办公软件【第七章：电子表格的基本功能】.ppt

1、董成杰,Office办公软件 第7章电子表格的基本功能,EXCEL,Excel 是Microsoft Office组件中一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。,本章学习内容,7.1 Excel的基本概念 7.2 数据和公式 7.3 数据的编辑 7.4 工作表视图7.5 修饰工作表 7.6 工作表和工作簿的保护7.7 打印工作表,7.1.1 认识Excel,7.1.2 基本概念,1.工作簿Excel 工作簿是包含一个或多个工作表的文件，该文件可用来组织各种相关信息。每一个工作簿最多可以包含255个工作表。2.工作表工作入

2、主要由单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。每个工作表最多可以有65536行、256列。3.工作表标签工作表标签用于显示工作表的名称，单击标签即可激活相应的工作表。还可以用不同的颜色来标记工作表标签，以使其更容易识别。4.列标、行号及单元格地址列标在每列的顶端显示，用英文字母表示，从A到IV，行号在每行的左端显示，从1到65536。单元格所在行号和列号组合在一起就是单元格的地址。例如：A1,B3,D8,7.1.2 基本概念,5.名称框显示或定义单元格或单元格区域的名称。6.编辑栏用于显示活动单元格的内容，还可以在此输入单元格的内容并进行编辑修改。7.任务窗格任务窗格既是展现系统功能的窗口，也是

3、提高用户效率的门户。8.单元格地址的引用,7.2数据及公式,计算是Excel最强大的功能之一，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在该单元格中显示出计算结果。如果工作表内的数据有变动，系统会自动将变动后的答案算出，使用户能够随时观察到正确的结果。,7.2.1 输入数据,1.输入字符型数据用单击或移动光标的方法选定单元格。键入数据并按Enter、Tab、移动光标或鼠标单击其它单元格。一个单元格最多可存放3200个字符，系统默认字符型数据在单元格中左对齐。2.输入数值型数据数值包括正数、负数、整数、小数等，可以对它们进行算术运算。负数的输入：可按常规方法在数值前加负号，也可对数值加括号如：-124

4、455或（124455）分数的输入：先输入整数或0和一个空格再输入分数部分。例如：1 1/2，0 1/3百分数的输入：在数值后直接输入百分号。例如：34%系统默认数值型数据在单元格中右对齐。,7.2.1 输入数据,3.输入日期型数据输入日期型数据：用连字符“-”或“/”分隔日期的年、月、日部分。例如，“2002-9-5”或“2004/5/6”。输入当前日期：Ctrl+；输入时间型数据：用冒号“：”分隔时间的时、分、秒部分，如果按12-小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母a（上午）或p（下午），例如，9:00 p。输入当前时间：Ctrl+Shift+：4.输入具有自动设置小数点或尾随

5、零的数字选择菜单【工具】【选项】命令，打开图 44所示的“选项”对话框。单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”框中，输入正数，或负数。,7.2.1 输入数据,3.输入文本型数据Excel 2003会默认的将数字单元格的属性认为是“不包含任何特定的数字格式”。问题1、前面有0的数据，例如：学号；问题2、较长的数字，例如身份证号。已输入的数字没办法再改变，只能是先设置单元格属性，然后再输入。方法一：选择你要输入的数字的行或者列或者是单元格，右键单元格属性，在“数字”选项卡上选中文本然后确定。方法二：在输入数字前，先输入一个半角的（单引号），然后再继续输入数字。,7.2.2 填

6、充序列,当要键入的一行或一列数据为有规律的数据序列时，可使用自动填充数据序列功能。方法：在需要填充的单元格区域中选择第一个单元格，为此序列输入初始值。在下一个单元格中输入序列的第二个值。选中这两个单元格用鼠标左键拖动填充柄完成填充。此时在填充区域的右下方会出现一个“自动填充选项”按钮，单击此选项按钮可打开选项命令列表，可选择填充方式。例如，可选择“仅填充格式”或“不带格式填充”。,7.2.3 输入公式,在输入一个公式时总是以等号“=”作为开头。1.在单元格中输入公式的步骤选择要输入公式的单元格。输入等号及表达式2.最简单的公式最简单的公式只引用一个单元格。如“=D4”。包含公式的单元格是“从属

