座位并且离开公司的座椅应完全放进书桌以示已经离开公司。17.办公时间办工桌上只能出现与工作有关的物品并摆放整齐，下班之前整理桌面，只能有鼠标和显示器，其他物品请收入到储物空间，保证桌面的干净。第三条 办公礼仪规范1.职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：1.1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。1.2.指甲：职员指甲不能太长，用经常主意修剪；女性职员涂抹指甲油应尽量用淡色。1.3.胡须：男性职员胡须不宜留长，应主意经常

6、修剪。1.4.女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。2办公室职员上班服装应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服，具体要求如下：2.1.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口都不能污秽。2.2.女性职员保持服装淡雅得体，不得穿着过分华丽或低胸、暴露的服装。2.3.男性职员不得穿背心、短裤、拖鞋，不得袒胸露背。2.4.办公室员工统一穿皮鞋。3. 公司内职员应保持优雅的姿势和动作，具体要求如下：3.1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微笑下，是人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客人或出席仪式站立场合，或在长辈、

7、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。3.2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，并把双脚平行放好，不得傲慢地把脚向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐下去。3.3.公司内语同事相遇应点头表示致意。3.4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不吭。伸手时同性间应先向低位低或者年纪轻的，异性间应先向男方伸手。3.5.递交物件时：如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递上去，如是水笔，应把尖笔向着自己，是对方容易接着，至于刀子和剪刀，应该把刀尖向着自己。4责任4.1 本制度的检查、监督部门为行政主管、总经理共同执行，违反此

8、规定的人员，将给予相应的警告处分（30-100元）。4.2 行政部对本制度负有最终解释权和修改权。第二章 办公室布置1、公司经理级以上方设立单独办公室； 2、各部门座位应采用同一方向，后排为部门负责人，前排为一般职员。 3、文件柜按公司指定统一方向摆放，柜顶上不得堆置文件、杂物。4、员工应保持个人办公台面的整齐、统一. 5、办公台面严禁摆放与工作无关的用饰品，允许放置一株小型盆栽，高度不可超过屏风，直径不得大于20CM；6、未经许可，严禁在办公室墙上装贴挂画、日历或其他饰品； 7、下班后，必须将工作椅面推进办公桌面下；8、员工应保持个人办公台面的整齐、统一，具体摆放按以下图示进行：第三章 固定

9、资产及低值易耗品管理规定 1、固定资产是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营用途的主要设备，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的，也列为固定资产； 2、未作为固定资产管理的工具、器具等，作为低值易耗品管理和核算； 3、固定资产管理： 3.1固定资产由公司统一管理、核算，对固定资产的管理必须要做到一物一卡,实物增加建帐建卡，实物减少销帐封卡，保证帐、物、卡相符； 3.2使用部门：根据业务需求提出固定资产购置、租入、调拨、报废、毁损等申请，并根据谁使用谁负责的原则，归口到人管理，对本部门所使用的固定资产的完好性

10、、安全性负责； 3.3行政部是实物管理部门，通过对本公司所有固定资产进行编号、定期或不定期会同财务部门盘点等手段来管理，保证固定资产的完好性、安全性负责；3.4财务部：负责建立和健全固定资产管理规章制度，受理各部门的固定资产增加、调拨、报废、毁损等申请并办理批复文件，建立明细帐簿，定期或不定期对固定资产进行盘点，检查固定资产的管理效果； 4、增置手续： 4.1各部门购买固定资产必须先填写固定资产增置申请表，一次性购买固定资产价值总额超过10000元，必须经总经理审批； 4.2固定资产增置后，行政部应会同相关部门进行验收，合格后，行政部填写一式三联的固定资产变动表，其内容应包括购置金额、使用年限

