快速消费品行业FMCG分销企业标准运作操作手册上册 精品推荐.docx

1、快速消费品行业FMCG分销企业标准运作操作手册上册 精品推荐快速消费品行业(FMCG)分销企业标准运作操作手册（上册)第一部分 基础资料 3第一章 分销商组织架构 31. 说明 42. 组织架构建立流程 43. 流程操作说明 6第二章 商品管理 101. 说明： 102. 适用范围及对应岗位 103. 创建商品信息流程图 104. 流程操作说明 12在系统中相应的操作： 12第三章 销售代表管理 141. 说明 142. 销售代表维护流程图 143. 流程操作说明： 14第四章 客户管理 161. 说明 162. 客户维护流程图 163. 新增客户操作流程 16第二部分 采购管理 18第一章

2、采购下单核心工作流程 181. 说明 182. 适用范围及对应岗位 183. 涉及相关单据 184. 相关作业流程 185. 业务流程操作 20第二章 收货核心工作流程 221. 说明 222. 适用范围及对应岗位 223. 涉及相关单据 224. 相关作业流程 225. 业务流程操作 24第三章 采购退货核心流程 261. 说明 262. 适用范围及对应岗位 263. 涉及相关单据 264. 相关作业流程 265. 业务流程操作 27第四章 分公司调拨工作流程 291. 说明 292. 适用范围及对应岗位 293. 涉及相关单据 294. 相关作业流程 295. 流程操作说明 31第五章 直

3、进直销工作流程 321. 说明 322. 适用范围及对应岗位 323. 涉及相关单据 324. 相关作业流程 325. 流程操作说明 34第三部分 库存管理 35第一章 跨部门移仓标准工作流程 351. 说明 352. 适用范围及对应岗位 353. 涉及相关单据 354. 相关作业流程 355. 业务流程操作 37第二章 盘点标准作业流程 391. 说明 392. 适用范围及对应岗位 393. 涉及相关单据 394. 相关作业流程 395. 业务流程操作 41第三章 损溢标准作业流程 421. 说明 432. 适用范围及对应岗位 433. 涉及相关单据 434. 相关作业流程 435. 业务流

4、程操作 44第一部分 基础资料第一章 分销商组织架构1. 说明1.设置组织架构目的是将公司的业务运作部门进行划分，以明确各部门职责范围和业绩考核范围。2.同时，对人员进行分工细化，指派各类业务人员的职能角色和权限范围，“人尽其责，人尽其能”。2. 组织架构建立流程组织架构建立流程：3. 流程操作说明3.1. 建立组织架构分销商组织架构图如下：总部下可根据区域或类型分设几个分公司。分公司之间互相独立运作，独立考核。分公司的设定可参考以下几点：1分公司所覆盖的区域是否有足够的生意额和利润？2是否有合适的人员对分公司进行管理？3是否有足够资金进行前期投资？分公司可再根据经营商品类别等分设经营部，便于

5、分开管理和运作。以经营部为基本部门进行数据独立统计。经营部的设定可根据以下几点：1是否对某类商品进行独立核算？2厂家是否要求对其商品销售数据独立统计？在系统中相应的操作：进入系统【字典中心】【公用字典】界面，在此维护组织架构体系。3.2. 建立人员角色权限分销商人员架构图：相关人员角色职责总经理：工作职责：负责实现分销商年度和季度生意目标（销量，利润和促销计划等）；实现所覆盖范围内各渠道良好的客户服务；负责与战略性客户谈判签订付款协议；负责人员培训和发展；负责人员奖励和评估；负责所在区域的长期可持续发展。销售经理：工作职责：负责招聘筛选销售代表信息并提交给总经理；确定公司内部促销计划；提交生意

6、数据给总经理。销售主管：工作职责：负责所管理销售小组的覆盖，分销，助销，促销，销量及回款目标的完成；参与销售代表招聘和筛选；执行定期检查；实地销售报告的汇总总结。销售代表：工作职责：通过拜访客户生成销售订单，并将销售订单及时提交给操作员；努力拓展新客户，并将客户资料提交给销售经理。采购经理：工作职责：每周根据销量及分销商库存向供应商下采购单；提供供应商的商品信息给操作员。财务经理：工作职责：建立规范的财务模式，指导建立健全相关财务核算制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。同时审核涉及到财务的各种业务单据，例如：应付结算单，应收结算单等。应收/应付帐管理员：工作职责：按照国

7、家会计制度的规定记账、复帐、报账，做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时； 负责录入涉及到财务的各种业务单据，例如：应收应付结算单；出纳：工作职责：建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证；将现金收付凭证及时交给应收/应付帐管理员；系统经理：工作职责：保证软件、硬件及网络各方面正常运行；招聘、培训和考核系统部相关人员；定期提供各类报表数据给相关人员。系统主管：工作职责：信息系统维护和升级；提供查询报表和数据分析；对硬件设备的管理；培训操作员；信息系统安全性保证；系统操作员/仓库操作员： 工作职责：在信息系统中准确录入各种单据，保证信息系统数据正确性；后勤经理： 工作职责：根据分销商自

8、身情况合理制定后勤相关制度；招聘、培训及考核后勤相关人员；仓管员：工作职责：负责进库出库物资的核对，接收并保存好物资入库的原始凭证等；建立物资出入库和库存台账；对到库物资的接收和物资发出工作负责；同时审核涉及到仓库的各种业务单据。例如销售单，入库单，移仓单等；送货员： 工作职责：严格按照规定时间将货物送给指定客户，同时负责收款；调度员： 工作职责：负责调度车辆。保证车辆线路安排合理高效；在系统中相应的操作：在系统中增加用户，进入DMS系统，在系统【系统管理中心】【用户维护】界面中增加用户；在系统中增加角色，进入系统【系统管理中心】【角色维护】界面中增加角色；在系统中用户和角色进行对应，进入系统

