LOTUS NOTES 讲义教材06文档格式.docx

1、要创建信笺，可按下列步骤操作：1） 打开邮件数据库，并选择“信笺”视图。2） 单击操作栏上的“新建信笺”按钮。3） 在打开的“新建信笺”对话框中，可以选择一个模板。从“便笺信笺”或“个人信笺”两者中任意选择一个。该便笺信笺使用当前选取的信头，并且外观就像具有同样标题的信息和RT F文本域（主体）的信头一样。个人信笺包括与你的信头一样的信息。除此之外，还包括三种为添加图形或格式化文本的 RT F文本域（一个在标题中，一个在页脚中，另一个就是主体） 。4） 每次填写使用这个信笺时都要包括同样的信息，即包括在便笺主体中的信息。5） 单击操作栏上的“保存”按钮，这时将弹出如图 6 - 3所示的对话框，

2、询问信笺的名称。6） 输入标题并单击“确定”按钮。要使用的新信笺时，可以选择“操作”菜单中“新建便笺”子菜单的“新建便笺使用信笺”命令，或者从如图6 - 4所示的“信笺”视图中，单击操作栏上的“新建便笺”按钮，从打开的菜单中选择“新建便笺使用信笺”按钮。5 6 图6-2 可以在对话框的下面部分预览选择的信头图6-3 必须在对话框中输入所创建的信笺的名称要修改信笺设计，可从“信笺”视图中选取它并单击操作栏上的“编辑”按钮，进行所需要的修改并保存文档。要删除信笺，可在“信笺”视图中选取它，并单击“删除”操作按钮。6.3 操作定则定则决定了怎样应用N o t e s处理收到的邮件。可通过用定义N o

3、 t e s对接收到的便笺的操作的方法来创建定则。在打开定则时， N o t e s对收到的符合定则条件的所有邮件都起作用。可以定义对符合条件的便笺采取什么行动。例如，如果便笺有一个主题为“全国会议”时，定则就会即时把它移动到“会议”文件夹中，而且你不必对所接收到以“全国会议”为主题的邮件进行排序。创建定则有两个部分。第一部分是指定定则的条件，或者指定 N o t e s要监视的事情，例如“如果发送者包含Jane Calabria” 。创建定则的第二部分是告诉N o t e s如果遇到某些事情符合这些条件时如何办。换句话说，如果收到从Jane Calabria来的便笺时应该如何处理？可以用可操

4、作的列表包括移动文档到某个文件夹、复制文件到某个文件夹、删除邮件和修改邮件的重要性。要创建新的定则，请按下列步骤操作：1） 打开“邮件”数据库中的“定则”文件夹。2） 单击“新建定则”操作按钮，打开如图6 - 6所示的“新建定则”对话框。第6学时 优化邮件 5 7 图6-4 信笺视图列出通过模板上的信笺创建和存储的信笺图6-5 当根据所创建的信笺创建便笺时，可以选择适当的信笺并单击“确定”按钮3） 在“指定条件”下定义定则条件的元素： 在第一个创建条件的下拉式列表中，选取要查看的项目（发件人、主题、正文、重要性、发送优先级、收件人、抄送、密送、I n t e r n e t域或大小） 。 在第

5、二个下拉式列表中选取条件： “包含” 、 “不包含” 、 “是”或“不是” （其中“大小”是例外，它是与第一个下拉式列表相关联的） 。 在第三个框中键入或选取正要查找的值。例如可能的发送者是 Bob Dobbs。4） 单击“添加”按钮，指定的条件将出现在“当满足以下条件的邮件到达时”列表中。单击选取“条件”单选钮，并选取“和”或“与” ，其中的“和”是要满足第一和第二两个条件，而其中的“与”是只需要满足其中的一个条件。输入第二个条件并单击“添加”按钮。5） 要创建定则的例外时，可单击选取“例外”单选钮，创建不应用定则的条件，并单击“添加”按钮。6） 在完成条件后，可以设置操作指示当便笺符合条件

6、时， N o t e s应该进行什么操作。单击第一个下拉式列表以选择操作，例如， “移动到文件夹” 、 “拷贝到文件夹” 、 “改变重要性为”或“删除”等。如果选取一个文件夹选项，则标志为“选择文件夹”的按钮将出现（也可以在这里创建一个新的文件夹） 。如果选取“更改重要性为” ，则会出现一个下拉式列表，从中可以选择“高” 、 “普通”或“低” 。7） 当完成所有条件和操作之后，单击“确定”按钮以关闭“新建定则”对话框。现在，新定则就会出现在“定则”视图中，如图6 - 7所示。前面的定则优先 当创建新的定则时，它们将出现在定则视图列表的底部，并且N o t e s按照它们出现在定则列表的顺序执行