11、、月折旧额等数据（相关数据可以由财务部提供），第一联公司办公室转记入固定资产卡片，第二联由财务部作为入帐依据之一，第三联送使用部门或仓库留存； 4.3行政部负责对固定资产的实物管理。购入后予以分类编号并粘贴标签，每月与财务部门核对固定资产卡片的记载事项，如有缺漏事项应即通知补正，配合财务部门进行定期或不定期的盘点，保证帐、卡、物三者相符； 5、资产转移处理： 5.1固定资产在部门间相互拨转，包括临时借用超过十五天以上或由不需要的部门移交回行政部门时，应由移出部门填写一式三联固定资产变动表，由行政部签章后，送移入部门签认，第一联送行政部，第二联送财务部，第三联送移出部门； 5.2不经批准，任何个

12、人不得以任何理由占用公司固定资产。如因公务需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续。行政部对配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度，并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作调动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理调动手续； 6、盘点： 行政部、财务部和使用部门应每半年对帐一次，使帐实、帐卡保持一致。由财务部、行政部牵头，每年对各部门的固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。盘点后应填制“盘存单”一式三份注明盈亏原因，呈报总经理核决后，一份自存、一份送财务部，一份送行政部备案，复印一份送到财务部。对

13、于盘盈或盘亏除应项目叙明原因呈核外，并应依增置或减损的规定办理手续； 7、减损处理： 7.1固定资产报废时，由各部门提出申请，经主管人员核实、领导批准，各级管理人员同时销帐。因减损拟报废者，应由使用部门填具固定资产变动表一式三联，注明减损原因，送本行政部门、财务部、分管副总签注处理意见，经核准后按处理意见执行。第一联送行政部变更固定资产卡片，第二联连同有关数据送财务部，第三联使用部门自存； 7.2对非正常损失减少的固定资产要查明原因，追究责任。若固定资产发生人为严重损坏、遗失或盘亏，行政部应查明原因并视情况追究相关责任人或责任部门的责任，如属盗窃或侵占公司财产的，追究法律责任；第四章 办公用品

14、管理办法 1、办公用品的申领条件。凡属本公司正式人员，根据工作所需均可按本办法规定申领办公用品； 2、办公用品类别。本公司办公用品分为消耗品和耐用品两类，由行政部统一管理，行政部应根据公司新员工招聘规划，日常备一定数量的四件套办公用品（包括：签字笔一支、笔记本一本、圆珠笔一支、便笺一本），作为新员工入职时发放使用，由行政部经理签字审核，其余物品须按第三条规定申领； 3、办公用品申领 3.1由各部门根据实际需要填写办公用品申购单，于每月二十日之前将所需增配办公用品的数量、用途填写入表，经本部门负责人签字交行政部经理审核，行政部由专人对申领表内容进行核查，申领表确定后，行政部根据各部门提交申请报告

15、及库存情况汇总统计后，填写办公用品申购单，经行政部经理审批，由采购部统一购置，行政部统一发放； 3.2每月三十日前，采购部统一购置完毕后，由行政部填写办公用品管理表补充入库栏，并检验入库。行政部于申请月的次月三日至五日内发放到各个申请部门，并填写领料单； 3.3办公用品管理人员应对进仓物品及时进行登记，分类放置，并做到物品进出仓账册登记手续完备，定期清查实物，核对账册，保持账实一致，同时做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，确保安全。各部门申领办公用品要注意节约，避免浪费。公司实行办公用品费用定额制，每月费用将由财务中心核定； 3.4对非第一次申领的耐用办公品必须要求以旧换新（圆珠笔、签字笔、钉书机

16、、机算器、笔筒、戒尺、戒刀、胶纸座、取钉器、文件架等）第五章 名片管理办法 1、公司名片的格式由行政部和营销中心依据企业形象设计格式，由总经理批准后统一制作； 2、公司新入职的经理级以上员工、其他需要印制名片的员工以及需要更改名片内容的员工填写名片制作申请表提出申请后，由部门负责人及行政部经理签字确认，行政部负责在一周之内印制好名片； 3、名片印制者的职务须与实际工作相符，因工作需要经行政部经理确认后可以使用比实际高的职务头衔，但不享受其待遇； 4、名片英文使用须符合国际惯例和规范要求； 5、名片制作费将列入部门管理费用中； 6、名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围； 7、掌握

