试论信息社会条件下秘书文字表达能力的培养Word文档格式.docx

1、5、讲究文体格式 3三、信息社会条件下秘书文字工作的新特点 41、写作体裁多样化 42、内容真实性更强 43、文字表达的媒介多样化 44、语言文字的丰富化 45、写作的时效性增强 46、文字表达更加规范化 4四、信息社会条件下秘书文字表达能力的新原则 51、符合方针、政策、法令、法规 52、忠于机关制文意图 53、坚持实事求是的精神 5五、信息社会条件下秘书文字表达能力的新要求 51、下决心、有毅力、勤读书 52、要善于调查研究，提高观察思维能力 53、要善于动脑，经常积累材料 54、要加强文字修养、多写、多练 55、提升媒介素养，适应新媒体环境下的秘书写作 6六、信息社会条件下秘书文字表达能

2、力培养的具体方法 61、从调查研究的基础上掌握更多的材料 62、掌握写作理论，熟悉常用文体 63、修炼语言文字，增强文字表达能力 64、利用业余时间参加有关新媒体、网络等相关培训机构 65、在生活中广泛积累写作素材、写作兴趣 76、加强文字表达基本功底 7参考文献 7致谢 8赫煜东（甘肃农业大学人文学院文秘教育专业，甘肃 兰州，730070）摘要: 秘书作为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员，身处组织枢纽之地，必须具备多方面的能力。文章对当代社会秘书文字表达能力的培养进行了分析探讨。关键词:信息社会 秘书 文字表达能力Information Society secretary

3、writing skills trainingHe Yudong（Major in Secretarial education in the College of Humanity of Gansu Agricultural University，Gansu Lanzhou，730070）Abstract： Secretary as government agencies, enterprises and institutions to provide aid management, integrated service personnel, living tissue hub of the

4、land, must possess a wide range of capabilities. Articles written expression of contemporary social secretary ability was analyzed and discussed.Key Word: Information Society Secretary Writing skills 21世纪是网络信息时代，极大的改变着人们的生产、生活和工作方式，也深刻的影响着现代秘书工作。网络信息时代开放性、虚拟性等其独具的特点，给秘书工作带来了新的机遇，更提出了新的要求。在信息社会的时代背景下

5、，秘书工作如何取得新的突破显得尤为重要。所谓信息社会，也被称作信息化社会，是脱离工业化社会以后，信息将起主要作用的社会。在农业社会和工业社会中，物质和能源是主要资源，所从事的是大规模的物质生产，而在信息社会中，信息成为比物质和能源更为重要的资源，以开发和利用信息资源为目的信息经济活动迅速扩大，逐渐取代工业生产活动而成为国民经济活动的主要内容1。以计算机、微电子和通信技术为主的信息技术革命是社会信息化的动力源泉。信息技术在生产、科研教育、医疗保健、企业和政府管理以及家庭中的广泛应用对经济和社会发展产生了巨大而深刻的影响，从根本上改变了人们的生活方式、行为方式和价值观念。现阶段我国正处在一个高速发

6、展的时期，社会各个领域都面临着前所未有的改革机遇与良好发展前景。在适应社会变革的过程中，信息社会中秘书文字表达能力的培养更需要进一步的探讨和研究，对于秘书文字表达能力的培养，旨在让信息社会的秘书工作能够更快更好的适应时代气息，让秘书人员在工作起来能够更加的得心应手、游刃有余。 一、秘书及其能力 秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位；在世界范围乃是广泛的社会职业之一，对社会发展起着不可缺少的作用。秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，有它自己的特征，即服务的直接性、服务的稳定性、知识化、年轻化、女性化。1随着时代的进步，实践的发展，秘书的工作内容和工作职

7、能也在发生着改变。21世纪是一个知识经济时代，是一个信息爆炸时代。在信息爆炸的今天，不论你的知识基础多少扎实，一旦你放松了学习和实践，你就随时可能被别人赶上，甚至被远远抛在后头。社会的不同，时代的不同，环境的不同，对秘书的能力也有不同的要求。中国入世后，市场愈加开放，交流日益广泛。政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。把自身思维和行动置于日新月异的国外市场中，至于复杂多变的社会大环境中，随时参与对外政治、经济活动，及时更新思维方式和处事方法，把握社会动向、

8、市场行情。领导、上司对中高级秘书的要求已不仅仅是收集、筛选、整理、提供信息，还要求秘书能分析、研究信息，准确把握社会动态、市场形势，提出和拟制多种方案，帮助上司选择目标，确定任务，制定出达到目标、完成任务的具体步骤、方法、措施、时间；以及人力、物力、财力、信息、技术的投入与分配；还应预测成果及下一步如何发展，预测可能产生的风险与防范措施等等。新的形势要求秘书工作要科学化、信息化、法制化、民主化。与此同时，秘书作为为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员，身处组织枢纽之地，必须具备和各种环境相适应的多种能力。说到能力，则是秘书人员素质结构中重要的组成部分。作为信息社会的秘书人员如果没

