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1、 第二课堂学分；输入；查询；输出第一章 鹿山学院第二课堂学分管理系统规划1.1概述目前，学校注重学生的在社会实践、思想道德、公益服务、科技创新、文化艺术等方面单位活动，学生参加课余活动，申请第二课堂学分，经过院团委复核，教务科研部审批后授予学分。我们通过咨询组织部部长、导员、学工部负责人，以及个人的亲身经历，在鹿山学院的第二课堂学分的申请过程中，学生是自己拿着申请表给活动负责人审核盖章，在交到组织部处进行审核，然后给辅导员复核，再给学工部审核确认。其中活动负责人主要负责审核盖章，组织部负责审核后进行手工统计学分，辅导员和学工部负责审核整理汇总表。在这个过程中我们整个第二课堂学分的认证都是手工操

2、作的，而且并没有采用信息系统管理。资料档案的管理还是采用纸质版的，容易出现遗漏的问题。1.2现行系统的调查与分析我们过咨询组织部部长、导员、学工部负责人，查阅广西科技大学（筹）鹿山学院学生手册，以及个人的亲身经历，清晰地了解了现行系统的运作流程，发现其中存在的一些问题，并依据这些问题提出了本小组的改进思路。一现行系统的运作在初步调查当中我们发现学院在管理第二课堂学分管理上的步骤（如图1-2-1）为：步骤1：填表。每名学生在第二课堂学分申请表中完整填写参与活动的名称、活动时间、申请的项目和申请的分数，交由本班团支书。步骤2：初步审核。团支书对本班同学提交的申请表进行初次审核，发现简单的问题，如错

3、别字，格式要求等，提醒申请学生订正，在纠正错误之后签名确认。步骤3：活动类型判断。团支书对本班学生申请的活动进行判断，判断其是否为系部活动，如果为系部活动则交由系团委学生会组织部审核，否则交由活动相关负责人审核,确认后再交由系团委学生会组织部审核。步骤4：二次审核。系团委学生会组织部对各班团支书提交的各班第二课堂学分申请表进行审核确认，符合评分标准的申请汇总各年级和各班的第二课堂学分申请表申请结果，形成第二课堂学分认定表交由辅导员审核，否则驳回申请。步骤5：三次审核。辅导员对系团委学生会组织部提交的第二课堂学分认定表审核确认，如审核通过形成第二学分认定表交由学工部，否则驳回申请。步骤6：最终确

4、认。学工部对各系辅导员提交的第二学分认定表进行最终的审核确认，如通过形成第二学分认定表交由各系团委学生会组织部，否则驳回申请。步骤7：结果反馈。系团委学生会组织部通过各班级团支书向学生反馈申请结果。图1-2-1鹿山学院现行第二课堂学分管理信息系统二现行系统存在的合理性（一）信息量决定学院经过十年的发展，学校的规模由小逐步扩大，可以说以前处理的信息量较少，因此运用人工的的审核和计算汇总就可以实现，没有必要引进一个软件进行操作管理，达到了利用最小的成本实现最终目的，节省了开发软件的资金。（二）审批制度实施层层审批的制度，由于学校所有的活动最初都是由团委发起，因此需要各级的负责人的审核，同时有利于及

5、时的发现错误，相互的监督保证工作的质量与准确度，提高申报结果的真实性和相对公平性（三）统一的评分标准运用统一的评分标准，使操作过程和标准高度统一，消除同一问题因为不同标准造成结果不一致的情况，减少人为操作的不公平性。三现行系统存在的问题与不足（一）缺少一个集中管理的平台第二课堂学分申请审核的过程与涉及的人员太多，使得原始资料不断在不同的审核者中流转，文档和资料流通的时间居高不下，信息反馈不能及时地传递，并且原始资料一旦丢失，将无法弥补过失，审核过程将重新进行。（二）缺少先进计算机技术的支持由于学校的规模由小逐步扩大，学生人数越来越多，需要审核的信息不断地增长，完全运用人工的的审核和计算汇总已经

