验资报告归档流程精选word文档 19页Word文件下载.docx

1、爱护档案、妥善保管。不得在文件上勾划、涂改，不得转借，更不得遗失、撕毁、污损文件等。 ? 机要室工作人员每个月末 总结 借阅未还资料并及时通知当事人办理续借手续。对归还的档案要认真检查核对、点交清楚 文件归档审批程序经办人、所属部门、归档时间、文件名称、编号、时间、数量按文件资料归档要求整理后填写审批单。 合同、协议类文件要把与之相关的报告、审批资料、附件等一同归档，按工作先后和时间顺序条理排列。协议成果如因工作需要留存经办部门的，归档后再办理借阅手续，借出留存经办部门；合同履约过程中，阶段性付款的，经办人需将合约履行情况及协议成果列明上报办归后按照合约方工作成果支付款项 销售资料归档，经办人

2、必须对归档资料（销售合同、按揭贷款、过户等）按楼号划分，做到条理清晰，层次分明 财务日常归档资料根据票据号、时间按项目划分整理；财务审计报告（年检、专项）、验资报告、评估报告等按照集团日常档案办理归档 企业设立、变更、证照年检、设备随机资料、综合协议资料等按照不同公司、时间先后顺序整理,保持文件连贯性 开发项目按照调研、立项、计划、征地、勘测、施工、竣工等各工作阶段的建议书、计划、报告、合同协议、申报资料、设计变更、预决算资料、有关证书、使用及维修资料、工作请示与批复等文件按照时间先后顺序整理；竣工资料由施工、监理单位按照归馆要求整理，总工办负责技术审核 新拓展项目、考察中项目由拓展部兼职档案

3、管理员整理存档保管。财务资料盖印审批程序此为财务申请盖印的审批单，仅用于支票、收据、发票、凭证、工资表。除此之外的其他财务审批程序同集团审批流程。 票号、加盖印鉴名称、收款单位、金额必须书写清楚。篇二：财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法以及地产财务档案管理办法。为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范

4、。1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。 3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料； 5、税务资料； 6、各类合同； 7、财务人事档案； 8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。 二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。 2、附件标准、内容及粘贴顺序参照报销付款操作规范

5、。1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。 2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。 3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。 6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封

6、皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。四、档案归档管理 1、财务档案归档总体要求1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准1.2归档分类及顺序，参照总部的财务档案归档目录，详见附件。 1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一

7、标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。2、各类档案的归档要求举例2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以纳税申报资料档案为例，所需档案资料说明如下：1）封皮；2）目录（若资料较多）； 3）纳税申报表；4）各税种税款计算清单（若有）；5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件； 6）付款审批单、纳税审批（若有）复印件。 2.2装订要求2.2.1分档案类别按月或按次整

8、理、按年装订。2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。 2.2.5图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式： 3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、

9、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类业务分类编号合同类型备注收入01 物业管理合同 02多种经营合同03 广告位合同 04 租赁合同支出05 物管部合同 06 工程部合同 07企划部合同 08 行政部合同 09 保险合同 10资本性支出合

10、同其他 11其他合同4.2 合同接收前的审查1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；2）审查公司法律顾问出具的书面意见。3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；5）合同签章页必须含有正文内容，不得单独成页； 6）当事人主体名称与印章是否一致；7）如有授权代理人，则需查验是否有授权文件； 8）合同内容是否完整； 9）附件是否完整； 10）签署时间是否填写等。4.3 合同归档4.3.1 财务部必须以合同原件归档；4.3.2 按4.1合

11、同类别分类归集、装订、保管合同档案，合同文本超过一个档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；4.3.3合同补充条款或补充文件，必须同主合同一起保管；4.3.4直接委托审批资料附在合同后面，招投标合同仅把合同审批OA附后，其他招标资料单独存放。4.4采购合同的档案要求4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1）合同审批OA；2）符合制度的直接委托审批表（原件）；3）询价函（三方比价为所有供方反馈的询价函）（原件）； 4）三方比价会签表（2万元以上直接委托业务）（原件）； 5）价格及合同谈判会议纪要（原件）；6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；7

12、）外聘律师审核意见。4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1）不符合制度的直接委托审批表（原件）； 2）市场调研报告（原件）；3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）； 4）价格及合同谈判会议纪要（原件）；5）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文件（复印件加盖单位公章）；6）外聘律师审核意见。4.4.3招投标合同的后附要件： 1）后附合同签订审批OA； 2）合同谈判记要（原件）； 3）合同审批表（原件）； 4）中标单位调整报价（若有）； 5）律师审核意见书（原件）。4.4.4续签合同后附要件： 1）合同续签审批OA； 2）履约评估表（原件）； 3）价格及合同谈判会议纪要。4.5招

