党政机关公文格式要求及字体大小页边距国家标准文档格式.docx

1、与正文的字体字号相同（常用 3 号或 4 号仿宋体）或小一号的文字 印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同（常用 3 号或 4 号仿宋体）或小一号的文 主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗） 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。 且主标题以外的部份的标题和正文可采用小 三号字体， 但以三号为最正规。 1 、 密级用三号黑体字 2、 紧急程度， “特急”、 “加急”用三号黑体字 3、 文号用四号仿宋体字加黑 4、 签发人用三号楷体字 5、 标题用二号宋体字加黑 6、 大小标题号“一、 二、 三”用三号黑体;“（一）（二）（三）”用三号仿宋体字

2、 7、 正文用三号仿宋体字（每页 1 9 行， 每行 25 个字） 8、 批转（转发、 印发）通知， 通知正文用三号楷体字， 被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字 9、 附件标题用二号宋体字， 正文用三号仿宋体字 1 0、 印发传达范围用三号仿宋体字 1 1 、 “主题词”三个字用三号黑体字;词组用三号宋体字 1 2、 抄送机关名称用四号仿宋体字 1 3、 印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字;印发份数用五号仿 宋体字 公文各要素和标识简单介绍。 一、 眉首部分 主要标识公文份数序号、 秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、 签发人等要素。 1 .公文份数序号。 公文份

3、数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 标识时， 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 2.秘密等级和保密期限。 秘密等级是指涉密公文的保密程度， 分“秘密”、 “机密”、 “绝密”三级。新办法 规定， 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限， “绝密”、 “机密”级公文还应当标明份数序号， “秘密”、 “机密”、 “绝密”公文均应标注保密期限。 标识秘密等级时， 用 3 号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级和保密期限， 用 3号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 3.紧急程度。

4、 急件公文分为“特急”、 “急件”两种。 其中， 电报应当分别标识“特提”、“特急”、 “加急”、 “平急”。 标识时， 用 3 号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字;如需同时标识秘密等级与紧密程度， 秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行， 紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 4.发文机关标识。 发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成， 如“省人民政府文件”等。 对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。 标识位置是上边缘到版心上边缘25mm 处， 上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm

5、处。国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式 还规定， 发文机关标识推荐使用小标宋体字， 用红色标识。 字号一般应小于 22mmX1 5mm。 。 联合行文时， 主办机关名称排列在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧， 上下居中排布。 联合行文机关过多时， 必须保证公文首页显示正文。 5.发文字号。 由发文机关代字、 年份、 序号组成， 如“政发1 999 82 号”， “政发”指发文机关代字， “ 1 999 ”指年份， “ 82 号”指发文序号。 整个意思就是省人民政府在 1 999 年所发的第 82 号文件。 标识位置在发文机关标识下空 2 行处， 用 3 号仿宋体字， 居中排布;

6、年份、 序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称， 用六角括号“ ”括入;序号不编虚位，即不编为 001 ， 不加“第”字。 （在日常文件中， 没有认真学习过的， 这一部分出现错误的比较多） 6.签发人。 上报的公文需标识签发人姓名， 平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空 1 字， 签发人姓名居右空 l 字;签发人用 3 号仿宋体字， 签发人后标全角冒号， 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行， 其他签发人从第 2 行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排， 同时， 使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行， 并下移红色反线， 使红

7、色反线与发文字号继续保持为 4mm。 二、 主体部分 主要标识公文标题、 主送机关、 正文、 附件、 成文时间、 发文机关印章、 附注等要素。 1 .公文标题。 一般由发文机关名称、 概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定 、 省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知等。 公文标题是文件内容的高度概括， 文字要求准确、 简要、 概括， 书写时要居中书写， 用 2 号小标宋体字。 回行时要注意做到词意完整， 排列居中对称， 间距恰当， 做到既有美感， 又要避免产生异义。 除法规、规章名称加书名号外， 公文标题一般不用标点符号。

