商会成立庆典活动策划方案Word文件下载.docx

1、2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与广告公司合作）;3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空 飘等;场 成员:1、负责向民政局和商务局提供尚需补充的备案资料。2、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订、明确各部门及成员的工作职责;3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定;4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发;5、视情况需要制作各项展板、模型等;6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）;7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版;8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调;9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影:地方、前排

2、座次及名字提示、准备 工作的人员安排）;10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日） 11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排;11、负责会议记录;C、联络接待组:1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）;2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况要随 时提醒领导小组和其他工作组;3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责与领 导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作;4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接;5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资

3、料包、矿 泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排;6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由赵，刘组 长安排奉赠）;7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排;8、负责来宾礼品的登记和存放。9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人 员安排）;10、负责庆典后的清场收拾工作。D、财务组:1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费;2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项;3、负责成立庆典所需开支经

4、费的支付;4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、 致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠;5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况 E、安全保卫组:1、负责成立庆典安全方案的制订和报批;2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持;3、负责成立庆典的现场消防安全检查;4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护;5、负责来宾车辆的指引和调度;6、保证展示品、来宾礼品的安全;7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。8、负责庆典后的清场收拾工作。F、后勤组:1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用

5、品、设备等）的购置和保管（制物资进出 表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位;2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接;3、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）;4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全;5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电;6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）;7、负责庆典后的清场收拾工作。G、协调组:各工作组负责人） 1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥;2、在各工作组之间，在各工作组

6、与领导小组之间建立良好的沟通桥梁;3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅;4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。确保活动有条不紊地进 行。5、各司其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。H、突发事件处理组:各组负责人） 1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节;2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节;3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件;4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护;5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进行处 理;如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事

7、件发展状态、拟采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。八、成立庆典区域分布:为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如下:（一）报到区 1、地点:接待大堂;2、功能:来宾登记处，资料领取处， 3、配备:礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。（军乐队、威风锣鼓队等） （二）住宿区 楼; 1、地点:接待饭店 合理安排，来宾称心 酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。（三）外景区 接待饭店大门外、周边 利于宣传、营造庆典的热烈气氛，并合影

8、留恋。拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等 （四）第一次会员代表大会区 地点:接待酒店会议中心 * 新闻发布厅;A、主席台:1、功能:有主持席;发言席;贵宾席（民政厅领导，商务厅领导，商会顾问等），利 于会员代表大会选举和讨论文件;2、配备:音响设备、鲜花、饮料、相关文件、服务人员。B、代表席:利于会员代表大会选举和讨论文件;服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件 C、现场总控台:会场一侧;监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程;桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（五）成立大会典礼区 A、主席台区:贵宾席（民政局领导，商务局领导，商会顾问、会长、秘书长，常 务副会长等）利于典礼举行;

9、地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员单位牌匾， 贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。B、来宾及代表席区:利于典礼举行;（六）贵宾休息区 接待酒店会议中心 * 贵宾休息室;利于领导会前休息、交流;轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐 （七）宴会区 接待饭店贵宾宴会厅;利于举办成立庆典晚宴;音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员 （八）文艺联欢区 A、舞台 所涉及文艺表演人员表演区域;主持人、演员、表演嘉宾、工作人员、音响设备、表演道具、舞台效果设备、舞台装饰设备等。B、贵宾、领导观礼区:舞台正前方;到场领导、嘉宾观看区域;礼仪小姐、警卫人员、饮料等。舞

10、台一侧;（九）礼品发放区 接待饭店大堂 发放礼品;工作人员、礼品等。（十）来宾停车区 停车场;参与活动的所有车辆的临时停放点;标志牌、警卫人员。九、成立庆典筹备工作倒计时排期 （一）成立庆典前十二天，应落实的主要事项（11月14日）:1、确定礼品款式，订制礼品;（后勤组） 2、向民政局、商务局报告成立大会筹备情况并请领导出席成立典礼;（宣传组） 3、审定仪式有关项目内容;（领导小组） 4、设计成立庆典广告板式;5、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实;6、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订;7、会员会费的催缴;（联络接待组） 8、会员牌匾制作。（二）成立庆典前十天，应落实的主要事项（11月1

11、6日）:1、做好省外领导、嘉宾的邀请工作;2、会刊通过审定并准备付印;3、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充的备案资料;4、视情况需要制作各项展板、模型等;（事务组） 5、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员;6、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定;7、礼仪小姐的落实;8、保安（公司）人员的落实;9、晚会演艺（公司）节目的选择;10、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作公司）的选择。（三）成立庆典前一周，应落实的主要事项（11月19日）:1、做好省内领导、嘉宾的邀请工作;2、确定参加成立庆典的人员名单;（从领导小组、事务组、宣传组等处获得）（联络接待 组） 3、草拟的主持辞

