Word基础教程Word文档格式.docx

1、阳光软件快捷键:Ctrl+小键盘2用于朗读当前窗口标题。至于窗口控制按钮，键盘无法访问，不过它们的功能完全可以通过控制菜单来实现。二、菜单栏菜单栏包括九个子菜单和一个组合框。Windows快捷键“Alt”激活菜单栏，听到“文件（F）子菜单”后，即可用左右光标或者“Tab”、“Shit+Tab”访问相邻的子菜单以及“提出问题组合框”，上下光标可以展开子菜单。特别说明：您可以在“提出问题组合框”中键入帮助主题，但必需用Tab键切到该框，因为光标无法激活它。三、工具栏Word软件以工具按钮的形式将常用的菜单命令显示在工具栏，通过对工具按钮的操作，可以快速地执行菜单命令，从而提高工作效率。在默认情况下

2、，工具栏显示常用工具按钮和格式工具按钮，当然您可以通过“工具（T）子菜单”下的“自定义（C）.菜单”来配置个性化的工具栏。键盘访问工具栏的方法是：Alt激活菜单后，用word提供的快捷键“Ctrl+Tab”跳转到工具栏，然后就可以用Tab键或左右光标来访问工具按钮了， 如果听到有“下拉”提示，请用上下光标展开，执行命令当然是“Ender”键啦。四、文档窗口文档窗口是您创建、编辑、修改和查阅文档的地方，默认情况下，在文档窗口四周分布着标尺和滚动条以及上下翻页按钮，它们只适合鼠标操作，不过，其功能都是可以通过键盘来完成的。下面罗列一下阳光软件朗读文档窗口的快捷键：朗读前一个字符快捷键:左光标朗读后

3、一个字符快捷键:右光标朗读前一个单词快捷键:Ctrl+左光标朗读后一个单词快捷键:Ctrl+右光标朗读上一行快捷键:上光标朗读下一行快捷键:下光标朗读上一段快捷键:Ctrl+上光标朗读下一段快捷键:Ctrl+下光标从文档起始处朗读到光标所在处快捷键:Shift+小键盘减号自动朗读快捷键小键盘减号设置块首快捷键:Shift+小键盘4设置块尾快捷键:Shift+小键盘6朗读选中区域内容快捷键:Shift+小键盘5取消选中快捷键:Shift+小键盘0朗读剪切板快捷键:Shift+小键盘8浏览式朗读快捷键:Ctrl+小键盘减浏览式朗读设置快捷键:Shift+小键盘7浏览式朗读（从光标处开始朗读）快捷键

4、:Ctrl+Alt+小键盘减上一页快捷键:Ctrl+上翻页下一页快捷键:Ctrl+下翻页关闭office助手快捷键:Ctrl+Shift+F4五、任务窗格任务窗格是word2003程序中提供常用命令的窗口。它的位置默认在文档窗口的右侧，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。在需要的时候，任务窗格会自动显示，当然您也可以随时打开和关闭它。打开或关闭任务窗格快捷键Ctrl+F1在任务窗格和文档窗口之间跳转快捷键F6下一选项快捷键Tab上一选项快捷键Shift+Tab返回上一任务窗格Alt+左光标跳到下一任务窗格Alt+右光标六、状态栏状态栏位于word窗口的底部，它提供文档当前位置的诸多信息，

5、如页码、行列数、光标到页顶端距离等，另外它还显示一些特定命令的工作状态，如：录制、改写、修订、扩展以及当前使用的语言种类等。阳光软件相关快捷键如下：读光标所指字符的字号及类型快捷键:插入+F描述光标所在行，列，段落，页信息快捷键:插入+删除查询当前字符的语言快捷键:Alt+Ctrl+Shift+A第二章 文档的基本操作第一节 新建和保存文档一、新建文档启动word程序，它就会为您自动创建一个空白文档，但这并不意味着，要创建一个新文档，就要启动一次程序，word为您提供了多种创建新文档的方法。在程序窗口直接按下快捷键Ctrl+N或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮”就能新建一个最常用的空白文档