13、投标采购档案管理招投标资料分类单独存档： 4.5.1年度招标采购计划 1）审批OA；2）年度招标（采购）计划审批表（各公司）（原件）； 3）年度招标（采购）计划调整表。4.5.2入围单位及招标文件审批资料4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1）入围单位及招标文件审批OA；2）招标小组成员审批表（原件）； 3）单项招标计划倒排表；4）入围单位评定资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审标准，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表，现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评定表，投标承诺函，入围单位评定会签表；5）入围单位营业执照

14、及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于：有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章），组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单，并附主要项目合同复印件；6）招标文件会签表（原件）； 7）招标文件。4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 2）招标小组成员审批表（原件）； 3）邀请投标的合格品牌库名录；

15、4）邀请单位投标承诺函（原件）； 5）招标文件会签表（原件）； 6）招标文件。4.5.3定标审批资料要求： 1）定标审批OA； 2）定标审批表（原件）；3）评标报告（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）；4）各单位投标文件（包括技术标和商务标）（原件）； 5）对招标过程的特别说明（会议签到表、会议纪要等）。1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案的备份管理。 2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档。 3、电子档案目录的建立参照附件：财务档案归档目录4、电子文档收集需要编制电

16、子版的电子文件登记表，该表与电子文件同时保存。重要书面文档需要进行扫描存档。5、电子文档归档前，档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验，验收合格后存入相关档案目录。6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20；相对湿度选定范围：35%-45%。7、电子文档的利用。归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件。六、档案室的管理1、档案室要求1.1财务部争取设立部门独立的档案室。1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。 1.3档案室配备消防喷淋、

17、烟感、灭火器等消防设备、设施。 1.4不得使用木质档案橱柜。1.5环境温度选定范围：14-20；50%-60%。2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。2.2按照本指引要求建立财务档案。2.3要求兼职档案管理员，了解一定的档案专业知识。负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。2.5按规定向公司档案室移交应相关档案。 2.6办理领导交办的其他档案业务工作。3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人。3.2档案库房

18、要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。3.4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。3.5档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得擅自进入档案室。

19、3.6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查，并做好检查记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。3.8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要特别加强看护、确保安全。1、档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守公司各项保密制度。 2、凡未经公布的统计数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得擅自扩散。3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。4、不得泄露所管理档案内容，不

20、将档案借给无关人员，不准无关人员进入档案室。5、定期检查不安全因素，发现问题及时补救，保证保密档案的绝对安全。 6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经公司相关领导批准。7、严格档案借阅审批手续，因工作需要，须复印、摘抄相关保密档案时，必须经相关领导批准。1、公司内部借阅会计档案，需填写档案借阅审批表，经部门负责人签批后报财务负责人审批，审批通过后方可进行借阅；2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明，填写档案借阅审批表，经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后，方可借阅；3、借阅人员不得将会计档案携带外出，特殊情况需带

21、出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还；档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续；4、应设立财务档案借阅登记簿，登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容，借阅人应在登记簿签字。5、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等，严禁涂改和拆、撕档案。九、档案的移交及销毁 1、财务档案的移交1.1会计档案归档应填写档案移交清册，一式两份，双方各留一份，以便备查。1.2超过两年的会计档案，财务部每年统一移交到行政部公司档案室，移交时须填写好档案移交清册，双方应就移交档案进行核对，并在移交目录上签字确认。1.3部门员工调（离）职时，应

22、交档案手续整理好后填写财务工作交接单（含交接清册）进行移交。2、财务档案的销毁篇三：验资报告怎么查询（共7篇）验 资 报 告验收时间:201X年4月20日验收地点：枣庄天中贸易有限公司 验收项目：dsj-650/2*30吊挂皮带机 b=650mm l=400m验收情况：机头12#槽钢平均厚度不符合要求，应为9mm 实测6mm。 机头传动装置与机头未试组装，组装后应接电试车。3外观巨溅物应清理，漆面较薄，应更新刷漆。4（吊架、托辊架）部分尺寸，与图纸不符。5应提供电机、减速机、液化推动器、液力耦合器、滚筒胶面、轴承、胶带、钢丝绳等有效证据。以上情况应整改合格后发货委托单位：江西省煤炭物资供应分公

23、司验收人员：马春国 邵长新俞桂新枣庄天中贸易有限公司验收人员：袁传祥官桥分厂物流中心、质检科201X.4.20验资报告审查要点验资证明文件是企业申请设立登记、实收资本变更登记时必须提交的申请材料之一，而验资报告是最主要的验资证明文件。注册会计师事务所应当对出具的验资报告的真实性、合法性负责，依法出具的验资报告具有法定证明效力，能合理地保证报告使用人确定投资者出资到位情况。验资报告的真实性是指验资报告应如实反映注册会计师的验资范围、验资依据、已实施的主要验资程序和应发表的验资意见；验资报告的合法性是指验资报告的编制和出具必须符合注册会计师法及中国注册会计师审计准则第1602号验资等法律、法规和规

