1、二、办公室各类人员工作职责(一)文秘人员职责1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。3、按照分局领导指示,向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。5、负责落实调研课题,撰写调研报告,组织分局学术理论研究活动。6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动,承办上级交办的涉税杂志征订工作。7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。8、承担分局月工作要点和周会议安排的收集、综合拟制。9、负责记载分局大事记。10、负责局长办
2、公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。12、负责分局各类电、函的处理。13、负责分局日常值班和来访接待工作。(二)机要人员职责1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。(三)档案人员职责1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交;2、保管本机关各种门类和载体的档案,汇编档案资料,编制检索,提供档案利用;3、整理室藏档案,科学分类排列,系统编目编号,使之达到规范标准,并做好档案的鉴定、统计工作;4
3、、搞好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,保持账物相符;5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导;6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。(四)打 字员职责1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印。2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养,负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。3、完成领导交办的其它工作。办公室工作制度一、档案管理制度(一)档案归档制度归档范围:本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等,凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的,均属归档范围。归档时间:文书档案第二年上半年完成,会计
4、档案隔年一季度完成,科技、声像档案在工作项目,活动之后随时归档。归档要求:1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。2、分类一般采取年度问题分类。3、案卷的排列、以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。4、根据不同门类和保管期限,按照案卷排列的顺序编制卷号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。5、案卷质量应符合武汉市机关档案室业务建设暂行规定的要求,案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准,卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。二)档案保管制度1、本机关形成的各处门类和载体的档案,由档案室集中
5、统一管理,做到专室、专柜、专(兼)职人员负责保管;2、档案室有防资措施,防风窗帘,防火器材,档案柜内放有防虫、防腐药品,以使档案得到安全保护;3、根据气候条件,适时开窗通风或密闭门窗防潮,以保持室内一定的温湿度;4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室内清洁;5、平时出入库存的档案,应及时清点登记,并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损,下班前注意关灯、锁门、关门窗。6、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。(三)档案保密制度1、经常对机关工作人员进行档案保密教育,明确保密范围,严守保密纪律,执行保密手册;2、非因工作不得随意谈论档案内容,不得
6、在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料;3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料,并严禁将档案携带、传递、寄至境外;4、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传;5、严格控制机密档案查阅范围,并按照保密规定,对归档后多余的文件材料及时销毁;6、定期检查档案保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒、失泄密事故;7、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。(四)档案利用制度1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围,主要为领导决策和机关各项工作服务;2、本机关工作人员查阅档案,均限于本人工作范围所形成的档案材料,查阅超出本人工作范围的须经有关
7、负责人同意;3、查阅保密档案范围,需经主管领导批准;4、外单位查阅档案时,必须持介绍信,经同意按介绍信内容查阅;5、查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案,对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅,更不能翻印公布、倒卖;6、查阅档案必须履行登记,注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。二、办公室会务制度1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作,建立办公会制度;2、办公会由主任或委托副主任主持召开。3、会议一般每周一下午召开,有特殊情况可临时召开。4、参加会议人员为办公室全体人员,必要时通知有关人员参加。5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作,布置下周及近期主要
8、工作,商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。6、秘书室承办会议的会务组织工作。三、打印室管理制度1、文秘人员负责打印室的管理工作。2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核,并签字后送打印室打印。3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析,查找原因,并向办公室领导汇报。4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。5、保证打印或复印质量,提高工作效率。坚持谁起草谁校对,两校一复核制度。急件随到随打,平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内,杜绝原则性差错。6、严格遵守保密规定,禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室,不在室内待客闲谈。7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁,每周大扫除。人走四关(关机、关电、关灯、关门)。
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