6、。除此之外，您还可以执行“文件（F）子菜单”，下的“新建（N）.菜单”回车打开“新建文档”任务窗格，此时焦点自动跳转到任务窗格，这里提供了多个选项链接，用Tab键切到需要的选项回车，就能创建一个新文档了。特别提示：“根据现有文档.链接”，这个选项实际上是打开一个当前文档的附本，编辑此文档，不会影响到原有文档的内容。二、保存文档方法一、保存一个普通文档当您新建一个文档后，在文档窗口，按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件（F）子菜单”下的“保存（S）菜单”，弹出“另存为”对话框，请在“保存位置（I）:组合框”中选择保存路径，在“文件名（N）:可编辑文字”处键入文件名

7、，然后按下“保存（S）按钮”或直接回车就完成文档保存了。 当您打开一个现有的文档并对其进行编辑修改后，按下“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件（F）子菜单”下的“保存（S）菜单”，程序将自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来，不过，这样一来，原有的内容就不复存在了。有时候，您可能既想保存自己修改编辑后的结果，又想保留一份原有的文档，这时，我们建议您执行“文件（F）子菜单”下的“另存为（A）. 菜单”，然后在弹出的“另存为”对话框中，为您编辑修改过的文档键入一个新的文件名，或者使用原有文件名，但改变一下存放路径，这样，您就达成愿望了。方法二、保存一个加密文档

8、有时候，您可能不希望电脑中的文档被人随便查看或修改，那么，我们建议您在保存文档时顺便为文档设置密码，这样，只有知道密码的阅读者才能打开或修改您的文档。具体做法如下：打开“另存为”对话框后，用Tab切到“返回下拉不可用”，然后用左右光标到“工具菜单按钮”，上下光标找到“安全措施选项（C）.菜单”回车，弹出“安全性对话框”，在“打开文件时的密码（O）:可编辑文字”处键入一个密码，这个密码将用于打开文档，另外，您还可以在“修改文件时的密码（M）:可编辑文字”处再键入一个密码，这个密码将用于修改文档。密码可以包含字母、数字、空格和符号的任意组合，并且最长可达15个字符。如果需要更长的密码，请按下“高级

9、（A）.按钮”弹出“加密类型”对话框，在该对话框中，可以选择加密类型和密钥长度。完成设置和编辑后，依次按下确定按钮，当弹出“确认密码对话框”时，请按提示再次键入修改文件时的密码，在这里还会听到另一个提示“请注意:密码一旦丢失或遗忘，则无法恢复。（请记住:密码需区分大小写）。”如果想保存刚才的操作，请依次在打开的对话框中按下确定按钮。特别提示，如果忘记了打开文件时的密码，文件将无法打开，如果只是忘记了修改文件时的密码，那么请在修改后选用“另存为”的方式来保存修改后的文档。第二节 打开和关闭文档一、打开文档方法一、从“资源管理器”打开文档在资源管理器中找到.doc文档，直接回车打开。Word支持同

10、时打开多个文档，所以您可以在文件列表中按住Shift键，用光标选择多个相邻的文档回车打开，如果要打开的多个文档并不相邻，那么请在文件列表里按住Ctrl键，然后用光标浏览文件名，当听到需要打开的文件名时，放开Ctrl键，并空格一下，该文件就会被选中，再按住Ctrl去浏览文件列表，如再听到想打开的文件名，请重复上述操作，直到选中所有需要打开的.doc文档。当然，阳光软件还为您提供了另外一种选择不相邻文件的方法，在文件列表里，您可以用模拟鼠标去逐一朗读，当听到想要选中的文件名时，按下列表项加入选中快捷键ALT+小键盘加号，反复操作，直到选中所有需要打开的.doc文档，完成选择后，回车即可打开刚才选中

11、的所有文件了。方法二、使用菜单命令打开文档在程序窗口，Alt激活菜单时听到“文件（F）子菜单”，下光标到“打开（O）.菜单”回车弹出“打开对话框”，您可以通过“查找范围（I）组合框”找到想打开的文档，Tab切到“打开（O）按钮”，特别提示，word在这里提供了多种选择，所以请不要急于按下按钮，先用上下光标来听一听“工具坛出式菜单”中可用的菜单，找到您想要的然后再回车执行。菜单用途说明如下：“以副本方式打开”：执行此菜单命令时，Word程序会在被选中文档的相同目录下创建一份完全相同的文档，同时打开这个新创建的文档供您阅读和编辑。例如您选中一个名为“123.doc”的文件，然后执行“以副本方式打开

