中国石化合同管理信息系统用户操作手册v2文档格式.docx

1、通过对合同订立准备、审批、签订、履行和归档等环节的管理，加强对地区企业经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险。利用合同查询、统计和分析，及时、准确了解整个中国石化的合同信息及其状况，为企业经营管理服务。2.1.3 总体业务流程图2.1合同管理系统总体业务流程2.2 系统功能合同管理系统包含了合同准备，合同订立，合同履行，合同终结四个模块，实现了对合同全生命周期的管理，相对人管理、合同授权管理，方便快捷的为系统提供了必要的支持，同时系统提供了个人工作助理以及查询统计功能，方便企业对合同进行分析与统计，生成各种报表。2.3 系统菜单系统菜单如下图2.2，各个用户依据权限不同，可见菜单略有差异。图

2、2.2系统菜单3 操作说明3.1 界面布局打开IE后在地址栏输入合同管理系统的网址，点击【回车】进入登陆界面。如图3.1所示。区域1为【书生UK驱动下载】，内部合同需要电子盖章下载此驱动；区域2为【CA驱动下载】，用户第一次登陆使用UKEY认证时需要下载此驱动；区域3【证书下载】是盖章过程中数字签名的证书；区域4【Copyright 2011 中国石油化工股份有限公司版权所有】是中石化合同管理系统的版权。在【用户名】和【密码】处输入用户名和密码，点击【登录】按钮登录合同系统。4图3.1系统登陆页面如图3.2所示，合同系统的操作页面主要分为五个区域：区域1是合同系统的logo区；区域2是合同系统

3、菜单栏，菜单栏上方显示当前登陆用户姓名；区域3是用户工作区；区域4是合同系统导航栏；区域4的左边为界面调整区，点击【左箭头】隐藏合同系统菜单栏如图3.3所示，点击【向上箭头】隐藏合同系统的logo区如图3.4所示。图3.2应用管理页面图3.3隐藏菜单栏页面图3.4隐藏合同系统logo页面3.2 系统菜单如图3.5所示，系统菜单分为一级菜单和二级菜单，区域1为系统的一级菜单，区域2为一级菜单展开后的二级菜单列表界面。图3.5系统菜单页面3.3 操作约定1. 日期选择框如图3.6所示，点击图中【红色区域】，自动弹出时间控件如图3.7所示，系统所有涉及到时间的字段都是通过此控件进行选择。注：系统中的

4、日期使用日期控件选择，不可手动输入。图3.6时间查询页面图3.7日期选择框页面2. 人员选择框如图3.8所示，系统的选择用户页面是通过【账号/姓名】查询用户，然后点击【添加用户】按钮选择用户，最后点击【确定】按钮完成操作。此处可以选取多个系统用户。图3.8人员控件页面3. 组织机构选择框如图3.9所示，系统的组织机构树中区域1是部门图标，区域2是单位图标。图3.9组织机构页面4. 信息录入界面按钮位置如图3.10所示，系统中的信息录入功能按钮【保存】、【返回】都在工作区左上角，方便用户操作。图3.10功能按钮页面5. 查询框如图3.11所示，可以通过【所属模块】、【合同名称】和【合同编号】来查

5、询所需要的合同（【合同名称】和【合同编号】支持模糊查询）。图3.11查询页面6. 必填字段合同系统内的必填字段前都有“*”，如图3.12所示；如果必填字段没有填充信息，就会出现“必填字段”提示信息，如图3.13所示。图3.12必填字段页面图3.13报错页面7. 列表操作合同系统的“列表”分为，待办消息列表和已办消息列表。待办列表中点击【合同名称】时打开消息处理界面；已办列表点击【合同名称】时打开消息处理历史记录。点击“合同序号”、“合同名称”、“主办部门”等列头可以对列表进行排序，第一次点击时为“升序”排序，再次点击时为“降序”排序。默认为按照时间降序排序，即最新的消息显示在列表中的第一列。图