17、名片递送礼仪和交换规则，公务、客户名片须在公司内共同使用，不得占为己有；第六章 办公设备使用规定 1 办公室设备管理 1.1、为延长办公设备的使用寿命，行政部设专人管理、操作、维护以下设备：电脑、复印机、传真机、打印机、投影仪、装订机、切纸刀、碎纸机等，使用部门严禁对设备私自拆装； 1.2、复印机、传真机、打印机等办公设备应严格按要求操作，切忌擅自拆装，办公设备的定期保养和维护由行政部负责； 1.3、公司电脑严禁擅自拆开封条，严禁安装与工作无关的软件，电脑硬件更换、软件的安装必须通过网管员，并及时通知行政人员更改电脑配置资料； 1.4、员工个人使用的办公电脑应设置开启密码，以防止他人盗用或资料

18、丢失。信息部需定期或不定期进行检查； 1.5、员工应爱护各种设备，降低消耗、费用，对各种设备应按规范要求操作，否则，造成设备损坏的应照价赔偿；发现故障，应及时报请维修，以免影响工作； 1.6、未征得同意，不得随意开启他人电脑设备，不允许擅自查阅、拷贝他人电脑资料，如有特殊情况，须征得部门负责人同意，方可使用； 1.7、严禁在上班时间上网聊天、玩游戏、看电子书等； 1.8、不得用传真机拨打电话，不得传真复印个人资料； 1.9、办公桌椅实行个人负责维护保管制，按谁使用、谁负责的原则，如有人为损伤或划痕，须使用人承担相关维修费用； 1.10、部分暂无人使用的办公桌椅日常维护及保管由所属区域部门负责，

19、如有损坏，将由该部门第一负责人承担相关责任； 1.11、严禁擅自挪用或更换个人办公桌椅（含活动柜、电脑主机架等）.第七章 更衣室管理规定1 更衣室的管理 1.1、 公司更衣室的使用分为男、女更衣室,不得混用。 1.2、 更衣室只允许公司员工上下班时更衣时使用，更衣室的开放时间为：8:00-8:20 17:0017:301.3、 员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室设施，不允许在 室内乱写乱画，张贴等。 1.4、 员工更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他食品。 1.5、 工服、鞋必须放在更衣橱内，不得挂在更衣橱门上或橱顶上，否则发现一次罚相关人员10元。 1.6、更衣室内除清扫用具

20、及更衣用櫈外，一律不准摆放其他物品、物件、工具等。 1.7、 更衣室由清洁工每天清扫,保持更衣室内清洁卫生。 1.8、 更衣室内要注意安全防火，管理部将其纳入防火责任区，指定人员负责，配备消防器材。 2 更衣柜的管理 2.1、 员工衣物，鞋子等所有物品需放入更衣柜内，不得摆放在外。 2.2、 更衣柜内只准摆放更换的衣服、鞋及工作服及随身物品，不得摆放其它物品。 2.3、 更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管，损坏酌情赔偿，并负责格内外卫生的清扫。 2.4、 衣柜破损需于当日上报行政部门，以便修理，修理费用如自然损坏由公司负责；如是使用人自己损坏则自己承担。 2.5、 部门因工作

21、需要有权要求员工打开更衣柜接受检查，员工要积极予以配合。 2.6、 更衣柜内请勿摆放贵重物品及大额钱款和有价证券，遗失责任自负。3 钥匙的管理 3.1、 更衣室钥匙统一由行政部保管，除本人外其他人员不得拥有和私配，若有物品遗失追究私配人责任。 3.2、 更衣柜内要保持清洁，用后应随时锁好。衣箱钥匙要妥善保管好，丢失 自己负责配制。 3.3、员工离职时，须将更衣柜及钥匙交于主管并由主管签字认可，如有损坏 将进行赔偿。 4 罚则 4.1、更衣柜的钥匙丢失，须按原价赔偿。4.2、更衣柜的人为损坏需承担相应维修费，并处以50-100元的经济处罚。4.3、员工违反更衣室或更衣柜物品摆放的规定将视情节的严

