投标执行管制程序.docx

1、投标执行管制程序投标执行管制程序（ISO9001-2015）1.目的通过对投标过程的控制，充分识别并完全理解招标人要求，确保本公司能够递交符合要求的投标文件，进一步确保本公司能够在中标后交付合格的产品及服务。2.适用范围公司投标执行过程的控制。3.引用文件3.1.合同评审及执行管制程序4.定义4.1.项目直接负责人指负责该项目的业务员，当没有业务员负责时由市场部副总担任。4.2.投标文件负责人指负责编制指定项目投标文件的责任人。4.3.部门、岗位本文及附页中提及的部门及岗位泛指具有该职能的部门或岗位，不因名称更改而改变。例如“市场部”指具有市场职能的部门，不因市场部更名而改变。4.4.一般资质

2、本文中一般资质指不需针对投标做特殊准备的资质。4.5.投标特定资质指通常仅对投标起作用的资质，或针对投标需做特殊准备的资质。4.6.时限本文中要求完成某项工作的时限为最低限制，除特殊的客观原因外不可延期。当接受任务时至截止时间已不足本文规定的时限时，必须将该项工作列为首要并确保及时完成。当涉及邮寄时，所有时限均按照可控的最大运输时间适当提前。4.7.工作日本文所描述的工作日的定义与相关材料呈送单位的工作日一致，以小时计算。例如某招标单位规定在7月1日至7月6日接受报名（节假日不休息），在7月1日10:00接受报名任务，则到7月2日（周六）10:00即算1个工作日。4.8.文件初稿投标文件负责人

3、自行检查后无误的电子版本（可将需要等待办理的材料空置）。4.9.文件终稿终审无误的电子版本。4.10.文件成品依据招标要求密封完好可直接递交给招标单位的版本。4.11.可记录的方式纸质文件、邮件、短信或社交软件聊天记录，必须双方确认。5.主要职责与权限5.1.市场部负责招标信息的收集、招投标平台的入网及维护、投标报名、投标相关资料的收集、投标执行及相关信息记录。5.2.采购部负责供应商资料（包括资质、产品说明书、样本册等）的收集、整理及存档。5.3.行政部负责本公司资质材料的收集、整理及存档。5.4.财务部负责本公司财务相关资料的收集、整理及存档。5.5.项目直接负责人负责投标过程中的关键决策

4、，负责协助各部门搜集投标所需资料。5.6.各部门协调负责投标的执行。5.7.与本文所述内容有关的争议由争议者与公司管理人员商议，总经理判决。6.程序内容6.1.投标执行基本原则1)需呈送给外部企业的超过15页的连续文档均应转换成PDF等不可编辑版后打印。2)当确定某项资质或材料因客观原因在有效时间内无法获取时，由市场部副总或总经理决定解决方案。3)投标执行过程中有任何疑问应及时向招标单位确认，在适用且必要时进行书面来往。4)投标任务以招标分包为单位下达。5)所有电子文档应有序分类存放。6.2.一般资质的获取此类资质由各部门主管根据公司发展提出办理的申请，总经理审批。需要办理时由申请部门与行政部

5、负责办理，公司各部门协助办理。一般资质的原件统一由行政部留存。商务助理保存公司全部资质的扫描件，需要使用原件时由商务助理或直接使用者向行政部门申请领取，用完归还行政部。相关资质有更新时行政部应及时通知商务助理，商务助理每四个月与行政部核对一次资质的时效性。6.3.投标特定资质的获取6.3.1.行贿犯罪档案查询结果告知函每年1月、3月、5月、7月、9月、11月的18号至28号之间商务助理定期到所属地区检察院办理并取得行贿犯罪档案查询结果告知函。告知函扫描件及原件由商务助理留存，超出有效期6个月以上的原件可以销毁。（办理一般需要1.单位介绍信、2.行贿犯罪档案查询申请书（单位）、3.企业三证复印件

