山西焦煤集团财务管理系统业务操作手册修正Word下载.docx

1、【科目属性】：指账户类别。确定科目是属于资产类、负债类等科目性质。当用户输入一个总账科目编号时，系统会自动根据科目编号的首位判断该科目的属性，然后显示在这里，可以进行修改，但存盘后不能再做修改。下级科目自动继承上级科目的属性且不允许修改。【余额方向】：表明账户余额的方向，如：资产类科目其余额方向一般在借方；负债类科目其余额方向在贷方。系统会自动根据科目属性确定余额方向，用户可根据会计制度规定对科目余额方向进行修改。【现金科目】：主要是为满足后面编制现金流量表需要而设置的，共有四项可以选择：现金、银行存款、其它现金及现金等价物和其他等价物。一般将现金设为“现金科目”、银行存款设为“银行存款科目”

2、、其他货币资金科目设为“其它现金及现金等价物”，其它非资金科目大都设为“其他”，以标注出哪一个科目为“库存现金”科目，哪一个科目为“银行存款”科目，这样在出纳中便可以查现金及银行存款日记账。现金科目设置有三个作用：（1）必须将现金、银行存款科目设置为现金或银行存款，否则不能查询出纳的有关账页。（2）确定编制现金流量表中的现金或现金等价物科目，否则不能得到现金流量的相关数据。（3）用于货币资金赤字告警，通过该选项确定货币资金科目。【日记账】：选择该项是为了可以每日结账、计算余额。现金和银行存款科目一般选择该项。其它科目一般根据核算需要选择该项。【银行账】：用于银行对账的科目如银行存款科目选择该项

3、，这样在制单时要求输入结算方式、结算号，以便于对账。其它科目一般不选择该项。【所属单位】：显示当前科目的所属单位。若该科目是由集团系统管理员定义的公共科目，则显示为空，若该科目为普通核算单位定义的私有科目，则显示创建该科目的普通核算单位名称。【增加单位】：显示增加该当前科目的单位。若该科目是由集团系统管理员定义的公共科目，则显示为空，若该科目为普通单位定义的私有科目，则显示创建该科目的普通单位，若该科目为合并单位为普通单位创建的私有科目，则也显示创建该科目的合并单位的名称。【允许增加下级私有科目】是否允许增加下级私有科目，由集团基础数据管理员维护，公司用户只能查看；注意： 在公司科目定义处不能

4、增加一级科目，并且对于已经存在的一级科目不能修改、删除。只能增加一级科目的下级科目。如果需要增加、删除、修改一级科目，需要在上报集团基础数据管理员进行。 集团限制的科目不允许增加本企业的科目。2. 功能按钮说明【增加同级】：增加一个同级科目。【增加下级】：增加当前科目的下级科目。注意事项v 有余额的科目允许增加下级科目，其余额将会自动转到增加的第一个下级科目中。v 已经制单的科目不允许增加下级科目。【编辑】：编辑当前科目。【取消】：退出编辑状态。【删除】：删除当前科目。v 当执行删除操作时，系统会给出是否删除选中科目的提示，如果确实要删除选中科目，则选择【是】，否则选择【否】。v 有余额或已经

5、制单的科目不允许删除。v 删除非明细科目时，当其下级科目有余额或已经使用时，该科目不允许删除，否则会将该科目及其所有下级科目一并删除。v 焦煤集团系统管理员不可删除普通单位或者汇总单位定义的私有科目。【保存】：保存当前设置。【保存并新增】：保存当前设置并新增科目。【查找】：通过设置查询条件，快速定位到科目。【查询】：通过设置查询条件，列示科目属性信息。【停用】：设置已经停止使用的科目。v 停用的科目将会用红色标记。v 在制单时，无法看到停用的科目。【启用】：启用停止使用的科目。【科目复制】：复制科目是为快速建立科目体系，系统提供的一种块复制功能。它适用于不同科目（不管是同级或不同级），包括有相

6、同的若干下级科目或某个乃至所有下级科目带有更下层科目的情况。【引用科目】：此功能位置在点击功能按钮【复制】的下拉菜单中可见。普通单位在公共科目定义中增加了下级科目以后，同属于一个账集的其他单位都能够看到该单位新加的下级科目。通过此功能，将引用其它普通单位定义的私有科目。注意事项：v 1001现金及其下级科目的“现金科目”选项要设置为“现金”，选择该项以后系统自动勾选“日记账”，如果未正确设置，则无法查询现金日记账。v 1002银行存款其下级科目的“现金科目”选项要设置为“银行存款”，选择该项以后系统自动勾选日“银行账”、“日记账”，尤其要注意新增的下级科目是否进行了设置，如果未正确设置，则无法

