档案管理制度 1Word文档格式.docx

1、2.6实物档案管理实施细则（13）2.7档案移交实施细则（14）2.8档案借（查）阅实施细则（14）2.8档案库房管理实细则（15）3、日常档案管理工作重点规范（15）3.1证照的日常管理（15）3.2证照的年检、变更工作（16）4、附件（16）附件一：档案归档范围及时间（16）附件二：.档案密级及保管期限.（19）附件三：卷内目录（20）附件四：卷内备考表（21）附件五： 归档文件目录（22）附件六：档案借（查）阅申请表（23）附件七：档案移交清单（24）档案管理办法第一章则第一条的为加强和规范我公司档案管理工作，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，提高档案的利用工作

2、，使档案工作有章可循、有据可查，更好地为企业生产、经营、管理及发展服务，根据中华人民共和国档案法、建设工程文件归档整理规范等有关法律、法规，结合本公司实际，特制定本办法。 第二条定义公司档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载体的历史记录的总和。档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。第三条公司各部门在工作活动中形成的档案类目的档案由公司档案管理部门统一管理；第四条档案工作是公司各项管理工作的基础之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。档案信息化是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。第二

3、章档案管理部门职责 档案管理人员应严格执行档案管理办法和各项管理制度，履行管理职责。 公司各部门指定一名人员作为专（兼职）档案管理人员，负责部门文件材料（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理并应做好文档管理和移交工作。 档案工作必须严格遵守国家和公司的有关保密规定，加强对各个环节的管理，严防泄密事故发生。第四条 项目验收及鉴定，必须由档案部门对归档文件的完整、准确、系统情况进行检查，凡文件材料未归档或归档不完整的视为未完成项目，没有档案人员的认可签字，不能进行项目验收、鉴定和结算。第三章文件材料的收集与归档文件材料形成和积累是档案工作的基础，必须将文件材料归档工作纳入公司各部门工作计划和

4、有关档案工作人员的岗位职责公司各部门在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应及时交本部门专（兼）职档案管理员统一整理进行管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。各部门在日常工作中产生指导性文件材料（包括重要文件、合同正本、会议记录、图纸资料、技术文献、）必须及时收集、分类整理，立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴定等各个环节的工作，做好重要资料的保密工作。应以公司形成的文件材料为主，凡是反应公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。归档时间1、文书档案：各部门办理完毕的文件材料，每年移交一次。各部门的档案于每年4月30日之前向档案室办理移交。2、科技档案，由各项目的专

5、（兼职）档案管理人员进行收集整理、立卷工作，应与项目建设进度同步进行，按规定在工作完成后一个月内向档案室办理档案移交工作。3、财务档案应在隔年的五月以前移交。声像档案、法务档案、实物档案等，在每项活动完成后三个月内归档。4、涉及员工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料及公司生产经营、组织机构设立、重大投资决策、产权变动等文件材料办理完毕一周内整理后立即移交归档。5、重要设备到货后在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后一个月内归档。第四章对归档文件的基本要求 归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，正本与副本，印件与底稿，请示与批复，转发文与被转发文要放一起，不得分开，文电合

6、一。归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。第三条 归档文件应为原件。第四条 科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。第五条 重要设备的开箱验收，有关部门应会同档案部门一同参加。第六条 移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续。第五章档案的保管设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不得擅自进入档案库房,以保证维护档案的完整性和安全性。

7、档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。第五条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。第六章档案的分类与整理归档的文件材料，应参照国家和有关标准规范，充分考虑公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点。档案的分类分别为文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案等。根据国家档案

8、管理局的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、30年、10年；基本建设类、声像类、法务类、实物类分为永久、长期、短期，其中永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下；会计档案分为永久、定期，其中定期为3年、5年、10年、15年、25年。档案室在接收各部门移交的档案后，应对移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。接收的移交档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。第六条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。相关人员到档案管理员处借阅资料需办理借阅登记手续，（详见附件六档案借（查）阅申请单）。第七条对超过保管期限的档案，由行政经理

9、、文件所属职能部门负责人负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁，销毁清册要永久保存。第八条员工在未经所属部门书面同意的情况下，不得将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众公开。 档案管理实施细则文书档案管理实施细则一、目的为了规范公司的文书档案管理工作,结合各项管理规定,特制定本细则。二、文书档案的定义文书档案是指公司在日常管理事务活动中所产生的书面文件。包括公司行政管理、经营管理、法务文件、其他（合同、签报、批复、工作联系函、通知、会议纪要、工作计划和总结报告）等。三、文书档案的管理职能1、公司办公室负责建立、完善文书档案管理制度，并做好推行、培训和指导工作，发现问题及时整改。2

