1、上海财经大学校友综合服务管理系统用户手册演示教学第一章 系统概述随着校史的延伸,校友队伍越来越壮大,为广大校友提供优质的服务、保持校友与母校的良好关系和紧密联系,逐渐成为校友会的重点工作之一。为了进一步提高校友会服务校友的水平和效率,通过开发校友综合服务管理系统,建立和完善校友信息库,在校友信息库的基础上,实现对校友服务跟踪和校友反馈跟踪,使学校可以更准确地掌握校友的动态信息,通过深入地对校友群体进行各维度的细分,提高校友服务的水平和工作的有效性。校友综合服务管理系统,以下简称系统,通过梳理校友会典型工作流程,深入分析校友工作特点,提供了从校友会组织机构管理,到校友信息采集、整理和使用的一整套
2、方法,校友信息数据实现了校友综合服务管理系统和校友社区的无缝对接,使校友工作更加有效。 针对校友数据来源广泛,时间跨度大,校友信息涉及面广并且格式十分不规范的特点,提供了多个数据整理规范工具; 通过校友总会、院系校友会、年级理事会、班级社区以及地方校友会、行业俱乐部等多种维度,实现校友会组织管理,从组织上实现了校友会的多层次管理; 通过跟踪加强母校和校友之间,校友之间的交流、沟通与互动,与校友一起为母校、为校友的发展寻找和创造新的机遇与空间; 提供校友认证智能审核、校友综合查询、校友服务、校友关系分析和邮件批量发送等多种工具辅助实现校友会各项工作。 和校友社区无缝链接,实现校友注册、校友审核、
3、校友社区和校友信息等核心数据共享。第二章 快速入门二.1 用户登录登录界面如下图:二.2 系统菜单1. 菜单操作:鼠标指到要到进入的功能模块,下方会出现此功能模块内包含的相应二级菜单,鼠标左键点击二级菜单,弹出相应的模块。2. 退出操作:点击右上角的“退出”按钮,退回到登陆界面。3. 修改个人信息操作:点击右上角的“修改个人信息”,弹出修改信息的对话框,输入要修改的信息,点击“确定”修改成功,点击“取消”关闭对话框。如图:二.3 典型页面二.3.1 表格的操作页面1. 查询操作:输入查询条件,点击“查询”按钮,查询符合条件的信息。2. 重置操作:点击“重置”按钮,查询条件全部清空。3. 新增操
4、作:点击“新增”按钮,输入新增信息的内容,点击“保存”信息新增成功;点击“重置”按钮,新增条件全部清空。4. 编辑操作:点击“编辑”按钮,修改相应信息的内容,点击“保存”信息编辑成功;点击“重置”按钮,编辑条件全部清空。5. 删除操作:点击“删除”按钮,删除相应的信息, 二.3.2 树图的操作页面1. 编辑操作:右键点击所要编辑的菜单,出现“编辑”按钮,点击“编辑”按钮,修改相应信息的内容,点击“保存”按钮,信息编辑成功;点击“取消”按钮,关闭对话框。2. 添加子级操作:右键点击所要添加的菜单,出现“添加”按钮,点击“添加”按钮,添加新的菜单,点击“保存”按钮,信息添加成功;点击“取消”按钮,
5、关闭对话框。3. 删除操作:点击“删除”按钮,删除相应的信息4. 拖拽操作: 更改菜单的显示位置,按住鼠标左键不要放开,将想要改变位置的菜单拖拽的新的位置上,放开左键,菜单拖拽到新的位置。第三章 主要功能三.1 系统主要功能子系统名称功能名称功能描述1校友注册审核校友注册审核依据校友名册审核校友注册信息,审核通过后校友即成为注册校友,获得注册校友的权限。校友信息变更审核对已注册校友的信息变化情况进行审核。“注册校友”信息和“档案校友”信息的对比分析。2校友信息管理内容校友基本信息管理校友基本信息包括基本信息、联系方式、通讯地址、社会兼职、工作经历、学习经历和熟悉的老师同学七大部分。校友内部信息
