一级MS Office考点分析 第四章Excel 的使用文档格式.docx

1、 数据编辑区是用来输人或编辑当前单元格的值或公式，其左边有冰鑫夔赓按钮，对应输人数据进行取消、确认和编辑公式。该区的左侧为名称框，它显示当前单元格或区域的地址或名称。 5）状态栏 状态栏位于窗口的底部，用于显示当前命令或操作的有关信息。例如，在为单元格输入数据时，状态栏显示“输人”，完成输人后，状态栏就显示“就续”。 6）工作簿窗口 在Excel窗口中还有一个小窗口，称为工作簿窗口，有标题栏、控制菜单按钮、最小化和最大化按钮、关闭窗口按钮。工作簿窗口下方左侧是当前工作簿的工作表标签，每个标签显示工作表名称，其中一个高亮标签（其工作表名称有下划线）是当前正在编辑的工作表。 4.工作薄与工作表 工

2、作簿是一个Excel文件，扩展名为xls，其中可以含有一个或多个表格（称为工作表）。它像一个文件夹，把相关的表格或图表存放在一起，便于处理。 一个工作簿最多可以含有225个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为Sheetl、Sheet2和Sheet3工作表名字可以修改，工作表的个数也可以增减。 5.单元格与当前单元格 工作表中行列交汇处的区域称为单元格，窗口左侧的1，2,3，65536表示工作表行号，上方的A, B.C，IU，IV表示T一作表列号，它们构成单元格的地址，也就是说工作表是由65536行和256列组成的。 基础2工作簿操作 1.建立新工作薄 （1）每次启动Excel,系统

3、自动建立一个新工作簿，文件名为Bookl. xls., （2）单击“常用”工具栏的“新建”按钮。 （3）单击“文件”菜单的“新建”命令 2.保存工作薄 （1）使用“文件”菜单的“保存”命令。 （2）使用“常用”工具栏的“保存”按钮。 （3）换名保存。使用“文件”菜单的“另存为”命令，在另存为”对话框中设置。 3.打开工作薄 （1）使用“文件”菜单中的“打开”命令。 （2）使用工具栏中的“打开”按钮。 （3）单击“文件”菜单中存放的作簿文件名。 4.关闭工作薄 （1）单击“文件”菜单的“关闭”命令。 （2）单击工作簿窗口的“关闭”按钮。 （3）双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”按钮，调出控制菜单

4、，选择“关闭” 基础3工作表操作 新建的工作簿默认有3个作表。可以选择对某个工作表进行操作，还可以对工作表进行重命名、复制、移动、隐藏和分割等操作。 1.选定工作表 在编辑工作表前，必须先选定它，使之成为当前工作表。选定皿作表的方法是：单击目标工作表中的标签，则该工作表成为当前I:作表，其名字以自底显示，且有下划线。若目标工作表未显示在工作表标签行，可以通过单击工作表标签滚动按钮，使目标工作表标签出现并单击它。 l）选定多个相邻的工作表 单击这几个工作表中的第一工作表标签，然后，按住Shift键并单击工作表中的最后一个工作表标签。此时这几个工作表标签均以自底显示，工作簿标题出现“工作组”字样

5、2）选定多个不相邻的工作表 按住Ctrl键并单击每一个要选定的改正标签。 2.工作表重命名 为下作表重命名的方法是：双击要改名的工作表标签，使其反白显示，再单击鼠标，出现插人点，然后进形修改或输人新的名字。 3.工作表的移动和复制 工作表的移动和复制方法如下。 1）在同一工作簿移动（或复制）工作表 单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住Ctrl键拖动）工作表到目标位置。 2）在不同工作簿之间移动（或复制）上作表 （1）打开源工作簿和目标工作簿，单击源工作簿中要移动（或要复制）的工作表标签，使之成为当前工作表。 （2）单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现“移动或复制

6、工作表”对话框。 （3）在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在“下列选定工作表之前”栏中选定在目标工作簿中的 插人位置。 4.插入工作表 一个工作簿默认有3个作表有时不够用，可用如下方法插人新的工作表。 （1）单击某工作表标签，新工作表将插在该工作表之前 （2）单击“插人”菜单的“工作表”命令 5删除工作表 （1）单击要删除的）几作表标签，使之成为当前工作表 （2）单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，出现对话框。 （3）单击对话框中的“确定”按钮。 6.工作表的分割 在工作簿窗口的垂直滚动条的上方有“水平分割条”、在水平滚动条的右端有“垂直分割条”。当鼠标指针一分别移到水平和垂直滚动条上