6、不能适应时间发展的需求，人工单纯的对繁杂、沉重、枯燥的信息进行处理，激发信息处理人员烦躁浮动的心情，加大处理过程的失误，文档的丢失，计算的错误。（三）缺少一个查询的功能最终得到的结果单一、零散，无法寻求历史成绩，不能准确地了解到学分的完成情况，令学生不能对第二课堂学分的完成做一个有效合理的计划，浪费取得有效学分的机会，重复争取已经修满的学分。（四）重复单纯的审核过程团支书、辅导员和学工部在大多数的情况下，并不了解实际的情况，因此对于审批工作并没有实际的作为，无法发现存在的问题，仅只是流程的需要，单纯地走一个过场，但是却因此增加了整个过程的工作量，降低了审批效率，增加了工作时间，拖长的学生取得结

7、果的过程。（五）服务的范围很小第二课堂学分直接反映了学生参与课外活动的情况，但是教师和学校领导并不能从第二课堂学分反映出来的信息中取得相应的信息。学生不能从结果中分析自己发展的现状，完善自己的知识储备、人际关系、技能等方面的能力。目前的业务流程满足不了学生，教师学校领导的需求。（六）业务流程的不完善在对本系及外系举办活动信息核对汇总时，完全由同一个人进行，在审核过程中缺少一个监督的过程，而学工部的审核由于全院的学生太多不能每一条的信息都能了解，不能起到监督的作用。因此，很可能便利审核员作假，出现审核错误，不利于公平公正的实现，有损实行第二课堂学分的目的，有害第二课堂学分制度的发展。四可能导致的

8、后果及影响（一）影响数据管理安全现行的第二课堂学分的认定审批流程已经不适应现实发展的需要，提高了人工和时间的成本投入，降低了工作效率和效益，增加了数据信息发生丢失、遗漏、出错、凌乱的可能性，加大了学生对学校工作的负面情绪。（二）降低学生参与积极性现有的第二课堂学分的认定方式在一定程度上体现了学生课外生活的发展情况，但也局限学生参与活动，使学生参与活动的积极性不高，学习氛围不浓，导致学生没有特别积极充分地全面去发展自己各方面的能力。（三）不利于深化学校管理给学校的教学管理的决策困难，不利于激励学校发现和正视目前存在的问题，改进工作流程，深化教育改革，形成良好的校风、学风；不利于激励学校完善管理制

9、度，促进高学校管理工作制度化、规范化和科学化建设。五针对上述问题，我认为本小组的改进思路主要有以下几点（一）删除冗余过程首先，活动负责人审核自己所组织的活动参与名单，然后交组织部继续审核，两者之间存在重复审核，所以，本系统在流程上将删除活动负责人审核这一环节，减少重复工作。其次，通过调查发现，团支书在审核时，无法获取该学生的活动参与信息，也就无法正确行使自己的职责，往往以流水账的形式进行审核，起到的作用微乎其微；而在导员审核这一环节上，导员只是根据组织部上报的计算结果和学生参加的活动信息再一次审核，与上一环节重复，降低了工作效率。因此，团支书审核和导员审核将在本系统中予以删除，以此来简化业务流

10、程，提高运作效率。（二）纠正错位过程由于系团委学生会组织部在对活动信息核对汇总时，缺少监督者，分散权利和制约的作用。因此，将核对和审核分开有不同的人处理，起到相互监督的作用，相互制约的作用。（三）引进先进的技术运用计算机技术和网络通信技术，建立第二课堂学分网上申报审批平台，实行电子申报，代替了单纯的的人工机械化操作，减少人为操作的失误，提高了工作质量和工作效率，缩短信息传递的过程从而减少处理的时间。同时可以全面深入地分析挖掘数据信息，帮助老师了解学生的课堂之外的娱乐生活情况，为未来的美好校园生活的建立提供依据，也为及时发现问题提供途径。（四）整合并优化结构对于信息的反馈，原先是由组织部将汇总得