12、（C）菜单”命令，那么程序就会自动创建一个名为“副本（1）属于.123.doc”的文件并打开它，即使在您退出时不保存，这个新创建的文档也会被自动保留下来。“以只读方式打开”：所谓只读，就是只能读取，不能更改，选中文件并执行“以只读方式打开（R）菜单”命令后，Word文档会禁止您对打开的Word文档进行编辑和修改，从而有效保护该文档的原始状态。当然，在只读模式下打开的文档，您可以通过“另存为”操作，将其另存为一份全新的可以编辑的Word文档。“打开并修复”：当word文档发生损坏，不能正常打开时，您可以执行“打开并修复（E）菜单”命令，这样，word程序也许能修复一些损坏并不严重的文档并且打开它

13、们。方法三、打开最近使用过的文档。首先，您需要做一下设置，Alt激活菜单后，右光标找到“工具（T）子菜单”，上下光标找到“选项（O）.菜单”回车打开“选项对话框”，在“选项卡列表”中找到“常规选项卡”，然后Tab切到“列出最近所用文件（R）:复选框”，并选中它，再用Tab切到“个（E）5数字显示框”，在这个组合框里可以用上下光标来选择数字，这里的数字，定义的是在您的word程序的“文件（F）子菜单”中显示最近打开过的.doc文档的个数，做过上述设置后就可以象访问“文件（F）子菜单”中的其他菜单一样，访问到您最近打开过的doc文档名并在“文件（F）子菜单”中直接回车打开文档。二、关闭文档方法一、

14、关闭当前文档而不退出word程序在程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件（F）子菜单”下的“关闭（C）菜单”命令，此时关闭的只是当前文档，而并不退出应用程序，您还可以在程序窗口进行其他操作。方法二、关闭当前文档同时退出word程序直接按下快捷键Alt+f4；当然也可以通过执行“系统（空间）子菜单”下的“关闭（c）菜单”命令或“文件（F）子菜单”下的“退出（X）菜单”命令，这个操作是同时关闭当前文档和Word程序。第三节 定位和拆分窗口一、定位在程序窗口按下快捷键Ctrl+G或在“编辑（E）子菜单”下找到“定位（G）.菜单”回车弹出“查找和替换”对话框，此时焦点自动

15、落在“定位选项卡”上，在“定位目标（O）:”列表框里选中目标，例如“页”，然后Tab切到“输入页号（E）:可编辑文字”这里需要键入定位条件，比如您键入数字“2”回车，此时光标已经到文档第2页的第一行行首了，不过焦点还停留在刚才打开的“查找和替换对话框”中，按下Esc键退出“查找替换”对话框，焦点自动回到文档中的 光标处。当然在定位目标列表框中有多个可选项，您可以根据自己的需要来选择。Word中的定位功能使得您无需考虑文档内容而迅速定位到想要查找的页、节、书签等处。二、拆分窗口有时候需要在一个长文档的两个不同区域来回编辑，为了免除反复的上下翻页的麻烦，我们就要应用到拆分窗口。在菜单栏找到“窗口（

16、W）子菜单”下光标到“拆分（S）菜单”回车，此时屏幕上出现一条较粗的深灰色横线和上下两端带箭头的光标，用键盘上的上下光标，可以上下移动这条横线，回车后，文档窗口就被这条横线分成了上下两个。用F6可以在这两个窗口间来回切换。两个窗口分别完整地显示了当前文档，这样您就可以在两个窗口分别用上下光标找到需要编辑不同位置，待编辑完成后，再次回到“窗口（W）子菜单”，上下光标到“取消拆分（S）菜单”回车，被拆分的窗口就恢复原貌了。第四节 文档视图Word2003为您提供了七种视图方式：普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲、页面预览和打印预览。一、普通视图普通视图是word文档的基本视图，也是默认视图。它

17、简化了页面版式，隐藏了页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景，同时在状态栏显示光标所在位置的行、列、页、节等信息，它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。要使用普通视图，请在“视图（V）子菜单”下的“普通（N）菜单”上回车，当听到“普通（N）菜单打钩”时，说明当前文档视图为普通视图。当然也可以在常用工具栏按下“普通按钮”。二、Web版式视图Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），除此之外，Web版式还显示文档背景和图形对象。“视图（V）子菜单”下“Web版式菜单打钩”或直接按下常用工具栏上的“Web版式按