10、、公司办公室全面负责文书档案工作，包括日常文档的收集、归档、借（查）阅工作，并将年度归档情况汇编成册。3、各部门应设定专（兼职）档案管理人员负责部门文件的管理、立卷和归档工作。4、各部门的档案管理人员须报办公室备案，岗位变动或离职的，部门必须做好人员交接工作，并将变更人员名单上报。四、文书档案的收集、整理和立卷1、各部门专（兼职）档案管理人员根据本部门业务情况，进行日常收集。2、档案材料必须按规定用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔及纯蓝墨水和复写纸。3、归档的文件按照文件的种类设置“案卷类目”，按年度存放于文件夹内，做好平时“预立卷”工作。4、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，

11、必须在备考表中加以说明。5、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。五、文书档案的编制和装订1、填写卷内目录的要求：（参见附件五）（1）卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首，卷内目录中各项内容填写必须符合一定要求。（2）序号：文件排列的顺序号。（3）文件编号：发文单位的发文号或图纸的原编图号。（4）责任者：填写文件材料的直接形成单位和个人，有多个责任者时选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（5）文件名称：应完整填写文件材料上的标题。（6）发文日期：文件材料形成时间（落款时间），如

12、2015年09月07日用20150907表示。（7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。（8）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代）2、填写卷内备考表的要求：（参见附件四）（1）本卷情况说明：要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如：文字材料XX页、照片XX张、附图XX张，说明组卷和使用情况，如卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等，签上立卷人、检查人名字及立卷日期（如案卷中存在复印件替代原件归档的，应在卷内目录中注明原件的存放点）。（2）立卷人：负责立卷的专/兼职档案人员的签名。（3）完成立卷日期：该案卷通过合格检查的日期。

13、（4）卷内备考表放在文件后。3、编码的要求（1）卷内文件应按前后排列顺利依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。（2）空白页不编号。4、案卷归档号的编写（1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。（2）案卷归档号由部门的英文专称缩写、年度号、归档类别的汉语拼音缩写和案卷号组成。5、案卷封面及档案盒的填写（1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。（2）档案盒必须在侧面标注归档类别（文件名称）和案卷档号，便于查找。6、案卷的装订（1）每本案卷厚度原则上不超过2厘米，如超过2厘米，须另外组卷。（2）案卷采用“三洞一线”方式进行装订。六、年

14、度文书档案汇总目录的编制1、档案室在汇总各部门提交的年度文书档案后，必须对总体归档情况进行统计、汇总成册，以便日后查询。2、汇总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。3、封面：主要注明年度及部门名称。4、统计汇总表：按部门提交案卷和档案盒数进行分类统计。5、案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。第二章科技档案管理实施细则为了加强公司科技档案的管理，维护档案的完整性和安全性，确保项目顺利通过工程档案验收，特制定本细则。二、科技档案的定义科技档案指反应科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案，如工程档案、设备档案。三、管理职能1、建设工程项目负责人协助、督

15、导施工单位做好档案管理工作。2、建设工程项目在总、分包单位进场后，由项目负责人会同工程部，召集所有施工单位召开工程资料交底会议，将我方在资料上的要求进行明确。3、建设工程项目负责人督促施工单位做好竣工档案的收集、整理、预立卷工作，并在项目竣工时，及时完成编制及报验工作。新进设备技术资料和图纸一律交付档案室统一管理。在没有办理交接手续前，任何人不得私自动用和存放。五、建设工程项目档案及设备档案整理（一）建设项目所形成的全部项目文件，在归档时必须按工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（二）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。立卷可采用如下方

16、法：1、立项文件及竣工文件应按同一事项先批复后请示，先正文后附件，先文件材料后附图的顺序组卷。2、设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷。3、施工文件应按项目、单位工程、专业等组卷，其中有共性的文件材料可按项目或单位工程集中组卷。4、监理文件应按阶段、单位工程、专业等组卷。5、竣工图应按单位工程组卷，单位工程内应按专业组卷。6、一个建设项目（工程）内所有的文件和图纸应按工程前期准备、设计、施工、竣工四个阶段排列程序组卷。注：1、各项目竣工档案归档范围原则参照国家标准建设工程文件归档整理规范，以各项目所在地城建档案馆颁布规定为准。2、工程竣工档案应编制三套。（三）设备档案的具体内容：1、设备

17、进厂后开箱验收过程中产生的技术文件；2、设备安装调试过程中产生的技术文件；3、设备投产后使用、维修和改装记录资料。六、工程竣工档案的立卷要求1、文件材料的编制（1）工程文件的用纸规格为A4幅面（297mm210mm），小于此规格的文件应进行托裱。（2）托裱纸必须是白纸，单张托裱时文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐，多张托裱时文件内容严禁相互覆盖。（3）工程文件组卷厚度不宜超过20mm,整卷为A4幅面的纸张应少于200张。（4）文件立卷时要标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，空白页不标号，托裱时，页号标在文件上。（5）案卷内不应有重复文件。（6）不同载体的文件一般应分别组卷。