7、时，鼠标呈“上下和左右双箭头”。 1）水平分割工作表 鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。每个窗口有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分。 2）垂直分割工作表 基础4 3种类型的数据输入操作 Excel 2000每个单元格最多可输人32000个字符。常量数据类型分为文本型、数值型和日期型3种。 1输入字符 单击目标单元格，使之成为当前单元格，名称框中出现了当前单元格的地址，然后输人字符串。输人的字符串在单元格中左对齐。 1）取消输入 取消当前单元格中刚输人的数据，恢复输人前状况的两种方法：

8、（1）按Esc键。 （2）单击“X”按钮。 2）存人单元格 输人后数据存人当前单元格的方法有： （1）按箭头键（一、个、咨），则存储当前单元格中输人的数据，并使箭头方向的相邻单元格成为当前单元格。 （2）单击“”按钮，存储当前单元格中的数据。 （3）按ENTER键，存储当前单元格中的数据，本列下一行单元格成为当前单元格。 3）长字符串的输入 单元格的宽度有限，当输入的字符串超出单元格的宽度的时，存在两种情况。 （1）如果右侧单元格内容为空，则字符串超宽部分一直伸到右侧单元格，成为宽单元格。例如A1单元格输入“北京大学计算机系2003年期期末考试成绩单”A1则成为宽单元格，如图42所示。 （2）

9、入右侧单元格有内容，则字符超宽部分隐藏，不再右侧单元格显示。例如再C4单元格中输入“2003年”。再B4单元格中输入“03计算机系信息管理3班”，可以看到B4单元格中显示“03计算机”隐藏了“机系信息管理3班”。 4）数字字符串的输人 有些数值是无须计算的代码，如电话号码、邮编等，常常把它们处理为由数字字符组成的字符串。为了与数值区别，先输入单撇号“”，然后再输人数字字符串。数字字符串不参加计算，如求和。如图4一2所示，B5单元格为数值“56.（右对齐）,C5单元格为字符串“100（左对齐），D5单元格的56是B5和C5的和，可见C5的100未参加求和计算。 2.输入数据 输人数值时，默认形式

10、为普通表示法，如78,100.54等。当长度超过单元格宽度时自动转换为科学计数法表示，如输人“110000000011”，在单元格显示“11E11”。数值在单元格中右对齐，如图4一2所示 3.日期和时间 若输人的数据符合日期或时间的格式，则Excel将以日期或时间存储数据。 1）输人日期 用户可以用如下形式输人日期（以2002年10月5日为例）。 2002/10/05 2002一10一5 05一OCT一02 5/OCT/02 日期在Excel系统内部是用1900年1月1日起至该日期的天数存储的例如：1900/02/01在内部存储的是32。 2）输人时间 用户可按如下形式输入时间（以20点40分

11、为例）。 20：40 8：40PM 20点40分 下午8时40分 PM或P表示下午，AM或A表示上午 3）日期与时间组合输人 例如，2002一10一05.20：40，2002年10月5日20时40分等： 若单元格首次输人的是日期，则该单元格就格式化为日期格式，以后再输人数值仍然换算成日期。 4.智能填充数据 当相邻单元格中要输人相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用Excel的智能填充功能实现快速输入。在当前单元格的右下角有一小黑块，称为填充句柄。 1）填充相同数据 在当前单元格A1中输人“北京大学”，鼠标指针移到填充句柄，此时，指针呈“”状，拖动它向下直到A11，松开鼠标键。从A2到All

12、均填充了“北京大学”。 2）填充已定义的序列数据 在单元格B2输人“一月”，拖动填充句柄向下直到单元格B11，松开鼠标左键，则从B2起，依次是“一月”，“二月”，“十月”数据序列：“一月，二月，十二月”事先已经定义。所以，当在B2单元格中输入“一月”并拖动填充句柄时，Excel就按该序列数据依次填充二月、只月若序列数据用完，再从开始取数据。即“一月，二月，十二月，一月”。Excel中已定义的填充序列还有： Sun，Mon，Tue，Wed，Thu，Fri，Sat Sunday，Monday，Tuesday，Wednesday，Saturday 日，一，二，三，四，五，六 星期日，星期一，星期二，

13、星期二，星期四，星期五，星期六 Jan，Feb，Mar，Apr May，Dec 一月，二月，十二月 第一季，第二季，第不季，第四季 甲，乙，丙丁癸 用户也可自定义填充序列，方法如下。 （1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框。 （2）选择“自定义序列”标签，可以看到“自定义序列”框中显示了已经定义的各种填充序列，选中“新序列”并在“输人序列”框中输人填充序列（如：一级，二级，八级）。 （3）单击“添加”按钮，新定义的填充序列出现在“自定义序列”框中。 （4）单击“确定”按钮。 3）智能填充 除了用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（如等比、等差）进行智能填充。以A

