文档排版通用技巧Word文档下载推荐.docx

1、所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？好处一. 快速同步同级标题的格式 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。一. 快速套用现有标题样式 1. 编辑完成后套用样式 这种方法非常类似于平时

2、的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。2. 编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键 1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1 2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮“快捷键”命令，如图2位置2 3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2

3、位置3 4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键 而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。二. 快速修改同级标题样式 不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。1. 手动更新同级标题 首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图3所示 2. 自动更新同级标题 而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动

4、更新样式的功能，用起来更加方便。同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。好处二. 快速在文档中定位 Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。使用方法很简单，只要点击“视图”菜单“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一

5、样方便。好处三. 方便生成文档目录 不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。一. 快速建立目录 1. 点击“插入”菜单“插入目录”命令，弹出“目录”窗口 2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮 3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结

6、构图”。不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单“插入目录”命令，在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单“工具栏自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示 二. 快速更新目录 随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用

7、Word的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目的。写在最后 写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工作效率。轻松四步打造出漂漂亮亮的英文文档导读学习

8、英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、正文、附加说明。“我在工作中遇到了一个难题：英文材料的编辑。根据编辑中文的习惯来编辑英文，总觉得做出来的东西不太好看，我想英文编辑肯定也有规则，但又不了解。希望能做一个这方面的专题，比如说标题用什么字体？正文用什么字体？用几号字体？如何排版？等等。” 学习英文排版，最好的办法就是看看老外们自己是怎么排的。如图1所示，是PCGAMER杂志中的一篇文章，文章虽然短，但是结构比较完整，包括了主标题、副标题、正文、附加。图1 英文排版第一步：让标题一下抓住

9、读者的眼睛主标题是一篇文章在视觉上引起人们注意的关键，一般排在文章的顶端，并使用较大字号突出显示。中文标题基本上都是居中排的，而英文标题以左对齐的方式居多。标题字号最好要比正文大6个级别以上，比如正文为10.5pt，则标题至少要为20pt，甚至更大。标题字体，一般选择Sans Serif（无衬线）类的字体（如：Arial Black体），以使标题更突出。小知识：英文字号与字体英文字号大小习惯以points（磅，经常缩写为pt）为单位的，10.5pt相当于中文的五号字。英文字体主要有两大类型：Serif（衬线体）和Sans Serif（无衬线体）。所谓衬线，就是指字母主线端的短细线，如图2所示，

10、左侧是Times New Roman体的M，它的顶部和底部都有一些装饰细线，右侧是Arial Black体的M，笔画都是一样的粗细。图2 英文标题获得更多漂亮的英文字体Windows自带了一些英文字库，不过还是不够丰富，要想获得更多漂亮的英文字体，可从网络上下载一些免费的英文字库。第二步：循循善诱，设置副标题主标题主要起吸引眼球的作用，而副标题则是对主标题的进一步阐述，以便读者在读文章之前了解更多信息。副标题一般也以左对齐方式排版，它的字号要比主标题小很多，以免喧宾夺主，不过要比正文字号至少大2个级别。副标题的字体颜色还可以设置成灰色，以与主标题形成对比。第三步：清晰易读排正文正文字体大多数用

11、Times New Roman，属于Serif类字体，字号大小一般在912pt之间。英文文章的第一段首行要求顶格排，从第二段开始，每段首行要缩进排版，一般缩进4个字节。而现在流行的英文格式，大多数都不缩排，而是习惯在段与段之间加一空行进行区分。选择适当的行距如果正文大小为1012pt（约等于中文的五号字），英文以1.2倍的行距排版效果最好。而在Word中，默认值为单倍行距，有点挤，另一个预设值1.5倍又显得有些稀疏。所以在Word中，可执行“格式段落”命令打开段落对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“行距”下拉按钮，选择“多倍行距”项，接着就可以在后面的“设置值”中输入“1.2”，确定即可。使

12、用连字符断句如图3所示，同样的文字内容，左侧的松散零乱，右侧则紧凑有序。奥妙何在？原来右侧文档使用了连字符，行末如果是较长的单词，则用连字符断开了。在Word中，执行“工具语言断字”，在开打的对话框中，选中“自动断字”，确定即可。注意：一个单词可以从何处断开，往往因文化的差异而有所不同，一般美式英文以韦伯字典为依据，英式英文则以牛津字典为依据。图3 连字符断句首字下沉正文美化的一个常用方法就是首字下沉，这在Word中很容易实现。在第一段文字随意处点击一下，然后执行“格式首字下沉”命令打开一个对话框，这里你可以选择首字位置是“下沉”还是“悬挂”，还可以设置首字下沉的行数及距正文的距离。在本文开始

