五会计档案整理.docx

1、五会计档案整理五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。3、排列按时间顺序排列。4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：单位名称时间会计材料名称6、盖档号章、填档号全宗号类 别年 度案卷号*kj3.120091

2、类别号大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印会计档案目录，会计报表和其他类需要另外打印卷内文件目录。9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表1： 会 计 档 案 目 录全宗号： 类别：kj3.1 年度：2009案卷号案 卷 标 题起 止时 间保管

3、期限卷内张数备考001镇中学2009年1月会计凭证第1册2009.01.011015年002镇中学2009年1月会计凭证第2册2009.01.112015年003镇中学2009年1月会计凭证第3册2009.01.213115年004镇中学2009年2月会计凭证第1册2009.02.011315年附表2： 会 计 档 案 目 录全宗号： 类别：kj3.1 年度：2009案卷号案 卷 标 题起 止时 间保管期限卷内张数备考001/004镇中学2009年1月会计凭证2009.01.01/2009.01.3115年4册005/007镇中学2009年2月会计凭证2009.02.01/2009.02.28

4、15年3册008/012镇中学2009年3月会计凭证2009.03.01/2009.03.3115年5册013/014镇中学2009年4月会计凭证2009.04.01/2009.04.3015年2册六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。一、归档范围基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施

5、工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。具体归档范围和保管期限参见基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表二、归档要求1、收集文件材料，及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理，项目竣工后，要及时

6、补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4（297210mm）规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。4、归档时间：基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向档案管理部门移交，移交时双方办理交接手续。三、整理方法与操作步骤基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装

7、订两种方法，我们分别进行介绍。（一）以件为单位装订整理方法1、组卷组卷，是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程，也就是把一个项目的全部文件材料，分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时，一般根据其成套性和阶段性的特点，结合考虑文件材料的种类，来确定案卷，并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容，基本格式为：项目名称阶段文件材料名称，如：镇政府办公楼项目报建、审批材料。2、案卷和卷内文件材料的排列（1）按项目依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工

8、验收等顺序排列。（2）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。（3）图文混合的案卷，要求文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。3、编档号档号一般由全宗号分类号项目号案卷号组成，具体由本单位档案分类编号方案确定。例如：xx镇政府基建档案的第一个工程项目的第一个案卷，它的档号可编为：134-B1-14、编页号每卷以件为单位编制页号，以有效内容的页面为一页；已有页号的文件可不再重新编写页号，卷内目录、卷内备案表不编写页号。文字材料的编页号位置：正面编于右下角，背面编于左下角；图纸的页号在图标的右上角编写。编页号时建议采用打码机。5、盖档号章在每份文件的首页空白处加盖科技档号

9、章，图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图，填写方法参见卷内目录中的相同项目。档号序号6、目录及封面的填写（1）填写卷内目录卷内目录（见附表1）放在卷内科技文件材料之前，其主要项目的含义及填写要求如下： 档号：参见编档号部分。 序号：文件材料在案卷内排列件数的顺序号，每卷均从1开始，用阿拉伯数字依次标注。 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号等。 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。 文件材料题名：填写文件材料的全称，如果原有标题不能反映材料内容（如“通知”、“报告”等），则应将文件内容归纳一个标题，用“ ”括起来，以便查找检索。 日期：填写文件材料的形成日期。 页数：应填写每

10、件文件总页数。 备注：文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。（2）填写案卷封面案卷封面印制于档案盒的正表面（也可按照规定格式打印后粘帖），样式见附表2（虚线内为提示项，下同），其主要项目的含义及填写要求如下： 档号：与卷内目录上的档号相同。案卷题名：即案卷标题，按照所拟好的案卷标题逐字抄录。立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。编制单位有两个以上时，选择12个主要的编制单位填写。起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限：填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。密级：依据相关保密规定填写卷内文件材料的最高密级。（3）填写备考表备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页

11、数以及组卷提供使用过程中需要说明的问题。排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面，其主要项目及填写要求如下： 说明：用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的，以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。 立卷人：应由立卷责任人签名。 立卷日期：填写完成立卷的日期。 检查人：应由案卷质量审核者签名。 检查日期：填写审核的日期。 互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起来。 档号：同上（4）填写案卷目录案卷目录其样式见附表3，各项目的含义及填写要求如下： 序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 档

12、号、案卷题名、保管期限，填写方法同上。 总页数、应填写案卷内全部文件的页数之和。 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。注：使用档案管理软件的单位可将相关数据录入档案管理系统，自动生成相关档案目录和封面格式，并进行打印。7、装盒、填写档案盒背脊（1）装盒装盒前要求对卷内每份文件材料单独装订，单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等，单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法，单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法，具体可参见文书档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。案卷内图纸应按张折叠，以A4型大小为标准，折叠方法保持一致，

13、折叠后标题栏露在右下角，尽量减少折痕，折好后依图号顺序排列。装盒时只能是一盒一卷，在案卷的最前面放置一份科技档案卷内目录。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。（3）填写档案盒背脊档案盒背脊主要有三个项目：保管期限、档号、案卷题名，具体样式见附表4。三个项目的填写内容与案卷封面上相同。8、制作档案目录档案目录装订顺序为：案卷目录卷内目录。科技档案目录的封面和背脊均需制作标签，其样式可参见其他档案档案目录封面和背脊标签，各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。科技档案目录一般要求制作一式两份，一份用于日常检索（用硬皮夹装订），一份用于备份（可用软牛皮纸装订作封面）。（二）整

14、卷装订方法具体步骤包括组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、目录及封面的填写、案卷装订、装盒和制作档案目录。其中组卷、案卷和卷内文件材料的排列、编档号、编页号、填写和制作档案目录等环节的要求同不装订方法相同，不再赘述，其余操作步骤的具体要求如下：1、填写案卷封面、备考表装卷装订的基建档案案卷可采用软牛皮纸印制的封面，其主要项目的含义及填写要求与以件装订方法相同。备考表一般印制在卷皮（封三），其主要项目及填写要求与以件装订方法相同。2、案卷的装订装订的案卷要求去除文件上原有的金属物；以A4大小为标准，向左和向下取齐，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，未留装订线的要补贴加边，图纸应按张折叠并留出装订位置，折叠后标题栏露在右下角，图纸能完全打开，不影响阅读和利用。装订时的排列顺序为：案卷封面科技档案卷内目录科技文件材料封底（含备考表）。装订时采用三孔一线的装订方法，装订文件左侧，要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。3、装盒对于装订的案卷，装