12、和领导讲话稿通过初审。4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷和宣传物品的制作;5、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）;6、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版;7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐;8、负责成立庆典安全方案的制订和报批;（安全保卫组） 9、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调 工作;10、与广告公司一起踏勘现场，熟悉成立庆典各个活动区域场景布置条件及周边环境，共同 研究每个活动场所场景布置的具体方案，并报审;11、检查工作进度，落实日程安排。（四）成立庆典前三天，现场布置（11月13日）:1、主持辞和领导讲话稿定稿，并将

13、稿件交到主持人和致辞领导的手中;3、确定主席台就位的贵宾名单（含致辞等领导名单）;4、具体落实签到处、来宾休息处、停车场及相关设备用品的准备情况;5、礼品到位，分装礼品;6、会议资料到位，分装会议资料;7、媒体宣传计划内容的审定;8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调。负责庆典活动专题采访的整个策划和安排;9、负责对接待工作人员尤其是公关礼仪小姐进行必要的礼仪培训，并明确每个人的工作职 责;10、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排）;11、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接;12、负责庆典活动广告宣传的发布（可与广告公司合作）;13、现场用水、电及保卫工作落实;14、负责与公安等安防

14、部门进行协调，争取得到其最大的支持;15、负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资进行 核查制，按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位;（五）庆典前一天，现场布置结束，召开庆典接待工作动员大会（9月18日）:1、在接待饭店大堂做好远方来宾接待工作，安排好来宾的食宿。并对来宾住宿房号做好登 记，以便拜访;2、负责检查庆典活动宣传资料、摄影摄像器材及所有材料的准备情况;3、专人负责与领导和贵宾的联系。4、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空 场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等，可与

15、广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项;5、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备;（事务 6、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡;7、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况;）;（安全保卫组） 8、负责成立庆典的现场消防安全检查（19、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全;10、与接待饭店工程部等部门接洽，保证正常的供水（洗手间）、供电;11、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）;12、为成立庆典造势及预热活动。13、负责检查庆

16、典活动宣传资料的装袋情况;14、对相关工作进行检查，并及时整改。15、除临时项目外，其余项目要求全部到位;16、召开庆典接待工作动员大会;（六）成立庆典当天，各司其职，全力以赴（11月26日）。1、督促各工作组全部到岗，全力以赴做好庆典接待工作;2、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品卷、庆典资料包、矿 3、负责来宾礼品的登记和存放。4、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费;（财务组） 5、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项;6、负责提前催场;8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授 牌领导、致辞嘉宾等），并按议程提前做好协

17、调工作;9、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并 做好展示后的保管收存工作;10、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、 11、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影）;（宣传组）12、负责会议记录;13、负责成立庆典的现场消防安全检查（2）;14、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护;15、负责来宾车辆的指引和调度;16、督促展示品、来宾礼品的堆、放、摆、设;17、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。18、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设;19、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）

18、;20、做好庆典礼品的接收、登记、保管和派发工作;21、负责庆典后的清场收拾工作。（事务组）（后勤组）（安全保卫组） 十、成立庆典活动当日的具体时间进度安排:（11月26日） 8:30 全体工作人员到位。309:00 各工作组开会，明确每个人的工作职责。1、军乐队（或威风锣鼓队）现场站位完毕（1）;9:0011:1、军乐队、威风锣鼓队在主会场入口处交替暖场表演（1）;2、安排好现场执行的各个环节;3、再次明确现场秩序维护方案与要点。与合作单位、有关人员一起再次明确迎宾准备;4、检查确认会场布置及停车场，与酒店保安衔接，再次明确交通路线和车辆停放位置和细 节;5、检查确认现场车辆的到位情况，并按

19、指定位置排放好;6、检查报到区人员安排情况和签到用品准备情况;7、检查宣传资料、礼品到位情况;8、摄影师、摄像师到场;9、督促联络接待组人员做好迎宾工作;10、礼仪小姐到位，并与相关工作人员衔接。姐站位要求:酒店大门两侧、签到台、临时休息区，及后续每项活动的机动安排;表演;11、检查接待媒体的准备工作;12、检查确认各区域电源线路及备用发电机的情况;姐迎宾程序:停车场接待贵宾至签到台签到、佩带胸花，后引导贵宾至休息处休息。配合威风锣鼓队 0012:00 11:1、督办上述未尽事项;2、主持人熟悉完善文稿;3、衔接音控师，背景音乐播放;12:0013:00午餐 接待饭店餐厅 标准:视情况定 30