8、2.主送机关。 指公文的主要受理机关， 书写时应当使用全称或规范化简称、 统称。上行文一般只写一个主送机关， 必须同时报送几个主送机关的， 可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关， 但是， 如果主送机关过多， 则一般用规范的统称， 如“各地行政公署， 各市、 自治州人民政府，省政府各部门:”等。 标识位置在标题下空 1 行处， 左侧顶格用 3 号仿宋体字标识， 回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下， 抄送之上， 标识方法同抄送。 3.公文正文。 标识在主送机关名称下一行， 每自然段左空

9、2 字， 回行顶格。 数字、年份不能回行。 4.附件。 公文如有附件， 在正文下空一行左空 2 字处， 用 3 号仿宋体字标识，后 标全角 冒 号和 名 称。 附件如 有序号， 使用 阿拉伯 数码， 如 “附件:1 、 ”。 附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”， 有序号时标识序号。 如附件与公文正文不能一起装订， 应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 5.成文日期。 以负责人签发的日期为准， 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 电报以发出日期为准。 成文日期需要完整写出年、 月 、 日

10、，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。 成文时间标识时， 右边要空 4 字。 6.发文机关印章。 按照省实施国家行政机关公文处理办法细则（试行） “公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外， 其他公文一律加盖印章。 单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文 2mm4mm。 ， 以端正、居中、 下压成文时间为标准。 当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时， 采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。 联合行文的印章:当联合行文需加盖两个印章时， 应将成文时间拉开， 左右各空 7 字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。 两印章间互不相交或相切

11、， 相距不超过 3mm。 当联合行文需加盖 3 个以上印章时， 应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。 主办机关印章在前， 每排最多排 3 个印章， 两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章， 均居中排布。 最后一排印章之下右空 2字标识成文时间。 这里需要注意的是， 新办法 规定， 联合上报的公文， 由主办机关加盖印章， 而旧办法 只是规定， 联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。 7.附注。 指需要说明的其他事项。 公文如有附注， 用 3 号仿宋体字， 居左空2 字加圆括号标识在成文时间下一行。 上行文的“请示”文种中， 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 三、 版记部分 主

12、要标识主题词、 抄送机关、 印发机关和印发时间等要素。 1 .主题词。 是进行文献标引、 存储、 检索等工作的工具， 位于附注之下， 抄送机关之上， 它是实现机关办公自动化， 提高办公效率和质量的一个重要环节。 一般的排列次序为:反映公文内容的主题词在前， 反映公文形式的主题词在后。 在单主题公文中， 反映公文中心内容的主题词在前， 反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中， 反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。 主题词用 3 号黑体字， 居左顶格标识，后标全角冒号， 词目用 3 号小标宋体字， 词目之间空 1 字。 2.抄送机关。 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

13、 公文如有抄送，在主题词下一行， 左空 1 字用 3 号仿宋体字标识， 后标全角冒号。 抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐。 在最后一个抄送机关后标句号。 3.印发机关和印发时间。 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置， 用 3 号仿宋体字。 印发机关左空 1 字， 印发时间右空 1 字。 印发时间以公文付印的日期为准， 用阿拉伯数码标识。 四、 其他 1 .格式中的几个用线。 （1 ）在眉首与主体之间， 一般用一条红色的间隔线。 使用这条线的区别是， 党的领导机关如中央、 省委、 地委、 县委文件的间隔线中间有一颗红角星， 行政机关如国务院、 省政府、

14、市政府、 县政府的文件一般采用一条连续的横线， 中间没有红角星。 这条线一般在发文字号下 4mm处与版心等宽， 采用红色反线。 （2）版记中各要素之下均加一条黑色反线， 宽度同版心。 2.用纸。 公文用纸一般采用 GBA 4 型， 成品幅面尺寸为 21 0mm 297mm，纸张定量为 60g/m2 80g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。 纸张白度为85%90%,横向耐折度大于或等于 1 5 次， 不透明度大于或等于 85%，PH 值为 7.59.5。 3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时， 应采取调整行距、 字距的措施加以解决， 务使印章与正文同处一面， 不得采取标识“此页无正文”的方法