7、。有时应该把定则重新排序。例如，如果一个新邮件符合创建两个不同定则的条件，N o t e s将使最靠近定则列表顶部的定则起作用，并且首先执行该定则。了解这一点是很重要的，特别是如果有移动或删除邮件的定则时更重要。要修改定则的顺序，可选取定则，并单击操作栏的“上移”或“下移”按钮，如图6 - 7所示。5 8 图6-6 “新建定则”对话框指定定则的条件及新邮件符合条件时要采取的行动要修改定则，可在“定则”视图中选取它，然后单击操作栏上的“编辑定则”按钮，打开“编辑定则”对话框。可以从中修改定则设置（该对话框与“新建定则”对话框外观完全一样） 。按照需要对条件和操作进行修改之后，单击“确定”按钮。如

8、果某个定则妨碍了邮件管理或者缺少了当定则运行所需要的某个元素时，可单击选取“编辑定则”对话框中的“禁用”单选钮。这时，在“定则”视图中该定则前面的绿色选取符号将消失。若要把该定则再度启用，可在“定则”视图中选取它，并单击操作栏上的“编辑定则”按钮。在打开的“编辑定则”对话框中单击选取“有效”单选钮，最后单击“确定”要删除过时的或不必要的定则，可在“定则”视图中选取要删除的定则，并单击操作栏上的“删除定则”按钮。这样做的结果只是把定则标记为删除，必须刷新屏幕或清空“废纸篓”之后才能完全删除该定则。6.4 使用离开办公室通知当你需要离开办公室而有几天都不能够阅读邮件时，应该有礼貌地通知电子邮件发送

9、者。在你离开办公室期间，离开办公室代理将按照你离开之前创建的标准邮件来回答接收到的邮件。你甚至可以创建多个邮件，使得某些人接收第一个邮件，而另外一些人接收第二个邮件。要使用“离开办公室”工具，可按下列步骤操作：1） 打开邮件数据库，单击操作栏上的“工具”按钮，并从打开的菜单中选择“离开办公室”选项以创建“离开办公室”消息。第6学时 优化邮件 5 9 图6-7 规则以先后顺序显示在“定则”视图中图6-8 在“日期”选项卡中指定将要离开办公室的日期2） 在打开如图6 - 8所示的“离开办公室”的对话框中有四个选项卡，其中的“日期”选项卡已为被选取状态。3） 在“离开”和“返回”框中指定你不在办公室

10、的日期范围。可以直接在框中键入或单击框右面的“日期”按钮并从弹出的日历中选择日期。4） 为防止有人在你离开的时间里给你预定会议，请选取“预定如下日期的占用时间”复选框（在第9学时“会议和群组的日历功能”中，将要学习更多的有关技巧） 。5） 单击“离开办公室消息”选项卡，以便输入你希望在离开办公室期间使大多数人都能够接收到的消息，如图6 - 9所示。6） 单击“特殊消息”选项卡，以创建所选定的一组都能接收到的消息，如图 6 - 1 0所示。在“收件人”域中单击向下箭头，以便从“通讯录”中选取姓名。7） 单击“例外”选项卡，可以列出不应该接收到任何消息的人，如图 6 - 11所示。单击向6 0 图

11、6-9 “离开办公室消息”选项卡为你提供了键入离开办公室消息的地方。该消息将发送给大多数人图6-10 不同内容的邮件可发送给你指定的不同的人下箭头并选择这个域中的一些人或群组，直接把姓名键入到该域中，或者如果没有例外，就让该域空着。当你离开办公室时，可能也收到别人发给一个群组的邮件，你是该群组中的一个成员，但又不想回信给发件人说你离开了办公室时，可在第二个域内输入群组的名称。如果有从We b站点、列表的组等来的电子邮件自动发送给你，并且不定期地接收到从其他方面通过I n t e r n e t发来的邮件时，请考虑选取“请不要自动答复从 I n t e r n e t发来的邮件”复选框。如果是定

