企业法务管理精炼版Word文件下载.docx

1、1.1 日常经营中重复使用率高的合同，由法律事务中心*法务条线在业务部门协助下制定。1.2 各业务部门在经营中认为需制定标准合同的，向法律事务中心*法务条线提交申请。1.3 标准合同涉及商务条款由各业务部门提供。1.4 标准合同制定完成后，由法律事务中心*法务条线上传至知识系统以供使用。2. 标准合同的使用2.1 各业务部门在经营中应优先使用知识系统中标准合同，如应使用而未使用的，在合同流转审批中将予以退回。2.2 除公司统一印制标准合同外，经办部门须于每次签订前从知识系统中下载最新合同文本。3. 标准合同的修订3.1 日常经营过程中，法律事务中心*法务条线若认为需要修订标准合同的，在与相关业

2、务部门沟通后，由法律事务中心*法务条线负责修订。3.2 业务部门若需对标准合同进行修改的，必须提前与法律事务中心*法务条线沟通并说明修改理由，若为重大修改应提供相应的事项审批单。3.3 法律事务中心*法务条线需制作修订稿经各职能中心负责人、分管联席总裁同意。并于修订完毕后及时上传至知识系统。审批流程流程：标准合同文本制定及修订（二）合同签订1. 签订准备1.1 经办部门审核并评估对方主体资格、资信能力、履约能力，依公司要求取得对方证照、相关履约证明资料（必要时按公司供应*理标准组织考察），且需经公司供应商库及品牌商家入库审批。1.2 对方主体资格、资信能力、履约能力有瑕疵或无可靠担保的，原则上

3、不予合作。确需合作，需对方提供相应担保。1.3 外包类合同按公司成本管理规定履行招投标、合同询价或比价、成本核算、商务及技术条款谈判、供应商与合同标的金额的最终确认。1.4 合同条款复杂、洽谈争议较大、履行不确定因素多，邀请法务谈判。1.5 经办部门确认有无标准合同。如有，优先使用；如需修改，应经法务确认；如无，应争取由我方起草文本，确需使用对方文本，需合同经办部门负责人、法律事务中心*法务条线负责人同意。1.6 租赁（多经）类合同中如涉及装修补贴、重大房产技术条件突破、排他条款、免费使用多经点位或广告位等重要特殊条款，需在流转前事先取得经办部门负责人、分管联席总裁书面同意。2. 合同审核2.

4、1 合同发起流转时，经办人需将拟流转的合同区分为标准合同、有修改的标准合同或非标准合同，并在流程中准确勾选。（1）使用标准合同，经办人确认合同内容填写完整正确后直接发起流转审批。（2）使用有修改的标准合同，与法务确认后在流程中注明修改条款。（3）使用非标准合同，经办人确认商务条件或其他实质性条款无误后，提交法务、财务及相关职能部门负责人预审，依各方意见修订完毕后再行流转。2.2 合同流转审批时应将审批表单填写完整，备注栏内说明签订合同的背景、目的及其他需说明事项等。2.3 流转的合同需填写完整，如在流转时无法确定相关内容以致无法填写，应在流转审批时加以说明。2.4 合同流转时应按要求上传相应附

5、件。（1）租赁（含多种经营）类合同附件上传商务条件预审单、工程条件预审单、经营或身份证照及商标使用资料、履约证明等。（2）工程类、采购类及服务外包类合同附件上传经成本已核的价格清单及具体方案。（3）合同变更、终止流程附件上传原合同。2.5 各级合同审核人从专业角度出具明确、具体的审核意见，合同内容有误或上传的附件、内容不符合公司要求的，退回经办人修改或要求经办人补充提供材料，流程中注明退回原因。2.6 合同审批人对各级审核人意见予以综合裁定，给出明确意见。3. 合同签章3.1 合同审批完成后，word版的合同由印章管理员按如下事项审核完毕后统一打印。（1）合同中需填写内容是否填写完整。（2）合