14、7：E7“依次按等差数列填充6，8，10，12，14为例。 （1）在A7中输人起始值6。 （2）选定要填充的单元格区域（鼠标自A7一直拖到E7）。 （3）单击“编辑”菜单“填充”命令的“序列”，出现“序列”的对话框二 （4）在“序列产生在”栏中选定填充方式（按行或列）。本例中选择按“行”填充。 （5）在“类型”栏中选择填充规律，选择“等差数列”。 （6）在“步长值”栏中输人公差2。 基础5单元格操作 对已建立的工作表，根据需要可以编辑修改其中的数据首先要移动单元格指针到目的地或选定编辑对象，然后才能进行增、删、改操作。 1.单元格指针的移动 要编辑某单元格，必须把单元格指针移动到该单元格，使之

15、成为当前单元格。有如下几种移动方法。 （1）利用滚动条，使目标单元格出现在屏幕上，然后单击它。 （2）在名称框中输人目标单元格的地址，然后按Enter键。 （3）按,键，单元格指针向箭头方向移到一分单元格。 （4）按Ctrl（,）的组合键，则单元格指针沿着箭头方向快速移动，直到单元格从空自变为有数据或由有数据变为空白为止 （5）按CtrlHome组合键，则单元格指针移到A1。按CtrlEnd组合键，则单元格指针移动到有数据区的有右下角。按Home键，则一单元格指针移到本行最左侧单元格 2.选定单元格 若要对某个或某些单元格进行编辑操作，必须先选定这些单元格。选定一个一单元格，只要单击该单元格即

16、可。要选定一行或多行的一块区域，可采用下列的方法。 l）选定行、列 选定一行（列）的行（列）号，则选中该行（列）若选择多行（列），则将鼠标指针移动到这些行的首行（列）号，然后按鼠标左键拖动到末行（列） 2）选定整个工作表 单击“全选”按钮（在行号1上方和列号A的左边），则选中整个工作表。 3）选一块矩形区域 选择矩形区域有如下几种方法（以选择AZ; E8）为例。 （1）将鼠标指针移动到该区域的左上角单元格A2，按鼠标左键拖动到该区域的右下角E8。 （2）单击该区域的左上角一单元格A2，按住Shift键单击该区域的右下角单元格E8。 （3）在名称框中输人单元格区域A2; E8（或该区域的名称），

17、然后按Enter键。 （4）单击“编辑”菜单中的“定位”命令，出现“定位”对话框，在对话框“引用位置”栏输人单元格区或（A2：E8），并按“确定”按钮。 4）选定若干不相邻的区域 按住Ctrl键，采用选矩形区域的第一种方法，分别选定各单元格区域。 5）条件选定 有时要把改正后某个区域中的所有字符串按居中对齐，而这些字符串分别又不规则，若按方法4）选定率不高，对此，可以采用“条件选定”方法，即在指定区域中只选定满足条件的单元格。具体操作如下。 （1）选定“条件选定”的作用范围 （2）单击“编辑”菜单的“定位”命令，出现“定位”对话框。单击对话框的“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框。 （3）

18、在对话框中确定定位条件，如：选“常量”单选框，并选“文本”复选框，表示定位条件是字符串。 3.编辑单元格数据 若想对当前单元格中的数据进行修改，则当原数据与新数据完全不一样时，可以重新输人；当新数据只是在原数据的基础上略加修改且数据较长，采用重新输人不合算时，可单击数据编辑区（该区显示当前单元的数据），插人点出现在数据编辑区内，状态栏左侧由“就绪”变成“编辑”，表示可以进行编辑。修改时，插入改写状态的开关为插人键Ins”或Insert”。编辑完毕，按Enter键或女，单元格中出现修改后的数据，状态栏左侧由“编辑”变成“就绪”，表示编辑命令已执行完毕，等待执行下一个命令若想取消修改，可按Esc键

19、或单击数据编辑区左边的“x”按钮，则单元格仍然保持原有的数据。 4.移动与复制单元格教据 若数据输错了位置，可以将它移动到正确的单元格中，不必重新输人，某些单元格具有相同的数据，可以采用复制的方法，避免重复输人，提高效率。 1）鼠标拖动法 （1）选定要移动（复制）数据的单元格区域。 （2）将鼠标指针移动到所选区域的边线上，指针呈指向上方的箭头，然后拖动（或按Ctrl键拖动）到目标位置即可。 2）剪贴法 （2）单击“常用”工具栏的“剪切”（或复制）按钮（也可以单击“编辑”菜单的“剪切”或“复制”命令）。 （3）选定目标位置（单击目标区域左上角的单元格）。 （4）单击“粘贴”按钮（也可以单击“编辑