9、有合格的能力，就很难与自己的上司进行沟通与交流，更无法提高工作效率。结合我国的实际情况（尤其是近二十年来秘书工作的有所发展，与国际上越来越接近的现实状况），我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有一下15项：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督察工作、日程安排、日常事务、办公室管理和其他临时交办事项。2众所周知，秘书人员都要从事文书写作与文书处理，但秘书写作与文艺创作、新闻写作或其他写作不同，有自己特定的内容要求。秘书文字表达能力，就是秘书文字水平的能力，运用语言文字阐明所要表达的观点、意见或抒发思想、感情的能力，运用文字表

10、达方式，使其系统化、科学化、条理化的一种能力。写作能力是人的思维能力、文化程度、知识和文字表达能力的综合体现。提高写作能力绝非学一两门课所能奏效，也并不是百日之功。文字表达能力即写作能力，主要是指秘书人员在工作中能以简明扼要的语言准确地表达上司意思的能力，这是秘书人员的一项基本功。写作又包括公务文书写作和事务文书写作，秘书工作者要写好公务文书和应用文书，应具备公务文书、应用文文体知识，要善于运用逻辑思维, 将有关语文知识综合起来转化为写作能力。秘书的写作能力并不单纯是文字表达能力，它还包括草撰工作计划、调查报告和其它公文的能力。从写作能力可以反映一个秘书人员的理论修养、思维能力、观察能力和语言

11、组织能力, 所以文字表达能力又是一种综合能力。网络这个词语，对于现阶段的我们，不论是学生、老师还是人和阶层的人员来说都不陌生，人类已经进入了一个崭新的时代-信息时代。一切领域都被信息技术所覆盖，从政治到经济；从教育到社会，没有一个领域不受到信息技术的影响。网络有超级强大的功能，比如说聊天，电子邮件，增进人们之间的感情，提高效率，增加利润。从人们利用网络媒体获得信息途径的角度讲，网络工具已经是我们生活不可缺少的工具，而这对于信息社会秘书文字工作的要求也不断提出新的考验。 二、秘书写作的一般要求1.代单位立言，非个人意愿 秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个最大的特点就是非个人意愿，而是代机关

12、、单位立言。文艺创作是作家在生活或读书中有所感受、冲动而动笔，论文写作是作者在科学研究或试验中有所领悟、发现而著文，秘书却是秉承机关、单位主管的旨意才撰拟成文。即使是新闻写作，记者采访也往往是奉主编之命行事。代笔立言，这是秘书的职业特征所决定的。2.集体成果，非个人创作 秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封简单的信，也要有上司授意、秘书拟稿、上司审核三个程序。较大单位较重要的文章往往还要加上集体讨论、部门会商、反复修改才可以定稿；定稿之后还得经过签发、打印、校对、善印才能成为正式文件。一份文件往往要集中多人的智慧，要经过好几个人的手笔和努力才能完成。秘书在其中也许起着主要作用，但绝非个人创

13、作和个人功劳。所以说，秘书所写的文章都是集体的成果，秘书不能个人署名，也没有著作权，也谈不上文责自负。3.内容真实、实用、客观，符合政策 秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，绝不允许文艺创作的虚构；要求实用、有针对性，能解决实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符合党和国家的方针政策、法律法规，不允许随心所欲。4.语言要求流畅、平实、简洁、规范 秘书写作的语言要求明明白白，通俗流畅，不要求像文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深邃、理性和抽象；要求平铺直叙、实实在在，不要求曲折、华丽；要求简洁和扼要，反对啰

14、嗦；要求规范的词语和句法，不允许用方言俚语或作家所谓的语言风格个性化。一般多用单句和复句；多用陈述句和判断句，少用疑问句和反诘句；讲究字斟句酌，多加推敲，而不用夸张、拟人等修辞手法。5.讲究文体格式 凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式，既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。其他应用文也有约定俗成的格式，讲究的是统一、规范，不存在什么百花齐放。因而，秘书写作不可标新立异。3 就拿政府宣传部门工作的秘书文职人员来说，其工作内容就随着信息社会网络的不断更新以及社交工具不断多样化的形势下而变的同样复杂多样化，比如说微博，自2010年起受到了各级政府部门的重视，草根和权威部门的融合决定着政府微博的新