18、2、竣工图的编制（1）竣工图须与实物相符，所有变更内容都必须修改、注记到位，做到图形清晰，字迹工整，竣工图必须用新的蓝图，修改、注记用黑色碳素墨水。（2）在设计变更的依据性文件中，应当包含被修改的图号等内容。（3）设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程师指令、工程会议纪要等设计变更的依据性文件，应注记其原始编号或日期。（4）“竣工图” 章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围，不能压盖图形文字的地方，技术负责人、总监必须在审核后签字。（5）竣工图装订，按A4幅面规格折叠，图面朝里，图标外露，页号标在右下角。（6）所有竣工图都应由编制单位加盖竣工图章，包括施工蓝图

19、的封面，图纸目录也要加盖竣工图章，签字手续要齐全，不得代签、不得用名章代替。（7）竣工图章签字的要求是有区别的：A、施工图作为竣工图的，加盖的“竣工图”章，设计单位与监理单位必须签字；B、如果施工图有改动，而重新出“竣工图”，则“竣工图”上加盖的“竣工图”章，设计单位可不再签字，但监理单位仍要审核签字。七、工程档案及设备档案的管理1、项目负责人应对前期立项文件和竣工备案文件进行保管，并严格执行借阅制度。2、各项目的施工资料收集应与施工进度基本保持一致。3、各施工单位应设立专人负责工程资料的收集和管理工作，并由项目备案。4、项目实行总承包的，由各分包单位收集、整理后移交总包，由总包汇总、整理，并

20、进行预立卷。5、施工、监理单位在工期各节点将预先立卷的工程资料，分批移交项目工程部验收、汇总，直至项目竣工汇总后交项目负责人保管。6、对已组卷、归档的竣工档案，原则上不予外借，如有特殊情况，必须有项目负责人确认。会计档案管理实施细则为了加强公司会计档案管理的规范化和科学化，结合公司管理规定，特制订本细则。二、会计档案的定义会计档案主要是指公司财务凭证、账簿（册）、报表等的会计核算材料。三、会计档案的管理1、公司财务部在年终对当年形成的会计档案，负责整理立卷并装订成册。2、会计档案的保管期限分永久和定期两种。其中定期分为3年、5年、10年、15年、25年。档案室对接收保管的会计档案，应有目录清单

21、，并保持原卷册的封装，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。会计档案的借阅，必须由部门主管和财务副总经理签字确认，原件不得带出。6、会计档案不得对外借阅。人事档案一、目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。二、人事档案的归档归档的程序如下：首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案。三、人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：取出应转走的档案。在档案底账上注销。填写转递人事档案材料的通

22、知单。按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。四、人事档案利用的方式1、查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。3、出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等

23、要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。六、人事档案保密规定及保存期限1、保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。2、公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。第五章声像档案管理实施细则为了更好地展现公司发展历史，提高利用价值，有效实现资源共享，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。二、声像档案的定义声像档案是以照片、录音、录像、光盘等为载体形式，集声、像、画同步视听为一体，真实记录公司发

24、展历史的档案。声像档案归档范围1、公司召开的重要会议及活动形成的录像、录音、照片、光盘。2、公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。3、反映公司进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。4、工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘，反映工程概貌及施工进展的照片、录像。声像档案归档时间和要求1、归档的声像档案必须填写移交目录，概况说明、形成日期、责任部门等。七、声像档案的保管和利用1、对归档的声像档案必须定期检查，可利用防磁设备保存。2、借用声像档案必须经过审批，未经许可，任何人不得复制。实物档案管理实施细则实物档案是企业发展成果的体现，为了加强管理，特制定本细则。二、归档范

25、围1、在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗等。2、各类荣誉证书。3、在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。三、归档时间和要求1、归档的实物档案必须填写目录，注明获奖日期、概况说明、责任部门等。第七章档案移交管理实施细则一、严格执行档案集中管理的原则，在本公司工作活动中形成的、具有保存利用价值的文件材料都应移交归档。二、任何部门或个人办理档案移交时，交接双方必须认真核对，同时填写档案移交清单，一式二份，交接双方各执一份。（参见附件七）三、各公司各部门应每年做好文书档案归档移交工作。1、各部门应在每年4月30日之前将文书档案移交档案室。四、任何员工或档案管理人员若因岗位变动或离职

26、，必须做好文件（档案）移交工作。第八章档案借（查）阅管理实施细则为维护档案的完整与安全性，更好地为公司各项工作服务，特制订本细则。一、公司所有员工都有保护档案、借阅档案的权利和义务，档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。二、各类档案的借（查）阅，必须填写档案借（查）阅申请单（参见附件六）。三、文书类档案须经查阅部门负责人、直属公司领导签字批准，经过相关审批流程后方可借阅。四、科技档案须经查阅部门负责人签字批准，经过相关审批流程后方可借阅。五、会计类档案必须由部门主管和财务副总经理签字确认，一般只能在阅览室查阅，如有需要只能复印，不得外借。六、外单位来人借（查）本单位档案，需持单位档案借（查

27、）阅申请单并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。七、阅档必须在阅览室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管经理批准。八、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。九、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。十、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档