6、、4.经办人身份证复印件和原件、5.被查询人身份证复印件、6.招标公告复印件，或按检察院实时要求准备所需资料。）6.3.2.依法纳税及缴纳社保的证明材料行政财务部每月将完税证明及社保缴纳证明交商务助理扫描，商务助理保存电子版，原件由行政财务部留存，投标如需原件由商务助理或直接使用者向行政财务部门申请领取，用完归还行政财务部。当投标需要税务或社保相关指定证明材料时（如对应人员的社保查询结果等），商务助理在确认需要办理的当日向行政财务部门申请办理，行政财务部门负责办理并交商务助理，资料用完后商务助理保存扫描件，原件由行政财务部留存。6.3.3.银行资信证明当投标需要银行资信证明时，商务助理在确认需

7、要办理的当日向行政财务部门申请办理，行政财务部门负责办理并交商务助理，资料用完后商务助理保存扫描件，原件由行政财务部留存。6.3.4.中小微企业认定行政部每年定期办理中小微企业认定，确保认定结果的时效性。认定结果原件由行政部留存，商务助理保存扫描件。6.3.5.其它特定资质商务助理在确认需要办理其它特定资质时填写投标特定资质办理申请单，交市场部副总审批，市场部副总批准后指派商务人员负责办理。当需要其它部门负责或协助办理时，将市场部副总批准后的投标特定资质办理申请单交总经理审批，批准后交相关部门主管，相关部门应立即指派人员负责或协助办理。办理完后申请人和办理负责人在投标特定资质办理申请单上签字确

8、认。6.4.制造商授权、技术方案等支持文件的获取1)投标文件负责人、项目直接负责人或其他人员均可以是支持文件获取的责任人。2)投标文件负责人依据招标文件要求的格式将制造商授权书等文件的模板拟好后交给责任人，责任人与相关单位沟通协商并负责在规定时限取得所需的文件。当招标文件未给出格式时投标文件负责人依据投标单位的固定格式拟定模板。3)重点项目的技术方案由项目直接负责人提供；其它项目的技术方案可由投标文件负责人负责搜集，项目直接负责人确认。4)支持文件获取任务的下达及完成时限见6.9.5与6.10.4。6.5.招标信息的获取6.5.1.对于定向项目，项目直接负责人应随时关注甲方招标的挂网进度，并及

9、时将项目信息以可记录的方式告知商务助理和市场部副总，商务助理依据6.5.2执行。6.5.2.商务助理每天（工作日）定时（不少于半小时）查看招标信息网站，将相关信息收集整理后以可记录的方式反馈给市场部副总，市场部副总在1个工作日内以可记录的方式通知商务助理哪些项目需要报名，商务助理依据6.6执行。商务助理应根据定向项目信息搜集其可能挂网的招标信息网站，填写招标重点关注项目信息表，将网站信息填写到招标平台汇总表，并整理到浏览器收藏夹，以便查看。当有定向项目需关注时，如商务助理无法完成定时查看，必须委托他人完成当日的定时查看。6.5.3.公司任意人员查看到相关招标信息后均反馈给商务助理，商务助理依据

10、6.5.2执行。6.6.投标文件负责人的指定确定需报名的项目后，商务助理给指定商务人员下达投标任务通知单；当需要其它部门人员负责完成投标文件时，商务助理将投标任务通知单交市场部副总审批，后交总经理审批，审批后相关部门主管签收投标任务通知单并指定本部门人员接单。接单人即为本项目的投标文件负责人，依据6.9及6.10执行；如审批未通过重新下达投标任务通知单。以上在确定需报名的项目后1个工作日内完成。6.7.招标平台的注册及入网1)投标文件负责人根据招标及招标平台流程要求填写招标平台入网申请单交市场部副总审批，审批通过后投标文件负责人根据招标及招标平台流程要求办理注册及入网等手续。2)业务人员根据自

11、己项目对可预知的情况提前填写招标平台入网申请单交市场部副总审批，审批通过后商务人员负责根据招标平台流程要求办理注册及入网等手续。3)注册及入网办理过程的控制参考6.9和6.10，办理后商务助理将平台信息填入招标平台汇总表。4)办理任务完成的时间为10个工作日且不超过招标要求规定的截止时间。5)各平台的数字证书等相关材料由商务助理统一分类保管，平台会员等资格到期前2个月商务助理向市场部副总确认是否需要延期，如需要则按6.7执行。6)办理注册及入网的资料电子版应单独用文件夹保存，以平台名称命名。6.8.投标电子文件夹的创建规则6.8.1.报名文件夹1)一级文件夹：命名“XXXX-XX-XX（报名截

