办公室综合业务培训公文管理19页word资料Word文档格式.docx

1、7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、函。适用于不相隶属或同级机关之间商洽工作、询问和答复有关问题，请求批准和答复审批事项。（各配送公司与销售企业间如有必要行文，按正式上行文，表示为其下级单位。9、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。（会议纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式，其标识由“+会议纪要”组成。主要特点：一是正文中无主送单位，在版记处列明分送单位和部门；二是发文字号常以序号或期数表示；三是在正文结束后，不标注成文日期、不落款和不加盖印章，发文单位和成文日期标注在眉首的红色反线以上。（二）容易混淆的公文种类1、报告与请示的区别：一是行文功能不同。报告是汇报情

2、况、反映问题；请示是请示批准、指示和解决问题；二是处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示是办件，需要办理、批复；三是时间要求不同。请示在事前行文，事前请示；报告一般是报告办理结果或有关情况，事后报告。2、函与信函式公文的区别：信函式公文是以信函格式印制的公文。在实际工作中，一些非普发性的公文，如批复、函、通知、通报等，常使用信函格式打印，即所谓的信函式公文。二者属于不同的范畴。3、函与便函的区别：函与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。4、通知与通报的区别：都具有知晓性和指导性，区别主要体现在周知事项上。通知大

3、都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。（三）如何选择和使用公文种类1、根据行文目的确定公文种类。如请示上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。2、根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可

4、使用。3、根据行文单位的职权确定公文种类。主要是指一些特殊种类，如“令”、“公报”、“议案”等。三、发文办理（一）公司关于发文的要求发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。由主办部门拟稿办公室进行审核把关单位负责人签发办公室统一编号拟稿人校对印制盖章分发。1、发文应当确有必要，注重实效。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、基层各单位上报公司的公文，均以正式公文为准；特殊要求的，还要求签署明确意见并加盖公章。基层各单位上报公司公文事项如涉及公司多个职能部门，应当同时抄送相关职能部门。4、属于主管部门职权范围内的具体问题，

5、可以直接报送该主管部门处理，不必向公司行文。5、除公司领导直接交办的事项外，各单位不得以本单位名义直接向公司领导个人报送“请示”或“报告”。单位负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。需要同时送其他机关的，应当以“抄送”形式。6、几种易混淆的公文批转：是指批准和转发，即上级单位批准或同意下级单位的公文并予以转发。通常是下级单位提出的政策、措施和意见，需要上级单位批准后方能贯彻执行的，上级单位同意并认为有必要转发有关单位贯彻执行时，使用批转的形式。转发：是指对非本单位制发的公文，需本单位及所属单位贯彻或遵照执行的，以转的形式行文。转发公文不受单位级别限制，不仅可以转发上级单位的公

6、文，也可转发不相隶属单位的公文。转发公文一般应征得发文单位同意，并结合实际提出贯彻意见。印发：是指本单位制定的规定、办法、计划和领导同志在有关会议上的讲话等不能单独行文的情况下，以印发的形式行文。翻印：是复制公文的一种形式，是对上级或主管单位印发的需贯彻执行的、本单位不需要提出有关贯彻要求的公文，以翻印的形式复制并下发。翻印公文必须经本单位主管文秘部门负责人批准；无需另行行文通知，只在公文版记底端加注“翻印单位和时间”即可。（二）联合行文的规定1、具备的3个条件：一是必须明确主办部门，以便分清主次责任；二是级别相同。级别不同不能联合行文。2、发文单位排序：一般主办单位排列前；党政机关、军队、群

7、众组织联合行文时，按照党政军群的顺序排列。3、行文时先由主办单位签署，然后将原件送其他联合发文单位依次会签，一般不使用复印件会签。（三）公文审核1、作用：一是保证公文质量的重要环节。审核人员按照公文处理的有关规定，对文稿内容和办文程序严格把关，起到提高公文质量，精简文件数量的作用；二是为领导签发公文奠定良好的基础。公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作用，使领导把时间和精力用在主要的决策活动上，提高单位的工作效率。2、重点：即行文关系、政策法规、协商会签、语言文字和体例格式等5个方面。一是否需行文，是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当等；二是否符合党和国家的路线、方针、政策；提出的政策建议和