15、闻传播有着区别于一般的微博信息和传统新闻媒体的特点。然而我们都知道，我们国内的微博大多是对微博始祖Twitter的模仿或者改进，每条140字以内的限制使得微博新闻信息的传播必需短小精悍，由于字数的限制，每一条微博新闻都只能表达有限的信息，因此信息社会秘书的文字工作就会区别于传统的文秘工作系统、完整地传递信息，尤其是关于事态滚动进展的微博新闻。 三、信息社会条件下秘书文字工作的新特点 由于现代化的网络交涉工具不断的多样化，而且秘书的文字工作是以实用为目的的写作，因此，信息社会秘书文字工作的新特点具备以下几个特点：1.写作体裁多样化 信息社会，技术的发达使得秘书的工作内容被大大丰富了，秘书写作的体

16、裁也呈现出多样化的特点，从最初常用的事务文书及公文，到现在的新闻、微博，这也对秘书的文字表达能力提出了新的要求。2.内容真实性更强 秘书写作的内容的基本原则就是真实，真实性是文字工作的生命之所在。秘书必须真实地向社会各方面传递相关信息，否则会给社会带来不利影响甚至造成危害。在信息社会中，这种真实性则表现的更为强烈，秘书在写作内容上如果存在造假或者抄袭的行为，利用网络工具很容易被发现，这就对秘书写作内容的真实性提出了更高的要求。3文字表达的媒介多样化 信息社会，各种媒介的影响力日渐增强，秘书人员面对的媒介已经趋于多样化，由原来单一的纸质媒介变为多媒介，互联网、手机、微博、飞信等等都已成为秘书人员

17、必须面对的文字表达媒介，如512地震后，政府部门的秘书就是通过短信来辟谣；平时，企事业单位的秘书也经常用飞信、QQ发布通知。4.语言文字的丰富化 较强的语言文字能力是秘书人员应该具备的基本功，信息社会秘书人员的文字表达能力不仅要求更高，同时也呈现出丰富化的特征。这种丰富化在对秘书基本文字能力表达的要求基础之上，表现为时代性和媒介性，秘书的文字表达要符合时代的需求。同时，秘书的文字表达要符合不同的媒介特性，纸质媒介、电视媒介、网络媒介等对文字的语言有不同的要求，因而，秘书在写作时，应该尽量符合不同媒介对文字的要求。5.写作的时效性增强 秘书的文字工作本就对时效性有较高的要求，而在信息社会中，这种

18、要求更加明显。尤其是在一些突发事件中，要求秘书在短时间内搜集资料、整理资料。同时信息社会中也给秘书搜集资料提供了便利。6.文字表达更加规范化 秘书文字工作的体式是固定的，严格讲究格式准确。其文本形式和制发程序都有特定要求，讲究规范。在实际写作中，不同种类的应用文都有一套为内容服务的相应的体式，都有其惯用的格式、结构、手法及写作要求，且相对稳定，在相当长时间内不会有变化。当然，我们所说的固定，也只是一种相对意义的固定。从长远和历史的发展观点来看，应用文体还将随着时代和社会生活的发展而有所变化的。 四、信息社会条件下秘书文字表达新能力的新原则和新要求 秘书文字工作必须坚持遵循的原则有以下三项。1.

19、符合方针、政策、法令、法规 秘书写作，尤其是撰写公文，必须符合党和国家的方针、政策、法令和法规，不得违反或有所抵触。这就要求秘书平时应加强学习，深入理解并相当熟悉以上内容，才能在写作中正确把握文章的思想性和政治性，不至于犯大的过错。当把握不准时，应及时请示领导，争取指导，切不可自以为聪明，自作主张，信手写来铸成大错。坚持这一原则是秘书的政治修养、政治觉悟和职业道德的集中体现。2.忠于机关制文意图 秘书在接受机关领导制文授意时，应当场记下并事后仔细揣摩制文的目的、根据、理由、观点、篇幅、时限，以及引用哪些文件、采用哪些材料、提出哪些措施，直至所想到的关键词句等，先形成初步提纲，征求领导意见或由集

20、体讨论，务求忠实于机关制文意图。3.坚持实事求是的精神 应用文的价值归根到底在于它的实用性，所以秘书写作必须坚持实事求是的原则，切合实际。理论讲的再好，如果不切实际，还是一纸空文。当秘书发现领导意图与实际确实不符时，应本着对国家、对人民、对单位负责的精神，敢于提出，当然也应讲究方式方法。切不可违心顺从，认为反正不是自己负责而将错就错。坚持实事求是，就要求秘书平时多眼睛向下，多做调查研究，多了解基层、群众和社会的情况，而不能一切等上级指示，唯上司的马首是瞻4。在坚持原则的同时，还要做到以下要求，来完善自身素质，以便更更加完善的提高自身的文字表达能力。1.下决心、有毅力、勤读书 文字表达能力的提高

