江门职业技术学院-秘书节会议筹备方案.doc

1、秘书节会议筹备组织方案一、会议主题秘书节年度总结汇报会二、会议目的目的为肯定学院各系部学生会秘书工作的贡献，并鼓励学生投入此专业生涯发展。三、会议议程（1）根据到会的主要领导的情况，确定会议主持人。（2）根据会议主题，确定会议主持人。（3）围绕会议主题，确定讨论题目，讨论方式。（4）根据会议目的，安排主要领导做会议总结。四、会议时间、地点：2011年4月27号 上午9:0012:00在学院报告厅五、与会人员1、邀请学院领导、各系部领导以及各系部学生会秘书处代表。2、指导老师：学院学生处处长：XXX。3、学院学生会秘书处所有成员。六、会议主持由王凯瑜同学主持。七、主要活动1、现场交流经验，总结一

2、年来秘书工作的不足。2、个别同学对最近发生的秘书职业的社会话题进行演讲。3、老师对同学在秘书演讲的表现进行总结，指出不足，提出意见。八、会议议程1、由主持人致开幕词，介绍参会老师、会议目的，宣布会议开始2、指导老师XXX对一年来学生会秘书工作进行总结，对各系部秘书工作的表现进行评价，指出不足。3、参会老师代表讲话，对此次会议发表看法，给与鼓励。4、各系部秘书处代表演讲，对最近发生的秘书职业，难点问题进行演讲，发表自己的看法，给出自己的观点、意见。5、老师对代表演讲进行总结评价，指出学生的不足，给出意见。6、主持人宣布会议结束7、欢送参会老师8、清理会场，将会场按原座位排好，打扫教室卫生，将教室

3、恢复原样。九、会务分工1、会议筹备总负责人：2人2、工作人员：48名学生3、将全体成员分成八个小组，每组六到七个人，具体分组如下：第一组第二组第三组第四组第五组第六组第七组第八组4、按小组进行划分工作，具体分工如下：(1)主席台布置:第一小组。 会场布置:第二小组主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。会场大小要适中，以一百名与会人员来说学术报告厅比较适合；会场温度要适中，提前跟后勤处沟通，及时开空调、风扇等制冷制热设备；会场要求打扫干净，适当的开窗通风，保持室内空气流通良好；根据与会领导，恰当摆放各位领导以及老师的嘉宾牌，避免发生混乱。(2)会议名称的制作和悬挂：第三小组。主要职责是制作、悬

4、挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。（在制作横幅时已采取尽量节约的观念，可向学生会借事宜的横幅加以改造） (3)会签制作:第四小组。会前接待与会间服务：第五小组主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。会间服务，是文秘人员最活跃的阶段。其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。应做到以下几点：第一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议，明确与会人员名单，做好会议签到工作；第二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作，注意接待礼仪，准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料，并报告给大会主持人；第三

5、、按会场安排安排与会人员入座，座次安排要提前制定，若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单对号入座（座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列）；第四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行；第五、制定应急方案，以防止突发事件的发生。(4)拍摄工作:第六小组。宣传板的制作：第七小组会后的宣传:第八小组主要负责拍摄工作和宣传工作，使本次会议得以宣传，成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。会前要准备好拍摄工具，向系里借数码相机或数码摄像机，并学习如何使用，要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机；会议期间，要求对会议的过程做详细的拍摄，包括会场环境、老师的发言、同学的发

6、言；在拍摄期间，要遵守会场秩序，避免影响会议的进程；会后要将照片冲洗出来以作宣传之用；将会议的情况写成文章发表到学院网站，以作宣传之用；对于照片与底片应及时存档，以确保以后文件材料的保存和查阅工作5、组长的具体职责是:（1）负责与指导老师的联络、沟通工作。（2）负责纪律的检查与登记，每天及时将有关情况报告指导老师； （3）负责本小组日常管理组织和考勤工作。6、学院学生会负责人的职责是：（1）会前通知学院学生会成员（2）统筹安排会议工作、进程，总揽全局（3）负责会前、会后的宣传工作 7、会议结束后，宣传委员负责写作消息，并发布到系网站。十、会场布置1、会场布置创意：会场布置遵从“秘书节年度总结汇

7、报”这一主题，这一主题主要由彩带布置、横幅设计体现，主要营造活跃、互动的氛围。2、会场布置主色系蓝色、红色、橙黄色秘书节年度汇报会是一个对秘书工作肯定与号召的会议，意在让各系部学生会秘书交流经验，吸取教训，以热色调为主色系，蓝色凸显了信任的氛围，红色又调和了气氛，橙黄色强调的是互动沟通，使会场气氛和谐。3、会场布置分区：（1）发言区 （2）主席台 （3）同学区4、会场分区地图：主持人演讲台花篮花篮入口一组人员二组人员六组人员三组人员四组人员五组人员七组人员八组人员5、会议材料（1）秘书节总结汇报会筹备方案（3000字）（2）秘书节总结汇报会会场布置方案（3）秘书节总结汇报会会议通知（4）秘书节

8、总结汇报会发言稿（5）秘书节总结汇报会会议记录（6）秘书节总结汇报会会议总结注：（以上材料必须每人准备一份）6、会议通知由学院学生会向各系部学生会发放具体通知，电子版由学生工作处老师发放。十一、会场设备和用品准备1、音像设备：麦克风、扩音器、电脑。2、会议文件：每人手中各有一份。3、条幅：悬挂主题用。4、桌椅：按照会场布置方案将会场桌椅摆放成方形。5、粉笔：白色和彩色，若干根。十二、会议要求1、参会人员必须准时参加，如有特殊情况的需提前向学生处请假，经学生处老师批准后方可缺席会议2、与会人员须提前15分钟进入会场。会议期间关闭随身携带的通讯工具，不得随意出入，不得中途退场。3、开会期间要保持室内安静，不得交头接耳，更不得大声喧哗，要认真听取报告人讲话4、每组必须有一位代表发言，两位代表做好会议记录，会后进行总结。十三、经费预算名称单价（元/单位）数量合计（元）矿泉水25元/箱5箱125横幅21530嘉宾签到本20115笔记本530150笔13030彩带5/卷1050合计400更多文档，请通过