XXX项目推介会策划方案Word文档格式.docx

1、2、由 XXX 部负责参会人员的邀约工作。 （结合工委会员基础，安排活动）3、会议相关合作方签约。4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）客户接待组（主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、 VIP 客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决）媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的落实）策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实）

2、后勤保障组（主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障）安保应急组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）序事项完成时间负责部门号1会议时间最终确定会议召开前 30 天最好具体到人2与会议活动合作单位签约3会议地点最终确定4请柬准备发出会议前期邀请信息，初步统计参加5

3、会议人数电话与酒店沟通，下订金预订场地和住6宿房间7正式发出会议邀请会议召开前 25 天9礼品、接待服务项目筹备10邀请领导出席会议11招商说明会向客户公布的政策的确定会议召开前 20 天12招商说明会多媒体演示文件13邀请新闻媒体14摄影摄相人员邀请15新闻通稿、发言稿16电脑及视听设备17展架及展示内容会议物料、项目宣传资料、会场布置物18料筹备礼仪人员及相关礼仪用品 （胸花、胸卡、19会议召开前 10 天签字笔、合同书、香槟酒等 ）20派发礼品准备结合需要进行布置十一、会议活动内容流程安排（按照时间顺序，安排整个活动间的流程）签到环节会场门口设签到背景板、签到台；礼仪小姐接待来宾签到，来

4、宾在签到簿上题名；签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。中场酒会（例）上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻，创造更多机会。现场整体布置构想酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅氛围；酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息；清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。十二、具体要求（例）序号 项目1 统一印制请柬，并提前 20天送至嘉宾，在会议活动前一天电话邀请确认。相关邀请人员须于会议开始前 30分钟在进口处迎接嘉宾并陪同。（为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证）3 所有受邀嘉宾的

5、礼品发放由邀请人凭请柬领取嘉宾礼品为价值 200 元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（ 1 个/人），项目宣传资料（1套/人）5 接待处设置在大堂进出口处注：对于比较重要关键的步骤进行要求提醒十三、部门协作与工作分解（例）（佛山项目负责， 各部门密切配合执行， 借用酒店的人力资源或和活动公司合作， 共同完成会议活动）项目负责分管部门配备工作人员数目（各部门穿插换场使用）嘉宾接待宴席安排贵宾名单现场秩序与控制现场控制、请柬设计、宣传品设计发言稿防雨准备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印刷8礼宾花现场保洁宣传资料车辆、水、饮料、香槟宴会厅、酒店布置电器电源14 现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪

6、15 其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩十四、会议后期工作序号 事项 负责部门 招商意向洽谈跟进 跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关资料十五、物料清单（例）会后总结序号 事项 需要数量企业宣传资料套装 400 套（项目专题宣传片、项目宣传资料）会议场地布置物料驱风清凉油、仁丹5 盒十六、费用支出（例）单种类名称说明数量单价小计备注位布场费用酒店方收取 ,项12500按 4小时计算会议场租酒店方收取席25000餐饮、场鸡尾酒会（每位租12240此费用按400 人用餐计餐费168 元） +自助餐400306算（每位 138 元）6*3.5MH,桁

7、架 绷签到背板3000尺寸待最后确定高精喷绘红地毯布全场走道铺设红置地毯10*4MH,木 结 构舞台主背物料制设计特殊造型， 中15000景作间镂空放置 LED采访背景板晚宴主背8000间镂空放置投影签到物料签到本、笔一套，1000签约本签约本 20本40800签约笔签约笔 10支1201200领导胸花胸花30朵个30360重要领导佩戴胸花台花为签到台一盆；领台花台花七盆盘2201540导席三盆；主持台一盆；签约台盆花 2 盆工作证、停车证各证件套608.551030 张等只给重要领导，其他给邀请函份2007.51500电子邀请函6*3.4MH, 高 清 屏平舞台 LED24180043200

8、幕，租赁方租赁物180 寸投影幕料晚宴投影+10000 流明投影项110000仪赵荣 +俎江涛 或者罗主持人 男女主持各一名 人 2 15000 30000洁 +王鹏人员费摄影 现场拍照人员 人 2 1000 2000用全程录像， 现场同摄像 项 1 12000 12000 3 人摄像步，高清摄像机2 名礼仪为领导佩戴胸礼仪 含服装 人 8 350 2800 花， 2 名引导； 2 名在嘉宾休息室； 2 名在会场工作人员有：统筹、跟工作人员 工作人员劳务费 人 15 200 3000 主持、催场、音频视频播放、物料统筹等工作人员项 1 1500 1500餐饮含 2 台大巴，从珠其它 运输费 江

9、新城接送嘉宾 项 1 10000 10000 包括现场设备运输等到会场31331会议活动整 体 设1434121511.计、总费用 15%活动公活动执行司费用费10.0税费总费用 10%33482%总合计368303.5以上费用未包括住宿费备注：由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有 15% 的上下幅度调整，特此知会。 1、由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有 15% 的上下幅度调整，特此知会。附件：安保预案为保障会议活动的顺利举行，有需要对会议的准备、召开、善后各项工作进

10、行全面的人员保护和会场安全保障。我们始终坚持“安全第一，预防为主”的方针和“谁主管，谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场内外正常秩序维护为重点，充分考虑各种可能的突发状况，认真制定应急预案 ，确保能高效完成此次大会的安保工作。一、认真落实安保责任制按照“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任， 把各项责任目标进行量化、 细化、深化，层层分解，目标到人，并纳入到会后总结考核之中。二、人员编制根据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的若干小组：1、防断电、火灾小组职责：联系会场物管方和电力局，确定会议当天供电情况（有无断电安排） 。会议召开前一周，再

11、次与供电局确认有无供电变化。会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患。并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源总闸，防止意外或人为原因造成断电情况。会议召开前十天，查看会场备用电源情况，如配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好情况（获得会场室内平面图） 。会议召开前十天，现场查看安全火灾安全隐患，现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。现场灭火器材配置数量是否短缺，是否过期，消防栓、消防斧等是否损坏。安排一位工作人员负责坚守安全通道大门，正常情况下可配合维持现场秩序，紧急情况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序。 （在该名工作人员顺手处放置一台干粉灭火器）

12、2、会场外围秩序疏导组公司邀请交通管理部门，在会场四周主干道路口增设交通安全管理人员。组织 2-3 名同事协助会场方保安，保证参加会议活动的车辆能够安全、及时地停放至指定停车位，最好能人车分离。严防车辆擦刮、碰撞、甚至人员伤亡事故，以免现场拥堵或混乱。3、人员安保组分人群、分时间段提供各类客户的安全保障服务。三、宾客住宿期间的保护范围赴会的各界嘉宾，根据宾客级别，安排不同档次的房间居住。安保人员遵从以下几点保障宾客的住宿安全：与酒店保安部门建立联系， 保证宾客在住宿期间在宾馆内发生突然意外时即时获得消息互通（如：心脏病、高血压） 。在每间嘉宾房间显著位置挂置事先打印出的该宾馆紧急通道路线图， 以及指定后勤人员的联系电话，方便宾客在有特殊情况时联系我们。四、招商会现场的安全保护工作处于本次会议的安全级别评估，会议期间会场内发生恶性伤人的可能性很小，故食物、饮料、酒水等不在监管范围。如有安全需要，公司会在主入口处设置安检装置。在会场内设置 2-4 名游动或假扮宾客的安保人员，便于及时处置突发事件。