常用应用文写作基础知识Word文档格式.docx

1、由于通知的限定性小，机动性，灵活性大，所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时，常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。二、 通知的写法与撰写注意事项通知的写作格式由标题，受文单位，正文，签署和日期几部分组成。标题 常用的写法有两种:一种是发文机关，事由，文种三要素俱全，另一种标题是只有发文事由和文种两要素，受文单位 即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。通知的正文多用祈使语句，适当配以说明语句，而且口气坚定，不容置疑。签署和日期 通知的正文结束后还要将发文机关名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。三、 撰写通知的注意事项:第一，要认真仔细。第二，被通知单位的名称要写

2、清写全。通知的主送单位可以是一个，可以是几个，也可以是所有下属单位，发文时必须写清楚，通知周全。如使用省政府有关部门一类略称，所附发文单位则应写明有关部门的名称，以避免发文不全，贻误工作。l 报告一、 报告的适用范围报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告从性质上看是一种陈述性的公文;从行文关系上看，是一种典型的上行文。二、 报告的特点第一，已然性。第二，总结性。第三，陈述性。三、 报告的种类报告，按其呈报要求可分为呈报性报告，呈转性和呈复性报告。报告，按其内容可分为综合报告和专题报告，工作报告和情况报告，以及调查报告。四，报告的写法与撰写注意事项四、 报告的写法报告由

3、标题，主送机关，正文，落款及日期四部分组成。1，标题 一般由规范化的三要素的写法即发文机关，报告内容和报告组成，也可以由事由和文种组成，省略其发文单位。2，主送单位 主送机关写在正文前第一行。3，正文 报告的正文一般也分为开头，主体和结尾三部分组成。正文的开头，一般是简要说明报告的目的或有关情况，有时是对报告的情况作简要概括。采用的方式常用说明式或概括式。正文的主体应集中反映报告的核心内容。其具体写法，因报告种类不同而略有差异。综合性报告及呈报性报告，专题报告，因是汇报工作，按其内容基本上是采用顺叙法。呈转性报告，因其主要目的是反映对具体问题的意见，所以其内容安排亦采取顺叙法，正文的结尾，一般

4、的报告多无特殊的结尾，汇报完毕，即告结束。结尾常用语是以上报告，如有不妥，请指正。呈转性报告，其结尾比较固定，常用语是以上报告，如无不妥，请批转，贯彻执行。落款及日期 如果标题是两要素的写法，或者即使标题是写法，为了郑重起见，则先落款即发文单位全称，再写成文的日期。五、 撰写报告应注意的事项:第一，要注意明确写作目的。一是根据目的确定报告的具体种类，二是根据目的选择典型材料和重点内容。第二，报告的材料应确实，可靠。第三，报告里的观点要正确。第四，文字要简练。l 请示一、 请示的适用范围请示适用于向上级机关请求指示，批准。请示从行文关系看，它是一种典型的上行文，从性质上看是期复性公文。上级机关收

5、到请示后，应当及时给予指示，批复。请示一般以机关的名义发出，在国家行政机关中，为了明确行政领导负责制，重要的请示，比如涉及有关全国或者一个地区，一个方面工作的方针，政策，计划和重大行政措施等事项的请示，也可以由机关的正职行政领导签署发出。二、 请示的特点:第一，行文关系具有固定性。请示的行文不能超越法定的隶属关系，而且一般是逐级行文。第二，行文的内容具有单一性。凡较规范的请示，都是具有这种单一性的，即一篇请示的公文只写一件事或一个问题，亦即所谓的一文一事一事一请示这样做的原因是由行政管理权限及行文效果所决定的。第三，行文目的鲜明性。这主要表现在两个方面:一是对请示事项或问题所持的意见是非常明确