11、分表交由各班团支书，现在本系统通过建立的信息平台，将信息的反馈这一环节进行整合，使其化整为零，大家可以自己来查询学分申报批准情况。1.3改进后系统的可行性分析一管理上的可行性（一）方便查询处理本系统优化了处理流程，使其在管理上更加趋于合理，管理效率得以提高，而且，也极大地方便了管理者进行数据查询处理等。（二）使用要求低本系统界面简洁，操作容易，只要具备计算机的一些常识，均可方便查询自己所修要的信息，不要求使用者具备较强的计算机知识，从而使得使用者界面得以扩大。（三）审核更加合理先进的信息技术能够帮助学校改进处理第二课堂学分的流程，改进学校的管理机制，优化审核结构，符合现代管理技术的要求。（四）

12、管理更加方便目标系统由于很多数据都是通过计算机核对，在管理上可以减少甚至消除了乱加分的不公平的现象，加强了学校对第二课堂学分的管理。二经济上的可行性（一）开发成本低目标系统开发大致的费用分为人工费用和软硬件费用，然而人工费用，由于该系统的开发并不是和复杂，我们可以利用本校熟悉计算机的学生对该系统进行开发，该费用比请专业人员来开发要低，而软硬件费用就只是一台软件齐全计算机价格，大约2000-3000元之间。（二）优化劳动力分配第二课堂学分的管理涉及到的很多部门，处理起来要经过跨部门，如果单一的运用人工处理的话，工作量会很大，而且很容易出错，而目标系统的开发，首先可以减少人员的配备，使得剩余的劳动

13、力可以配备到其他方面的工作上，实现其他价值。三技术上的可行性（一）开发系统设备要求低本系统可以在WindowsXP、Windows7等操作系统中开发和运行，支持该系统开发和运作的软件有Word、FoxPro、Access、Visio，硬件有586以上的PC机。（二）通信便捷在通信功能方面，我们有无线网络通信和有限网络通信，使得目标系统信息的传输更加方便和快捷。（三）开发人员齐全由于目标系统的开发比较简单，在技术人员的要求上并不是很高，可以利用本校的计算机专业的学生资源进行开发通过对现行系统的调查与分析，发现现行系统仍存在较大的问题，通过对这些问题的分析，在现行系统的基础上做出了一些改进，使其可

14、以优化现行系统，加强管理；而且通过对改进后系统的分析，改进后的系统可以针对现行系统存在的问题进行改善，使其不断优化。同时，经过可行性分析可以看出，目标系统在开发成本上并不是很高，在一个学校能够支出的范围内，并且其效用不管是在管理上还是经济上，都具有非常高的开发意义，而且在现有的技术条件下，本系统的开发具有可行性的。所以，目标系统可以进行开发。第二章 鹿山学院第二课堂学分管理系统分析2.1组织结构描述与分析一组织结构描述鹿山学院第二课堂学分管理系统改进后的组织结构是经过对原业务流程分析之后制定的。与第二课堂学分认定管理相关的人员及部门，主要有学校领导、学工部、组织部审核小组和评定小组，其中，通过

15、将组织部一分为二，将审核和评定分开，对于有些人员的弄虚作假起到了很好地监督作用，同时也可以裁减冗余，减少不必要的环节，节省了成本开支。本系统的组织机构如图2-1-1所示。图2-1-1 现行组织结构图二组织机构与管理职能的综合分析（一）学院分管副院长全面负责第二课堂学分业务管理，具体业务有提出第二课堂学分制度的总体规划、把握第二课堂学分制度发展的总体方向和审批学工部制定的第二课堂学分制度，通过查阅第二课堂学分的评定结果，了解学生课余学习生活情况，调整学生素质拓展方面的工作计划。 （二）学生工作部团委老师制定第二课堂制度的具体计划和评分标准、管理第二课堂学分实施的具体业务，通过最终的审核掌握第二课

