办公室实务实训手册Word格式文档下载.docx

1、编制工作日志、工作计划、安排上司约会、出差办公室接待管理迎送、接待客人辅助危机事务处理处理客户投诉、处理突发事件辅助后勤行政管理办公用品管理辅助人力资源部管理员工招聘、离职辅助商务活动管理参观开放、新闻发布、签字仪式、庆典仪式综合训练办公室工作情景模拟可展示的实训成果： 办公室布局设计、办公室环境考察报告、十大最受欢迎的办公室绿植评选前台接待、值班、电话事务等情景模拟剧本、照片等；发邮件的截屏、介绍信、用印管理制度工作日志、工作计划、上司约会、出差安排表、公务费用报销单据等接待方案、模拟接待视频处理客户投诉、处理突发事件情景模拟剧本办公用品管理流程图员工招聘入职、离职流程、注意事项参观开放、新

2、闻发布、签字仪式、庆典仪式等策划方案、照片、视频等办公室工作情景模拟剧本、照片、视频等实训所需设备、案例或教学材料： 实训在文秘综合实训室开展，需提供办公座椅、会议桌、投影、电脑、电话、常用办公用品等。实 训 一 记 录 项目名称：实训任务：任务一 办公室布局设计朝阳文化传播公司最近搬到新写字楼办公。公司考虑到行政办公室还承担客户服务职能，就分配给行政办公室两间房。该办公室现有主任1人，秘书1人，客户服务人员3人。请为其设计办公室布局。办公室结构如下：（提交实训成果：设计图和说明）任务二 维护办公室环境每小组就“办公室绿化”为主题，查找资料和相关图片，制作成ppt，与全班同学一起交流分享。每小

3、组分别考察我系教师办公室，分析办公室布局与布置上的优点和不足，针对不足提出改进方案，并制作成ppt，与全班同学一起交流分享，提交各办公室供其参考。ppt）实训方法: 小组讨论、实地考察、汇报展示实训收获：通过这次实训，我学会了如何科学的设计办公室布局以及如何最优化布置办公室环境。并且对办公室布局文化有了更加深入的了解，每一步设计都有讲究，必须满足满足整个组织和工作人员的需求。通过PPT我还意识到了办公室环境的重要性，与此同时学会了管理和维护办公室环境。并认识到办公室环境维护的重点和安全隐患。还发现了我们身边办公室的布局上的不合理还有环境维护上的不足。在小组成员的一起努力下我们还进行了办公室环境

4、维护，用实践来检验如何更好地优化布置办公室环境。实训中出现的问题及解决办法：在进行办公室布局设计的时候，我们小组发生了一些分歧，在查阅了书本上的内容和相关资料后，我们彼此沟通最终统一了意见。在优化办公室环境时以及办公室绿化时查阅的资料太少，导致对管理和维护办公室环境的方式方法不够了解，通过老师的讲解和其他小组的介绍中我们有了一定的认识。实训建议：没有亲身在办公室实习过对待许多问题不能感同身受。办公室的布局设计不仅要遵从科学原理，还要考虑到老板和员工的喜好和实际处境。小组成员在实训前要多沟通交流。在实训后也要多进行总结。实训成绩：指导老师签名：年 月 日实 训 二 记 录办公室日常工作管理（一）

5、任务一 前台接待1.前台接待工作流程图设计2.情景模拟前台接待，要求：（1）包括有预约和未预约；（2）全组成员均需参演；（3）需写剧本、排练；（4）情节可虚设。流程图、剧本、照片）任务二 值班安排1.设计值班表请根据下面的案例，模拟做一份值班记录（表式自行设计；每一项都要求模拟填写不留空项）：元旦上午，“大草原畜牧科技公司”秘书小李在公司值班。他共接待和处理了5件事：A.天山乳业公司张秘书来电话联系，该公司王总拟于元月三日上午登门拜访“大草原”陈总。小李请示陈总同意并定好时间后，以电话答复了“天山”张秘书；B.公司部分员工推选三位代表给送来一封联名信要求公司为他们加工资。小李热情地接待了他们并

6、将信收下，诚恳地表示第二天一上班就会送给总经理办公室孙主任，一定给大家一个明确的答复。代表们高兴地走了；C.街道办事处来人，要求各单位加强元旦春节防火工作，并要求各单位一位主管领导元月4日上午10时到办事处参加安排部署此项工作的会议。经小李电话联系，因公司主管安全工作的赵副总上午去南山扶贫，下午才能回来，小李只有请接班的物业部崔经理下午将此事报告赵副总；D. 收到当日来的报纸、杂志，也交由接班人员层层下传，明天（2日）由值班室日常工作人员分送。2.情景模拟：周六上午，你在值班时，一个电话打入，一名访客到来，几份报纸和杂志送到，子公司员工来拿宣传资料。请设计情节，写好剧本排练。请设计值班工作记录