6、的;二是对上级机关的有关请求也同样是非常明确的。在这里，一切的含糊其辞都是不允许的三、 请示与报告的区别第一，行文目的不同。请示用于向上级请求指示或批准某些事项，待上级明确审批意见后再开展或结束工作，在请示中可以向上级明确提出务必予以答复的要求;报告却不能请求指示或批准，更不能要求必须复文。第二，两个文种的作用不同。请示对工作起到启始或中续作用;报告则起到汇报工作，反映情况供上级了解或参考的作用。第三，两个文种的形成时间不同。请示只能在事前，报告则在事后或事情进行当中形成。第二节 请示四、 请示的写法请示由标题，主送单位，正文，签署及日期组成。1，标题 请示的标题由请示单位的法定名称，事由（请

7、示事项）和文种（请示）组成。标题中的事由必须是请示的主要内容的精炼概括，一般为请示事项或问题的名目。2，主送单位 即请示单位的直接上级机关。如有双重隶属关系时，则应主送能够直接批复的隶属上级，另者则以抄报处理，即主送单位只能是一个。不要轻易越级行文，如因特殊需要，必须越级行文时，应在报送更高的隶属上级机关的同时，抄报被越过的直接隶属的上级机关。3，正文 请示的正文包括请示缘由，请示事项及请示批准的希望或要求。请示缘由部分应简明扼要地写出导致提出请示事项或问题的主要情况，也是构成原因的主要理由。第二部分的请示事项是全文的重点，明确提出请示的事项或问题以及相应的具体意见。最后一部分是向上级机关提出

8、请求批准的希望或要求，常用语有妥否，请批准以上请示，可妥，请指示等，如果是呈转性请示，结尾时常写以上请示，如同意，请批转地执行等。以上内容，视繁简程度，可分别作一段或若干段安排。4，签署及时间 请示全文之后要写上请示单位的全称和请示正式签发的时间，完整的年，月，日。五、 请示撰写的注意事项第一，必须做到一文一事一请示第二，撰写请示事项时，意见要具体明确，决不能含混不清，不知可否。第三，凡请示事项或问题的解决涉及有关单位者，应事先商同有关单位，或在请示中加以说明;不能在主送的同时抄给下级机关。第四，一定要把请示与报告区分开来，不能混用，亦不能写成请示报告l 批复一、 批复的适用范围批复，是上级机

9、关根据有关的方针，政策和法律法规，依据自身的职权，针对下级机关的请示事项所作书面形式的答复。批复表达了领导机关对下级机关要开展某项工作或者处置某种事项所持的态度，或指示性意见。因此，批复具有强制约束力和严肃郑重性，并有很强的针对性和结论性，受文者必须贯彻执行。批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是一请示一批复，不涉及请示以外的其他事项。它属于指示性下行文。二、 批复的用途主要是通过对请示事项的具体答复或指示，实行对下级单位的具体指导，对全局工作及时协调。三、 批复与批示同属于上级机关发往下级机关的指导性公文，但它们有明显的区别批复是专门答复下级机关请示事项

10、的，内容具有明显的指导性，属于被动发文;批示是上级机关对某些问题或某项工作发表的指导性意见，其内容常常有较强的针对性和参考作用，属主动发文。四、批复的写法与撰写注意事项1、标题 批复的标题一般都是规范的的写法，即由发文单位的全称，事由和文种构成，也有的批复的标题由事由和文种构成2、主送单位 批复的主送单位即原请示单位，换言之即答复是谁的请示，主送单位就应该是谁，若带有普遍指导意义的，需要发给下级机关，则用抄送的形式。另外，标题中如有请示单位的，则不必再写主送单位。3、 正文 批复的正文一般都很简短，因为它不像通知和指示那样详细阐述道理或意义，也不必像请示那样充分说明理由，而是答复问题。正文一般

11、由引语和答复意见两部分组成。4、落款及时间 批复因具有通知和指示的性质，所以文中要写发文机关名称和成文具体时间;如果标题中已有发文机关名称，正文后也不再落款而只写成文日期。但无论是哪一种都必须加盖发文机关公章，以示严肃性。五、撰写批复的注意事项第一，针对性和真实性。写批复意见必须依照党和国家的方针，政策，针对所请示的问题，并核实请示原由的真实性，实事求是地给予明确答复。第二，明确性和具体性。写批复，意见要明确，不可模棱两可，意见还应尽量具体，以利下级机关执行。第三，及时性和一致性。批复是答复请示事项的公文，对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。凡请示事项涉及到其他部门或地区的问题，批复前要尽