18、钮”便可以应用该视图方式来查看文档。三、页面视图页面视图是直接按照您设置的页面大小进行显示的视图方式，您可以通过该视图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位置。因而它是排版时的首选视图方式。要选择该视图方式，请进入“视图（V）子菜单”执行“页面（P）菜单”命令或直接点击常用工具栏相应图标。四、阅读版式视图在阅读版式视图中，文档中的字号变大了，文档窗口被纵向分为了左右两个小窗口，看起来象一本打开的书，显示左右两页。这样每一行变得短些，阅读起来比较贴近于自然习惯，不过在“阅读版式”下，所有的排版格式都会被打乱，并且不显示页眉页脚。要使用该视图请在“视图（V）子菜单”下将“阅读版式（R）菜单

19、”打钩，或按下常用工具栏相应按钮。五、大纲视图大纲视图方式是按照标题的层次来显示文档的，您可以折叠文档，只查看主标题，从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。不过，大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。要选用大纲视图，请将“视图（V）子菜单”下“大纲（O）菜单打钩”或点击常用任务栏相应图标。六、打印预览打印预览是用于显示打印效果的（也称“模拟显示”）它也是Word文档视图方式中的一种，打印预览是在页面视图方式的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，更有利于您检查文档的布局，当然，在打印预览视图下，您不能编辑文档。要查看打印预览，请执行“文件（F）子菜单”下的“打印预览（V）

20、菜单”命令或点击工具栏上的“打印预览按钮”。七、网页预览执行“文件（F）子菜单”下的“网页预览（B）菜单”命令，word程序会打开IE浏览器并将当前文档显示在IE窗口中，以此向您展示文档在IE中的最终外观，该视图方式不允许编辑。第五节 查看文档属性通过“文件（F）子菜单”下的“属性（I）菜单”可以打开当前文档的“属性对话框”，对话框中有常规、摘要、统计、内容和自定义等五个选项卡，这些数据由程序自动彩集供您查阅。第三章 编辑文本文档编辑是word应用中最基础的操作，它包括文字、符号的输入，日期和时间的插入，文本的复制、移动、删除、查找、替换，以及文本的自动更改、拼写和语法检查等。第一节 输入文本

21、启动word程序，它会为您自动创建一个名为“文档1”的新文档，有了这个新文档，就可以开始输入了。一、输入文字输入文字，当然就是在word文档窗口打字啦。新建的文档里，有一个不停闪烁的光标，您只有在光标的指示下，才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。所以当务之急是了解光标当前位置，按下阳光软件提供的“描述光标所在行，列，段落，页信息快捷键:插入+删除”听到“第1行1列。第1段。第-1页。”这就是当前文档的光标位置，也就是您键入的文字将要显示的位置。在整个输入过程中，光标会自动随着文字的不断写入而向后移动，它永远指向下一个文字的键入位置。在word中，有两种输入模式，一是插入模式，一是改写模式。默认

22、是插入模式的。在插入模式下输入一个字符，那么它将显示在光标当前指向字符之前，而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位置。改写模式则是另外一种情况，在改写模式下，键入的字符将覆盖光标当前指向的字符，同时光标后移指向下一个字符。按下键盘上的insert键，插入模式将转换为改写模式，再次按下insert键时，又能回到插入模式。当然我们也可以在“工具（T）子菜单”中找到“选项（O）.菜单”回车打开“选项对话框”在“选项卡列表”中找到“改写模式（V）复选框”，用空格改变该复选框的状态，就可以在编辑和改写模式间切换了。Word有自动换行的功能，写满一行后，光标会自动移向下一行，所以您在输入过程中，不必为

23、换行做任何操作。若需另起一段，请按下回车键。在输入过程中，难免有错字，这样我们就要用到backspace（退格键）和delete（删除键）了，按下delete键，删除光标当前指向的字符，按下backspace键，光标当前指向的字符会覆盖前一个文字，也就是说光标当前指向字符的前一个文字被删除掉了。当我们用左右光标在文档里逐字朗读时，按下一次光标键，读屏软件朗读的字符就是当前光标指向的字符，牢记这一点，我们就能在编辑文档时自如地使用insert、backspace和delete键了。二、插入符号在输入文档过程中，您会碰到一些无法用键盘键入的符号，这时就需要使用word的插入符号和插入特殊符号功能来