8、新出台的政策规定，是否与现行的政策规定想统一、相衔接，是否切实可行等；三是涉及其他部门职责范围的事项，是否经过协商并取得一致意见，会签部门是否齐全；经协商部门之间仍有意见分歧的，是否在文中予以说明等；四是语言表述是否规范，包括字、词、标点、语句是否准确；计量单位是否符合有关标准；数字、层次序数等是否规范；逻辑结构是否合理，重点是否突出等；五是体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，各要素标识是否正确等。3、复核：一是审批、签发手续是否完备；二是行文格式是否统一、规范；三是公文附件材料是否齐全；四是发文字号、分送单位和印制份数是否准确。四、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包

9、括签收、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等程序。（重点：审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅即可。（一）公司关于收文的规定1、收到公司制发的通知、决定、纪要、简报等执行类公文，各单位办公室要及时处理，按分管范围送本单位领导批示。主管领导或分管领导要按照公文中的要求，签署具体批示意见，由承办部门及时落实。（举例：领导讲话、安全活动等）2、承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回办公室，并说明理由。3、遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有

10、关部门协商；如有分歧，由主办部门负责人出面协调。如仍不能取得一致时，可以提出明确意见，经办公室上报主管领导裁定。4、基层上报的需要办理的公文，先由办公室审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合相关规定；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定要求的内部来文，退回呈报单位5、对符合规定的公文，办公室提出拟办意见，按分管范围送本单位领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应向领导和承办部门明确办理时限。6、送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。7、公文由办公室专

11、职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。凡属规章制度性的或涉及本单位（部门）的公司文件要妥为保存。其他部门收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送办公室登记办理，不得直接签批或传阅。公文办结或处理完毕后，要及时保存，年底统一归档。8、除直接交办事宜外，公司领导一般不直接收取各单位请示或报告。未经登记的公文应交办公室登记办理。文件阅后应及时退回办公室，不得横传。（二）收文审核的重点1、是否应由本单位办理；2、是否符合行文规则；3、内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；4、涉及其他单位的事项是否已协商、会签；5、公文种类、体例格式是否规范，有关附件是否齐全等。（三）来文批分1、对日常性

12、业务或承办部门已有明确分工的来文，由文秘部门按照职能分工直接分办；2、对请示、报告类公文，涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的公文，以及按照职能分工难以明确具体承办部门的来文，由文秘部门提出拟办意见后，送有关领导阅批；3、对涉及两个以上承办部门的公文，应明确主办和协办部门。（四）易出现的问题1、来文即接办，未进行审核把关；2、文秘部门不拟办；3、催办不及时；4、不掌握运转情况。（五）公文督办1、公文限时办结：制定限时办结制度，是根据公文种类、公文内容和紧急程度，对收文登记和批分、承办部门收文和办理（受理情况沟通和答复）、部门审核和会签、文秘部门核稿和送签、文件印制和发送等各个环节的运转时限，

13、进行量化规定，对其中难以量化的，准确描述其不同情况下的处理要求。一是上级单位明确指示需要办理的公文或上级单位领导批示需要落实有关事项的公文；二是需紧急向上级单位报告工作或反映情况的公文；三是需紧急向下级单位发出指示或作出决定的公文；四是本单位决定的重要事项需要办理和落实的公文；五是下级单位报送的紧急请示和有办理时限要求的公文；六是其他单位会签或征求意见需答复以及商洽工作需办理的公文；七是处理紧急、重大、突发事件的公文。3、基本程序：一是立项。确定督办事项，明确承办部门和承办工作的要求（时限、方式、原则），记录在案（督办单）；二是催询。定期或随时向承办部门或人员催询，了解承办工作进展情况；三是协

14、调。帮助协调承办部门办理过程中遇到的问题，保证迅速有效运转；四是验收。验收办毕公文，综合反映承办工作实际与结果；五是销办。已办结事项承办部门要及时销号，并对办毕公文进行清退、立卷归档等处理；六是反馈。督办情况和结果要及时反馈给有关领导，并可定期将各部门承办督办事项的办理情况进行汇总，以督查简报等形式予以通报，引起领导和各部门的重视，同时对未办结事项进行催办。4、方式：一般分为对内和对外督办。对内督办是对本单位内部承办公文情况的了解、催询和检查督促，一般由文秘部门负责；对外督办是指对本单位发往外单位需要回复的公文，以及印发的、需受文单位落实的事项进行督促与提醒，一般由公文承办部门负责。采取电话、