12、期接收到I n t e r n e t邮件，就取消对这个复选框的选取。“例外”选项卡中的最后一个域是让你指定主题（它是区分大小写字母的，必须精确地输入） 。 “离开办公室”消息将不会回复接收到的具有该指定主题便笺。创建“离开办公室”消息的最后一步是打开它，让它起作用。单击“启用”按钮。如果打开对话框，就确认代理程序已经启用。单击“确定”按钮，代理程序在服务器上运行。如果对运行代理程序不能正确地访问，就会接收到一个通知，通知你与开发人员或系统管理员联系以请求他们为你启用代理程序。如果你按照在“离开办公室”对话框中指定的日期返回办公室，就不需要禁用“离开办公室”功能。如果你比预定时间提前返回，可以

13、从“离开办公室”对话框中禁用该消息。选择“操作”菜单中“工具”子菜单的“离开办公室”命令，可打开该对话框。单击“禁用”按钮，就可关闭“离开办公室”消息。当对话框出现提示： “离开办公室代理已经启用，是否禁用它？” ，要求确认是否要禁用该消息时，单击“是”按钮，将禁用“离开办公室消息” 。此时， “Lotus Notes离开办公室”对话框还将提示： “你是否要在离开办公室日历项中禁用占用时间项？” ，单击“是”按钮，然后单击“确认”按钮关闭“离开办公室”对话框。不要忘记复制！ 如果你是远程用户，并且已经从远程 P C上创建了“离开办公室”消息，在你离开之前一定要复制邮件数据库。否则，服务器将不会

14、接到需要运行这个离开办公室代理程序的通知。关于远程用户的信息请参阅第2 1学时“复制”和第2 2学时“为移动使用进行设置”中的有关内容。第6学时 优化邮件 6 1 图6 - 11 输入或选择不应该收到你离开办公室的通知的人或群组6.5 创建链接消息链接消息是用来将文档链接发送给邮件通信者的。通过使用 N o t e s的链接消息功能，还可以使用特殊的邮件模板。该模板会为你填入除了“收件人” 、 “抄送”和“密送”域之外的整个邮件消息。例如，在H R政策数据库中创建的新政策，你要让便笺接收者了解该政策，引起注意。这时可创建一个链接消息，并把该邮件发送给你的同事。可以按以下步骤创建链接消息：1）

15、打开或选取要为邮件回答者创建链接的文档。该文档不一定是邮件数据库中的文档，它可以是We b网页、N o t e s文档、N o t e s数据库或视图。2） 从“创建”菜单的“特殊消息”子菜单中选择“链接消息”命令，打开“链接消息”文档，如图6 - 1 2所示。3） 在“收件人”域中填入接收者的姓名，必要时还可以修改主题。使用操作按钮以添加“邮递选项” ，并可按“发送”按钮，与其他邮件消息一样发送此邮件。当接收者收到该链接邮件后，他可以单击链接图标打开你希望与他共享的文档。需要访问权限 接收者必须具有能够访问包含有你发送链接文档的数据库、N o t e s服务器和/或I n t e r n e

16、 t位置的访问权限。如果没有这个访问权限，他就不能够打开它。请记住，并不是每个人都能够访问你的邮件数据库。所以，最好使用“回信（附带原文） ”的方式，而不要轻易使用带有邮件文档的链接消息。6.6 生成电话消息电话邮件是通过N o t e s发送电话邮件信息的简单而直截了当的格式。电话邮件也是用与邮件相同的方式工作，填写好格式后，单击操作栏上的“发送”按钮，则该邮件就被分别邮递6 2 图6-12 “链接消息”命令会自动创建邮件，你只需要添加接收者的姓名文档链接到收件人、抄送和密送域中的人手中。要创建电话消息，可选择 N o t e s“创建”菜单中“特殊邮件”菜单的“电话消息”选项。打开的“电话

17、消息”对话框很像在办公室使用的电话消息便条，只是在顶部有收件人、抄送和密送域，如图6 - 1 3所示。在“联系人” 、 “电话”和“传真”框中输入从呼叫者那儿收集到的信息，利用复选框来指示电话的目的或要采取的操作。在表单底部是 RT F文本区域，即消息区域，可以在该区域中键入呼叫者所提供的附加信息。单击操作栏上的“发送”按钮，就可以发送这个电话消息。6.7 设置代替便笺编辑器一些人变得依赖于某种软件程序，而且希望该软件程序为他们做每一件事情。例如，他们在字处理程序中创建电子表单，而不在电子表单程序中创建电子表单。因为他们只知道如何在Wo r d中创建表格，而不知道如何使用E x c e l。L