16、堂学分活动的开展和评定工作的情况。（三）团委学生会组织部部长把握审核小组和评定小组的工作质量，制定工作计划，安排工作人员和内容，指导评定工作的进行。（四）学分审核组根据活动参与名单对申报人员的信息予以核对，对于不符合申报标准的予以驳回。2.2改进后业务流程的回顾与分析（五）学分评定组根据学生工作部制定的活动评分标准，对审核小组核对后的信息予以评分，并进行学分汇总，制定本学期汇总学分表，然后报学生工作部予以审核。2.2改进后业务流程的分析一改进之后的业务流程图（如图2-2-1）改进之后的业务流程，不但从管理上减少了不必要的环节，优化了业务流程结构，提高了运作效率，同时，也避免出现工作重复的发生；

17、在技术上，通过计算机技术的引用，提高了审核管理的效率以及信息的处理能力。改进后的业务流程主要有如下内容：信息录入。学生登录学分申报系统，将自己需要申报的信息录入。信息核对。组织部评审小组根据活动参与名单，对学分申报人申报的信息予以核对。学分评定及汇总。组织部评定小组根据审核小组的审核表以及学工部的活动评分标准，对申报人申报的学分予以评定，并进行评定学分汇总，得出汇总学分表。再次审核。评定小组将其汇总的学分汇总表交由学工部审核，审核通过的计入统计汇总表，并及时更新历年学分汇总表；不通过的予以驳回。查询处理。查询者可根据必要的信息，对所要查询的内容从历年学分汇总表中查找信息。图2-2-1鹿山学院改

18、进后第二课堂学分管理信息系统2.3改进后系统的数据流程图的描述与分析一、系统的数据流程描述本系统主要分为两个处理功能模块，分别是本系和外系学生参与活动信息合并处理模块和活动信息合并后的学分处理模块。系统之所分为这两个模块，好处有两个方面：首先是本系和外系学生参与活动信息合并处理模块包括了对学生参与活动信息进行准确的核对，这样为下一步学分的计算提供了准确信息，减少了因核对而造成的计算失误。其次是当计算出来的学分与学生预计的不同时，方便学生去寻找学分计算错误的原因。二、新系统的数据流程图（一）顶层数据流程:第二课堂学分的管理涉及到的部门一共有本系组织部、外系组织部（除了本系外的其它系组织部）和学工

19、部。他们的分工为本系组织部和外系组织部负责的是信息的核对，学工部则是负责对处理后的信息进行审核。其最后面向的用户为学生、老师和校领导。图2-3-1所示。P0：图2-3-1（二）第一层数据流程：首先本系和外系组织部提供他们举办活动的学生参与名单，对学生申报的个人参与活动信息进行处理与合并，其次是对合并后的活动信息进行学分上的处理，期间学工部起到对最后学分处理的结果，进行审核的作用。最后是将审核完的学分信息通过查询的方式提供给学生、老师和校领导。图2-3-2所示P1图2-3-2（三）第二层数据流程图1.本系和外系学生参与活动信息合并处理模块:首先是学生根据自己实际参与的活动，提供个人参与活动信息，

20、本系和外系组织部根据他们举办活动的参与名单，对学生提出申报第二课堂学分的个人参与活动信息进行核对，核对无误后，进行信息的合并。如图2-3-3所示P11：图2-3-32. 活动信息合并后的学分处理模块:首先是将本系和外系参与的活动的合并信息通过活动的评分标准进行评定和计算，其次将计算出来的本学期第二课堂学分汇总信息交给学工部进行审核，审核通过后，与历年的学分进行学分统计，得出一份统计汇总表，最后同学、老师和校领导通过查询条件，就可以进行查询。 如图2-3-4所示P12图2-3-4说明：在2.3数据流程分析中顶层数据流“1、2、3、4、5、6、7、8、9”与分层的相应的数据流的含义相同。2.4数据