7、单元格”，因为它的数值取决于另一个单元格中的数值。3.运算符Excel包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,7.2.3 输入公式,算术运算符：加法、减法、乘法、除法、百分比及乘幂运算等。比较运算符：运算符比较两个值。当用运算符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。文本运算符：使用“和号”(&)连接两个或多个字符串以产生一串文本。引用运算符：可以在公式中对单元格或单元格区域进行引用。区域运算符:（冒号）产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用(B5:B15)联合运算符,（逗号）将多个引用合并为一个引用(SUM(B5:B15,D5:D15)

8、,7.2.4 运算次序,公式按特定次序进行运算。Excel中的公式通常以等号“=”开始，用于表明之后的字符为公式。紧随等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算。,7.3 数据的编辑,数据输入后，经常要对数据进行一些编辑。这里主要介绍对单元格数据的修改、删除、插入、移动、复制、查找和替换等操作。,7.3.1 表格对象的选定,单元格中的文本双击单元格，再选取其中的文本。选中单元格，再选取编辑栏中的文本。单个单元格：单击相应的单元格，或键盘键移动到相应的单元格。某个单元格区域：单击区域的第一个单元格，再拖动鼠标到最后一

9、个单元格。较大的单元格区域：单击区域中的第一个单元格，再按住 Shift 单击区域中的最后一个单元格。工作表中所有单元格：单击“全选”按钮。,7.3.1 表格对象的选定,不相邻的单元格或单元格区域：先选中第一个单元格或单元格区域，再按住 Ctrl 键选择其他的单元格或单元格区域。整个行或列：单击工作表中的“行号”或“列标”。相邻的行或列：在“行号”或“列标”中拖动鼠标。或者先选中第一行或第一列，再按住 Shift 选中最后一行或最后一列。不相邻的行或列：先选中一行或一列，再按住 Ctrl 选中其他的行或列。取消单元格选定区域：单击相应工作表中的任意单元格。,7.3.2 修改单元格数据,修改单元

10、格中的数据方法很多，一般可采用下列方法：用新的内容覆盖原单元格中的内容。选中要修改的单元格，在编辑栏中修改。双击要修改的单元格，进入编辑状态。选中要修改的单元格，按“F2”键进入编辑状态。,7.3.3 单元格的清除与删除,清除单元格内容选定单元格后按键盘上的Delete或Backspace选定单元格后按鼠标右键，在快捷菜单中选择“清除内容”命令。选定单元格后点击菜单中【编辑】【清除】【内容】,删除单元格选定单元格后按鼠标右键，在快捷菜单中选择“删除”命令。选定单元格后点击菜单中【编辑】【删除】,无论执行上面的哪一种操作都会打开“删除”对话框。“清除”命令只能清除单元格得内容、格式或批注，但是空

11、白单元格仍然保留在工作表中；而删除命令将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺。请注意清除和删除的不同点。,7.3.4 复制和移动,1、使用剪贴板来完成单元格或单元格区域的复制和移动复制：可以使用“编辑”菜单中的“复制”命令和快捷键Ctrl+C来把选定内容复制到剪贴板中；或者使用右键菜单中的“复制命令”。粘贴：可以使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令和快捷键Ctrl+V来把剪贴板中的内容粘贴到选定位置；或者使用右键菜单中的“粘贴”项；对于剪贴板中有多项内容的情况，这样只能粘贴最后一项。剪切：可以使用“编辑”菜单中的“剪切”命令和快捷键Ctrl+X来对选定内容进行剪切并把选定内

12、容传送到剪贴板中；右键菜单中的“剪切”命令也有同样的效果。,7.3.4 复制和移动,2.使用鼠标完成单元格或单元格区域的复制和移动选择要移动的单元格或单元格区域，移动鼠标到所选区域的边线处，此时鼠标的指针为十字箭头形状，拖动鼠标到目标位置，可完成单元格的移动。如下图所示：拖动的同时按住Ctrl键，此时会看到鼠标指针上增加了一个加号，可完成单元格或单元格内容的复制。,7.3.4 复制和移动,3.拖动“填充柄”来完成单元格或单元格区域的复制对单个单元格使用填充柄的复制方法也可推广到多个单元格组成的单元格区域。4.使用键盘复制相邻单元格的内容“Ctrl+D”复制上方单元格的内容“Ctrl+R”复制左