12、快与其协商，取得一致意见，然后写成批复意见，以利于下级机关的实施。第四，正确使用批复与答复函两个文种。批复是一种针对请示而发的下行文，作者必须是受文机关的上级领导或指导机关，否则不能使用这一文种。l 函一、 函的适用范围函，也称公函，是商洽性公文。各级各类机关在开展工作中经常需要与平行或不相隶属的机关进行联系，以便更好地协调工作事项，这种联系常用函进行。函，国家机关，企事业单位都可以使用。它是公文中运用最为灵活的一个文种。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。二、 函与批复的区别:首先，可以从概念上加以界定。函是用来相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部

13、门请求批准的。批复是专门用来答复请示事项的。其次，从作用与行文关系上来区分。批复的作用仅限于有隶属关系或业务主管关系的上级对所管辖的机关单位行文，准与不准的态度鲜明，往往具有通知和指示的性质，它只能是下行文。而函的答复更多为平级行文，并只是商洽性，联系与咨询的答复，一般情况都是平行文三、 请示函与请示的区别:公文处理中，平行单位之间请示与申请批准内容的函混淆的情况时有发生，虽然它们都有请示的性质，但它们也有明显的区别，主要有以下两点:第一，请示是上行文，函是平行文。第二，请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导的关系，函的制发单位与受文单位是平行或不相隶属的关系。四、 函的写法 函的一

14、般格式主要包括:标题，主送单位，正文，落款与时间。标题 函的标题是全要素标题，即包括发文单位，事由及文种。其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。正文 函的正文是文件的主要部分。强调就事论事，应直陈其事。第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽，请求，询问或告知的事项，然后提出希望，请求或要求。最后明确提出以上意见可否，请函复敬请函复特此函告事项部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成;如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一

15、种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。复函正文的一般结构是:先引述来函，可引来函的文件名称，发文字号，主要内容。如贵厂字号文悉这样的格式，也可以直接写电悉函悉，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般可写上此复特此函复等话语。在复函中要针对来函中提出的问题予以答复:同意或不同意，同意将怎么办;不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。文中用语应言简意赅。落款与日期 函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。第三章 国家行政机关公文（下）l 会议纪要一、 会议纪要的适用范围和种类会议纪要也是一种比较重要的法定公文。为

16、了体现民主集中制的原则，各级机关，人民团体，企事业单位的公务活动经常采用会议形式，这就使以记录会议情况和议定事项的会议纪要具有较高的使用频率。会议纪要适用于记载，传达会议情况和议定事项。会议纪要是一种特殊文种，主要用于传达会议的主要精神和要求，与会单位共同遵守执行的事项，以沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。它是在归纳，整理会议记录及其他有关会议材料的基础上，按照会议的宗旨和要求，针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成，它既可以反映会议的基本情况，主要精神和中心内容，也能够用以解决问题，统一协调各方面的步调，还可以向上级机关汇报会议情况。例如大学思想政治教育工作座谈会会议纪要。二、

17、 会议纪要的种类会议纪要从本身反映的内容和性质及作用来看，大体可分为三种:第一类，指令性会议纪要。第二类，通报性会议纪要。第三类，座谈会纪要。第五节 会议纪要三、 会议纪要的写法与撰写注意事项会议纪要的格式一般包括标题，时间，正文等项。标题 会议纪要的标题有两种写法:其一是单标题，其二是双标题，这里有两个语言结构，前一个是主标题，概括会议的主题，后一个是副标题，说明会议的名称及所用文种。时间 会议纪要的时间，一般是会议纪要形成的时间，有时也可以写会议结束的时间。会议纪要的时间一般写在标题下方的居中位置，并且首尾加圆括号。正文 会议纪要正文一般包括开头，主体和结尾三部分。开头部分用简练的文字写出

