会计档案与会计档案管理Word文档格式.docx

1、 （一）突出的专业属性 会计档案与文书档案或党政档案对照，它的产生领域和内容性质，都拥有明显的专业性特点。第一，就会计档案的产生领域来说，各个单位的会计档案都是在本单位的会计核算活动中逐渐形成的，是这类专业性会计活动的一个有机的组或部分。会计档案是经济业务活动的重要依照，也是睁开经济活动、进行经济分昕、睁开经济研究、进行经济决策的重要依照和信息参照资料。其次，就会计档羹的内容性质来说，无论是会计凭证、会计账簿还是会计报告及其他会计文件、全计记录，无论是传统手工条件下产生的会计记录、会计文件还是在电算化条件下生成的会计电子数据记录与会计电子文档，都拥有反响和记录会计核算活动及其结果的特点。突出的

2、专业属性，是会计档案最基本的特点，也是我们鉴别会计档案和文书档案的广个重要尺度。 （二）形成过程的序时性 就整体而言，会计档案的形成过程拥有明显的序时陛特点。会计档案是依照会计年度逐年形成的，拥有必然的时间连续性特点。从会计档案中的各种记录和文件的形成程序来看，相关单位在会计活动中第一形成的是会计凭证，此后依照会计凭证所供应的数据制作各种会计账簿或按要求生成各种会计账册，最后依照会计账簿或会计账册编制各种会计报表等会计报告。这些工作步骤环环相扣，依时次序形成，否则就会违犯会计法规和相关会计工作制度。 （三）承载信息内容的严肃性 会计档案作为国家和社会经济活动的历史原始记录，它所承载的信息内容可

3、否严格依照相关会计工作的立法、制度和规范来形成，直接关系到社会基础的牢固。试想若是所保留的会计档案的信息缺乏可信性或可靠性，那么据此所拟定的社会经济与发展计划、所做出的经济管理决策等等，都将难以实现，甚至会给相关方面带来巨大的经济损失。为此，国家经常经过严格的会计立法，成立和健全会计管理制度，明确相关责任，加强会计审计工作，加强从业人员的业务培训等措施，保证会计数据和会计活动信息的正确性、可靠性和真实性。从详细单位的角度来看，为了保证本单位正常的生产次序、工作次序和科研次序，各单位一般都从健全会计管理制度、明确责任目标、完满内部控制系统等方面，加强对会计文件乖口会计记录的管理和控制，以保证会计

4、档案所承载的信息、数据的完满性、正确性和严肃性。 （四）数据记录的平衡性 会计档案的三种主要存在形式会计凭证、会计账簿和会计报告，所反响或记录的同一项经济活动或财政开支的记录数据必定吻合，不能够出现相互矛盾、弄虚作假、虚报或瞒报等方面的问题。在传统的手工会计时代，由于会计人员的操作失误或有意识地篡改等方面的原因，经常会造成所记录和反响的相关数据的不正确或误差，从而惹起会计凭证、会计账簿和会计报告所记录的数据之间的不平衡问题。在会计电算化的今天，也会由于会计数据的录入不正确，会计系统操作人员的误操作，以及一些非法之徒有意篡改计算机系统程序或履行非法操作等方面的原因，造成各种相关会计核算数据的不平

5、衡。 （五）会计记录与会计文件格式的规范性 为了严肃会计制度，保证会计核算工作正常有序地进行，各个国家、各个行、I匕和各个地区与单位，都无一例外处详细规定了会计记录、会计文件的详细格式或范式。从历史上看，不同样时期的会计档案的格式一般均有所不同样，但是在必然的时间段限内，会计档案平时都是依照一致的规范格式形成的。会计记录、会计文件的名称、种类与它们所记录和反响的会计数据性质的高度一致性，也是会计档案与其他种类档案的主要差异之一。 推行会计电算化今后，产生了好多依靠于计算机磁性介质上的记录与文件，会计人员的全部平时工作以及历年会计档案的查找利用，均可在计算机上达成，这也为会计档案赐予了好多新的特