6、3.14列表界面3.4 基本查询系统提供了多种方式的查询，每一个模块都有相关的基本查询。系统提供的查询功能具有如下特点：8. 查询条件可自由组合并支持模糊查询。只要在搜索框中输入条件，并点击查询按钮，系统就会自动找出符合条件的资料。9. 输入多个查询条件可以查询到符合所有条件的资料。10. 查询结果控制在用户可查看权限范围内。11. 查询结果自动分页。12. 通过查询可以了解到目前合同办理的状态及过程信息。4 用户登录与退出登录：打开IE后在地址栏输入合同管理系统的网址，输入用户名密码，点击【回车】进入登陆界面。如下图4.1所示。图4.1登陆页面退出：点击右上角的【退出】按钮或者直接关掉浏览器

7、，如图4.2所示。图4.2退出页面5 个人工作助理5.1 功能简介个人工作助理为用户提供便捷操作，将用户权限范围内的各项工作集中在这里显示，便于用户操作处理。包括待办事项、已办事项、运行简表、通知公告、用户信息、办公代理、预警提示、个人提醒设置。5.2 系统用户所有需要使用合同管理系统的用户，通过本单位系统管理员为其开通的用户账号即可登录系统。5.3 使用说明5.3.1 菜单说明个人工作助理包括：待办事项、已办事项、运行简表、通知公告、用户信息、办公代理、预警提示、个人提醒设置。如下图5.1所示。图5.1个人工作助理菜单5.3.2 待办事项以工作找人的方式，自动将当前登录用户的所有待办工作显示

8、在待办事项中，用户登录系统后，所要办理的工作一目了然，并且可以直接点击办理。操作步骤：13. 点击【个人工作助理】【待办事项】菜单，右侧“工作区”内显示当前登录用户所有需要处理的工作。如下图5.2所示。图5.2待办事项列表14. “工作区”上方部分为查询区域，如上图5.2红框所示。当前用户待办工作过多时，用户可通过查询区域内的“合同序号”、“合同名称”、“所属模块”等查询条件，快速检索出急需处理的某项工作。“所属模块”支持按照合同四大阶段等条件快速检索合同（四大阶段包括有“合同准备”、“合同订立”、“合同履行”、“合同终结”）。用户可从“所属模块”文本框下拉菜单中选择相关模块进行快速检索所需要

9、处理的合同。“合同名称”、“合同序号”支持模糊查询方式。15. “工作区”下方部分为显示列表区：用户所有需要办理的事项或查询结果都在此显示。用户点击待办事项列表中的“合同名称”可打开该合同的办理界面。所处环节不同，工作界面不同。具体界面操作，请参照各功能模块介绍。待办事项列表各个字段列可进行排序操作，点击字段列的名称，即可对当前列表里的事项进行升序或降序排列的操作。5.3.3 已办事项以倒排序的方式显示当前用户已办理的所有工作（最近一次办理的工作在第一行显示），并提供根据业务关键字段快速检索功能。通过已办工作可以追踪工作的当前状态，以及工作流转的轨迹。16. 点击【个人工作助理】【已办事项】菜

10、单，右侧工作区显示出当前登录用户的已办工作事项。如下图5.3。工作区上方为查询区域，下方为显示列表区。图5.3已办事项列表17. 用户可通过翻页查看已办历史工作事项，也可通过查询区域的“所属模块”、“合同名称”、“合同序号”字段快速检索出某项已办事项。“所属模块”支持按照合同四大阶段等条件快速检索合同（四大阶段包含有“合同准备”、“合同订立”、“合同履行”、“合同终结”）。用户可从“所属模块”文本框下拉菜单中选择相应模块进行快速检索所需要处理的合同。18. 用户点击查询区域的【导出】按钮，系统将查询结果自动导出到Excel文档中。导出的Excel文档包括合同序号、合同名称、合同编号、模块、环节

11、、完成时间、主办部门、经办人、委托人等数据项。19. “工作区”已办工作列表项的各个字段列可进行排序操作。点击字段列的名称，即可对当前列表里的记录进行升序或降序排列的操作。20. 点击已办事项列表中合同名称，系统会在新窗口打开如下图5.4合同追踪页面图5.4所示的“合同追踪页面”。图5.4合同追踪页面21. 用户点击已办工作事项列表中最后一列“放大镜”的图标（如图5.3红圈所示），打开该合同的审查审批流程图及审批意见列表，可跟踪查看该合同即将要走的流程节点及审查审批的意见列表。5.3.4 运行简表用户可以通过运行简表查看自己“查询范围”内的所有合同（查询范围由“应用管理员”设定）的运行状态。2