7、查询银行日记账。（二） 单位级科目辅助核算设置辅助核算是对于科目核算的补充，如要核算某产品的收入、成本情况，或者核算某费用的各部门发生情况，传统的全部使用科目核算的方式，会造成科目体系庞大，且分析时只有一维的数据，无法实现多维分析。系统分别提供了专项核算、单位往来、部门核算等辅助核算设置，代替或补充部分科目设置，满足分析考核的需求。3. 各辅助核算介绍专项核算：在财务核算的同时实现针对某一专门项目的核算，如对某个项目的收入、成本费用的核算，可以将项目设置为专项核算的内容，系统将项目作为分析对象，分析某一项目的收入、成本费用等情况，以最终考核项目对本单位的利润贡献情况。专项核算是辅助核算的一种，

8、核算的内容不出现在科目字典中，作为科目以外的内容进行设置，对科目起到一种辅助的作用，可以简化科目设置，提高效率；同时还可以提供多维度的分析，对单纯的会计核算起到辅助作用。首先，分别由焦煤集团系统管理员和普通单位在专项类别定义中定义专项核算类别，在核算项目定义中定义各类别的核算项目信息；其次，在核算关系定义界面中选中需要进行项目核算的科目，如“在建工程”科目，在右边下半部分的核算关系中，选中需要核算的专项类别；最后，普通单位制单时，在辅助信息中录入相关的项目，从而形成项目余额表或项目三栏账等，达到明细核算的管理目的。单位往来：一般来说，经营单位对外的往来单位数目繁多，作为科目核算不利于提高系统的

9、效率，而且提供的分析效果也是单一的。系统提供的单位往来核算作为GS的辅助核算内容之一，可以提供不同维度的分析和查询。预算单位对外的往来单位较少，则可以不使用本辅助核算，直接把往来单位录入在相关往来科目的下级。首先，在核算关系定义界面中选中需要进行单位往来核算的科目，如“应收账款”科目，在右边下半部分的核算关系中，选中单位核算；其次，在往来单位定义中，分别由各单位录入各自的往来单位；最后，普通单位制单时，在辅助信息中录入相关的往来单位，从而形成单位余额表或单位三栏账等，达到明细核算的管理目的。部门核算：单位对内部的部门会进行统一的考核，如考核部门的费用发生情况，或者部门的收入实现情况，会涉及到本

10、单位内部的部门信息。部门核算同样提供辅助核算的功能，这些信息独立于科目设置而存在，对于部门费用或收入实现等提供多维度的分析和查询。首先，在核算关系定义界面中选中需要进行部门核算的科目，如“经费支出”科目，在右边下半部分的核算关系中，选中部门核算；其次，由普通单位在基础数据的单位部门定义中，添加需要会计核算的部门信息；最后，普通单位制单时，在辅助信息中录入相关的部门，从而形成部门余额表或部门三栏账等，达到明细核算的管理目的。个人核算：焦煤集团对内的往来个人，如个人借款、个人备用金等核算，会涉及到本单位内部的员工信息。个人往来核算同样提供辅助核算的功能，这些信息独立于科目设置而存在，对于个人借款或

11、者备用金等提供多维度的分析和查询。本单位人员较少时，可以不使用本辅助核算，直接把相关人员姓名设置在内部往来科目的下级。首先，在核算关系定义界面中选中需要进行个人核算的科目，如“其他应收款”科目，在右边下半部分的核算关系中，选中个人核算；其次，由普通单位在基础数据的员工定义中，添加需要会计核算的员工信息；最后，普通单位制单时，在辅助信息中录入相关的人员，从而形成个人余额表或个人三栏账等，达到明细核算的管理目的。4. 软件操作点击【财务会计】【总账】【基础数据】【公司科目核算关系】出现如下窗口：项目说明第一行是功能按钮，第二行是科目属性标签和账集选择栏，科目属性栏下方是已定义的科目编号及其科目名称