24、章的规定。因验资报告内容不真实所引起的法律责任和后果，应由验资机构承担。因此，企业登记机关需要重点审查验资报告的合法性。根据企业登记程序规定，企业登记机关对验资报告是否符合法定形式进行审查，就是审查验资报告是否符合法定时限、记载事项是否符合法定要求、文书格式是否规范。1.看逻辑关系中是否存在矛盾。验资报告的逻辑关系主要包括报告时间与报告内容之间的关系、报告内容与实际情况的关系、报告内容各部分之间的逻辑联系、报告正文与报告附件的关系等。在审查附件凭证的时间方面，应当注意缴纳投资款的时间是否早于银行函证时间或者属于同一天。另外，针对不同的公司类型、不同的出资方式，验资的业务流程以及验资报告对于出资

25、到位的表述各有不同，应当注意区别。验资报告的内容应当与申请登记的目标相一致。比如，申请减少注册资本或者申请将外资企业变更为内资企业，就不需要出现投资者重新出资方面的内容；实行非货币出资时，验资报告要体现非货币财产评估及过户方面的情况；在股权出资方面，验资报告要具备股权评估及股权公司将该股权持有人变更为被投资公司的内容；申请将公司股权与注册资本同时变更的，要按照新股东和旧股东两类情况分别进行增资，并将增资情况如实介绍。2.看内容要素是否完整。结合公司注册资本登记管理规定、中国注册会计师审计准则第1602号验资，审查验资报告时，应当注意审查报告的标题、收件人、范围段、意见段、说明段、附件、报告日期

26、，注册会计师的签名和盖章，会计师事务所的名称、地址及盖章等要素是否齐全。应当注意审查公司名称、公司类型、股东或者发起人的名称或者姓名、出资情况等要素是否具备。对于申请变更实收资本的验资报告，应当重点审查实际资本缴付情况。对于非货币出资的，应当重点审查是否对股东办理财产转移手续的情况以及财产评估情况作出说明。对于以资本公积、盈余公积和未分配利润转增注册资本及实收资本的，应当重点审查是否说明转增数额，审查公司实施转增的基准日期、财务报表的调整、留存的该项公积金、转增前后财务报表有关科目、转增后股东的出资额等情况。3.看主体是否具备法定资格。验资主体包括会计师事务所和注册会计师两个层面。会计师事务所

27、分为有限责任和合伙两种类型。审查主体资格时，在查看相关资格证明记载事项是否相符的基础上，应当根据不同类型对签名盖章情况进行重点审查。4.看文字是否有错误。从登记实践看，文字错误是验资报告出错的常见情形，比如写错股东姓名以及出资的金额、比例，错填、漏填验资账号等。对此，登记机关必须进行认真审查。验资报告（一）担保申请人的基本资料a、法人1、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、工商信息查询单；2、公司简介、验资报告、公司章程；3、法人代表身份证、法人代表证明书和授权委托书；4、申请担保的董事（股东）会决议及董事（股东）会成员签字样本；5、借款用途有关的证明材料（购销合同、合作协议等）；6、近二年

28、财务审计报告、近三个月财务报表（资产负债表、损益表、现金流量表）、银行对账单和近三个月的税单及水电费清单；7、贷款卡及银行信贷登记咨询系统信息单，与报表不符应详细说明；8、主要存货明细、固定资产明细、应收账款明细及账龄分析表、或有负债情况表等；9、反担保人物企业的有关资料；10、其他有关资料（如生产经营或投资项目取得的环保许可证明，医药、卫生、采矿等特殊行业持有有权部门颁发的生产、经营许可证明等）。（来自:WWw. : 验资报告归档流程 ） b、自然人1、个人简介；2、身份证件及婚姻证明（如身份证、公务员证、教师证、警官证等）；3、银行征信报告；4、工作及收入证明；5、近三个月的水费、电费、煤气费、或其它能证明其住址的付款收据；6、家庭/个人资产清单；7、担保能力的证明，如房产证复印或其它资产证明。c、其他组织（略）（二）信用反担保人的基本资料1、法人 参照担保申请人为法人的资料；2、自然人参照担保申请人为自然人的资料。（三）反担保物的基本资料1、抵/质押物清单；2、抵/质押物权利凭证或购置发票；3、抵/质押物评估报告（由公司签约的专业评估公司提供）；4、抵/质押物财产保险单，（财产保险到公司签约