信函式公文格式Word文档下载推荐.docx

1、函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。特点（一）沟通性公文函函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充

2、分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。（三）单一性函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。作用“函”有下列三方面的作用：（一）相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。（二）询问和答复问题。如天津市民

3、政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。（三）向有关主管部门请求批准。如民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函就是为向国家计划委员会请求批准而发的。国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见在阐述“函的效力”时强调指出：”在这里，笔者想举一个例子来说明这个问题。国务院办公厅就xx海关的行政级别问题答复xx省人民政府和海关总署时，用的就是函的形式：国务院办公厅关于同意xx海关升格为正厅（局）级直属海关问题的复函国办函20xx31号xx省人民政府、海关总署：xx省人民政府关于xx海关升格为正厅级直属海关的请示（x政20

4、xx27号）收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：同意xx海关升格为正厅（局）级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。国务院办公厅二二年四月十八日这份重要的文件，虽然以“函”的形式出现，但实质上具有法定效力，xx省人民政府、海关总署均应按此执行。所以，那些把“函”只作为一般书信对待的做法，认为“函”不如其他公文文种有权威的想法，都应该得到纠正。分类函可以从不同角度分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在

5、尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。邀请函（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。结构由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部篇二：公文的信函格式microsoftword文档公文的“信函式格式”公文的“信函式格式”问题是近年来因为公文处理规范化而正式

6、提出的一个新问题。20xx年开始施行的国家行政机关公文处理办法（以下简称新办法）为了杜绝责权不明的公文滥发，在第十五条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”这里第一次提出“非正式行文”问题，同时提出了“函的形式”问题。何谓“非正式行文”？20xx年1月下发，与新办法配套的国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（以下简称公文处理意见）作了具体而详细的解释：“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外

7、正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”那么，“函的形式”又是一个什么样的形式呢？公文处理意见的解释是：“函的形式是指公文格式中区别于文件格式的信函格式”。从规定“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文”，到明确只能以“函的形式”行文，最终落实到了“信函格式”上。可见“非正式行文”在公文形式上的标志就是“信函格式”。“信函格式”有何规范性要求呢？由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，从2000年1月开始实施的国家标

8、准国家行政机关公文格式（以下简称公文格式）作了简要说明。其重要附件国家行政机关公文格式条文释义（以下简称条文释义）则作了进一步详细解释。条文释义在“信函式格式”一节中提出了明确的规范要求：“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其

9、他要素的标识方法从本标准相应要素说明。“信函式格式”之所以确定为上述规范，是因为在长期的公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发“文件”两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。公文格式从公文工作实际出发，同时又要使“信函式格式”的格式特征明显区别于“文件式格式”，所以设计了上述格式规范。“信函式格”与“文件式格式”的显著区别有三点：其一是将“文件式格式”上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。其二是发文机关标识由“文件式格式”的“发文机关全称（或规范化简称）+文件”改为只标识发文机关全称。其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和

10、距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别。应该说，公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况：1对“信函式格式”的规范要求存在错误认识“函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”。久而久之，便形成一种错误认识，以为“信函格式”即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对新办法和公文格式的深入学习和领会，这种错误认识应该加以

11、纠正。2对“信函式格式”的适应文种存在错误认识“信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词，不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈。关于“信函格式”，公文处理意见说得很清楚，即是指一种区别于文件格式的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，“函”采用“信函格式”的情况较多，但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式。例如，“意见”在发至平行或不相隶属机关时，就可采用“信函格式”。也正因为此，公文处理意见才提出：“以函的形式行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。综上所述，“信函式格式”是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。篇三：正式公文格式模板文件xx（发）字20xx第1号密级：机密紧急程度：特急（如果没有密级和紧急程度，请删除以上两行）关于印发内控委员会议事规则的通知内控委员会成员：为提高公司抗风险能力，强化风险控制职能，根据内部审计制度，特制定内控委员会议事规则，现将此规则印发给大家，请严格遵照执行。特此通知。深圳市xx鞋业连锁有限公司（关于印发内控委员会议事规则的通知）签发人：二七年一月一日主题词：印发内控委员会议事规则通知抄送部门：董事会总办打印：校对：打印份数：壹份