22、重给予50100元的经济处罚。第八章 复印室管理规定 1、复印机由行政部指派专人管理及维修，非专管人员不准乱开机维修； 2、复印室原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印，如确定需要，经行政部经理批准后办理登记手续； 3、使用公司复印设备应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用，对各种设备应按规范 要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作； 4、打印、复印公司内部文件资料时，提倡使用二稿纸（回收纸），对公司外部的资料方可使用新纸；5.打印、复印规定由各部门主管用公司指定移动U盘进行打印（如有特殊情况须告知行政部）并填写打印、复印登记表。第九章 计算机网络管理1日常管理 1.1、计

23、算机设备开机顺序：先开UPS电源、打印机、扫描仪、显示器等外设，再开主机；关机顺序相反，不得强行开/关机； 1.2、计算机连接有打印机、刻录机、扫描仪、光驱等外部设备时，应首先在关机状态（关掉所有设备电源）下将计算机及外设连接好，禁止带电连接或去掉计算机外部设备； 1.3、计算机外部设备不使用时，应关掉外部设备的电源，禁止长期打开不使用的外部设备电源，显示器应设置节能模式，要求做到人走机关； 1.4、不得私自拆卸、增加、减少或试用新配件，及时按正确方法清洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用； 1.5、打雷闪电时应暂时关闭电脑系统及周边设备，防止出现雷击现象；2上网管理 2.1、为了合理利用公

24、司提供的INTERNET资源，提高工作效率，公司决定以下人员有权获得INTERNET访问授权： 2.1.1)因工作需要经常与外界有工作上的来往，并需要通过电子邮件及其它上网方式保持联系； 2.1.2)需经常上网搜索或浏览有利于本公司生产与管理方面的数据； 2.1.3)需与本公司客户或供应商有业务来往，并通过Internet进行联系； 2.1.4)因工作需要使用电子邮件与外界进行联系； 2.1.5)其他特殊情况的员工，经行政部审批后也可获得上网权限； 2.2、所有需要上网的公司员工必须填写计算机上网申请表，并注明工作性质，由部门负责人确认其在工作范围之内后，才能提出申请报行政部审批。只有授权用户

25、才能使用公司提供的INTERNET服务项目，授权用户必须遵守公司有关INTERNET服务的管理条例，接受信息管理员的管理； 2.3、对于因工作需要，公司部分员工必须登陆的固定网站，信息管理员将会采用分时段开放INTERNET服务的办法。有需要的使用者，可以在这一段时间登陆某些固定网站，具体的INTERNET策略另行通知； 2.4、为了保障公司INTERNET线路的通畅，公司禁止员工BT下载电影或频繁的下载大量数据，相关管理部门和行政部信息管理员拥有对此条例的解释权。 2.5、公司员工在使用INTERNET服务时，将被视为接受公司对其在INTERNET上行为的监控，如对本条款有任何异议，可提出申

26、请取消INTERNET授权； 2.6、为保证公司员工规范地利用INTERNET服务，信息管理员每周对代理服务器日志进行分析，并定期将每位员工的访问纪录发送到部门负责人处。各部门负责人有责任审核自己部门的员工是否将INTERNET服务用于工作当中； 2.7、获得访问权限的员工必须将INTERNET服务用于工作范围之内，禁止在上班时间内访问游戏、娱乐类网站，禁止上班炒股，禁止从事与工作无关的事项；3 软件管理 3.1、所有计算机用户在首次使用公司计算机设备和相关生产系统，或者使用新的操作系统和软件前必须接受相关培训； 3.2、公司计算机及其系统的使用者必须是经过上级主管和部门授权认可的公司人员。严

27、禁非公司员工使用公司的计算机及其系统；未经上级领导或部门许可，任何人不得从其他人的计算机和相关的应用系统内获取非公用的相关数据信息； 3.3、公司内电脑软件统一由行政部信息管理员管理、安装，电脑使用者不得私自改动、删除或安装任何软件。当出现电脑软件故障损坏，应及时通知信息管理部更新并作记录； 3.4、公司员工不得改动计算机系统的相关软件设置(尤其是计算机名、IP地址、浏览器的相关配置等)，如果工作需要对计算机的软件设置需要进行改动必须向信息管理员备案； 3.5、禁止在公司的计算机上安装非系统自带或与工作无关的程序软件，对于公司的生产管理系统及其他网络应用系统用户，在用完系统后应及时退出系统，以