18、会议概况:介绍召集会议的单位，会议的目的，开会的时间，地点，会期，参加人员，会议的议程和进行情况等。主体部分主要写会议内容，即会议研究的问题，讨论的意见及所形成的结果。这部分的表述方式比较灵活多样，可以加写序号按问题的顺序逐一表述，也可以直接以小标题形式表述，还可以按内容性质加序号分若干部分表述。结尾部分有两种写法。一种是提出希望，号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会上提出的各项任务;另一种是不另写结尾，正文的主体部分结束就是全文的结尾，一般工作会议纪要常常采用这种写法。四、 撰写会议纪要应注意的事项:第一、要真实，准确地概括会议内容，尤其是会议的议决事项。会议纪要，既要忠实于会议的

19、实际内容，又要作好归纳整理工作，不能随主观意图增减或更改会议的内容，而必须做到真实，准确地表达会议内容。第二、要突出反映会议的重点内容，这主要是指重点反映会议所讨论的问题及形成的统一意见，即会议明确和解决的问题。第三，会议纪要的写作要及时，否则拖延时间过长，会给人时过境迁之感，影响公文的效果。第四章 行政事务应用文行政事务应用文的特点行政事务应用文是指法定的行政公文之外的，在国家机关，企事业单位，社会团体日常行政事务中经常并大量使用的公务文书，有时被称为常规文书五、 行政事务应用文有其自身的特点:第一、制发程序，行文格式无严格规定。与法定的行政公文相比，行政事务应用文有较大的灵活性，呈现出风格

20、的多样化。例如，简报这种行政务事务应用文，既可以呈送给上级机关使之作为了解下情，正确决策的参考，又可以发给下级部门用于指导工作，沟通情况的工具。其主送，抄送单位无严格界限。写法灵活得多。第二、行政事务应用文本身不具备法定权威。行政事务应用文一般不单独行文，它要发挥自身的作用，需要批转，转发，印发通知和实施命令等条件。否则，它只能被看作是一种参考意见。第三，使用频率高。行政事务应用文在机关，团体，企事业中，使用很多，而且连续使用。常见的行政事务应用文有计划，总结，简报，调查报告，规章制度，述职报告等。l 计划的写作计划的写作可以有多种格式，常见的有文字叙述式，条文式，表格式。有时几者兼而有之。不

21、论采取哪种格式，计划都应具备标题，正文，日期三部分。标题 完整的标题包括制定计划的单位名称，计划的期限，内容范围和计划的类别四个要素，如果是草稿或初稿，还应在标题下或标题后加括号注明。正文 计划的正文要写计划的内容。可以分项写，也可以不分项写。如果分项写，可用条文式，还可用表格式。正文一般分为前言和主体两部分。前言部分一般说明制定计划的总的原则:上级指示和要求，制定计划的依据以及对本部门具体情况的分析。这部分应该高度概括，简约明了，不必过于具体。短期的小型计划，这部分可以省略。主体部分要具备三项基本的内容，即:目标，措施，步骤。目标是计划产生的起点，也是计划实施的归宿，它是计划的灵魂。这部分应

22、该根据需要和可能，提出完成任务的指标，即要完成何任务，达到什么目的要求。措施是实现计划的保证。这部分应该根据主客观条件，规定达到目标的手段，需动员的力量以及负责的部门，配合的单位等。步骤是实现目标的程序安排和时间要求。这部分应该按照任务完成的阶段和环节，明确哪些先干，哪些后干，体现出轻重缓急和先后顺序。在时间安排上，既要有总的时限要求，也要有每项任务的时限要求。制定计划的日期 一般写在正文结尾处右下方，也有写在标题下方的。另外，对外行文的计划，需要加盖公章。l 总结一、 总结的写法总结常见的格式包括标题，正文，署名和日期三个部分。标题 有两种写法:一种是最一般的写法，包括单位名称，时间，内容和