15、解决。 4.排版规格与印制装订要求。 （1 ）排版规格。 正文用 3 号仿宋体字， 一般每面排 22 行， 每行排 28个字。 （2）印刷要求。 双面印刷， 页码套正， 两面误差不得超过 2mm。 黑色 油 墨 应 达 到 色 谱 所 标 BI1 00% ， 红 色 油 墨 应 达 到 色 谱 所 标Y80%.M80%。 印品着墨实、 均匀， 字面不花、 不白、 无断划。 （3）装订要求。 公文应左侧装订， 不掉页。 包本公文的封面与书芯不脱落， 后背平整、 不空。 两页页码之间误差不超过 4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1 /4 处， 允许误差4mm。 平订钉锯与书

16、脊间的距离为 3mm5mm。 5.页码。 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识， 置于版心下边缘之下一行处。 数码左右各放一条 4 号一字线， 一字线距版心下边缘 7mm。 单页码居右空 1 字， 双页码居左空 1 字， 空白页与空白页以后的页不标识页码。 一、 常用的公文种类 1 . 通知。 发布规章和行政措施， 转发上级机关、 同级机关和不相隶属机关的公文， 批转下级机关的公文， 要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项， 任免和聘用干部。 2. 报告。 向上级机关汇报工作、 反映情况、 提出建议。 3. 请示。 向上级机关请求指示、 批准。 4. 会议纪要。 记载、 传达会议议定事项和主要

17、精神。 5. 决议。 经会议讨论通过的重要决策事项。 6. 函。 不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题， 向有关主管部门请求批准等。 7. 通报。 表扬先进， 批评错误 , 传达重要精神 , 交流重要情况。 8. 通告。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 9. 批复。 答复下级机关的请示事项。 1 0. 条例。 用于制定规范工作、 活动和行为的规章制度。 1 1 . 规定。 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 1 2. 意见。 对某一重要问题提出设想、 建议和安排。 1 3. 公告。 向内外宣布重要事项或者法定事项。 1 4. 决定。 对重要事项或重大行动作

18、出安排。 二、 常用公文的写作格式 我们常用公文包括： 报告、 请示、 通知、 规定、 函。 （ 一 ） 报告 写作要点 : 报告是向上级机关汇报工作、 反映情况、提出意见或建议、 答复上级机关询问时用陈述性公文。 1 . 标题： 制发机关事由报告； 报告前可加“紧急”。 2. 正文： 一是事由： 直陈其事， 把情况及前因、 后果写清楚。 二是事项： 写工作步骤、 措施、 效果。 也可以写工作的意见、 建议或应注意的问题。 3. 结尾： 可写“特此报告”“专此报告”， 后面不用任何标点符号， 或“以上报告如无不妥， 请批转各地、 各部门执行”， 或“以上报告， 请指示”等语。 注意事项： 概述

19、事实， 重点突出， 中心明确， 实事求是， 有针对性。 （二） 请示 写作要点： 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、 期复性公文。 制发机关名称事由请示。 2. 正文 : 一是请示的原因： 陈述情况， 阐述理由， 讲情必要性和可能性， 最后用“为此， 请示如下”。 二是请示的事项： 写明请示要求，如请求物资要写明品名、 规格、 数量， 请求资金要写明金额。 3. 结尾语： 多用“上述意见， 是否妥当， 请指示”。 “特此请示， 请予批准”， “以上请求， 请予审批”， “以上请示， 请予批复”， “以上请示，如无不妥， 请批转各部门执行”等语。 4. 注意事项： 一文一事； 一个

20、主送机关； 逐级请示。 （ 三 ） 通知 是下行文， 要求下级机关办理、 执行或服从安排的文种。 通知讲究时效性， 是告知立即办理、 执行或周知的事项。 制发机关事由通知。 一是通知前言： 即制发通知的理由、 目的、 依据。 例如“为了解决的问题， 经批准， 现将， 具体规定通知如下。 二是通知主体： 写出通知事项， 分条列项， 条目分明。 三种写法： 一是意尽言止， 不单写结束语。 二是在前言和主体之间， 如未用“特作如下通知”作为过渡语， 结尾可用“特此通知”结尾。 三是再次明确主题的段落描写。 （ 四 ） 规定 写作要点： 规定是由机关、 社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具