6、同主体名称与印章名称是否一致。（3）合同是否按流转时各审批人意见修改。（4）合同列明的所有附件是否均已提供。3.2 使用我司统一印刷合同或流转的合同对方已签字盖章，无需打印，印章管理员除审核上述内容外还需审核合同与流转合同的一致性。3.3 合同审批完成后，印章管理员按合同约定的用印份数用印，原则上租赁合同一式四份，双方各执两份；其他合同一式三份，我司执两份，对方执一份。3.4 合同签章程序。（1）原则上合同应由对方先签字盖章。合同文本达两页及以上的，原则上要求对方加印骑缝章。（2）word版的合同由印章管理员打印并加盖“已核章”，经办人交予对方完成盖章后交公司授权的D/M级人员签字，再连同合同

7、附件等资料交至印章管理员处盖章。（3）流转的合同为对方已签字盖章或公司统一印刷的，经办人直接交予印章管理员审核。印章管理员加盖“已核章”后，由经办人将合同交予公司授权的D/M级人员签字后再至印章管理员处完成盖章。（4）经公司授权的D/M级人员签字时应同时签上完整的合同签署时间。3.5 合同需办理法律法规规定的批准、登记等手续后生效或需登记备案的，经办人应及时（协调）办理相关手续。EKP-合同审批（三）合同履行1. 履约责任主体要求1.1 履约责任部门为合同经办部门，合同订立后经办部门发生转移或变更的，承接或变更后的部门为履约责任部门。1.2 履约责任部门应建立各类合同台账，并依合同约定及公司各

8、项业务操作规范确保对方履约到位，保留过程管理证据。1.3 履约责任部门与对方有关履约内容的往来函件原则上应经公司EKP系统用印申请单流程审批后邮寄送达，一式两份，一份送达对方，另一份连同邮寄单及邮件签收查询单留存公司归档。1.4 履约责任部门不得因内部员工分工调整、离职等原因导致合同无法履行或处于失控状态。2. 合同履约监控及预警2.1 *总部各职能中心应建立分管业务模块合同台账，建立健全合同履约监控及预警机制，督促非正常履约行为得以纠正。2.2 合同履约风险管控（1）法律事务中心*法务条线建立健全重大合同履约风险防范及预警机制，及时提醒履约责任部门及各职能部门重大履约风险，并督促纠正到位。（

9、2）针对已签署生效的重大合同，法律事务中心*法务条线将随时梳理涉及公司重大合同履约风险的节点事项，根据履约风险大小、事项复杂程度分级（商1、商2、商3）管控，并设置相应责任单位与责任人、完成时间及完成标准，形成合同履约风险管控节点计划，报分管联席总裁签批后录入任务督办系统法务风险管控模块。（3）合同履约风险管控节点计划达成进度及达成质量将计入各相关责任单位“节点计划及督办达成率”，并纳入组织绩效考核，计分规则同“节点计划及督办达成率”指标。2.3 财务管理部针对公司各类业务合同开展专项稽核，评估履约管理漏洞及风险，并督促纠正到位。3. 未（完全）履约情形处理3.1 经办人若发现对方未（完全）履

10、行合同，应提出书面异议，并要求对方限期整改或给出明确回复。如核实对方确无履约能力或意愿，经办人应及时向分管D/M级人员汇报，采取必要补救措施，必要时请法务参与。3.2 履约过程中产生纠纷，经办人应采取协商、仲裁或诉讼等方式处理。（1）经双方协商达成一致处理意见的，遵照本办法签订书面合同。（2）履约责任部门负责人认为无法有效处理的，及时告知*总部各相关职能部门，各相关职能部门应于5日内给出处理意见，提交公司授权人审定后处理。（3）在纠纷处理过程中，若需向对方发送函件、单方书面承诺或发送其他法律书面文件的，应事先经法务审核。（4）履约责任部门认为需通过诉讼程序解决的，应经公司EKP系统法律事务申请

11、单流程审批通过后执行。（四）合同变更与解除1. 合同变更与解除要求1.1 履约责任部门应从严控制因对方原因导致合同变更或解除的情形。对方确无履约能力或意愿的，原则上履约保证金依合同约定罚没。1.2 因我方原因导致合同需变更或解除的，履约责任部门应评估违约责任，会同*总部各相关职能部门商讨具体方案，提交公司授权人审定后执行。2. 合同变更或解除形式2.1 合同变更或解除应通过书面形式，审核及签章程序遵照要求执行。2.2 涉及合同签约主体或商务条款变更的，应签订补充协议予以变更。2.3 租赁（含多经）类合同的变更或解除在竞优系统中流转审批；工程类、采购类及其他服务外包类合同的变更或解除在EKP系统