18、otus Notes几乎包含了除辞典之外的日常电子邮件和文档格式化所需要的每一种字处理功能。我们已学习了拼写检查和大量的格式化选项。经过后面部分的学习后，就能创建表格、片断、弹出式菜单或框、背景和图形等等。如果你仍然要依赖字处理程序，并且字处理程序是 Wo r d或Word Pro，N o t e s有一个选项，该选项能够把Microsoft Wo r d或Lotus Word Pro作为电子邮件编辑器。我们仍然感到奇怪的是为什么还有人真要这么做。因为这样做将会减慢创建、阅读和打开邮件的过程。当修改使用Wo r d或Word Pro的设置时，该字处理程序就不是默认的邮件便笺了。但是，可以从菜单

19、中选第6学时 优化邮件 6 3 图6-13 像对待任何邮件那样填写“收件人” 、“抄送”和“密送”域择一个。当按这种方式创建电子邮件时，字处理程序就会作为邮件消息被嵌入。要把字处理程序设置为代替便笺编辑器，可以选择“文件”菜单中“惯用选项”子菜单的“用户惯用选项”命令。单击“邮件和新闻”图标，在“用户惯用选项”的配置部分，从标签为“便笺编辑器”的下拉式列表中选择字处理程序。修改配置将影响N o t e s中的菜单选择；在每次要创建邮件便笺时，它不会自动打开字处理程序。要使用字处理程序创建便笺，可选择“创建”菜单中“邮件”子菜单的“ Word Memo”（或“Word Pro Memo” ） 。

20、6.8 指定邮件惯用选项邮件惯用选项能够确定你的邮件如何工作，包括谁能够阅读你的邮件，邮件应不应该自动加密，是否所有发出的邮件都要你签名等。邮件惯用选项是在 N o t e s的两个位置处设置的：一些邮件惯用选项是在“用户惯用选项”对话框中设置的，而另外一些则是在“邮件惯用选项”对话框中设置的。这两种对话框是以不同的方式访问的。因而，需要注意什么时候设置“惯用选项” 。6.8.1 设置邮件使用权限通常，你不会希望任何其他人来阅读你的邮件或者为你写回信。但是，如果你经常旅行，或者长期不在办公室，你可能需要助手或同事来帮助检查和回复邮件，使得重要的邮件不被耽误。在其他人可以访问你的邮件数据库之前，

21、你需要授予他权限。可通过设置授权子集（P r o f i l e）来完成。在邮件数据库打开时，选择“操作”菜单中“工具”子菜单的“惯用选项”命令，或单击操作栏上的“工具”按钮，打开“惯用选项”对话框。选择“授权”选项卡之后，再选取它下面的“邮件授权”选项卡，如图 6 - 1 4所示。在这个对话框中输入或选择谁能够做下列操作的用户名： 阅读邮件、日历和待办事宜文档 这能使被授权的个人可以查看你的邮件及查看所有的6 4 图6-14 这里设置的授权子集决定了谁能够代表你阅读、发送或撰写邮件日历项目（即使做了私人标记）和待办事宜文档。 阅读邮件、日历和待办事宜文档，并代表我发送邮件 除了被授权者能够创

22、建邮件便笺之外，其他与前面的选择相同。当你把权限给了某人，并且他在你的邮件数据库中创建邮件时，则该邮件的标题就会指示此便笺是别人撰写的而不是你自己撰写的。例如，如果你给J a n e发送邮件给B o b的权限，此便笺标题就会是“收件人Bob Dobbs发件人：J a n eC a l a b r i a” 。 阅读、发送和编辑邮件、日历和待办事宜中的任何文档 这与前一项是一样的，只是多了编辑权限，可以编辑你的邮件。 删除邮件、日历项和待办事宜文档 选取的被授予这种权限的人必须已经被指定为具有阅读、发送和编辑你的邮件文档的权限。该被授权者还有删除文档的权限。如果他们的姓名已经列于在“阅读邮件、日

23、历和待办事宜文档里，并在代表我发送邮件”的域中时，他们就能够删除代表你创建的任何邮件。如果他们的姓名也被列在阅读、发送和编辑任何文档域中，那他们也能够删除在你的邮件数据库中的任何邮件。单击“确定”按钮接受该设置，并关闭“惯用选项”对话框。6.8.2 如果你有访问权，就能够打开别人的邮件对于其他人需要阅读邮件，发送邮件，安排约会和使用你授予他的权限时，他们就必须打开你的邮件数据库，或者如果你给他们授予了权限，就需要打开他们的邮件数据库。为此，可以选择“文件”菜单中“数据库”子菜单的“打开”命令，切换到邮件服务器。你的邮件就在该邮件服务器上，单击邮件文件夹并选择要打开的数据库。如果查找其他人的邮件