7、表，并填写。值班表、剧本、照片）小组讨论、汇报展示、情景模拟了解了前台接待的主要工作，学会了正确应对前台的有约和无约接待。以及前台接待的准备工作和基本环节。在情景模拟前台接待中更是明白了前台接工作的礼仪、原则与程序。在情景模拟的过程中掌握了值班工作的方法与要求，能够根据值班的任务和要求，合理安排值班，并做好值班记录。能够胜任值班接待工作，并能恰当处理值班过程中的突发事件。情景模拟过程中，容易忘词不够流畅，缺少排练。应该多演练几次。值班表内容不够完善，在小组讨论和老师提醒后，安排更加合理。对待表格安排组员之间有些分歧，在查阅资料后统一了意见。情景模拟道具不足，场景太单一。可以适当进行补充。只写值

8、班表对值班工作的要求和方法还是不能够充分掌握，可以进行场景演练和模拟。实 训 三 记 录办公室日常工作管理（二）任务三 电话事务1. 设计电话记录单人物和情景设置（东方公司）总经理：石国庆总经理秘书：刘洋销售部主管：李明企划部主管：朱斌（不在，秘书小王接电话）生产部部长：周晓军（原定下午有外出任务）要求正确接听电话，填写电话记录正确拨打电话，填写电话记录电话记录单）2. 情景模拟人物：A:街道主任 王刚B:街道主任助理 吕萌C:甲社区 潘主任D:乙社区 孙主任E:丙社区 杜主任F:丁社区 王主任助理童鑫情景：街道主任王刚来电，要求吕萌通知各社区主任明天下午3点前上交“消防安全自查报告”。吕萌分

9、别给甲、乙、丙、丁四个社区打电话。甲社区潘主任是个“话痨”，拉着吕萌说了很多工作以外的事情，吕萌需要礼貌拒绝。乙社区电话中途掉线。丙社区电话一直占线。丁社区王主任外出，由助理童鑫代接。要求：小组编写剧本，并排练，下次课准备好相关道具现场演示剧本、照片）任务四 邮件事务以吕萌的名义给天地公司的陆总发送邮件，告知其文件已寄出，并要求陆总收到文件后反馈。请每人将作业发送至老师的邮箱：172343256注意格式规范、符合礼仪要求。邮件截屏）了解接打电话的要求、程序、注意事项。在情景模拟中掌握办公室电话通讯的技巧，能够填写来电登记表。学习了如何接受和发送邮件。并且了解了怎样分拣邮件。在发送邮件练习中了学

10、会了在发送邮件时的基本规范和写邮件的正确格式。1.实训中出现的问题及解决办法：打电话时没有注意到电话礼仪，电话单设计不合理。应查咨询老师打电话时应该注意的礼仪，查书或者上网查找电话单设计应注意的细节。情景剧中部分情节实际不合理，演练不够流畅缺少练习。可以先告诉我们要注意的电话礼仪，让我们更清楚电话礼仪的要求。情景剧模拟要尽量真实化。实 训 四 记 录办公室日常工作管理（三）任务一 印信管理我班某位同学要去出社区进行为期一个月的办公室实习，请系部开具介绍信一封，并设计印章。1.按照印章管理程序填写用印申请，认真审核后方可用印，并填写用印登记表；2.印章的样式要符合规范；3.介绍信的内容与格式要规

11、范。介绍信、用印申请单、用印登记表）任务二 名片管理以小组为单位，选择名片的电子管理软件和手机app软件各一款，了解其功能、优势和不足，制作成PPT汇报展示。软件可以选择以下种类或自选：1.电脑软件：名片之星 、xCard、E名片、夜鹰名片管理 、AH名片簿2.手机软件：经纬名片通、名片全能王 、蒙恬名片王、Mocard 摩卡名片助手 、脉可寻 、友联系 、一片成名 电子管理名片软件介绍ppt）上网调查、小组讨论、汇报展示掌握印章与介绍信使用的基本程序和要求，认识印章对公司的重要性。学习了印章和介绍信管理的原则和方法，能够正确盖印、开具介绍信。了解了名片的重要性。下载并运用了名片电子管理软件后

12、认识了名片的功能、优势和不足。在名片分类练习中掌握了名片的分类和管理。制作印章时不知道规格所以我制作的印章有点不合格，然后上课的时候老师特意讲解过了。场地有限，实训不够真实。可以多进行几次排练。建议老师在设计介绍信实训之前给我们讲一下介绍信应该注意的一些事项，以防同学们在设计介绍信时出现错误，以保证作业质量。老师可以下载一些在课堂上演示一下让学生知道各种名片电子管理软件的益处和使用方法。实 训 五 记 录任务一 编制工作日志和工作计划小陈是公司人力资源部王经理的助理。3月4日，她的工作排得满满当当：8:30参加公司部长周例会9:30召开人力资源部部门会议，安排本周部门主要工作10:30安排上周

13、4位应聘人员复试13:30前往大学举行专场招聘会，并安排笔试和初步面试16:15对公司管理人员进行企业文化培训请为王经理和小陈设计当天的工作日志。请为服装工作行政部经理秘书小刘制作一份3月28日的销售工作会议筹备工作计划表：会议一天，全国各分公司50人参会需用公司大会议室需发放会议资料（产品介绍、价格表、宣传资料等）准备小点心及饮料为总经理、副总经理工作报告制作PPT上司工作日志、秘书工作日志、会议筹备工作计划表）任务二 安排上司外出星期四上午一上班，深圳富丽华有限公司总经理把秘书于玲瑜叫到总经理办公室。总经理说他下个星期一要坐飞机到上海进行业务考察交流，周一晚上在上海东方大酒店宴请悦志公司总