12、中流转审批。（五）合同档案管理1. 归档1.1 所有合同原件及其附件应在档案管理要求规定的时间内纳入*总部行政人事部行政管理条线/地方*公司行政人事部归档。1.2 经办部门或履约责任部门原则上只保留复印件，公司各项业务规范中另有规定的从其规定。2. 借阅2.1 因工作原因可借阅合同原件，但应在EKP系统中发起商业档案借阅审批流程并审批通过。2.2 档案管理员应做好借阅登记。（六）罚则1. 有下列情形之一的，公司将追究相关责任人的责任：1.1 合同经办人、审核人因疏忽、未履行职责而造成公司损失的。1.2XX擅自签订合同或未按规定完成审批即开始履行合同的。1.3在合同履行过程中超越权限处理合同事宜

13、造成公司损失的。1.4 遗失或擅自销毁合同有关资料而给公司造成损失的。1.5 擅自修改审批后合同条款的。第二章 诉讼管理规范地方*公司发起或受理各类诉讼的工作，加强诉讼事项管理，明确诉讼发起或受理的具体情形及流程，助益公司的纠纷化解、风险防范及权益保障。诉讼是指我方公司为一方当事人，由人民法院裁决的所有争议的法律事项，另包括仲裁机构、行政机关受理的仲裁、行政类案件等。诉讼管理主要包括诉前内部受理、诉前准备、诉讼阶段、诉后处理。诉前内部受理1. 受理主体1.1 原则上由法律事务中心*法务条线办理，相关单位配合。1.2 聘请外聘律师的，统一由外聘律师负责，法律事务中心*法务条线、地方*公司监督管理

14、。2. 起诉2.1 涉诉部门在EKP系统中发起法律事务申请单流程并上传所有证据材料进行事项审批。2.2 审批过程中，法律事务中心*法务条线可在审批节点中上传相关法律文书等诉讼用印资料及提出是否委托外聘律师处理的建议。2.3 审批通过后，涉诉部门整理所有诉讼用印资料至印章管理员处用印，并整理所有证据资料原件与复印件交至法律事务中心*法务条线或外聘律师。2.4 法律事务中心*法务条线或外聘律师开始展开诉讼事宜。3. 应诉3.1 收到诉讼材料后当日需提交至法律事务中心*法务条线，并由涉诉部门发起法律事务申请单流程。3.2 涉诉部门整理所有证据资料原件与复印件交至法律事务中心*法务条线或外聘律师。3.

15、3 法律事务中心*法务条线或外聘律师开始展开诉讼事宜。EKP-法律事务申请单诉前准备1. 起诉、应诉准备（法务或外聘律师）1.1 全面了解发生纠纷的合同文件或公司行为的有关情况。1.2 指导涉诉部门全面收集、整理与纠纷有关的证据材料。1.3 对于重大复杂案件，形成法律纠纷的分析报告，上报公司领导。1.4 根据法律纠纷的具体情况应当进行的其他行动。2. 起诉、应诉分析（法务或外聘律师）2.1 制定诉讼方案，报法律事务中心*法务条线负责人审核确认。2.2 案情重大复杂或对公司影响较大的，填写诉讼方案与策略审批表，提相关部门领导审批。2.3 法律事务中心*法务条线负责人认为有必要时，召集公司相关人员

16、召开案情分析会，共同会审诉讼方案和策略。文件表单表单：诉讼方案与策略审批表诉讼阶段1. 公司授权的法务或外聘律师作为公司代理人，密切关注案件进展，及时应法院要求递交法律文书、答辩意见及证据等相关资料。2. 法务或外聘律师按确定的诉讼方案和策略参加庭审，充分表达诉求，积极开展法庭辩论。3. 涉诉部门及时按庭审要求补充证据，必要时依法务或外聘律师要求安排原经办人员作为代理人参加庭审。4. 法务或外聘律师出庭时，涉诉部门派专人携证据原件一并出庭。涉诉部门相关人员有特殊情形无法出庭的，提前将证据材料原件及复印件提交法务或外聘律师。5. 一审裁判后，承办法务或外聘律师及时总结案件，分析裁判结果，并对是否