24、数据库有困难，请向系统管理员询问。另外请注意，没有必要把自己的口令给其他人。当你分配了这些权限后，被授予权限的人就可以利用这些权限来进行访问，没有必须知道你的口令。当你给予其他人访问你的邮件数据库的权限时，他们不能够阅读密送给你的邮件，而且，你也不能够阅读他们代表你创建的密码邮件，除非你的用户标识符包含了用于加密邮件的加密关键字。如果需要阅读其他人的密码邮件，或者如果被授予权限者需要代表你发送加密邮件时，请询问系统管理员。6.8.3 在邮件上添加签名个性化邮件的一种方法就是附加签名到邮件。不要把添加签名与署名邮件相混淆。署名邮件是一种安全措施；它能使接收者知道邮件是从你那儿来，不是从其他人那里

25、来（请参阅第3学时“阅读邮件” ，可以从中获得更多的邮递信息） 。另外，签名是创建的文本。它可以像附加的电话号码或代替的电子邮件地址那么简单，或者它也可能是对签名者所从事的服务或产品的广告，或者是签名者的学业和证书荣誉。要创建签名，可以打开邮件数据库，并单击操作栏上的“工具”按钮。然后选择“惯用选项” 。在“惯用选项”对话框中，选取“邮件”选项卡，然后选取“签名”选项卡，如图 6 -1 5所示。在创建签名时，有两个单选钮选项。第一个选项是选择“文本” ，并在“签名”框中键入第6学时 优化邮件 6 5 文本。如果需要，可以键入几行文本。第二个选项是使用已有的图像文件或 H T M L文件。在这种

26、情况下，可以单击选取“文件”单选钮，并输入路径和文件的文件名（或者单击“浏览”按钮查找这个文件） 。如果选取“自动把我的签名附加到外出电子邮件的底部”复选框， N o t e s将自动地把签名附加到外出电子邮件消息的底部。单击“确定”按钮可以关闭这个电子邮件对话框。如果选择不自动附加签名，就必须人工附加签名到邮件便笺。打开新便笺，把光标放置在要附加签名的消息域中的适当位置（建议放在最后） ，单击操作栏上的“工具”按钮，并从菜单中选择“插入签名” ，打开“签名”对话框，如图6 - 1 6所示。按默认设置是选取“从邮件惯用选项中选择”单选钮。这个选项有效时，出现在邮件中的签名就是在“惯用选项”对话

27、框中键入的那一个。如果要用文件来代替，可选取“从文件引入”单选钮，然后选择要引入的文件。可以选择 . T X T（按默认设置） 、H T M L和B I T M A P文件。单击“确定”按钮，这个签名就会出现在光标位置处。6.8.4 设置其他邮件惯用选项“惯用选项”对话框还有其他设置。所以，可以指定附加的惯用选项。单击“邮件”选项卡，然后选取在它下面的三个选项卡之一。表 6-1 列出了这些惯用选项和它们所能找到的选项卡。可单击“确定”按钮以接受选择并关闭对话框。6 6 图6-15 在签名框中键入需要附加到邮件中的文本图6-16 除非选择“从文件引入”单选钮，否则按默认设置在“惯用选项”对话框中

28、创建的签名会自动附加 到外出邮件上表6-1 邮件惯用选项选 项 卡 选 项 说 明基本该该邮件文件属于 该你的姓名会自动地作为所有者出现。并且，其他人的名字还可从通讯录中选择该发送前自动检查邮 该在发送邮件文档之前，N o t e s自动地启动拼写检查件消息的拼写错误信头 该信头样式列表 该选取需要添加到邮件便笺的信头样式该“自动把我的签名 该选取这个复选框，以便把签名添加到每个外出的邮件中附加到外出电子邮件签名 的底部”复选框该“文本”单选钮 该附加在签名文本框中键入的签名该“文件”单选钮 该在“文件”文本框中附加所指定的文件。如果需要，可单击“浏览”按钮查找文件6.8.5 设置影响邮件的N o t e s惯用选项选择“文件”菜单中“惯用选项”子菜单的“用户惯用选项”命令，可以打开 N o t e s的“用户惯用选项”对话框。虽然这个对话框包含了对整个 N o t e s客户机的