12、2. 点击【个人工作助理】【运行简表】菜单，右侧“工作区”显示所有属于当前登录用户权限范围内，并且正在流转过程中的合同。工作区上方部分为查询区域；见下图5.5红框所标识区。工作区下方部分为运行简表列表，系统根据“主办时间”以倒排序的方式排列合同，最近经办的合同排列在最前面。图5.5运行简表列表23. 用户可以通过查询区域中的“合同类别”、“合同序号”、“合同名称”、“主办日期”，点击【查询】按钮，系统将会按照查询条件显示相关合同记录。“合同类别”可查询三级类别查询，“合同名称”、“合同序号”文本框支持模糊查询方式。24. 用户点击查询区域内【更多】按钮，查询区域会增加“合同编号”文本框、“单位

13、归属”单选框、“相对人名称”选择框、“标的金额”文本框、“内部合同”单选框、“主办单位”文本框、“经办人”文本框、“主办部门”文本框、“订单类型”文本框、“合同环节”文本框等数据项，用户可以根据关键数据项快速检索到需要查看的合同。25. 用户点击列表区的合同名称，系统会在新窗口打开该合同的合同周期总图，如图5.4所示。26. 用户点击列表区内的相对人名称，系统会在新网页对话框打开该相对人的详细信息记录。27. 运行简表列表区内包含的各个字段列可进行排序操作。点击字段列的名称，即可对当前列表里的字段列进行升序或降序排列的操作。28. 列表区内合同编号列内若有合同编号，则此合同是已签署打印的合同。

14、29. 用户点击【导出】按钮，系统可自动将合同数据项导出到Excel文档，导出的Excel文档包含有：“合同编号”、“合同序号”、“合同环节”、“合同名称”、“合同类型”、“相对人”、“主办部门”、“标的金额”、“结算金额”、“剩余金额”、“经办人”、“当前办理人”、“主办时间”等数据项。30. 用户点击【运行总表】，转到运行总表页面，运行总表增加了更完整的数据项，包含：“单位归属”、“资金流向”、“内部合同”、“关联交易”、“我方签约代表”、“审查审批”、“成立时间”、“备案时间”、“结算次数”、“合同变更”等合同全过程信息。用户可以清楚的查看合同全过程（包括合同准备、合同订立、合同履行、合

15、同终结）流转的动态信息。如下图5.6。图5.6运行总表5.3.5 通知公告显示合同管理系统最新的动态信息，反映合同管理系统的工作要求，传达公司管理的重要通知。31. 点击【个人工作助理】【通知公告】菜单，工作区显示通知公告界面。如下图5.7所示。图5.7通知公告列表32. 用户可在界面上查看本单位管理员和上级单位管理员发布的通知公告信息。如果通知公告带附件的，可以直接点击附件名称下载该附件。若通知公告简报内容过多可点击简报内容展开全部内容，便于查看。5.3.6 用户信息用户信息功能主要用于查看登录用户的个人信息，包括用户名、姓名、年龄、性别、职务、单位、手机号码、联系电话、电子邮件等。其中手机

16、号码、联系电话、电子邮件，用户可以自行修改。33. 点击【个人工作助理】【用户信息】菜单，工作区显示用户信息界面。如下图5.8。图5.8用户信息34. 用户可以在用户信息界面完善自己的个人基本信息。用户编号、用户姓名、职务、所属组织机构是不能修改的，性别、电子邮件、电话、手机是用户可以自行修改的，用户点击修改按钮可以上传自己的签名图片。如下图5.9所示。图5.9上传用户签名35. 点击【保存】按钮即可保存填写的记录，完成操作。5.3.7 办公代理用户若因为出差或出差环境不具备信息办公环境，可将出差期间的工作事项委托由他人代理。在此功能模块设置代理人及代理期限，代理期限从起始日期至结束日期。设置

17、成功之后，系统在代理时间段内将该用户所有需要办理的工作同时发送给委托人与受托人。在代理期间内，由受托人代理办理的所有业务均会保留受托人的姓名。如果委托人在代理的期限内提前回来，可自行撤销先前的代理任务，委托人撤消了代理任务以后，所有需要办理的事项由委托人亲自来处理，其他人办理无效。36. 点击【个人工作助理】【办公代理】菜单，打开办公代理操作界面，上方区域办公代理设置区，下方区域为历史办公代理列表区，如图5.10图5.10所示。图5.10办公代理记录列表37. 用户点击【选择】按钮，系统弹出选择用户列表框，如下图5.11所示。图5.11选择用户列表框38. 用户可以在“账号/姓名”选项框输入用

