档案管理办法Word文档格式.docx

1、（二）对公司有长远利用价值的档案须永久保存，对公司在一定时期内有利用价值的档案为长期保存，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第八条 组卷方法（一）公司形成的文件材料是组卷的主要内容。档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计。（二）文件材料按年度和类别组卷，种类包括信贷管理、风控管理、财务管理、公司收文、公司发文、人事管理、综合管理和专题材料。（三）档案盒正面应附有案卷封面（附件2）。第九条 卷内文件排列（一）按文件的重要程度或时间顺序排列。1、正文在前，附件在后。2、信贷合同以项目为主体归档，须包含贷调程序表、贷审会评议过程以及贷后管理记录等，列出目录清单依次排列。（二）按问

2、题和时间排列反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。第十条 编制卷内目录（附件3）（一）填写文件字号填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。（二）填写文件题名填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“ ”。（三）填写文件形成日期（四）信贷档案按照卷内目录范例填写（附件4）第五节 档案的移交与使用第十一条 档案移交（一）各部门立好卷后要在第二年第一季度，向公司档案室移交；重要文件于每月月末向公司档案室移交；合同档案承

3、办部门在合同签订后5个工作日内将合同及相关资料移交。 （二）信贷业务档案权证类、银行票据等客户抵押、质押的重要原件应于贷款业务发生当日交财务部保管，并办理好交接手续；其他贷款资料（包括文书、声像、实物等）应于贷款发放后5个工作日内由客户经理将资料按卷内目录整理完成后，填写信贷档案稽核表（见附件5），移交风控专员审核，信贷档案稽核表双方签字各存一份（补充材料入档按上述程序办理）。（三）风控专员在5个工作日内填写档案移交登记表（见附件6），将审核后的信贷档案移交档案管理员扫描并按照档案管理标准装订归档，移交登记表一式两份，交接双方根据移交表清查核对，双方签字盖章各存一份。档案扫描刻录光盘两份，一份

4、存档，一份由风控专员暂存便于查询，待合同履行结束后5个工作日内归还档案室存档。第十二条 档案使用（一）档案管理员根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。因工作需要，查阅、复印档案资料时，必须填写档案使用审批表（附件7），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。（二）档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须经公司总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。业务档案无特殊原因均不得外借。（三）借出档案应在5日

5、内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。（四）借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用审批表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第六节 档案室管理第十三条 安全与保密管理（一）档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。（二）接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。（三）整理档案应在办公区

6、内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。（四）下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。（五）要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。第十四条 日常维护管理（一）要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。（二）档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。（三）档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。（四）每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第七节 不归档文件材料及档案销毁规定第十五条 不归档文件材料（

7、一）重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人员来信；部门内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；为参考目的从各方面收集的文件材料。（二）参加非主管部门、办事机构和区域召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；越级抄送的一般的、不需办理的文件材料。第十六条 档案销毁（一）按规定需要销毁档案资料时，

8、必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。（二）销毁时必须填写档案销毁审批表（附件8），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。（三）严禁将销毁档案转做其它用途。（四）档案销毁清册需归档，并长期保存。第十七条 本制度由公司综合部负责编制和修改，自发布之日起实行。附件1：文书档案归档范围及保管期限表序号条 款 名 称文 件 内 容 和 名 称保管期限1公司重要会议文件材料决议、决定、记录、纪要、讨论通过的文件永久2上级党、政、工、团部门及专业部门来文直接针对本单位工作的文件普发的法规性文件长期

9、有查考作用的一般性文件3公司制发的文件材料制定的制度、条例、规定、办法等；重要的决定、决议、指示；关于干部任免、奖惩决定；工资改革调整、晋级等问题的通知；重要业务问题综合成果报告、专题报告、方案、总结等转发上级文件、本级发布的暂行规定、代上级起草的法规性的文件等一般业务和业务性工作、事务性的、一般工作报告4请示与上级批复、下级请示与本级批复重要问题的一般事务问题的5工作计划总结报告年度和年度以上的、重要专题的半年、季度的、一般专题的6各类报表（含综合的、各部门、各专业的）年度和年度以上的季度、月份的7本公司签订的内外部合同协议及项目招标、投标文件材料重要的、有长远利用价值的一般的、内部的8涉及

10、本公司机构、编制、名称等的文件材料含各种委员会、领导小组等永久或9不良贷款处置材料含处理决定和调查取证材料重大的一般的10员工录用转正、调资、定级等有关材料含录用、转正审批单和各类鉴定材料在职期间、离职三年内11职工教育培训材料含成人学历教育、继续教育12本单位人员编制、职工、党员花名册13介绍信、证明信存根含干部职工调动、工资转移、党团工会组织关系转移等14财产物资交接凭证含员工辞职或调任工作中与交接人形成的各类凭证、证明材料15档案交接凭证各类档案移交目录16本单位荣获的荣誉含各类荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌等17本公司新闻含反映本公司情况的报刊剪辑、电台、电视台播出稿18法律事务文件

11、材料重要的19审计文书一般的、常规的附件2：档案案卷封面*有限公司文 书 档 案案卷题名： 自 年 月 日 起至 年 月 日止卷内目录首个文件编号： ，文件材料 份存放于 室 柜保管期限： 密级：整理者：年 月 日 附件3：卷 内 目 录文件编号文 件 题 名文件日期备注 审核人： 日期：附件4：信贷档案卷内目录范例文件题名文件编号签订单位签订日期份数页次备 注贷款发放审核单集中装订借款合同保证合同借条划款委托书贷审会决议股东会决议贷款调查报告借款人基本资料保证企业基本资料其他资料立卷人：审核人：立卷日期：附件5：信贷档案稽核登记簿项目名称页数移交人（签字）稽核人意见稽核人稽核时间附件6：部门： 档 案 移 交 表文件题名或案卷题名（首个文件编号）移交日期移交人签字接收人签字监交人签字部门负责人签字附件7 ：档案使用审批表使用日期文件名称使用人签字审批人资料份数每份页数使用用途使用方式归还时间档案管理员确认签字查阅、借阅、复印、调出附件8：档案销毁审批表档案种类保管期限立卷日期立卷部门密 级销毁日期销毁原因：销毁档案清册：（如数目多可后附清册）1.2.3.4.5.销毁人签字：年 月 日监毁人签字：档案主管部门负责人审核：公司总经理意见：