15、发函、约谈督办等灵活多样的形式。5、工作要求：围绕中心，突出重点（紧急事项跟踪督办、重要事项重点督办、一般事项定期督办，做到事事有着落，件件有结果）、讲求时效，注重实效、分级管理，分工负责。（六）公文呈送顺序送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序，依次呈送。传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。领导同志之间一般不横传文件，应通过文秘部门传递。如遇领导出差或其它原因不能阅批，依次转呈其他领导。公司对基层单位收文处理的要求关键有3点，一是班子成员要传阅，二是主要领导要批阅，三是执行部门要认真学习贯彻。五、公文格式公文格式即公文的表现形式。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，

16、而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。公文格式标准化，将大大方便公文处理工作，提高工作质量和效率。是公文处理实现规范化、制度化、科学化的重要前提。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以

17、下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（一）眉首1、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2、秘密等级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，按涉密程度分为：绝密、机密、秘密。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。凡未标识保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期

18、限之间用“”隔开。3、紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发电的紧急程度分为：特提、特急、加急和平急四种。4、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应

19、使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5、发文字号发文字号的作用有2点，一是为检索和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。联合行文原则上只编主办单位的发文字号。6、签发人上报的公文需标识签发人姓名，首页上方留出天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联

20、系电话，这也是上行文与一般行文的区别。上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（二）主体1、公文标题红色反线下空2行，用2号小标

21、宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。3、公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4、附件附件是指附属于公文正文的有关材料，具有对正文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公司的组成部门；附件说明是指正文后标识的说明附件的文字，应在正文下空一行标注。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后

22、标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。5、成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。成文时间即落款日期，是公文的生效时间。一般是以发文单位负责人签发的日期为准。经会议讨论的公文，可以通过日期为准，如任免通知、会议纪要等。电报以发出日期为准。公文的印发日期是公文的付印时间。一般情况下，成文时间与印发时间可以有一定的时间差，主要

23、是公文签发后，往往还需要经过复核和印制等环节。某些规范类公文，如政策性、规章制度类公文，其施行日期与公文的成文日期会有一定的时间差，即从制定下发到实施需要一定的准备时间，行文时要根据实际情况在公文中加以明确。如：本规定自何年何月何日起施行，而不是公布该规定的公文的成文日期。6、公文生效标识后面印章管理部分讲。7、附注附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“（此件发至县团级）”、“（此件可登报）”等，不是对公文内容作出解释或注释。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。（三）版记1、主题词 主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化

24、和优选处理的词或词组，主要用于公文的检索查询。主题词标注参照国务院公文主题词表。一般情况下，一件公文除类别词外，最多标注5个主题词。标引顺序：先标类别词、再标类属词。标类属词时，先标反映公文主要内容的词，最后标反映公文形式的词（文种）。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2、抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；1在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。3、印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋

25、体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4、版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5、版记的位置版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。（四）排版1、定义字，表示标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。行是指公文中纵向距离的长度单位。标准是以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。2、尺寸我国公文用纸由长期以来一直沿用的16开型改为国际标准纸型A4型后，公文的页边与版心尺寸也作了新的规定，具体是：公文用纸天头（上白边）为37mm1m

26、m，订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。（附图） 凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，实际上就是发文机关上边缘距上页边为天头37mm80mm117mm。发文机关上边缘至红色反线为30mm。3、排版正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。公司：标题小标宋2号，正文一级标题3号黑体，二级及以下标题3号仿宋体加黑。公文的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各致一条4 号一字线，一字线距版心下边缘7MM。单页码右空一字，双页码左空一字。空白页和空白页以后的页不

27、标识页码。4、印刷双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、不断划。（制版版面干净天底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准、版心不斜，误差不超过 1mm。5、装订左侧装订，不掉页；包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1处，允许误差 4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。6、附表公文如需附表，对横

28、排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。公文管理目前公司执行的文件有：中国石油天然气运输公司公文处理办法（油运办字2003197号）、中国石油天然气运输公司公文格式（运办字200310号 ）、运输公司文件办理和公文运转规定（运办字20052号）等。7、汇报材料格式要求（1）工作汇报材料格式总的要求是统一规范，美观实用。必须按照公司制订的统一规范办理，不得自行其是。（2）工作汇报材料3页（包括3页）以上的，原则上必须用A3型纸张，正反面打印，对折装订。做到套印准确，不丢页、不错行、不漏字。（3）以下情况不打印封面，直接打印标题、日期和正文，正文后也不打印单位名称、日期，不需加盖公章。A给公司内部各级领导干部汇报工作时的汇报材料；B给集团公司机关部门处级及以下领导干部汇报工作时的汇报材料；C给石油