18、户账号/姓名，点击【查询】按钮进行查询，或是选择“所在组织机构”查询，可快速检索到需要代理的用户。“账号/姓名”支持模糊查询。选择了用户后点击确定，返回办公代理操作界面（见图5.10），选择代理时间“起始时间”、“结束时间”点击【提交】完成办公代理设置。此时在办公代理记录列表里会出现新的办公代理记录。如果不需要选择用户，点击【取消】按钮返回办公代理设置界面。39. 用户可通过列表区内“状态”列查看该代理工作的运行状态。“已结束”表示该工作代理是正常结束；“已撤销”表示该代理工作是由委托人在结束期限之前提前撤销的；“代理中”表示当前登录用户的工作正在由受托人进行代理。40. 用户点击【撤销】按钮

19、，即可撤销该代理事项，如下图5.12所示。图5.12撤销办公代理5.3.8 预警提示预警提示包括“履行提示”和“预警提示”两种类型。当前用户可以对系统中正在运行的合同，根据合同条款中约定的收付款计划及在履行阶段出现的其它意外情况进行预警提示。设置成功后，系统将根据用户的设置信息自动给予用户提示。41. 点击【个人工作助理】【预警提示】菜单，在左边工作区中显示预警提示的操作界面。如下图5.13所示。图5.13预警提示列表42. 用户点击【新增】按钮，可对正在履行中的某份合同的收/付款时间、收/付款类型、收/付款金额等情况设置预警提示，如下图5.14图5.14。图5.14履行提示操作界面43. 用

20、户点击【其他提示】可设置在某一时间段内对某份合同进行预警提示。如下图5.15。图5.15其他提示操作界面44. 相关信息填写完毕点击保存后新预警提示设置成功，新的预警提示会在导航上面滚动提示，如下图5.16。点击重置可以重新填写信息。点击返回可退回到预警提示界面。图5.16预警提示滚动提醒5.3.9 个人提醒设置通过多种手段，比如，短信，邮件等，按照自己设定的时间发送给经办人，定时提醒需要自己办理的工作。45. 点击【个人工作助理】【个人提醒设置】菜单进入个人提醒设置界面，如下图5.17。即可设置的新个人提醒。图5.17个人提醒设置操作界面6 合同准备6.1 功能简介合同准备是合同系统中合同发

21、起的唯一入口，合同主办部门经办人经过与合同相对方就合同相关条款等信息协商达成一致后，需要与对方签订纸质合同前登陆系统发起合同。6.2 系统用户46. 合同经办人在合同准备阶段，经办人需要填写合同准备的要素信息，其中合同的签约依据、项目信息、相对人，以及重大合同的申报可以根据各企业的实际情况决定是否由经办人维护，也可以对其另行设置岗位维护。47. 签约依据维护员对签约依据进行新增、删除、修改、查询操作。可以交由经办人或另行设置岗位维护。48. 项目信息维护员对项目信息进行新增、删除、修改、查询操作。6.3 菜单说明合同准备包括：一般合同订立准备、重大合同订立准备、签约依据、项目信息。如图6.1所

22、示。图6.1功能菜单6.4 一般合同订立准备合同主办部门根据计划、预算或签报等签约依据起草合同。6.4.1 页面要素信息说明要素说明：要素名称填写说明合同基本信息合同名称合同名称应该体现该合同的用途。主办部门选择该合同的归属部门，当前登陆人归属为多个部门时需要选择。单位归属当前登陆人为多个单位归属时需要选择。所属项目填写该合同的项目归属。查询合同时，可查看某个特定项目下的所有合同。计划金额填写该合同的计划金额，单位为元。资金流向根据实际情况填写该合同的资金流向。选商方式根据实际情况填写该合同的选商方式。资金来源根据实际情况填写该合同的资金来源。该项数据有可能影响审批流程。签约依据填写该合同签订