21、，不是一蹴而就的，但也不是高不可攀的。只要下决心、有毅力、勤读书，坚持不懈，不断努力， 就会达到成效。2.要善于调查研究，提高观察思维能力 要写出高水平的文章，最重要的是经过实践，对研究的对象有精辟的认识，能够提出富有新意的观点。要做 到这一点就要在实际工作中深入生活，深入实践，搞些调查研究，总结观察事物本身变化和其周围的环境联系，在调查研究、观察的基础上还必须进行思维，这样才能透过现象抓住本质，揭示各种事物的内在联系和客观规律，使思想上 升到有条理的严密的逻辑性。3.要善于动脑，经常积累材料 一篇好的文章，必须以充实的材料为基础，没有丰富的材料，写文章如无米之炊。材料要靠平时的积累，包括各种

22、会议记录、总结、演讲、对话、读书笔记、计划等等，要随时积累、记录，然后分门别类，归纳综合。勤于动脑研究分析，使之用时信手拈来，运用自如。4.加强文字修养，多写、多练 要提高写作能力必须要加强基本功训练，掌握写作基本功。经理人常用的文体，如演讲、总结、计划、通知、论文 等，其观点都是通过语言文字来表达的，因此，要加强文字的修养，学点写作、语法、修辞知识。要多写、多练，当确认选题和积累了足够的材料之后，就应动手多写文章。5.提升媒介素养，适应新媒体环境下的秘书文字写作 “每一种文化，每一个时代都有它喜欢的感知模式和认知模式，”新媒体的运用使秘书更多的使用网络搜索、交流论坛、电子公告板等形式获取知识

23、信息，逐渐打破传统的封闭的学习方式，形成开放式、个性化、交互式、自主型的感知模式和认知模式。同时，它与外交的交流沟通方式发生了变化，更乐于使用匿名方式和网络虚拟空间交流思想、传递情感宣泄压力。这些变化直接或间接地影响着秘书的写作习惯。 五、信息社会条件下秘书文字表达能力培养的具体方法1.从调查研究的基础上掌握更多的材料 调查研究的基本思路是：有的放矢、善于质疑、勤做笔记。但是，调查研究得来的只是原材料，需要经过鉴别和整理才能成为写作的材料。这是一个搜集具体材料与梳理思维脉络相互渗透的过程，摄取材料和探究真相始终相伴。调查所获得的写作材料，假如没有思维的过滤和清理，毕竟是芜杂和散乱的。因为每个材

24、料往往不是单纯的，而是各种类型、各种性质的材料掺杂、交织在一起的。基本真实的材料里可能含有需要挤掉的水分，而虚假的材料里也许会给我们提供某些有益的启示。材料是表现、支持文章观点的事实和依据。材料的种类包括直接获得的第一手材料和间接获得的第二首材料、现实材料和历史材料，正面材料和反面材料、尚未被人使用过的新材料和已被用过的旧材料等等，都要尽量广泛的收集起来，以备应用。2.掌握写作理论，熟悉常用文体 写作，是人类特有的一种实践性精神创造活动。就其过程而言，写作是借助书面语言传递信息，表达思想、情感和认识，制作文字作品的精神劳动。广义的写作就是关于普通文体的基础性写作；狭义的写作通常是指作家的写作，

25、即文学创作。要提高文秘写作能力，应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。“巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。 最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。3.修炼语言文字，增强文字表达能力 语言文字表达能力的提高非一朝一夕之功，它靠的是长年累月的积累，坚忍不拔

26、的训练。要想培养杰出的语言表达能力，就必须在平时的工作、学习、生活中多听、多说、多读、多写，特别是要有意识地写。只有反复进行写作训练，才有可能培养出出众的语言文字表达能力。 4.利用业余时间参加有关新媒体、网络等相关培训机构 加强自身专业素质。自从微博、微信等一系列新的网络社交工具的出现，这对秘书人员文字工作也提出了新的考验，文秘人员必须在完善其原本的自身业务的同时几级接触并熟练使用信息社会中出现的一系列社交工具，因此，参加有关培训机构也应该被重视起来。5.在生活中广泛积累写作素材、培养写作兴趣 21世纪信息瞬息万变，许多闻所未闻的新鲜词语都是来自网络，如淘宝网上的称呼亲等。所以，在平时是日常

27、生活中就应该不断的积累这些新潮词语。6.加强文字表达基本功底 写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说：“多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能补拙。只有勤学苦练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。参考文献