6、点： 第一，会计信息的储藏范围和领域的扩大化。电算化会计档案不但保留了传统意义的会计档案信息内容，而且还包括储藏在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘上的会计数据。电算化会计档案储藏的会计信息的范围和领域获取了扩大。 其次，会计信息对软硬件环境的依靠性。传统的会计档案由于多采用模拟方式记录和储藏会计信息和数据，因此一般拥有直观可视性的特点；但是储藏在磁性介质上的会计档案信息和数据则多采用数字方式来加以记录，因此必定在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能够读取和利用。电算化会计档案的系统依靠性是这类新式会计档案的一个需要注意的特点。正由于这样，我们在注意保留相关的会计信息和数据的同时，更应

7、该经过著录等方式保留反响其产生背景的各种元数据。 第三，储藏介质的多样性。电算化会计档案的载体除了传统意义上的纸张外，更主要的是磁性介质（磁带和磁盘）和光盘。 第四，会计信息的易复制性和易更正性。电算化会计档案所记录的信息和数据等，拥有易遭破坏、易被篡改但却难留印迹的特点；同时它们又受介质的质量、存放环境、储藏信息的有效期等要素的影响。因此，对电算化会计档案保留的安全性、完满性要求，比对传统会计档案的要求更高。 第五，电算化会计档案的现代化管理要求更高。一般来说，推行会计电算化的时间越长，会计档案涉及的计算机财务软件的版本数量越多，电算化会计档案也就更需要采用合理的理论和方法，进行更加系统的科

8、学管理。 三、会计档案的价值、功能和作用 （一）会计档案的价值看法及其组成 会计档案的价值，是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所拥有的积极意义。它是由各种适用性和有益性组成的一个看法体。但是应该注意的是，会计档案的价值的产生根源，是各种会计记录、会计文件的形成者以及会计档案管理者等社会活动主体的各种有效付出的凝结。其中包括了这些社会主体的创立性劳动、智慧、经验、知识、勤劳等。因此，会计档案的价值实质上是反响了广大会计工作毒、档案工作者同其他社会实践主体之间的一种交互关系。认识到会计档案价值的这类实质规定性，对于我们重视会计人员和会计档案人员等社会合体所肩负职责的社会存在必

9、要性，是十分有益的。 会计档案的价值组成，主要包括以下几个方面： （1）会计档案是拟定财务计划的重要数据源。 （2）会计档案是进行科学经济决策的信息源。 （3）会计档案是保护正常经济工作次序的法律书证。 ， （4）会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文件源。 （5）会计档案是睁开历史研究的记忆库。 （6）会计档案是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。 （二）会计档案的功能 会计档案的功能，就是指它对其形成单位或社会的经济管理活动和历史文化建设等所拥有的作用能力。在潜藏的条件下，会计档案的功能是中性的，没有益害、积极与消极之分。但是在显现的条件下，会计档案的功能则会以必然的作用

10、形式表现出来，而且拥有必然的倾向性，同时也会拥有益害、利害之分。会计档案的基本功能主要包括： （1）原始凭证功能。 （2）历史查考功能。 （3）历史记忆功能。 （4）保护经济次序功能。 （三）会计档案的作用 会计档案的作用是会计档案功能的详细表现，主要包括以下几个方面： 1信息保障作用 会计档案为国家经济建设推行综合平衡和拟定公民经济发展计划，反响和核查公民经济各部门相关计划和估量的履行情况，供应重要的信息。会计档案能够为拟定经济计划，进行经济可行性研究，睁开科学的经济决策，有效地领导经济工作等，供应各种适用的数据和信息；同时，会计档案也能够为研究国家的经济建设活动规律和特点，为合理的经济政策

11、的拟定等项工作，供应重要的数据和信息资源。 2维系管理作用 会计档案是保护国家财产，打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具。会计档案的这类突出的维系管理作用，已经获取了世界各国政府的宽泛重视，而且经过成立和健全相关的会计工作法律、法规、制度、规范等，保证会计档案内容信息的可靠性、完满性和系统性，以便充分发挥会计档案的这类作用。 3督查检查作用 会计档案是督查、检查和保护国家财政纪律，保证国家利益不受入侵的重要凭证。实践经验表示，会计档案对保护国家财产，督查国家财务制度和财经纪律的履行情况，查处违纪经济案件，打击经济领域的犯罪活动等，都拥有重要的凭证作用。 4经济、历史研究作用 会计档案是

