档案工作基本术语Word文档下载推荐.docx

1、 文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。文本（test / version） : 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。正本（official test） : 有规范格式和生效标志的正式文本。副本（copy / duplicate） : 再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。手稿（manuscripts） : 由作者用手写或打字等方式制作的原稿。文种（record type） : 按性质和用途确定的文件种类的名称。档案行政管理部门（archival administrative department） : 具有政

2、府行政管理职能的档案事业管理机构。档案馆（archives） : 集中管理特定范围档案的专门机构。档案室（record office） : 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。专业档案馆（specialized archives） : 管理特定范围专业档案的档案馆。综合档案馆（comprehensive archives）: 按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。部门档案馆（departmental archives） : 专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。企业档案馆（business a

3、rchives） : 企业设置的管理本企业档案的档案馆。事业单位档案馆（institutional archives） : 事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。档案资料目录中心（archival descriptive information center） : 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。文件中心（records center ）: 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。档案工作基本术语-档案收藏收集（acquisition; Collection）:档案馆 、档案室接收及征集档案 和其他有关文献的活动。归档（filing）

4、: 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。移交（transfer） : 档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。接收（accession） : 档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。征集（acquisition） : 档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。寄存（deposit） : 档案所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案存放在档案馆的行为。捐赠（donation）: 档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。交换（exchange） : 国家（地区）之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其

5、他文献的活动。馆藏（holdings） : 档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。散存档案（estray） : 未保存在法定保管处所的档案。散失档案（removed archives） : 从原形成国家（地区）散失到国外的档案。档案工作基本术语-档案鉴定鉴定（appraisal）:判定档案真伪和价值的过程。保管期限（retention period）:对档案划定的存留年限。保管期限表（records retention schedule）:规定档案保管期限的文件 。销毁（destruction）:经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁清册（destruction list）:登录被销毁档

6、案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。档案工作基本术语-档案整理整理（archival arrangement）:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。来源原则（principle of provenance）:把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。档案实体分类（physical archives classification）:根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。立档单位（funds constituting unit）:构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。全宗（funds）:一个国家机构、社

7、会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。联合全宗（combined funds）:由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。汇集全宗（collected funds）:由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。全宗群（funds complex）:由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体 .案卷（file）:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷（filing）:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表（file note）:卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。档号（

8、archival code）:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档案工作基本术语- 档案检索检索 retrieval:存储和查找档案信息的过程。编目 cataloguing ;Description:按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。档案信息分类 archival information classification:以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。条目 entry:反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。著录 description:对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的

9、过程。标引 indexing:对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。分类标引 classified indexing:对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。主题标引 subject indexing:对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。受控标引 controlled indexing:依据主题词表等控制工具进行的标引 。自由标引 free indexing:不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。关键词 keyword:在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。主题词 descriptor:在标引

10、和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。档案主题词表 archives thesaurus:由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。检索工具 finding aid:用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引 、指南等的统称。目录 catalogue:由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具 。案卷目录 folder list; File list:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次

11、序编排而成的一种档案目录。卷内文件目录 innerfile item list:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。案卷文件目录 file-item list 、全引目录 file-item list:以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。分类目录 classified catalogue:依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。主题目录 subject catalogue:依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。专题目录 subject catalogue:按照特定专题以一定次序编排而

12、成的一种档案目录。索引 index:指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具 。文号索引 record number index:指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案 索引。人名索引 name index:指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。地名索引 place name index:指明地名及相应档号 ，以一定次序编排而成的一种档案索引。档案馆指南 guide to an archives:介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。全宗指南 guide to an archival fun

13、ds、全宗介绍 introduction to an archival funds:介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具 。专题指南 guide to subject records、专题介绍 introduction to subject records:介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。档案工作基本术语- 档案利用利用 access and use:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。开放 opening:档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。公布 publishing :将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。咨