20、13:00 暖场。 1、军乐队（或威风锣鼓队）现场站位完毕（22、音控师播放背景音乐。3、媒体到场，选择取景地点，全程采写，直到仪式结束。（要求:主题明确、画面清晰、 视觉中心突出） 13:30 迎宾。1、军乐队、威风锣鼓队在主会场入口处交替暖场表演（2）;2、负责接待媒介记者，并向记者发放标识和会议资料（尤其是新闻通稿）。同时，向记者 介绍庆典有关情况。明确其摄影、摄像及采访区域;3、视情况需要负责安排设置警戒线和维持秩序;4、最后一次落实致辞、揭牌来宾名单，并与主持人衔接。3014:00 会员代表入场。会员代表大会代表入场 14:3015:30 会员代表大会 召开第一次会员代表大会（详见会

21、议议程） 15:50 合影纪念 全体代表同领导、嘉宾合影留念（宣传组、事务组、接待组负责具体事务，尤其注意座次问题）;5016:00 全体人员入场 领导、嘉宾及全体代表入场;16:0017:30 成立大会庆典 00 主持人登场（短片停止播放，两个大屏幕投影仪同步现场直播活动实况），宣布“乐清 湖南商会成立仪式”正式开始，全体起立，奏国歌，介绍到场领导及嘉宾;10 有请省民政厅领导宣读同意成立的批复文件（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播， 背景音乐烘托登台气氛）;15 有请商务局领导宣读同意成立的批复文件（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背 景音乐烘托登台气氛）;20 宣布会长、监事长、秘

22、书长、常务副会长、副会长、常务理事、理事名单（礼仪小姐引 导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）;25 宣读有关单位贺电（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）;30 主持人宣布乐清湖南商会揭牌仪式正式开始，有请两地领导为商会揭牌，并授匾，由商 会会长和秘书长接牌。礼仪人员协助相关服务（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托现场气氛）。40 请主宾为会长授牌并颁发证书（礼仪小姐引导） 45 请两地领导为秘书长，常务副会长、副会长授牌颁发证书（礼仪小姐引导） 50 商会会长、常务副会长向名誉会长、顾问颁发证书（礼仪小姐引导） 55 当选会长讲话（礼仪小姐引导） 17:0

23、5 湖南省领导讲话（礼仪小姐引导） 15当地领导讲话（礼仪小姐引导） 25 主持人做结束寄语，然后宣布仪式结束，请全体人员照完相后到接待饭店宴会厅。18:00开始用餐。并说明宴会期间有文艺晚会供与会代表和嘉宾一起联欢。3018:00 合影纪念 全体代表同领导、嘉宾合影留念（宣传组、事务组、接待组负责具体事务，尤其注意座次问题）;00 成立大会庆典晚宴 1、当选会长致祝酒辞 2、领导宣布晚宴开始 成立大会庆典晚宴联欢晚会 19:0021:00 成立大会庆典活动全部结束 十一、第一次会员代表大会暨成立大会庆典区域的要求 场 到 处:设置两处，布置在会场入口两侧，以期将签到人员分流。A、嘉宾签到处嘉

24、宾签到专用，可以有针对性的发放相关宣传品。B、媒体签到处媒体由宣传组接待并发放资料。接 待:在活动区域入口、楼梯口、电梯口、及会场大厅等处分别安排礼仪小姐进 行引导，并在关键入口设置引导牌做指示。十二、联欢晚会文艺方案（详见演出公司演出方案） 十三、突发事件处理预案 （一）电源故障:电源超负荷运转导致停电 预防办法:分成多个电路铺线区域，在每个区域设置总电源，将总电源量分摊至负荷 注:在现场布置之前将各区域总电源准备好，后勤组负责落实，领导小组进行线路检查，确 保线路无误。（二）音响故障:A类:单套音响出现线路故障 备用1套临时处理音响，2套音响电源线路分开，以便现场紧急调配。备 注:音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。B类:麦克风故障 增加麦克风的传音端口，在一个端口出现问题的情况下不影响麦克风发生效果。（有线 无线均可） 处理办法:马上调换麦克风，音控师在故障期间播放混响，以避免出现冷场情况。C类:喜庆的庆典