21、体规约的文件。 地域内容文件种类（规定、 管理办法、 细则、 规则等）。 一是正文的内容通过“条”的形式表述， 按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。 二是“条”的内容较多时可分为“款”， “款”的内容较多时可分为“项”。 三是根据内容的需要， 可以在“条”上设“章”。 （ 五 ） 函 函的概念 : 函是不相隶属机关之间相互洽工作、 询问和答复问题， 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文， 平行文种。 1 . 函的特点： 一是沟通性。 二是灵活性。 三是单一性。 2. 撰写函件应注意的问题： 首先要注意行文简洁明确， 用语把握分寸。 无论是平行机关或者是不相隶属的行文， 都要注意语气

22、平和有礼， 不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、 曲意客套。 至于复函， 则要注意行文的针对性， 答复的明确性。 三、 公文的结构层次及字体 公文一般由眉首（包括发文机关、 发文字号、 签发人、 紧急程度、机密等级等内容， 一般用横线与正文部分隔开） 、 正文（包括标题、 主送机关、 内容、 附件、 落款、 附注等） 文尾（包括主题词、 抄送栏、 印发机关栏、 印发日期、 份数、 印章等项） 三部分组成。 正文这是公文的主体， 是叙述公文具体内容的， 为公文最重要的部分。 正文内容要求准确地传达发文单位的有关方针、 政策精神， 写法力求简明扼要， 条理清楚， 实事求是， 合乎文法， 切忌杂

23、乱。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用， 即： 第一层用“一、 ” 第二层用“（一） ” 第三层用“ 1 ” （ 不能写成“ 1 、 ”把小圆点写成顿号 ） 第四层 用“（ 1 ） ” 在正文层次不多的情况下， 第一层用“一、 ”， 第二层可用“ 1 ”。- 标题用 2 号华文中宋（宋） 体， 居中排印。 标题中除法规、规章名称加书名号外， 一般不用标点符号。 - 正文， 在正文中， 只能用仿宋、 小标宋、 黑、 楷 4 种字体，均用 3 号字。 正文中只有一级小标题的， 小标题用黑体字排印； 有两级小标题的， 第一级小标题用黑体字排印， 第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的， 第一级小

24、标题用宋体字排印， 第二级小标题用黑体字排印， 第三级小标题用楷体字排印， 第四级小标题用仿宋体排印。 除小标题之外的正文文字用仿宋 3 号排印。 - 成文日期在正文之下一般空 4 行、 右边空 4 个字， 用 3 号仿宋体排印。 - “主题词”用 3 号黑体字， 居左顶格标注， 后标全角冒号， 主题词词目用 3 号小标宋体字， 一篇公文最多不超过 5 个主题词。 一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方， 如“人事 任免 通知”， “财务 管理 规定”等， 词组之间不使用标点符号， 每个词目之间空 1 字， 主题词下方排印一条横线。 主题词标引顺序是： 类别词 - 类属词 -

25、 形式词。 - 用印。 印章上不压正文， 下压日期， “骑年盖月 ”。 所谓骑年就是盖章的时候， 要盖在年份的上面， 章子有 1 /3 是在年份下面， 就好像骑上去了一样， 而同时， 章子要把月 份整个盖住， 这就是盖月 ， 主要是为了防止篡改公文日期。 例： 通 告 通告的写作格式 通告由标题、 发文字号、 正文、 结尾组成。 标题： 一是发文机关 + 事由 + 文种构成； 二是事由 + 文种； 三是发文机关 + 文种 发文字号 ： （ X 年第 X 号） 正文： 由缘由和通告事项两部分组成。 缘由为发布通告的原因和根据， 事项为须知和遵守的内容。 用 “ 特通告如下 ” 转承连接 。 通告事项是面对大众的， 应简洁明了， 叙述清楚， 通俗易懂， 便于掌握。结尾： 结 尾部分可提出要求、 希望， 并用 “ 特此通告 ” 作结。 有时也可不写， 形式比较灵活。 最后是 实施日期。 范文： xxxx 局通告 xxx 20xx 4 号 xx 行政复议工作规程（试行） 已经国家 xxxxx 办公会议讨论通过，现予公布， 自 20xx 年 xx 月 xx 日起施行。 特此通告。 附件： xxxxxx 工作规程（试行） 20xx 年 xx 月 xx 日