12、研究经济和财政历史的可靠史料。会计档案是管理经济活动的历史真实记录，它的经济与历史研究作用，就是充分地开发利用高质量的会计信息资源，经过周祥的解析，总结与研究公民经济发展的经验、成就及教训，发现规律和所存在的问题，从而有针对性地进行相应的调整，正确地拟定出一准时期的经济与社会发展战略、发展规划、发展方案。诚然，会计档案作为社会经济历史的真实记录，作为社会记忆的一个有机的组成部分，也是“今世赖之以知古，后辈赖之以知今”的不能或缺的难得史料资源。 、 5凭证、查考作用 会计档案是机关工作、企业管理工作的必要手段和工具。会计档案的凭证作用，是由会计档案的特点决定的。从会计档案的形成过程来说，它是在各

13、种会计核算活动中自然形成的，记录和反响了各个单位财政出入、资本使用及周转等项活动的详细过程信息。它对任何依法成立的、相对独立的社会实践主体的经济活动和财务开支情况，都有明确的记录和反响。因此，会计档案是各个单位从事经济管理活动和财政管理活动的重要凭证或历史凭证。凡是会计制度不健全，会计档案管理凌乱的单位，经常会由于缺乏充分的会计核算凭证而蒙受不应有的经济损失，有的企业单位甚至会因此而面对破产的危险。相反，已经成立了正常的会计管理制度并能够仔细组织推行的单位，不仅其会计档案完满、系统，而且也能据此有效地保证其正常的工作、生产和科研次序，及时地解决问题，化解各种经济业务瓜葛和矛盾。 会计档案的查考

14、作用也是会计档案在机关、组织、企事业单位工作管理中的一项重要作用。由于会计档案之中储蓄着十分丰富的经济、财务、资本根源和利用等方面的数据和信息资源，它能够为各相关单位进行经济决策，拟定科学合理的财务工作计划，供应可信的查考信息依照。第二节会计档案人员对现行会计文件、会计信息的督查与控制 一、会计档案人员对现行会计文件督查与控制工作的依照 （一）理论依照 会计档案人员对会计文件的形成、积累、整理和归档工作进行督查，是有着牢固的理论依照的。会计信息的运动规律表示，任何载体上储藏的会计核算信息都拥有必然的生命活动周期，而且处于不同样运动和发展阶段上的会计信息所拥有的功能和作用形式、作用发生的频率等，

15、也是有必然区其他。一般以为，会计信息的运动生命周期能够划分为三个阶段，即会计信息的产生与形成阶段、会计信息的暂时保留阶段、会计信息的销毁或长远保留阶段。其中第一个阶段是会计信息频频发挥作用的活跃期，第二个阶段是会计信息发挥作用的半活跃期，第三个阶段是会计信息不活跃的销毁期或保留期，主要供今后的经济与历史研究使用。为了保证作为会计档案保留的会计信息拥有较高的质量（如完满性、系统性和可靠性等），会计档案管理人员必定的确地履行督查和指导职责，加强对会计记录，会计文件的形成、积累、整理和归档工作的指导。 文档一体化理论是会计档案人员对会计文件和会计记录等会计信息推行有效管理控制的重要理论依照之一。 （

16、二）实践依照 实践工作的经验也表示，若是会计档案人员向来处于会计信息管理和控制的“后台”，而对会计记录，现行的会计文件的设计、形成、积累、平时使用，以及整理和归档等项“前台”的工作，充耳不闻、缺乏认识、疏于督查和控制，那么就很难的确地保证会计档案及其所承载信息的完满性、系统性和可靠性。 （三）法规制度依照 推行有效的前端控制，会计档案机构和会计档案人员还必定以相关的法规制度为依照。其中最为重要的依照就是中华人民共和国会计法（以下简称会计法）以及会计档案管理方法等法规性文件。会计法的第二十三条规定：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应该成立档案，稳当保留。为了实现这一规定的目

17、标，档案机构和档案人员必定认识会计文件或会计信息的先期形成和管理与控制方面的情况，才能实现建档目标，实现对会计信息记录的有效管理。 二、电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制 在电算化条件下，传统的会计档案管理理论和方法已经显现出必然的不适应性。为此，我们必定仔细认识和掌握电算化条件下会计档案信息及其管理的新特点，及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完满，才能使会计档案的管理理论拥有实践的品德，才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用。那么，电算化会计档案信息系统与传统的手工会计系统对照，拥有哪些特点呢? 第一，电算化会计档案信息系统缺乏交易办理印迹。由于过去手工会计系统中严格的凭证