12、，右边上半部分是当前科目的科目信息，右边下半部分是当前科目的核算关系信息。编辑当前科目核算关系。【科目编号】、【科目名称】、【科目属性】、【余额方向】：定义科目时确定的会计科目的基础信息，只做显示，不可修改。在定义核算关系之前，首先应该定义科目。核算关系界面中显示的科目即科目定义中的科目。【业务限制】：限制科目的业务功能。包括三种：制单科目，通用科目，业务科目。【账页格式】：包括四种格式：金额账、数量金额账、外币金额账和数量外币金额账。金额账表明账面内容只有金额信息，数量金额账是指不仅有金额信息还有数量信息，该格式只针对核算数量的科目。外币金额账表明账面内容只有外币金额信息，该格式只针对核算外

13、币的科目。数量外币金额账是指不仅有外币金额信息还有数量信息，该格式针对的是既核算数量又核算外币的科目。也可以不设置账页格式，所设置的格式只是作为查询账页时的一个默认格式，在具体查询账页时，格式仍可即时选择。【期末结平】：期末结转时检查科目是否结平。包括四种：不检查，月结检查，季结检查，年结检查。【制单时必须同向发生】：制单时科目方向必须和余额方向保持一致。如余额方向在借方的科目制单时必须放在借方。【内部交易】设置该科目是否为内部交易科目。【制单时必须录入对方单位】：该科目必须是内部交易科目，设置制单时是否录入对方单位。【对方单位范围】：该科目必须是内部交易科目，可设置对方单位的范围：全部，内部

14、单位，外部单位。【外币核算】：该项目中有两项内容：外币核算和外币编号。其中外币核算有三种选择：不核算、单一外币、所有币种。只有在定义了外币核算以后，在制作凭证时才可以做与该科目有关的外币业务的凭证。【外币编号】：当外币核算选择单一外币时，设置币种定义时定义的一种外币。【核算数量】：确定是否核算数量，选中表示核算数量，即使是金额账格式也可以选择该项，只是数量信息不在账页上显示。【计量单位】、【规格型号】、【类型】：系统参数中所定义好的三个数量核算项目标题。v 对于核算数量的科目，一旦使用（已有余额或已用于制单），则不能取消核算数量设置。v 设置核算数量时，只能在总账科目上设置，下级科目自动继承这

15、一属性。v “计量单位”、“规格型号”、“类型”是对数量账附加的三个标题信息，他们的具体名称是由焦煤集团管理员在公共设置中设置。v 科目进行个人核算的同时也可以进行部门核算、单位核算、项目核算和专项核算。v 若科目在同一实例的任何一个单位中初始了余额或制作了凭证，则不允许再修改该科目的辅助核算。v 若科目在账集核算关系中已经设置为辅助核算，那么在这里不允许取消，只能继承。各单位可根据情况，在集团统一设置的基础上自行设置辅助核算。（三） 核算部门定义若需要使用部门核算，在建账时必须录入核算的各个部门。在后续核算时如果有新增部门，可以随时增加。但已经有余额的或者录入凭证时使用过的部门不允许删除或修

16、改。点击【业务公共】【公共基础数据】【财务组织】【核算部门定义】，出现如下窗口： 注：会计核算一定要为“核算”【部门编号】：系统根据定义的部门结构，自动形成的流水号，可以修改。【部门名称】：在此输入部门的名称。是由用户自定义的代码，用于帮助记忆部门，可以是字母和数字，首位必须是字母，一般可用科目名称中各个汉字拼音的第一个字母组成。例如，“办公室”拼音为“bangongshi”，则“办公室”的助记码可以写为“bgs”，在制作凭证时，在输入部门编码时可直接输入该助记码，其作用和输入部门编码相同。如有多级部门，只需录入最明细的部门助记码。此项可以不必录入。【对应单位】：该部门所对应的单位。此项不必录

17、入。【对应部门】：该部门所对应的单位的对应部门。【部门属性】：选择您预先定义的部门属性即可。【会计核算】：选择是否进行部门核算。只有选择核算的部门才可以在辅助模块中进行操作，否则在辅助的部门字典中看不到该部门。此处要选择为“会计核算”选项。【部门类型】：选择该部门的类型，系统预定义了仓储等类型。增加光标所在行的部门的同级。【增加子级】：增加光标所在行的部门的下级。编辑当前部门的基本信息。取消编辑状态。（四） 核算人员定义点击【业务公共】【公共基础数据】【人员信息】【核算员工定义】，系统显示如图所示：项目说明：【员工编号】：输入员工编号。系统自动生成，也可以手工输入。【员工姓名】：输入员工名称。