23、的依据。支出类为必选。有预付款根据实际情况填写。标的填写该合同的主要内容。例如，买卖钢材的合同的标的为“购买钢材”。标的明细在ERP系统存在采购订单的合同，可以直接选取采购订单。其它合同可以手动选择物料明细。物料明细在系统中不存在时，可以不选取该项内容。合同相对人选择合同相对方，可多项。合同性质合同类别根据合同内容选择合同类别。无法判断时，询问本单位的合同管理员。执行单位履行经办人选择该合同履行阶段的办理人，默认为合同经办人。框架合同合同系统的“框架合同”特指存在子合同的合同。需要选择下发单位，已供子合同可以选择该合同作为父合同。框架合同下合同当选择为“是”时，需要选择父合同。系统查询模块可以

24、根据父合同查询该合同下的子合同。内部合同根据实际情况判断该合同是否内部合同。如果一个合同是内部合同，还需要选择该合同是不是关联交易合同。内部合同、关联交易合同的定义及判断标准，请参考术语字典，或询问本单位合同管理员。内部合同、关联交易合同由合同双方的任意一方发起，发起方合同审批结束后，系统自动将该合同发送到另一方进行审查审批。双方审查批结束后，合同进入打印阶段。涉外合同定义及判断标准，请参考术语字典，或询问本单位合同管理员。我方签约信息我方签约主体选择该合同的我方签约主体。可以选择自己的签约主体，或上级单位的签约主体。也可以手动输入签约主体。我方签约人填写合同文本的我们签字人。联系电话按实际情

25、况填写。身份证号所在单位所在部门职务担保信息有担保人根据实际情况填写，有担保人时，需要填写担保人详细信息。担保单位名称单位地址法定代表人签约代表开户银行银行账号邮政编码6.5 一般合同订立准备信息新建用户登录系统后，点击菜单栏中【合同准备】下的【一般合同订立准备】，在右边工作区中点击【新建】按钮，如图6.2所示。图6.2一般合同订立准备工作区新建一般合同订立准备，按照实际情况填写要素信息，具体操作步骤如下：49. 填写合同基本信息。如图6.3所示。在合同基本信息中，填写合同名称、标的、计划金额、有无预付款、选择主办部门、所属项目、等信息。“单位归属”：系统根据用户所在的组织机构自行判断。如果该

26、用户存在多个归属，由用户手动选择。“资金流向”：当资金流向为“支出”时，系统自动隐藏“选商方式”一级类别中的“投标”，并且“签约依据”为必填项。资金流向为“收入”时，系统自动隐藏“资金来源”，“签约依据”为非必填。图6.3合同基本信息画面50. 选择所属项目选择“所属项目”时，点击【选择】按钮弹出如下图6.4所示的界面。用户可以录入“项目名称”、“创建人”、等查询条件来查询项目信息。选中查询到的项目信息，点击【确定】按钮，完成此操作。如果在项目信息列表中没有查询到相关信息，用户可通过【新建】按钮进行新增项目操作（用户需要具有新建项目信息的权限）。具体操作见新增项目信息。图6.4项目信息列表51

27、. 选择签约依据选择“签约依据”时，点击【选择】按钮弹出如下图6.5所示的界面。用户可以录入“依据编号”、“依据名称”、等查询条件来查询签约依据。选中查询到的依据（可多选），点击【确定】按钮，完成此操作。如果在签约依据列表中没有查询到相关信息，用户可通过【新建】按钮进行新增依据操作（用户需要具有新建依据的权限）。具体操作见新增签约依据。图6.5选择签约依据页面52. 选择标的明细如果该合同为一般的物资采购合同，请点击【选择】按钮选择标的明细；如果该合同为物资供应处的代储代销类合同中的代储费用收取合同，请点击【引用】按钮选择标的明细。点击“标的明细”的【选择】按钮，如下图6.6所示。图6.6选择标的明细点击“编辑标的明细”的【选择】按钮，弹出如图6.7所示页面。标的明细来源有两种方式：一为手工：由用户手动选择物料信息。二为ERP：从ERP选择订单，带出订单中的物料信息。图6.7编辑标的明细当标的来源为“手工”时，点击图6.7编辑标的明细的【选择】按钮。弹出如图6.8所示页面。输入“物料编码/名称”、“物料组编码/名称”可进行模糊查