中小企业档案管理制度新版.docx

1、中小企业档案管理制度新版中小企业档案管理制度新版档案管理制度1目的为规范公司档案管理，增强公司员工档案意识，提高公司档案的规范性、科学性、实用性和有效性，为健全和完善公司档案信息提供保障，并充分发挥档案的价值作用，特制定本制度。2范围（ABC）适用于总公司、分公司及各项目部的档案管理工作。3档案管理机构及其职责3.1档案管理工作实行三级管理制：一级管理是指总公司行政管理部的统筹管理；二级管理是指总公司各部门档案由本部门管理；三级管理是指由分公司各部门档案按照总公司业务指导部门的档案管理标准进行管理。3.2公司指派专人对档案室进行管理。档案室管理员负责档案室的文件归档和档案鉴定、整理、保管、借阅

2、等工作。严格执行档案管理各项制度，对档案室及时进行通风、除湿、防蛀等维护处理。重视档案日常借阅管理，做到借阅有批条、签字登记，确保档案无损毁、无丢失。各部门指定专（兼）职人员负责根据归档范围，定期催要和搜集档案资料并根据要求进行整理和装订。每个季度末统一将收集到的资料交档案室。 4 档案分类及收集整理部门凡是公司在各项活动中直接形成的具有查考、利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、荣誉实物、证件、照片以及需要公司长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。4.1 总公司各部门档案分类4.1.1 行政管理部：公司及各部门的工作计划、总结

3、和会议纪要；公司汇总的统计报表和统计分析资料；由行政管理部经手登记的外来文件；公司行政性规章制度；公司资质等相关文件资料；各类请示、报告、批复、通告和其它重要文件资料。4.1.2 人员发展部：员工人事档案资料；员工培训档案资料；劳动合同；离职员工资料；企业招聘资料（总分）；员工社保相关的文件资料；员工考勤、薪酬、绩效相关的文件资料；公司人力资源规章制度和其它重要文件资料。4.1.3 财务部：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其它会计凭证；总账、明细账、日记账、辅助账簿和其它会计账簿；月度、季度、年度财务报告和其它财务报告；银行对账单和其它重要文件资料。4.1.4 采购供应部：各项物资采购单及有关确

4、认表格；采购计划表；采购合同；到货验收资料；结款资料；供应商资料和其它重要文件资料。4.1.5 品质管理部：公司质量程序和控制文件；内审相关材料；开展各类评审活动的文件资料；客户满意度调查和其它重要文件资料。4.1.6 市场营销中心：投标文件、报价单；与服务单位签订的协议、合同及谈判纪要；合同变更和涉及法律事务的文件、客户资料；竞争对手的文件资料和其它重要文件资料。4.1.7 企业策划部：企业宣传资料、样本、杂志、期刊等；企业文化相关的各类资料；公司网络建设和设备日常维护记录和其它重要文件资料。4.1.8 物业运营部：环境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各项目现场情况资料和其它重要文件资

5、料。4.2 分公司各部门档案分类4.2.1 综合管理部：参照总公司人员发展部、行政管理部、企业策划部、品质管理部。4.2.2 市场营销部：参照总公司市场营销中心。4.2.3 财务部：参照总公司财务部。4.2.4 各项目部：员工人事档案资料；员工培训档案资料；客户回访表；公司各项目部的工作计划、总结和会议纪要；各项目检查记录；文件清单和其它重要文件资料。5 档案建立程序 5.1 文件经办人按文件的时间顺序或内容相关度将文件整理成卷，填写卷宗夹，类别和编号以及建档的时间（见式样一）；侧面档案卷宗宽4.5cm，高14cm（档案卷宗模板见附件五）。式样一：档案装订封皮（档案盒）式样侧面： 正面： 5.

6、2侧面档案卷宗粘贴在案卷题名下，侧面档案卷宗编号按照文件编号制度执行编号。5.3 按照档案盒中文件顺序和内容整理并打印卷内目录，一式两份，经本部门负责人签字确认后，一并交档案管理人员确认签收，由档案室保管，经办人留一份卷内目录作凭证。 5.4档案移交到档案室以后，档案管理人员要将接收到的文件建立归档清单，以便查找方便。6 档案交存时限6.1 机密文件、公司重要会议纪要、合同文件和资质文件要随时送交相关档案管理人员签收保管。6.2 各部门需存档的一般文件在相关工作完成后60天内立卷后，送交档案管理员。6.3 其它单独事项文件，需存档备查的，分类立卷后下一年第一季度结束前交档案管理员。 7 档案密