17、上诉提出初步意见，填写诉讼结案表，提交法律事务中心*法务条线负责人。6. 法律事务中心*法务条线负责人认为需上诉的，经业务部门总经理、分管联席总裁同意后开展上诉工作。诉讼结案表诉后处理1. 裁判生效后，涉诉部门按裁判文书履行。2. 对方当事人逾期不履行时，涉诉部门应及时与承办法务或外聘律师沟通，由承办法务或外聘律师在法定申请执行期限内依法向人民法院申请强制执行。3. 法律事务中心*法务条线建立诉讼案件台账。4. 法务在诉讼事务处理完毕后，依公司档案管理要求，将诉讼事务所有资料归档保管。外聘律师承办案件由各地*公司负责诉讼事务资料的归档保管。第三章 外聘律师管理规范各地*公司聘用外聘律师的工作，

18、加强外聘律师管理，明确外聘律师的考核，助益公司的纠纷化解、风险防范及权益保障。外聘律师是指符合外聘条件的各地*公司与当地律师事务所达成法律服务协议后，受律师事务所指派，为各地*公司提供专项或常年法律服务的外聘执业律师。外聘律师管理主要包括律师选聘、服务内容、费用管理、事务管理、考核及罚则。外部律师选聘1. 原则上不得聘请外聘律师的情形1.1 日常法律事务工作。1.2 已配备法务人员或由总部派驻区域法务人员的。1.3 其他不得聘请外聘律师的情形。2. 可申请聘请外聘律师的情形2.1 重大的租赁合同纠纷等民事案件或租赁合同纠纷等案件量较多。2.2 刑事、行政、涉外案件。2.3 重大合同谈判、重大疑

19、难的合同纠纷处理等非诉讼法律事务。2.4 涉及商标、专利、著作权等知识产权业务的。2.5 其他需要外聘律师参与的重大事项。3. 外聘律师、律师事务所选聘标准3.1 有良好的信誉和执业道德，执业至今没有违法违规行为。3.2 专业能力突出，具有良好的业绩和丰富的实践经验。3.3 熟悉或精通相关的诉讼代理事务。3.4 法律服务费用合理。3.5 与*总部及各地*公司无利益冲突。3.6 其他应满足的条件。4. 外聘律师、律师事务所选聘流程4.1 法律事务中心*法务条线组织选聘，各地*公司配合。4.2 法律事务中心*法务条线确定需选聘外聘律师的项目，并在项目所在地进行筛选考察，初步拟定合作律师事务所，并将

20、拟合作的具体商务条件分别经各地*公司总经理以及法律事务中心*法务条线负责人、行政人事部总经理、财务管理部总经理、职能中心总经理、分管联席总裁审批确定。4.3 流程审批通过后，各地*公司应与选聘的律师事务所签订法律服务合同，并发起供应商入库及合同审批流程，法律服务合同原则上一年一签。外聘律师、律师事务所确定服务内容外聘律师服务内容详见法律服务合同。文件：法律服务合同外聘律师费用管理1. 外聘律师服务费1.1 追缴欠费案件，按最终实际回款的10%-15%支付外聘律师服务费。1.2 追缴欠费以外的其他案件，按当地律师行业通行市场价的50%-80%支付外聘律师服务费。1.3 代发律师函，按300元-8

21、00元/份的标准支付外聘律师服务费。1.4 上述费用标准最终以审批通过并在生效的法律服务合同中约明的标准确定。2. 其他费用2.1 外聘律师在服务过程中产生的市内差旅费原则上各地*公司不予承担。2.2 外聘律师在服务过程中产生的市外差旅费报销标准按照公司基层管理人员的标准执行。2.3 外聘律师在服务期间产生其他合理费用的，凭有效票据实报实销。3. 费用变更3.1 服务费标准如需变更，需签订补充协议。3.2 相关补充协议经法律事务中心*法务条线负责人、财务管理部总经理及分管联席总裁审批同意后方可实施。外聘律师事务管理1. 诉讼、仲裁管理1.1 各地*公司若收到应诉资料，应第一时间告知法律事务中心