6、管理校友内部信息实现校友多维度分类,便于查询和管理。校友交往信息管理跟踪校友和学校的交往历史情况,包括邮寄、邮件、电话、来访、活动和捐赠等多种交往方式。3校友信息管理校友信息管理基于常规字段的校友信息查询。校友综合查询自定义校友字段查询,查询条件自由组合校友信息导出依据查询条件的校友可以导出为xls文件,校友信息字段可以选择。4校友新增单个校友信息新增单个校友信息可以从“校友注册”和后台直接添加的方式新增。后台数据交换系统提供数据交换接口,系统依据ID和姓名唯一确定校友,能自动识别字段并分别插入相关表中。5校友捐赠管理基金类型管理实现基金类型类型的管理。基金项目管理实现基金项目的管理,基金类型
7、相当于大类,基金项目相当于小类。捐赠信息管理实现捐赠明细管理,自动和相关校友关联。6校友交往信息电话联系管理校友电话联系管理。来访管理校友来访管理,自动和相关校友关联。活动管理校友活动管理,自动和相关校友关联。7校友统计分析按从事行业按从事行业查询校友统计信息。按工作状态按工作状态查询校友统计信息。按校友属性按校友属性查询校友统计信息。按密切度按密切度查询校友统计信息。按地区按地区查询校友统计信息。8邮件发送邮件模版管理实现邮件模版管理,邮件模版支持HTML格式。邮件名单管理实现邮件组和成员管理,成员选择支持批量和单选。邮件发送管理基于”邮件模版“和”邮件名单“实现邮件批量发送,发送的邮件和校
8、友关联。第四章 详细功能四.1 校友信息校友信息是系统最核心的模块,也是校友综合服务管理系统最重要的模块,实现了校友信息的批量导入、新增、编辑和删除功能,同时提供了校友综合查询,校友信息批量导出和校友统计分析等众多功能。四.1.1 校友信息管理4.1.1.1对校友信息进行查询,添加,编辑,删除。选择“添加”或“编辑”时将弹出校友的详细信息。详细信息包括“基本信息”、“联系方式”、“学习经历”、“工作经历”、“熟悉的同学”和“个人信息”等页面,这些信息可进行相应的添加,查看,编辑,删除等操作。 校友信息是被校友会内部管理的信息。4.1.1.2校友信息打印打印操作:点击“打印”,跳转到基本信息打印
9、页,如下图:a. 打印操作:实现校友信息的打印功能b. 关闭操作:返回“档案信息”页面。四.1.2 校友综合查询系统提供了功能强大的校友信息综合查询功能。系统提供可视化的查询界面,允许用户构建跨表的SQL查询语句,满足用户从多个维度查询校友信息的需求。1. 增加操作:新增一条查询条件。第I项:包括提高查询条件优先级与保持查询条件完整性的括号左半部分 “(”,以及忽略优先级与信息完整性的空格“ ”; 第II项:查询条件名称的单选下拉框,包括“校友属性”、“校友类型”、“姓名”、“性别”、“工作单位”等多项选项;第III项:比较运算符,包括“等于”、“不等于”、“LIKE”、“大于”、“小于”、“
10、大于等于”、“小于等于”等符号,其中“LIKE”相当于“类似”,在模糊查询时使用;第IV项:是第II项的二级子菜单,如第II项为“校友属性”,则该项包括:“行政类”、“学术类”、“高校行政类”、“中学类”等多项选项;第V项:是第IV项的二级子菜单,如第IV项为“行政类”,则该项包括:“省部级领导”、“市厅级领导”、“乡科级领导”等多项选项;第VI项:第I项的右半部分 “)”,以及忽略优先级与信息完整性的空格“ ”;第VII项:查询条件的前后关系,包括“AND”、“OR”,“AND”之后一条查询属于必须匹配条件,“OR”为不一定匹配条件;第VIII项:查询条件列表,列出查询条件的具体语句。 四.