18、制度，在电算化会计系统中逐渐失去作用，凭证所起到的较强的控制功能会变得逐渐弱化，其中部分交易几乎没有留下什么印迹。这类问题的存在，无疑给会计信息的有效控制带来了必然的难度。 第二，内部控制的程序化使得内部控制拥有必然的依靠性，同时也增加了会计档案信息系统差错频频发生的可能性。电算化系统中内部控制拥有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统的好多应用程序中都包括了必然的内部控制功能。这些程序化的内部控制功能的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们的依靠性以及程序运行的重复性，就会使无效控制长远不被发现，从而造成系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性增大。 第三，电算化会计档

19、案信息系统的交易授权及其履行与手工会计系统存在差异。授权、赞成控制是一种常有的、基础性的内部控制。手工会计系统对于一项经济业务的每一环节都要经过拥有相应权限人员的签章。但在电算化会计档案信息系统中，相关业务人员则可利用特其他授权文件或口令，获取某种权益或运行特定程序，由此惹起失控而造成损失的案件不胜列举。如：业务人员被客户收买，非法获取他人口令绕过赞成程序开出销售提单；非法核销客户应收款及相关文档；偷取企业顾客订单密码信息，开出假订单，骗走企业产品等。 第四，电算化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了。传统的内部控制主要针对交易办理，而电算化条件下，由于系统成立和运行的复杂性，内部控制的范围相

20、应地扩大了。它包括了传统手工系统所没有的控制内容，如更正程序、系统权限、网络系统安全等方面的控制。 第五，电算化会计档案信息系统中会计信息储藏数字化。我们知道，以文字、图像、声音等模拟方式记录的信息，平时拥有可直接识读性。但在电算化系统下，会计档案信息以电磁数字信号的形式储藏在光磁介质中，不能够直接识读，而且很简单被篡改或删除而不会留下任何印迹；其他，光磁介质易受损，因此会计档案信息也面对着扔掉或破坏的威胁。 第六，网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用，带来了好多新问题。网络技术无疑是当前IT发展的方向，电算化会计档案信息系统也不能防范碰到其影响，特别是互联网在财务软件中的应用，对电算化

21、会计档案信息系统的影响将会是革命性的。当前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采买、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必定有相应的控制，从而形成电算化会计档案信息系统内部控制的新问题。 针对上述各种新问题、新矛盾，我们以为必定采用相应的对策和措施，及时调整我们的传统管理理念、管理原则、管理方法等，努力研究电算化会计档案信息的有效控制措施和方法。电算化会计档案信息系统环境下的内部控制，应该包括以下几个方面的主要内容： （一）电算化会计档案信息系统的一般控制 一般控制是指对任何一个电算化会计档案信息系统都宽泛适用的，为保证系统的安全可靠而对

22、系统的组成要素（硬件、软件、操作人员）及其环境推行的控制。其详细工作内容有： 1组织与管理控制 组织与管理控制是指经过机构设置、工作分工、岗位职任的拟定、权限的划分等形式推行的控制。其基本目标是经过成立合适的组织机构和职责分工体系，达到相互限制、相互管制、防范或减少错误与舞弊发生的目的。对系统管理岗位和审查岗位的控制特别重要。系统管理主要负责系统的硬软件管理工作，从技术上保证系统的正常运行。详细包括：掌握网络服务器及数据库的超级口令，负责网络资源分配，监控网络运行；依照主管人员的要求，对各岗位分配权限，对数据的安全保密负责；负责对硬件、软件、数据的管理与保护工作。系统管理岗位应保持相对牢固，如

23、有变动应办理严格的交接手续。审查岗位主要负责督查计算机及电算化系统的运行，防范利用计算机进行舞弊。审查机内会计数据与书面会计文件或会计记录的一致性；督查会计数据保留方式的安全性、可靠性和合法性，防范发生非法更正历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防范存在漏洞等。 2应用系统开发、成立和保护控制 应用系统开发控制是针对系统开发阶段而言的，详细包括：系统开发前应进行可行性研究和需求解析；开发过程应进行合适的人员分工；按规范收集和保留相关系统的文档信息并加以保密等。系统成立控制则是针对系统成立阶段而言的，详细包括：资源的合适配置；系统的调试应有各岗位人员的参加；新的系统应与传统系统并行一段时间