24、完成工作了。在菜单栏找到“插入（I）子菜单”，执行其下的“符号（S）.菜单”打开“符号对话框”或者执行“特殊符号（Y）.菜单”打开“插入特殊符号”对话框，不过，这两个对话框中的符号都是图形，读屏软件无法识别，所以完全依靠键盘操作的朋友只能通过键入字符代码来完成此项工作。三、插入当前日期和时间执行“插入（I）子菜单”下的“日期和时间（T）.菜单”，打开“日期和时间”对话框，在“语言（国家/地区）（L）:”列表中选择地区语言，然后在“可用格式（A）:”列表中选择各种当前时间的格式，特别提示，在列表中用上下光标整句听读后，一定要用windows键加小键盘的4、5、6键逐字听读一下，这样您才能准确地选

25、择想要的格式。如果您想让现在插入的时间能在下一次打开文档时与计算机时间同步，那么请把“日期和时间”对话框中的“自动更新（U）复选框”选中，否则就不用选中这个复选框。第二节 选中文本选中文本是编辑文档的先决条件，准确的选中所需文本是word应用中的一个基本操作，在这一节里，我们将向您细致地讲述选中文本和取消选中的方法。一、选中文本在文档中选中文本会有以下四种情况：第一、选中光标当前指向的字符左右光标逐字朗读时，听到需要选中的字符，按下Shift+右光标即可选中。第二、选中光标当前所在的行上下光标逐行朗读，当光标来到需要选中的行时，按下Home键将光标移到行首，然后再按下Shift+End键，这样

26、就可以选中整行了。第三、选中文档中的任意区域利用阳光软件的“设置块首快捷键:Shift+小键盘4”和“设置块尾快捷键:Shift+小键盘6”可以在文档中随心所欲的选中任意区域。光标指向希望选中的第一个字符，按下Shift+小键盘4，然后光标到希望结束选择的字符，特别提示，此时光标一定要指向结束字符的下一个字符，然后再按下Shift+小键盘6，这样才不会有遗漏。第四、选中整篇文档按下快捷键Ctrl+A或者执行“编辑（E）子菜单”下的“全选（L）菜单”均可选中整篇文档。二、取消选中方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中按下阳光软件“取消选中快捷键:Shift+小键盘0”，取消选中的同时，光标回到刚才

27、开始选中的块首处。方法二、使用Word程序的功能取消选中在选中状态下，按下任意一个能移动光标的键都能取消选中，只不过，按下不同的键，取消选中后，光标指向的位置有所不同。按下左光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首；按下右光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾；按下上光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首的上一行；按下下光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾的下一行。按下Home键，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首所在行的行首；按下End键，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾所在行的行尾；按下PageUp和PageDown也能取消选中，不过取消选中后光标指向刚才

28、被选中文档的上一屏或下一屏，不太方便我们继续编辑。第三节 复制和移动文本复制和移动文本都是以选中文本为前提的！复制文本是通过执行复制和粘贴操作来实现的，而移动文本则是通过执行剪切和粘贴操作来完成。两者的区别在于，执行复制和粘贴操作后，被复制的文本仍然保留在原处，而执行剪切和粘贴操作后，被剪切的文本不再保留在原处。当您执行复制操作或剪切操作后，其内容都将被暂时存放在剪贴板，word2003为您准备了24个子剪贴板，因此您可以同时复制、剪切、粘贴多项内容。一、复制文本选中要复制的文本，按下快捷键Ctrl+C或者按下常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。当然您还可以通过执行“编辑（E）子菜单”

29、下的“复制（C）菜单”，或者按下Application键并执行弹出的快捷菜单中的“复制（C）菜单”来完成复制。二、剪切文本选中要剪切的文本，按下快捷键Ctrl+X或者按下常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法，当然程序也允许您通过菜单来完成剪切操作，选中要剪切的文本，执行“编辑（E）子菜单”下的“剪切（T）菜单”或者按下Application键弹出快捷菜单，找到并执行“剪切（T）菜单”即可。三、粘贴文本粘贴文本是复制或剪切文本的目的，而复制或剪切文本则是粘贴文本的前提，在Word程序中，您既可以使用Windows操作系统通用的粘贴方式，也可以应用Office剪贴板功能来完成粘贴。将光标移到需