13、方单元格的内容,7.3.5 选择性粘贴,除了复制单元格的全部信息外，可以有选择地复制单元格的特定内容。例如只复制单元格的数值、公式、批注或单元格格式，也可以只复制公式的结果而不复制公式等。选定要复制的单元格区域，进行复制。选定目标区域的左上角单元格。在编辑菜单上单击“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。选择所需选项，然后单击确定按钮。,7.3.6 查找和替换,使用菜单【编辑】【替换】命令可打开“查找和替换”对话框，使用对话框可查找字符串并使用其他字符串随意替换字符串。,7.4 改变工作表的视图,当工作表较大时，由于屏幕所能显示的数据有限，许多内容无法在屏幕上显示出来。可以缩小工作表的显

14、示比例，以便看到更多的内容；可以将工作表拆分成数个窗格，以便同时观察不同部位的数据；可以将已经打开的数个不同工作表一起显示在同一屏幕上；可以将一些行或列隐藏起来，以便看到自己需要的内容。,7.4.1 缩放窗口比例,“视图”菜单中的“显示比例”命令会改变用户查看工作窗口的方式。1.使用工具按钮改变缩放比例在“常用”工具栏中提供了个“缩放控制”列表框，当单击列表框右边的下拉箭头时可以看到下拉列表。能够迅速放大或缩小显示比例。2.使用“缩放窗口”对话框改变缩放比例选择菜单【视图】【显示比例】命令可打开显示比例对话框，选择所需比例的单选按钮改变缩放比例。,7.4.2 全屏显示,在向工作表中输入内容时，

15、为了在屏幕上显示尽可能多的内容，可以将标题栏、工具栏、编辑栏和滚动条等隐藏起来。选择菜单【视图】【全屏显示】命令可实现全屏显示。当切换到“全屏显示”方式时，在屏幕上显示一个特别的“全屏显示”工具栏。单击该按钮来关闭“全屏显示”方式以回到正常显示方式。,7.4.3 定制用户屏幕,如果需隐藏一些窗口元素(例如状态栏、滚动条、网格线等)，可以使用“选项”对话框来定制用户屏幕。选择菜单【工具】【选项】命令，打开“选项”对话框。单击“视图”选项卡可定制用户屏幕。,7.4.4 拆分窗格,拆分窗格通常可使用菜单命令或用鼠标拖动“拆分框”的方法来实现。选择菜单【窗口】【拆分窗口】命令完成操作。用鼠标拖动“拆分

16、框”拆分窗格：若要恢复已拆分为两个可滚动区域的窗口，可双击拆分窗格的分割条的任意部分。若要恢复已拆分为四个可滚动区域的窗口，可双击两条分割条的交点。也选择菜单【窗口】【取消拆分】命令完成操作。,7.4.5 冻结窗格,窗口冻结选择待冻结处的下一行，在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。单击“窗口”菜单中的“取消冻结窗格”取消“冻结”窗格。,7.5 修饰工作表,为了使工作表更加美观、易于理解，通常需要对它进行必要排版及修饰。在Excel中，可以改变一个工作表的外观，包括数字格式、字体、对齐方式、边框和底纹、改变列宽和行高等。,7.5.1 使用工具栏设置单元格格式,使用格式工具栏的命令按钮可以方便快捷地设置单元格格式，只要选择单元格或单元格区域，然后单击格式工具栏上的工具按钮即可完成相应的格式设置。使用格式工具栏设置字体、加粗、下划线、左对齐、居中对齐、右对齐的方法和我们前面介绍过的Word软件的操作方法非常类似，在这里不再进行过多的描述。,7.5.1.1 格式刷,将一个单元格或单元格区域的格式复制到另一个单元格或单元格区域中，首先选择含有要复制格式的单元格或单元格区域，然后执行下列操作之一：