18、输入员工的助记码。【员工属性】：输入员工的属性类别。【电子邮件】：输入该员工的电子信箱。【身份证号】：输入该员工的身份证号。【职务】：输入该员工的职务。单击帮助按钮，通过职务帮助选择。【操作用户】：对员工进行操作的人员。员工是否进行会计核算【外籍人员】：员工是否属于外籍人员。1、如何新增一个员工？第一步，左侧部门树中选中需要增加员工的部门，可以通过【查找部门】快速定位。第二步，单击【新增】按钮，输入员工基本信息。第三步，单击【保存】，完成员工定义。如果继续增加员工则单击【保存并新增】，如果想修改该员工信息点击【编辑】按钮对员工信息进行修改，【取消】则退出编辑状态。【查找部门】：快速定位部门。【

19、更换】：更换员工所在部门。2、如何更换员工部门？如需要更换部门的员工，需登录系统，点击【业务公共】【公共基础数据】【人员信息】【核算人员业务处理】，按功能位置打开，进入核算人员业务处理界面，系统显示如下：核算人员业务处理功能包含核算人员相关的业务处理按钮等内容，例如：单位内批量更换部门，批量申请操作用户等。（五） 核算项目定义5. 核算项目类别定义登录系统，点击【财务会计】【辅助】【基础数据】【核算项目类别定义】，系统显示如图所示：【类别编号】：专项核算类别的编号，不允许超过两位。【类别名称】：专项核算类别的名称。【编号生成规则】：下拉菜单中选择：分级编码， 顺序定长编码。如果选择分级编码，则

20、需设置编号编码结构，如图所示：如果选择顺序定长编码，则需设置【编号固定长度】。【结转累计】：指年结时是否将累计发生转入下年。【允许在公共项目同级上增加私有项目】：不选择此项，则以普通单位职责增加时只能在此项目的下级添加。【处理发票号】：选择是否处理发票号。【权限控制】：选择是否进行权限控制，当进行权限控制时，会自动生成数据授权对象。【密级控制】：当进行权限控制时，选择是否进行密级控制，只有保密版才能看到此选项。如何增加一个专项核算？第一步，定义项目类别。点击【新增】按钮，输入类别编号、类别名称、类别序号，选择是否结转累计，然后点击【保存】。第二步，定义项目结构。这个步骤，一般不必定义，如果需要

21、核算其他内容，如对工程类别的核算项目，需要对“工程总造价“、”承包人“等内容记录或管理，可以通过该步骤进行定义，否则直接跳过。通过【增加行】、【删除行】增删项目结构记录。在该窗口定义每一类项目的栏目结构，最多可以定义10个文本项目，5个数值项目。定义核算项目。定义该核算类别包含哪些具体的核算项目。该内容将在3.3.2节中介绍。如何删除一个专项核算？选中需要删除的专项类别，点击【删除】按钮即可。如果该类别下已经定义了核算项目，则不允许删除。如何修改一个专项核算？选中需要修改的专项类别，点击【编辑】按钮即可对于已经存在的专项类别，除了类别编号不允许修改外，其他的项目都允许修改，包括：类别名称、结转

22、累计否、类别序号和专项类别结构。6. 核算项目定义登录系统，点击【财务会计】【辅助】【基础数据】【公司核算项目定义】，系统显示如图所示，先选择要定义项目的核算项目类别。界面左侧列示已定义的核算项目信息，右侧显示当前选中项目的基本信息。【项目编号】：核算项目的编号，其长度在公共设置中定义。【项目名称】：核算项目的名称。【完工日期】：在项目完工处理中确定。【创建单位】：创建该项目的单位，系统自动显示。【辅助项目信息】：如果在专项类别中定义了专项类别结构，则在这里可以输入这些备注项目的内容。功能按纽说明增加一个同级项目。增加当前科目的下级项目。（六） 公司往来单位定义根据目前焦煤集团要求，往来单位只