21、字典一外部实体编号S1名称学工部管理人员简述学工部管理人员进行学分的认证和管理输入的数据流学生个人信息表、本系举办活动参与名单、外系举办活动的参与名单输出的数据流学生学分汇总表、认证审核合格表S2学生凡是参加课堂外活动的学生个人活动参与活动信息表、学分申请表个人学分汇总表二数据存储数据存储编号F1数据存储名称本系和非本系活动合并表学生可以根据此申请单上的内容参加学分申请数据存储组成活动所属系别+参加的活动日期+活动内容+活动地点+活动的类别关键字活动所属系别相关联的处理P11、P12、P13F2活动评分标准根据所参加活动的类别和参加的时长给予一定的学分标准活动类别+活动总分+活动课时+分值活动

22、类别P21、P22F3历年学分汇总表根据每年参加活动所得的学分汇总起来活动时间+活动名称+活动类别+活动所得分值+总分值活动时间P23F4统计汇总表本次认定中总共得到的学分活动时间+活动名称+活动类别+活动所得的学分+总分值总分值P23、P24三数据流数据流编号D01-01数据流名称个人活动参加活动申请表学生参加活动后在申请第二课堂学分的申请表数据流来源数据流去向本系和外系举办活动的合并数据项组成姓名+系别+班级+学号+活动名称+活动时间+活动类别D02-01系部内举办的活动单系部内所有举办的活动汇总系部的组织部系部和外系举办的活动合并学号+姓名+活动名称+活动日期+活动类别D02-02外系所

23、有举办的活动单外系内所有举办的活动汇总外系学号+姓名+系别+活动名称+活动日期+活动类别D01-02学生个人学分信息审核学生的学分申请表后汇总的信息合并后的学分处理审核通过的活动+申请学分D01-03班级学生学分信息表审核后班级的学分情况老师姓名+班级+活动名称+活动申请学分D03-01各系学生学分信息表审核后的各系的学分情况校领导系别+班级+活动名称+活动申请学分D03-02待审核学生信息表正在等待审核的活动信息学工部系别+专业班级+活动名称+活动申请学分D03-03审核后的学生信息表已经审核后的活动信息四处理逻辑处理逻辑编号P13处理逻辑名称系部和非系部活动信息汇总把系部和非系部举办的活动

24、进行汇总系部举办的活动信息、非系部举办的活动信息处理描述根据系部和非系部举办的活动信息进行汇总系部和非系部活动信息汇总表P21本学期第二课堂学分汇总把本学期的第二课堂学分进行汇总活动评分标准、系部和非系部活动信息按照活动标准和活动的信息给学生进行加分审核，再把本学期的每个学生的第二课堂学分进行汇总。本学期的第二课堂学分汇总表P22本学期第二课堂学分审核把申请的第二课堂学分进行审核本学期第二课堂学分汇总表、历年的学分汇总表根据本学期的学分汇总表和历年的学分汇总表进行审核。审核通过表学分统计把审核通的申请表进行学分的统计审核通过表、历年学分汇总表根据审核通过表和历年学分汇总表进行统计统计汇总表、历

25、年学分汇总表P24查询通过查询可以了解到学生参加的活动信息，所得到学分通过不同的条件，可以查询到相应的信息查询结果表五数据项数据项编号I01-01数据项名称申报人别名姓名申报人姓名类型及宽度文本型，6位取值范围“1”“6”I01-02学号学生在学校的编码，由入学年份及入学成绩排名组成文本型，8位“入学年份+0001”“9999”I01-03班别班级学生所在专业、入学时间及排序文本型，7位“专业+入学年份后两位+1”“9”I01-04系别管理系本专业所属的系部I02-01活动的开始时间日期型，8位I02-02活动名称活动的名称文本型I02-03活动所属的性质说明活动类别分为社会实践、思想政治与道德修养、公共服务与社会工作、科技学术与创新创业、文化艺术与身心发展。I02-0