7、级和保存期7.1 档案密级：按照文件、记录管理制度规定执行。7.2 保存期限：文件保存期要按文件内容来确定。档案的保管期限定为永久、定期两种。永久的期限一般为 至以上；定期一般为 以下至3年以上。7.2.1 永久保管的档案主要包括：7.2.1.1 公司基本建设档案。7.2.1.2 公司制定的需长期执行和落实的各项规定、制度。7.2.1.3 公司重要性的事务管理文件材料，包括产权类材料以及与有关单位签订的重要性合同、协定、协议、议定书等文件材料。7.2.1.4 物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。7.2.1.5 公

8、司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。7.2.1.6 公司职能活动中形成的重要业务文件材料。7.2.1.7 公司关于重要问题的请示与上级领导的批复、批示，重要的报告、总结和计划、统计报表等。7.2.1.8 公司组织机构演变、人事任免等文件材料。7.2.1.9公司职能部门（包括各项目部）报送的年度或年度以上的计划、总结、统计等文件材料。7.2.1.10 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料。7.2.1.10.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料。7.2.1.10.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料。7.2.1.10.3

9、 许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。7.2.2 定期保管的档案主要包括：7.2.2.1 公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；7.2.2.2 公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料7.2.2.3 公司人事管理工作形成的一般性文件材料；7.2.2.4 公司一般性事务管理文件材料；7.2.2.5 公司职能部门（包括各项目部）报送的年度或年度以下的计划、总结、统计以及重要专题报告等文件材料。7.2.3 人事、会计及其它专门文件材料保管期限，按照各组织机构自行规定执行。7.2.4 声像档案的保管期限要与同类的管理类档案的保管期限一致，分为永久、定期。8 档案借阅 8.1 查阅

10、或借用档案须履行登记手续，填写档案借阅登记表，借用人员应与档案管理员当面点清，借阅档案后须及时退还，并办理归还手续。8.2 借阅期限按照文件、记录管理制度执行。8.3 借用档案应注意保密， 妥善保管，不得损坏遗失，不准拆卷、剪裁或抽取张页，不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。工作需要须经公司领导同意后方可复印、登记，不准带出公司或转借她人。 8.4 有复印件卷的档案，一般只查阅或借阅复印件卷。 8.5 公司有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。对存入电脑的资料、备份盘与源盘应分开存放。9 电子档案的归档9.1 归档范围：无纸电子文件；文本文件；图像文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体

11、文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。9.2 保管期限：电子文件按照同类的文本档案的保管期限一致。9.3 保密级别：按照同类的文本档案的保密级别一致。9.4 其它均参考同类的文本档案的管理方法。10 档案的鉴定和销毁10.1 档案室应会同公司内有关部门，根据以上有关档案的保管期限分类，对档案定期进行鉴定。对逾期应该销毁的档案，由档案管理员填写公司档案销毁审批表，交部门经理审核，经总经理批准后执行。 10.2 凡属于高级保密及机密级别的档案资料必须由总经理批准方可销毁；中级保密级别的档案资料，由相关部门负责人签字批准后经公司常务副总经理确认后方可销毁；一般保密级别的档案资料，由相关

12、部门经理签字批准后即可销毁。 10.3 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。10.4 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或相关部门负责人指定专人监督。10.5保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；仍在进行的项目工作、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。 11 本制度由行政管理部负责制订、修改并解释。 12 本制度自公布之日起生效。附件清单：1、卷内目录 2、档案归档清单 3、档案借阅登记表 4、公司档案销毁审批表 5、档案卷宗6、档案卷封皮附件一：卷内目录序号文件作者文件日期文件内容摘要张数备注立卷人： 立卷部门负责人： 档案管理员：附件二：档案归档清单序号档案编号移交人资料题名页数归档日期接收人备注附件三：档案借阅登记表序号借阅档案资料名称及编号借阅人审批人经办人借阅时间归还时间附件四：公司档案销毁审批表卷宗名称序号类别名称起止时间档案文件数量(卷、册、件)销毁原因备注公司档案管理负责人意见签名： 年 月 日 主管部门审核意见 签名：年 月 日 公司领导批准意见（盖 章）年 月 日 监销人签名销毁时间年 月 日销毁方式销毁地点附件五：档案卷宗 附件六：文件名称（品质管理部）存 档 人： 部门负责人： 3月1日 3月31日 公司全称