12、止日期）X（项目单位全称）X（项目名称）报名”，如“2016-07-20招标单位项目名称报名”，日期必须是8位，项目单位名称为全称，项目名称可简写。2)二级文件夹：1.命名“X（投标单位全称）”，如“X有限公司”，存放内容见三级文件夹；2.“招标公告”，只存放招标公告及其附件；3.本程序指定的相关表单。3)三级文件夹：1.“报名文件”，只存放成文的报名文件可编辑电子版及规定的四级文件夹（如有）；2.“报名相关材料”（如有），报名所需相关资料的集合，资料较多时应根据其类别存放到不同文件夹中；3.“报名结果”（如有），报名结果文件的集合。4)四级文件夹：1.“打印”，报名文件封面、PDF版等打印辅

13、助文档，一律以通用较低版本保存；2.“单独递交”，报名时需要单独打印并递交的材料；3.依据招标要求的命名规则命名的需递交的电子版文件夹；4.“上传”，需要上传到指定平台的材料。6.8.2.投标文件夹（与投标有关的文件均应放入投标文件夹，并依据本条规定创建）1)一级文件夹：命名“XXXX-XX-XX（投标截止日期）X（项目单位全称）X（项目名称）”，如“2017-07-20招标单位项目名称（二次）”，日期必须是8位，项目单位名称为全称，项目名称可简写。2)二级文件夹：1.命名“X（投标单位全称）”，如“X有限公司”，存放内容见三级文件夹；2.“招标文件”，只存放招标文件及其附件；3.报名文件夹（

14、如有），4.本程序指定的相关表单。3)三级文件夹：1.“投标文件”，只存放成文的投标文件可编辑电子版及规定的四级文件夹；2.“投标相关材料”（如有），投标所需相关资料的集合，资料较多时应根据其类别存放到不同文件夹中；3.“中标”（如有），中标通知书、服务费递交通知等相关文件的集合；4.“合同”（如有），签订的合同及相关材料。4)四级文件夹：1.“打印”，投标文件封面、封皮、PDF版等辅助文档，一律以通用较低版本保存；2.“单独递交”，投标时需要单独打印并递交的材料；3.依据招标要求的命名规则命名的需递交的电子版文件夹（如有）；4.“上传”（如有），需要上传到指定平台的材料。6.9.招标文件的获

15、取（即投标报名）6.9.1.需提前到指定平台注册或通过资审入网才能进行报名时依据6.10执行。6.9.2.投标文件负责人接到任务后2个工作日内根据招标公告及其附件填写投标项目须知表。紧急情况可跳过此项，紧急情况解除后1个工作日内补充完成。6.9.3.报名法定代表人授权委托代理人的确认：武汉市内的项目一般由投标文件负责人担任；其它情况由项目直接负责人或市场部副总以可记录的方式指定，并提供其个人信息和所需的个人资料。法定代表人授权委托代理人必须提前于投标报名截止时间6小时以上到达项目报名所在城市，其信息和资料必须提前于本文规定的报名文件终稿完成时间1个工作日以上交给投标文件负责人。6.9.4.标书费的办理及发票取回1)投标文件负责人或项目直接负责人在确认需报名的项目后1个工作日内依据相关流程申请办理标书费，缴费人员在接到申请后1个工作日内完成付款并将汇款凭证交给投标文件负责人。2)收到凭证后投标文件负责人1个工作日内依据招标要求的相关流程办理标书费相关的支持文件（如有），因客观原因需其他人协助办理时应立即向商务助理反应，商务助理与项目直接负责人或市场部副总协商委托合适的人员协助办理。3)投标文件负责人应根据招标要求准备领取标书费发票所需的材料并交给相关单位或人员，在招标规定时间内联系招标单位邮寄发票或委托相关人员领取发票。6.9.5.投标文件