14、经理一行；周二在东方大酒店与悦志公司进行贸易谈判；周三与东北电子有限公司总经理黄洪钧约会，地点安排在上海花园大酒店；周四到华夏电子有限公司去考察，考察完之后参观附近的商场；周五乘火车到北京，并于晚上7点在北京大学听讲座；周六从北京坐飞机返回深圳罗湖；再周一到新加坡考察市场。总经理要求于玲瑜做好出差的准备工作并随同他一起到上海北京等地去洽谈业务。请你代于玲瑜拟订一份总经理的旅行计划和行程安排（亦可合二为一） 旅行计划和行程安排表（可合二为一）在自己编制了工作日志和工作计划后了解工作计划表与管理日志的相关知识。认识到工作表的重要性和优点。并且学会了怎样写工作计划表能运用工作计划和管理日志合理安排工

15、作时间，提高工作效率。在小组实训后了解安排日程的注意事项。掌握日程计划表的编制。能为上司进行正确合理日程安排，能正确编制日程表。给上司安排行程的时候出行时间不合理。对航空公司以及出行交通工具不熟悉，安排交通工具的时候存在问题。有关航空公司的一些知识老师可以在实训开始之前先同学们科普一下，实训要求中有不明白的地方及时向老师询问，更好的理解实训要求以便能够合理的安排旅行计划和行程安排。可以用网络上网XX有关航空公司及飞机的相关知识更好的安排出行工具。在做行程计划表前，我们的相关知识都不了解，老师可以在实训前或实训的过程中提醒同学们一些应该注意的地方。在上课之前，可以提前告知实训内容，我们可以自己做

16、好课前准备实 训 总 结 报 告一、本课程实训主要内容1.办公室环境管理： 2.办公室日常工作: 3.办公室计划管理: 4.办公室接待管理: 5.辅助危机事务处理:二、实训过程 答：首先以小案例引出本节课的主题，再对小案例进行一定的分析带出一些本节课的知识。然后给出一些事例让同学们分析或讲解，让同学们融入本节课中。在实训中一般我们先制作情景模拟剧本，之后在班里实际演习，老师一旁指点，我们及时改正，课后布置一次实训作业让同学们课后完成。课后同学们自己查阅资料完成实训作业第二堂课上展示自己的实训成果，老师进行评论，指出错误。之后进行本次实训的知识讲解。三、实训效果1、通过本课程实训，你有哪些收获？

17、答：通过实训.我对专业知识有了一定的了解，从办公室环境管理到办公室日常工作管理，；让我对办公室事务管理了解更深刻，学会了有效处理办公室事务和辅助事项；与此同时，小组作业更加锻炼了我们小组的团队协作能力。我还学到了很多之前不知道或者不在意的一些知识！在这门课的实训中老师并不是一问的在讲一些理论知识，而是让我们自己先搜集资料、动手实训，第二节课会根据我们这次实训中出现的错误进行纠正，这样就提高了我们学习的自主性。2. 按照实训计划安排与目的要求，你认为你还没有达到的实训目的有哪些？或者说，你有哪些方面还有欠缺？我觉得基本上实训的目的都已经达到了，因为每一次实训我都会积极参与，前期构思，课上表演，都

18、会全力投入，我们组的实训作业每一次都是经过多次的严格的修改，努力达到最好的效果。有所欠缺的是实训结束之后不能很好地巩固知识，下次实训中如果遇到之前的实训中涉及到的知识不能够很好地运用，还是可能会存在错误。在实训之前，不能够充足的查阅本次实训所需要的资料，以至于实训作业会存在这样或那样的错误。3. 你认为本课程实训有哪些特点？同学们能很好地参与课堂与老师互动实训过程中情景剧实训比较多。以前老师对学习起主导作用，而我们这个实训老师起引导作用，更重要的事情都是由学生自己完成，学到的基本技能得到演练，能力也相对提高了，增强了学生的自主学习能力。4. 你对本课程的实训组织安排、实训指导教师的辅导、实训考勤考核、实训内容设计、实训报告设计、实训硬件设备等，有哪些意见和建议？每次的实训太密集了，我们前期要做很多准备，有点忙不过来。希望老师每次可以给我们更多的意见和评价，让我们继续改进。实训之前可以适当准备一些本次实训中需要的事物或者在实训之前找一些比较适合本次实训的教室或办公室进行实训。实训硬件设备过于落后，实训过程中没有真实感。情景剧设计可以可以适当减少一些，中间穿插一些其他的实训内容。学生实训成绩评定表对实训报告的评价意见：对实训情况的总体评价：评分记录实训1实训2实训3实训4实训5实训6实训7实训8实训9实训10实训11实训12最终评定实训成绩：指导教师签字： 年 月 日