23、文体;另一种标题只有内容的概括，和一般文章的标题一样。正文 全面总结和专题总结正文的写作格式有明显的不同。二、 全面总结正文包括以下四个部分:1，基本情况。这是总结的开头部分。这部分的写法，常见的有以下几种:一是概述总结工作的全貌，背景;一是说明总结的指导思想和成果;或是将主要的成绩，经验，问题扼要地提出来，先给人以总的印象，作为下文的铺垫。2，成绩和问题。成绩要说够，问题要写透。3，经验和教训。经验体会是总结的核心，是从实践中概括出来的具有规律性和指导性的东西。能否概括出具有规律性和指导性的东西，是衡量一篇总结好坏的关键。4，今后的设想和打算。署名和日期 全文之后要写上单位全称及完整的年，月

24、，日。上述几部分顺序而下，各自成章，是全面总结的一种惯用写法。专题总结以介绍经验为重点，以论带叙，首先逐条概括出经验的中心要点，然后加以说明，情况，过程，做法的介绍，用来充当经验的论据，成绩收获融合在经验的条项之内。各条项之间具有内在联系。l 调查报告一、 调查报告的写法调查报告的写作要点:第一要，深入调查研究，详细地占有材料。第二，认真分析，找出事物的规律。第三，恰当选材，努力做到观点和材料的统一。第四，要有点有面，不要笼统空泛，不要以偏概全，既要有典型事例，又要有一般情况的概述，这样才能给读者以完整的印象。二、 调查报告的结构一篇调查报告的结构要根据它的内容来安排，要做到既能反映客观事物的

25、内在联系和发展规律，又要服从报告主题思想的表达。一般地说，调查报告由标题，开头，主体和结尾四部分组成。标题 要用简要的语言概括表达全文的主题或论题。有这样几种类型:第一种是类似总结的标题;第二种是文章标题的写法;第三种是正副标题的写法;第四种是提问式的标题。开头 概述基本情况。有的概括全篇的基本内容;有的简单介绍调查的目的，调查对象的有关情况和调查的经过等。这部分起提示全文的作用，力求简明概括。主体 是调查报告的主要部分，主要是用材料来说明观点，说明具体做法，经验或问题。至于怎样组织则要根据内容的需要和事物的内在联系来安排。基本上有两种方式:一是按照调查顺序和事物发展过程的顺序来写，被称为纵式

26、安排;一是按照调查的内容归纳为几个方面，一个一个问题地叙述，逻辑性较强，条理比较清楚，被称为横式安排但这只是相对的，常常是纵横交错地安排。结尾 是对调查内容作一简要概括，或对正文进行补充，指出规律或做出结论。有的单独写成一段，有的不单独成段，而是把规律或结论放在介绍或分析材料之中，如果在正文中写清楚了，也可以不要结尾。第五章 会议应用文l 会议记录一、 会议记录的整理由于会议记录是在会议进行过程中记的，速度很快。必然用许多代替的符号，或者有句子不完整的地方。因此，会后必须进行整理，把那些用代替符号记的翻译出来，不完整的地方补充完整。如果会议当时没有记下来，或者记得不清楚的地方，还可以找发言人问

27、清楚或核实。记录整理好后送负责同志核阅，签字，以备查考。二、 做记录的注意事项第一，忠实，准确第二，反应迅速第三，注意保密第二节 演讲稿三、 演讲稿的写法1、开场白开场白有两项任务:一是建立说者与听者的同感;二是打开场面，引入正题。开场白一般有这样几种方式:悬念式。演讲伊始，或提问题，或引出故事，设置悬念，激发听众兴趣。名言式。利用名言警句做开场白，可使听众易于接受，振奋精神。提问式。开场设问，引导听众积极思考。演讲稿的开场白的方式要因人，因事，因地而不同，没有固定不变的程式。2、正文这是演讲稿的核心部分。要写好这部分，必须做到以下几点:1）要有突出的中心思想;2）观点和材料要统一;3）安排好层次和段落的关系;4）注意文中的过渡和照应。3、结尾四、 常见的演讲稿结尾有:总结式。即在演讲的最后总结归纳自己的见解，主张，强化演讲的中心内容，给听众留下深刻印象。号召式。即在演讲结束时，