13、的示例图中，我们可以看到效果。第四步：附加说明附加说明，主要是对文章的补充、注解之类的文字，字号一般要更小，在78pt之间。当然，上面所说的都是一般规则，我们还需要根据具体情况进行调整。比如，一般正文大小都设置为10.5pt，但如果你是排版论文给一个大约在4065岁之间的某个导师看的，那就要适当调大字号，比如调为12pt；如果你的导师在65岁以上，那他的视力可能会更差些，这时字号设置在1418pt之间就比较适当了。Word应用技巧：巧用绘图功能1.不打折画直线技术：画一般直线：点击绘图工具栏上的“直线”命令，然后按住Shift键拖动;画极短直线（例如坐标轴上的刻度线段）：单击绘图工具栏上的“矩

14、形”命令，按住鼠标左键拖出矩形，然后选中矩形，单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中单击“设置自选图形格式”命令，将“高度”设为0，宽度设为0.1，如图1。2.旋转技术：选中对象，单击工具栏的“自由旋转”命令，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其质心旋转，如图Word 2若需以15为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住Shift键。3.微移技术：为更轻松地绘出细节，或控制对象以极微小步距移动，可以采用下面的方法：按住Alt键拖动;将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即0.01字符和0.01行;将鼠标指针移动速度调小。媲美PS!Word 2010图片处理能力很强大为了让文章图文并茂，可以在文章中

15、插入图片，为了让图片更美观就需要进行处理，说起图像处理，大家马上会想到大名鼎鼎的Photoshop，然而为了对图片进行简单处理就动用Photoshop这种专业的图像处理工具显得小题大作，再说Photoshop之类的软件也不适合非图像处理专业的用户使用。其实，处理文章插图完全不必如此兴师动众，Word 2010就提供了强大的图片处理功能，有些功能甚至能和一些图像处理工具媲美。一、Word 2010可以调节图片运行Word 2010，单击“插入”，切换到“插入”功能区，单击“图片”按钮，弹出“插入图片”窗口，选中一张图片，单击“插入”按钮（如图1），将该图片插入Word 2010的编辑窗口。图1插

16、入图片如果感觉插入的图片亮度、对比度、清晰度没有达到自己的要求，可以单击“更正”按钮，在弹出的效果缩略图中选择自己需要的效果（如图2），调节图片的亮度、对比度和清晰度。图2调节图片亮度、戏比度如果图片的色彩饱和度、色调不符合自己的意愿，可以单击“颜色”按钮，在弹出的效果缩略图中选择自己需要的效果（如图3），调节图片的色彩饱和度、色调，或者为图片重新着色。图3调节图片色彩和色调如果要为图片添加特殊效果，可以单击“艺术效果”按钮，在弹出的效果缩略图中选择一种艺术效果，为图片加上特效（如图4）。图4为图片添加艺术效果当然，你也可以在图片上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置图片格式”，打开“设置图片

17、格式”窗口，在“图片更正”选项卡中设置柔化、锐化、亮度、对比度，在“图片颜色”选项卡中设置图片颜色饱各度、色调，或者对图片重新着色，在“艺术效果”选项卡中为图片添加艺术效果（如图5）。图5设置图片格式窗口二、Word 2010可以玩“抠图”选中已经插入Word 2010编辑窗口的图片，单击“删除背景”按钮，Word 2010会对图片进行智能分析，并以红色遮住照片背景（如图6）。图6智能分析图片背景如果发现背景有误遮，可以通过“标记要保留的区域”或“标记要删除的区域”工具手工标记调整抠图范围，呵呵，这个工具看起来有点像Photoshop中的“快速选择工具”（如图7、8）。图7抠图标记工具图8手工调整抠图区域当一切设置准备无误之后，单击“保留更改”按钮，即可去除图片背景，完成抠图操作（如图9），看看效果，是不是有点PS的味道。图9抠图最终效果图除了调节图片和去除图片背景，Word 2010还可以设置图片边框，将图片裁剪成各种效果，操作都非常简单，如果有兴趣，大家还是自己动手去试一试吧。最后和大家分享几张用Word 2010处理的图片效果:图10三维旋转效果图11水中倒影效果图12标注符号效果图13爆炸效果 （注：可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!）