24、并经相关部门审批后才能取代传统系统使用；严格的查收程序等。系统的保护是指平时为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。系统保护控制就是针对这些工作而推行的控制。 3系统软件控制 系统软件控制是指为保证系统软件运行正常而起初在系统软件内部设计的各种办理故障、纠错、保证安全的控制。 4系统操作控制 系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能依照所授予的权限对系统进行作业，不得超越权限接触系统。系统应拟定合适的权限标准系统，使系统不被越权操作，以保证系统的安全性。操作权限控制常采用设置口令等方式来实现。操作规程控

25、制是指系统操作必定依照必然的标准操作规程进行。标准操作规程包括：软硬件操作规程，作业运行规程，用机时问记录规程等。 5数据和程序控制 数据和程序控制主若是指对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到会计档案信息的完满性、可靠性和安全保密性。数据控制的目标就是要做到在任何情况下，数据都不会扔掉、损毁、泄露或被非法侵入。常用的控制包括：接触控制、扔掉会计档案数据的恢复与重建控制等。数据的备份是数据恢复与重建的前提，是一种老例的数据控制手段。在网络环境条件下，我们可利用两个服务器进行双机镜像照射备份。程序的安全控制是要保证程序不被更正、不被损毁、不被病毒感染。

26、常用的控制包括接触控制、程序备份等。接触控制是指非系统保护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被更正的可能性；程序备份则是指相关人员要注明程序功能后备份存档，以备系统破坏后重建安装之需。程序的安全控制还要求系统使用单位拟定详细的防病毒措施，包括对全部来历不明的介质在使用前进行病毒检测，按期对系统进行病毒检测，使用网络病毒防火墙以防范日益?嚣张的网络病毒侵入等。 6网络的安全控制 网络安全性指标包括数据保密、接见控制、身份鉴别、不能够否定和完满性。 （二）会计电算化系统的应用控制 应用控制是对会计电算化系统中详细的数据办理活动所进行的控制。应用控制可划分为输入控制、计算机

27、办理与数据文件控制和输出控制。 1输入控制采用的控制方法 成立科目名称与代码比较文件，以防范会计科目输入错误；设计科目代码校验，以保证会计科目代码输入的正确性；成立对应关系参照文件，用来判断对应账户可否发生错误；试算平衡控制，对每笔分录和借贷方进行平衡校验，防范输入金额出错；次序检查法，防范凭证编号重复；二次输入法，将数据先后两次输入或同时由两人分别输入，经比较后确立输入可否正确等。 2计算机办理与数据文件控制所采用的控制措施 登账条件检验，即系统要有确认数据经复核后才能登账的控制能力；防错、纠错控制，即系统要有防范或及时发现在办理过程中数据扔掉、重复或出错的控制措施；更正权限与更正印迹控制，

28、即对已入账的凭证，系统只能供应留有印迹控制；对已人账的凭证，系统只能供应留有印迹的更正功能；对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不供应更正功能等。 3输出控制可采用的控制措施 控制只有拥有相应权限的人才能履行输出操作，并要登记操作记录，从而达到限制接触输出信息的目的；打印输出的信息记录要进行登记，并按会计档案要求保留。第三节会计档案的收集 会计档案的收集，就是依照国家相关法律、法规和制度的要求，将拥有必然保留价值的会计档案整理立卷，按期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动。 一、会计档案收集的一般要求 第一，会计档案收集必定贯彻履行“一致领导、分级管理”的基根源则。会计档案必定集中一致管理，反对分别存放，这是会计档案收集工作的最基本的要求。以个体形式形成的会计记录、会计文件，只有经过会计人员和会计档案管理人员的创立性劳动，依照会计记录和会计文件的形成规律加以集中和系统化，才能成为以有机体形式存在的会计档案。残缺不全的会计档案，经常会由于其赖以生计和发挥作用的有机体碰到致命的伤害，而使其现实利用价值和历史研究价值大打折扣，甚至丧失其本应拥有的利用价值。 其次，会计档案的收集活动必定自觉地依照会计档案的形成规律。会计档案作为社会的一种重要的信息资源，其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期、半活跃期和不活跃的保