20、”菜单的“粘贴”命令）。 5.清除单元格数据 清除单元格数据不是清除单元格本身，而是清除单元格中的数据内容、格式或批注三者之一，或三者均被清除。 若只清除单元格中的数据内容，则只要单击该单元格，使之成为当前单元格，然后按Delete键即可。否则采用如下方法进行清除。 （1）选定要清除的单元格区域。 （2）单击“编辑”菜单，在“清除”命令的4个选项（全部、格式、内容和批注）中选择一个。 全部：清除单元格中的格式数据内容和批注。 格式：只清除单元格中的格式。 内容：只清除单元格中的数据内容。 批注：只清除单元格中的批注。 6.描入或侧除单元格 1）插人一行（列）或一个单元格 （1）插人一行（列）单

21、击某行（列）的任一单元格，单击“插人”菜单中的“行”（列）命令。将在该行（列）之前插人一行（列）。 （2）插人单元格的操作步骤。单击某单元格（如D2），使之成为当前单元格，它作为插人位置。单击插人”菜单的单元格”命令 2）删除一行（列）或一个单元格 （1）删除一行（列）一单击要删除的行（列）号，再单击“编辑”菜单的“删除”命令。 （2）删除单元格单击要删除的单元格（A D2），使之成为当前单元格。单击“编辑”菜单的“删除”命令，出现“删除”对话框 7.查找与替换 1）查找 （1）选定查找范围。 （2）单击“编辑”菜单的“查找”命令，出现“查找”对话框。 （3）在对话框内输入查找内容，并指定搜索

22、方式和搜索范围。 输人查找内容时，可以采用“一”和通配符“？”、“”。 ？：表示一个任意字符。：表示多个任意字符。 ：？、分别表示？、本身，而不是通配符。 （4）单击“查找下一个”按钮。 2）替换 （2）单击“编辑”菜单的“替换”命令，出现“替换”对话框。 （3）在对话框中输人查找内容和替换它的新数据（替换值）。 （4）单击“全部替换”按钮，将把所有找到的指定内容一一用新数据替换。4.2重要考点 考点1输入公式 1公式形式 输人的公式形式为：表达式其中表达式由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成，不能包括空格。例如，“sum（A1：cl）C2.+ 100”是正确的公式，而“A1A2”是错

23、误的，因为前面少了一个“”。2.分运算符 用运算符把常量、单元格地址、函数及括号等连接起来构成了表达式。常用运算符有算术运算符、字符连接符和关系运算符3类。运算符具有优先级，如表4-1所示按优先级从高到低列出了各运算符及其功能。表4-1常用运算符 运算符 功能举例负号5，A5百分号50（即0.5），乘，除82，83，加，减52，52字符串接“CHINA” “2008”（即CHINA2008），=，=等于，不等于大于，大于等于小于，小于等于52的值为假，52的值为真52的值为真，5=的值为真52的值为假，52的值为真3.修改公式 修改公式可以在编辑区进行，方法如下。（1）单击公式所在的单元格。（

24、2）单击数据编辑区左边的“二”按钮，出现公式编辑界面。（3）单击数据编辑区中的公式需修改处，进行增、删、改等编辑工作。修改时，系统随时计算修改后的公式，并把结果显示在“计算结果”栏中。（4）修改完毕后，单击“确定”按钮（若单击“取消”按钮，则刚进行的修改无效，恢复修改前的状态）。4.举例 有销售统计表如图4-4所示。要求计算手机的销售量小计、月平均销售量和销售额小计。（1）单击单元格F4，并单击编辑公式按钮。（2）输人季度销售公式：“二C4D4E4”。（3）单击。确定”按钮“丫”单元格F4中出现218（TCL季度销售量）。（4）单击单元格G4，并单击编辑公式按钮。（5）输人月平均销售量公式F4

25、,/3。（6）单击“确定”按钮或“v”按钮单元格G4中出现72.6667”（月平均销售量）。（7）一单击单元格H4，并单击编辑公式按钮。（8）输人销售额公式“F4 B4（9）单击“确定”或“J”按钮。单元格H4中出现327000”（“TCL”销售额）。用同样的方法分别在第5、6,7行为其他品牌的手机的季度销量、月平均销售量、销售额输人相应的公式，如对单元格F5,G5、F5分别输人“C5D5E5”、“F5/3、“F5B5其他品牌的电视机依次类推。考点2复制公式 单元格有规律变化的公式不必重复输人，应采用复制公式的办法，其中的单元格地址变化由系统来推复制公式类似于复制单元格。1.相对地址 复制公式时，系统并非简单地把单元格中的公式原样照搬，而是根据公式的原来位置和复制位置推算公式中单元