22、*法务条线，并发起法律事务申请单流程，上传所有相关资料。1.2 各地*公司若有起诉或发送律师函需求时，应发起法律事务申请单流程，申请相应事项审批。1.3 法律事务中心*法务条线应在法律事务申请单的审批节点中注明是否诉讼及是否委托外聘律师办理事宜。流程审批通过后，若确定委托外聘律师办理的，应由法律事务中心*法务条线总经理签确法律服务确认单并移交外聘律师处理相应事宜。1.4 案件开庭中如需提供证据原件的，各地*公司应做好档案的借阅工作，并由各地*公司经办人携带原件陪同外聘律师参与庭审。1.5 重大、疑难的案件庭审，原则上须由各地*公司经办人、法律事务中心*法务条线法务人员共同参与或作为旁听人员。1

23、.6 案件办理过程中，各地*公司负责案件跟进并留存相应材料。如办理案件时遇有外聘律师需请示事项时，各地*公司应及时提报*总部相关部门，不得未经提报擅自决定。1.7 案件办结后，各地*公司应督促外聘律师填写诉讼结案表提交法律事务中心*法务条线留存备案并凭法律服务确认单、法律服务合同、结案文书或律师函发起付款审批支付外聘律师服务费。案件办结后10日内各地*公司应做好已办结案件的归档工作（含法律事务申请单、诉状、结案文书、证据材料、结案审批单以及其他相关文书资料、审批依据等）。1.8 每半年度及年度结束，各地*公司应统计该半年度及年度实际发生的诉讼案件，并将能体现外聘律师工作成果的案件进展情况汇总成

24、表提交法律事务中心*法务条线。法律服务确认单诉讼结案表2. 合同纠纷等其他事务管理2.1 外聘律师不参与线上合同流转审批；各地*公司如遇重大、疑难的合同谈判可邀请外聘律师共同参与。2.2 在合同履行过程中，合同双方若发生纠纷，各地*公司应邀请外聘律师参与处理，处理方案需最终由*总部决定；经审批通过的合同纠纷处理方案由各地*公司及外聘律师共同负责实施。2.3 各地*公司应具体做好外聘律师处理合同纠纷及其他事务的工作记录。外聘律师考核1. 外聘律师考核内容1.1 外聘律师考核内容详见外聘律师服务评价表。1.2 外聘律师由法律事务中心*法务条线每年度考核一次，于服务期限届满前开展，各地*公司具体负责

25、外聘律师考核相关资料的收集和提供。外聘律师服务评价表2. 外聘律师考核依据2.1 外聘律师做出的年度工作总结报告，内容应包括服务期限、服务内容、数量及效果等，目前尚在处理的重大法律事项，公司目前现状及风险防范方面的合理化建议，明年的工作目标等。2.2 外聘律师服务评价表，各地*公司及法律事务中心*法务条线应结合外聘律师的日常表现在服务评价表中打分。2.3 服务期限届满前两个月内各地*公司应向法律事务中心*法务条线提交如上材料。3. 外聘律师续聘3.1 外聘律师的续聘以各地*公司收集的相关考核依据及服务评价表中的续聘意见为重要依据，对服务评价综合得分低于80分的外聘律师，要求必须在剩余服务期限内

26、改善工作质量，如无明显改善的，不予续聘。3.2 各地*公司要求续聘外聘律师与服务评价表中上报的意见不一致的（如考核工作中上报拟不续聘，但服务合同到期后准备续签，或考核工作中上报拟续聘，但服务合同到期后申请选聘其他的），各地*公司必须说明理由，理由不充分的，不予审核同意。3.3 外聘律师的续聘期限原则上为一年，服务费用原则上与上期一致，如确需调整，各地*公司应提供充分理由，且需经法律事务中心*法务条线及分管联席总裁审批同意。续聘律师均须重新签订法律服务协议。1. 各地*公司、各部门相关责任人员有下述情形之一的，*总部有权视情节轻重给予警告、记过、扣罚绩效奖金等处罚，造成经济损失的还应负责赔偿。1.1 未按照本办法规定擅自聘请律师的。1.2 与聘请的律师恶意串通损坏公司利益的。1.3 超出法律服务协议约定的范围支付服务费用的。1.4 在律师年度考核依据中弄虚作假的。1.5 其他违法本规定给公司造成损失的。第四章 附则一、本模块标准由*总部行政人事部负责解释、修订和宣贯。二、本标准自发布之日起实施。