23、从集团层次进行添加，各公司从集团引入往来单位使用。引入操作办法如下：登录系统，点击【业务公共】【公共基础数据】【往来信息】【公司往来单位定义】，系统显示如下，要先进行公司选择。 选择【引入】查询检索需要引入的往来单位，可以引入到公司往来单位里。（单个单位引入） 选择【批量增删】查询检索需要引入的往来单位，可以批量引入往来单位。（七） 余额初始余额初始，即系统账户体系设立后进行的电子账户的初始状态设立，它实质上是电子账户建账工作。根据用户开始使用账务处理时间的不同，余额初始可分为两种情况：年初建账（会计年度的第一个月初，如一月份）和年中建账（会计年度第一个月份以外的月份）。对于年初建账，如果用户

24、只进行简单的账务处理，不涉及辅助核算，那么在第一次使用该功能时，应录入启用日期所有账户的人民币当前余额（也称为期初余额）、外币当前余额（设置了外币核算的账户）、当前数量（设置了数量核算的账户）。对于年中建账，用户除录入启用日期的上述内容外，还应该录入启用月份之前各月份的人民币借、贷方累计发生额，外币借、贷方累计发生额，数量借、贷方累计等内容。如果使用单位的核算较复杂，还使用辅助核算，则余额初始还应包括设置一些辅助核算的信息。对选择辅助核算定义的会计科目，要输入其辅助核算的余额。在执行该功能之前，必须首先完成的操作如下： 建立会计科目及其核算关系。 部门核算初始设置。 单位核算初始设置。 个人核

25、算初始设置。 专项核算初始设置。 登录系统，点击【财务会计】【总账】【基础数据】【余额初始】，系统显示如下：打开功能菜单界面第一行为功能菜单。功能菜单左下方列示总账科目的科目编号和科目名称，可以通过最左侧的科目属性标签分类进行余额初始的工作。确定总账科目后，如果科目不核算辅助信息，右侧上半部分自动显示该科目相关需要初始的信息外币，数量，金额，如下图所示。如果年中建账，还显示借方累计，贷方累计。如果科目核算辅助信息，需要在右下方辅助信息中进行余额初始。 在余额初始之前一定要仔细检查科目定义、核算关系定义等，一旦录入余额，相应科目就不能再修改（否则需要清除余额）。 对于有明细科目的科目，应该从最明

26、细科目录入财务数据，系统自动汇总到最上级。 对于勾选了辅助核算的科目，首先选择该科目的最明细科目，点击辅助核算按钮，录入有关辅助核算的数据，系统自动汇总到科目的最上级； 对于需要进行辅助核算的科目，是在下方辅助信息录入数据的【币种】：表示当前科目对应核算的币种。如果该科目没有设置外币核算，则只显示本位币；如果该科目设置为单一外币核算，则显示该核算外币币种；如果该科目设置为所有币种外币核算，则会分别显示所有币种。【借方累计】：即借方发生额累计，是年初到启用月份之前各月份的借方发生额累计数。【贷方累计】：即贷方发生额累计，是年初到启用月份之前各月份的贷方发生额累计数。【余额】：截止到启用日期的余额

27、。【增加币种】：针对核算多外币币种的科目，通过增加币种初始所需要的其他币种的数据。【平衡检查】：系统将根据当前录入的数据，进行平衡检查。平衡检查主要做如下检查：总账；总账同部门账；总账同专项账；总账同个人账；总账同应收应付账；总账同产品账、辅助账之间的检查。【科目余额】：形成当前科目的科目余额表。【增加辅助】：在辅助信息中增加一行新记录。【删除辅助】：删除当前辅助信息。【辅助余额】：查询当前辅助项目的辅助余额。【明细账】：查询当前辅助项目的辅助明细账。【导出】：将辅助余额数据导出保存到本地。【导入】：将本地保存的数据文件导入到产品页面。如果启用月份不为一月份，除录入余额外，还需要输入所有明细科目的累计发生额，当所有的数据都输入完成后，最好进行一次平衡检查，以保证输入数据的一致性，点击按钮【平衡检查】，如下图所示：单击【开始检查】按钮可以进行期初余额的平衡检查：检查完毕以后，将显示平衡检查结果。用户可以根据系统所提示的平衡检查结果检验余额初始是否正确。检查结果可以直接【打印】，也可以【导出】到本地。v 凭证记账后不允许再进行余额初始工作。v 不允许输入非明细科目的余额、累计额（下级为栏目的除外）。v 输入下级科目余额、累计额后自动汇总到上级。v 输入借、贷累计数及当前余额后自动计算出年初余额数