28、免占用系统资源； 3.6、信息管理员将建立公司的软件档案库，对公司工作需要的各种软件及时备份，经常检查更新，保持其可用性； 4 硬件管理 4.1、公司的所有计算机系统及相关的附属设备（如打印机、扫描仪、网络设备等）的采购、使用、报废等必须经过行政部信息管理员审核同意，不得使用未经审核的计算机设备； 4.2、为了更有效地管理公司的计算机，行政部信息管理员对公司内的所有计算机及其相关设备进行编号并登记注册，包括每台机的型号、使用部门、使用人、用途等。任何人未经信息管理部充许，不得私自更改计算机配置； 4.3、公司员工有义务对自己所使用的计算机设备的资产负责，对硬件设备的损坏、丢失、被盗等情况，必须

29、及时通知相关负责人以及信息管理员； 4.4、公司计算机设备的故障由信息管理员负责确定及维修，经信息管理员确定需外发维修的设备，由信息管理员负责开单外发，维修好后由信息管理员确认，使用部门从信息管理员领取设备； 4.5、非信息管理人员不得自行拆装、修理电脑硬件设备； 4.6、公司的计算机机房和其他信息管理人员专门使用场所，未经允许请勿擅自进入；5 网络管理 5.1、对于公司内部的一些共享资源使用，由公司员工向行政部信息管理员提出相应的申请，任何人不得随意访问XX的网络资源，不得随意进入他人的主机及其共享文件夹； 5.2、未经信息管理员许可不得改动公司计算机网络的物理设备的物理位置（包括电源和连线

30、），不得以任何形式中止和干扰物理网络的正常运行（如切断电源供应、阻断电缆等行为）； 5.3、为了保证公司内部的计算机安全和网络数据通讯的正常进行，经公司行政部许可由专门的人员对所有的计算机设备、系统、网络传输进行监控；6机房管理6.1、机房内各类设施摆放整齐、无灰、无尘； 6.2、机房钥匙由网络管理员持有，并由行政部备份、登记； 6.3、任何人不得擅自进入机房，如因工作原因必须经网络管理员许可；第十章 前台管理1 访客接待管理 1.1、前台文员要具备良好的行为礼仪修养，言谈举止得体，须着工作装、化淡妆上岗； 1.2、对所有来访人员，前台文员须做好访客登记； 1.3、前台文员对待来访客人，要站立

31、迎接，礼貌大方，热情周到，问清访客姓名、工作单位，是否有约，并通知被访人员到前台迎侯； 1.4、对要求访问公司高层领导的客人，要问清事先有无预约，并电话核实后，将客人带入领导指定的会客室后，请客人稍坐，为客人倒茶；如领导暂时不能接待的，需向客人说明情况，请客人稍侯； 1.5、客人离去时起身送客，并及时整理会客室、会客桌等； 1.6、各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照前台的工作程序做好工作，会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水，会议结束后，立即清理会议室； 2 报刊、邮件、快递收发管理 2.1、全公司公私报刊、外来邮件、快递、外发公文由前台负责收发； 2.2、外发函要求： 2.2.1、各部门因公需外发函件、快递，经办人员应于每天下午17：00点以前将函件送到前台，填写外发文件登记表。 2.2.2、每天下午17：00点以前，前台应将当日外发函件清点，累计次日早晨送交邮差寄发； 2.2.3、前台文员负责统计每一次寄件，严格把关，杜绝私人寄件； 2.2.4、为节约快递费用，凡超过3公斤的物品，一律以物流货运形式外寄，不得走快递； 2.3、外来邮件管理： 2.3.1、外来邮件一律经公司前台签收分发； 2.3.2、一般公函由前台签收并分发到各部门； 2.3.3、凡挂