14、询服务 reference service :档案馆 、档案室答复询问，指导和帮助利用的活动。档案证明 archival evidence:依据档案的记载出具的凭证性文件。档案展览 exhibition :按一定主题展示档案的活动。阅览室 reading room:档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。密级 security classification :档案文件保密程度的等级。降密 downgrade :降低档案文件的原有保密等级。解密 declassification :解除已失去保密价值档案文件的保密限制。编纂 compilation:按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动

15、。大事记 chronicle of events :按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。组织沿革 administrative history :系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。基础数字汇集 collection of essential data :以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。专题概要 thematic summary :简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。档案出版物 archival publications :以档案、档案工作、档

16、案学为基本内容的出版物。档案工作基本术语-档案的保管与保护保管 custody :维护档案的完整与安全的活动。保护 conservation :防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。全宗卷 funds descriptive file :由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。档案馆建筑 archives building :档案馆专用的的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。档案库房 archival repository :收藏档案的专门用房。档案装具 archives container :用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。密集架 com

17、pact shelving :为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。载体 medium 、介质 medium :可将信息记录于其上或其中的物质材料。耐久性 durability :档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。退变 deterioration :档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。修复 restoration :使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。加固 reinforcement :将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。修裱 mounting :使用粘合剂把选定的纸

18、张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。适宜性原则 principle of compatibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。相似性原则 principle of similarity :档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。可逆性原则 principle of reversibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。加湿 humidification :a） 增加档案库房内相对湿度的方法。 B） 将

19、过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。去湿 dehumidification :降低档案库房内相对湿度的方法。脱酸 deacidification :为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。去污 cleaning :清除档案上的污垢和灰尘的方法。熏蒸 fumigation :在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。防灾规程 disaster plan :为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。复制 reprography :利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成

20、内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。档案缩微品 archival microform :含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。档案工作基本术语-档案统计统计 statistics :对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜索、整理和分析的活动。登记 registration :登录档案和档案管理有关数据的过程。统计指标 statistical target :反映档案和档案工作现象的指标名称及其数值。统计报表 statistical form :由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。统计分析 statistical analysis :对统计资料进行

21、综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。全宗卡片 funds card :档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。全宗单 funds management sheet :以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。档案信息化建设讲座一、 档案信息化概述 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议中提出：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高

22、速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。 档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。 档案

23、信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。 三项基本原则是我们进行档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。二、档案信息化建设的主要内容和任务（一） 档案信息化建设的主要内容档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。1、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和

24、网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。2、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。4、档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信

25、息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。（二）档案信息化建设的主要任务 1、以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。 2、以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。3、以档案信息管理系统（如深圳市档案局和深圳世纪科

26、怡公司共同研制的“世纪科怡档案管理系统”、清华紫光、珠海泰坦等电子文件/档案管理软件）的推广应用为基础，以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重点，加强档案管理应用系统的建设。4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。5、以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。三、 档案信息化的标准规范建设档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。（一）管理性标准规范 管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等

27、，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享。 目前，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如：中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例，计算机信息网络国际联网安全保护管理办法，计算机病毒防治的办法等。 （二）业务性标准规范 业务性标准规范是对电子文件/档案业务处理的规范，其范围包含电子文件/档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。 国家已颁发的标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求，是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范。国家标准

28、电子文件归档及管理规范和地方标准深圳市电子文件归档及管理办法，是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。 目前，国家档案局委托深圳市档案局正在制定电子邮件公文归档与管理规则。正在制定的标准还有：档案数字资源加工规范、电子文件元数据标准、电子文件档案著录规则、电子文件保管期限表、电子文件档案鉴定标准等。 （三）技术性标准规范 技术标准规范包括电子文件/档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准，如信息交换用七位编码字符集、信息交换用汉字编码字符集等。目前正在制定的标准有：档案信息应用系统技术标准、档案信息数据存储、压缩格式规范、数据加密算法规范、数字水印标准、电子文件/档案存储格式与载体规范、照片档案数字化技术规范、录音与档案化技术规范等等。四、 档案信息化的基础设施建设 档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。（一）网络环境建设。根据三种不同的服务对象和范围，网络环境建设分为三个