11、1.3 校友信息导入四.1.3.1 校友导入下载导入模版,按模板格式添加导入信息,点击“导入”将名册导入系统内,点击“取消”停止导入。图中:黄色区域为必填项, 如果模板中的“所属学院”和“校友会组织机构”的“院系校友会名称”完全匹配,则该校友“所属学院”添加。校友即可以被该校友所属学院校友会管理。红字为选择项,必须和数据字典匹配,可以为空,其中“校友属性”、“校友类型”和“校友类别”最好有值,方便今后的管理。模板导入说明:“校友信息导入模板”只实现校友档案信息的更新和新增,其中如果智能匹配成功,则更新该校友的信息,否则新增该校友信息。四.1.3.2 导入日志当导入出错时,出错信息将被写入导入日
12、志,包括导入批次,成功条目、失败条目和导入的时间。如下图所示:1 批次操作:该次导入文件编号,点击后能看到具体导入信息列表,如下图:2 成功条目:导入数据成功数目;3 失败条目:导入数据失败数目;4 :表示删除该条日志。四.1.4 校友统计分析用柱状图或饼图对校友从事的事业,关注的行业等方面进行分析。统计分析的维度四.2 校友服务校友服务提供了审核校友信息、综合服务办理、查询申请办理和邮箱申请办理等功能。四.2.1 审核校友信息校友注册后,系统会生成“校友审核”事件,校友会工作人员可以查看,删除,审核校友信息。系统提供智能审核功能,充分利用毕业生名册中的信息和现有校友档案信息,实现校友注册审核
13、智能化、系统化。四.2.1.1 审核待审核的校友与毕业生名册进行匹配比较,提示管理员是否审核通过校友注册申请。如果出现重名现象,系统提示管理员进行人工选择,系统依据选择和毕业生名册中的信息,按照系统设定的规则进行校友信息关联或者新增操作。经过人工审核的校友的自管信息和校友会的档案信息将实现关联,从而打通了校友社区和校友综合服务管理系统的数据。四.2.1.2 再次审核校友修改了自我管理信息,系统能自动捕获该动作,并生成“再次审核”事件,系统可以对比校友自管信息和校友档案信息的区别,提示管理员是否同步信息或者不同步信息。四.3 校友捐赠校友捐赠实现基金类型管理、基金项目管理和捐赠信息管理等功能。四
14、.3.1 基金类型管理实现对基金类型进行新增,编辑,查询,删除,导出和打印操作。基金类型详细四.3.2 基金项目管理实现基金的编辑,查询,删除,导出和打印操作。基金项目详细四.3.3 捐赠信息管理实现捐赠的信息进行添加,编辑,查询,删除,导出和打印操作。捐赠信息会自动和校友交往信息关联。捐赠详细四.4 校友交往校友交往管理包括电话联系管理、来访管理和活动管理等功能。四.4.1 电话联系管理实现校友会和校友间重要电话管理功能。电话联系信息会自动和校友交往信息关联。电话联系详细四.4.2 来访管理实现来访、出访校友的信息的管理。来访信息会自动和校友交往信息关联。来访详细四.4.3 活动管理实现校友活动管理功能。活动信息会自动和校友交往信息关联。活动详细四.5 邮件发送邮件发送包括邮件模板管理、邮件名单管理、邮件发送历史和邮件发送等功能。四.5.1 邮件模板管理实现对邮件模板的管理。模板详细四.5.2 邮件名单管理实现邮件组和邮件组成员的管理。邮件组编辑编辑组员1. 查询:输入查询条件,查询组员信息。2. 添加组员:输入查询条件,选择邮件组成员,进行添加。四.5.3 邮件发送历史实现邮件发送历史的查询,也可以删除邮件发送记录。发送历史详细四.5.4 邮件发送管理选择要发送的“邮件模板”和“邮件组”,发送邮件。邮件信息会自动和校友交往信息关联。
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