9、【系统管理中心】【用户功能权限维护】界面中维护对应关系；3.3. 建立仓库流程仓库的组织架构图如下：说明：中心仓：正常商品均存放在中心仓。赠品仓：所有赠品均应存放在赠品仓。由于赠品销售价格为0，毛利和正常商品不一致，如果存放在中心仓会影响整体销售毛利。残损仓：残损商品均应存放在残损仓，便于管理，避免客户退货。同一分公司下，某一仓库可给几个经营部同时使用，也可只给某一个经营部使用。在系统中相应操作：增加仓库的操作，进入系统【字典中心】【公用字典】【仓库架构维护】界面，增加仓库架构；设置仓库的经营权限说明：设置仓库对应经营部，不同经营部使用不同仓库；进入系统【系统管理中心】【仓库经营权限维护】界面

10、，在此维护仓库经营权限。 第二章 商品管理1. 说明：建立科学的商品管理方案，保证商品信息准确度，提高运作效率。2. 适用范围及对应岗位新建供应商，维护品牌、品类、商品等相关信息。3. 创建商品信息流程图4. 流程操作说明4.1. 新建供应商供应商管理是整个采购体系的核心，其表现也关系到整个公司的业绩。供应商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选择。在系统中相应的操作：在系统中增加供应商，进入系统【商品中心】【供应商管理】【输入/修改/查询/删除/打印】界面，增加供应商；4.2. 新建品牌说明根据供应商的定义，对同供应商

11、同类商品进行分类，同时便于数据分析。适用范围及对应岗位新增一个供应商或者新增某个商品时，采购经理确定商品的品牌信息。确定品牌经营权限。指定某个经营部经营该品牌，其他经营部则无法经营该品牌所有商品，各经营部数据独立；采购经理：根据供应商的商品定义，规定商品的品牌，同时确定公司某个部门可以销售该品牌，并将以上信息提供给系统操作员；操作员：根据采购经理提供的品牌信息，在系统中维护品牌信息。在新增商品时，选择对应的品牌；在系统中相应的操作：在系统中增加品牌，进入DMS系统【商品中心】【品牌管理】，增加品牌信息；在系统中维护品牌经营权限，进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【品牌经营权限维护】界面，维

12、护品牌权限；注：在增加商品时，选择该商品对应的品牌4.3. 新建品类说明充分地利用数据进行更好的决策。适用范围及对应岗位品类的定义是指品类的结构，包括次品类，大分类，中分类，小分类等。品类的定义不能与信息系统脱节。品类定义会随购物者购物习惯的变化而改变；新增一个供应商或者新增某个商品时，采购经理确定商品的品类信息。例如将品类分为洗护发，食品，纸品，妇女卫生用品等；采购经理：根据供应商的商类定义，规定商品的品类，并将以上信息提供给系统操作员；操作员：根据采购经理提供的品类信息，在系统中维护品类信息。在新增商品时，选择对应的品类；在系统中相应的流程：在系统中增加品类，进入系统【商品中心】【品类管理

13、】界面，增加品类信息；注：在新增商品时，在“品类编号”中选择对应的品类信息4.4. 新增商品目的保证商品信息准确性，提高系统运作效率。适用范围及对应岗位新增商品时采购经理提供商品的具体信息给操作员，操作员在系统中维护该商品信息。采购经理：确定商品具体信息，并提供给操作员。操作员：在系统中维护商品信息。在系统中相应的操作：在系统中增加商品，进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【输入/修改/查询/删除/打印】，增加商品；在系统中审核商品信息，商品信息审核后，才能使用；进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【审核】界面，审核商品信息；在系统中维护商品的价格套，注：价格套是指按不同客户将商品指定成不

14、同的价格，在录入销售单时系统自动显示价格套的价格。目的在于控制客户的开单价格，避免录入错误。进入DMS系统【价格中心】【价格套管理】【价格套-新增商品】，维护价格套价格。第三章 销售代表管理1. 说明加强销售代表管理，提高销售代表工作效率。 2. 销售代表维护流程图销售代表工作职责：进行客户销售，收集市场信息，发展潜在客户。3. 流程操作说明：销售经理提交销售代表人员信息给经理，经理审批通过后给操作员在系统中进行维护。3.1. 维护销售代表类型进入系统【客户中心】【销售代表维护】【销售代表维护】界面，增加销售代表信息。3.2. 维护销售代表类型根据销售代表覆盖客户类型，将销售代表进行分类，便于人员管理。例如宝洁销售代表类型包括：大店销售代表，小超销售代表，批发销售代表，母婴用品商店销售代表，食杂店销售代表等。进入系统【客户中心】【销售代表维护】【销售代表类型维护】，维护销售代表类型。3.3. 维护销售代表覆盖模式根据销售代表覆盖形式，确定覆盖模式，便于销售代表分类。例如销售代表覆盖模式分为：预销售和货车销售等。第四章 客户管理1. 说明完善客户管理架构。通过客户管理，产生更多的订单和收入，降低销售和服务成本，创造更高的利润，保持长期的增长。2. 客户维护流程图3. 新增客户操作流程3.1. 新增客户销售代表提交客户资料信息卡，如下图：客户名称送货地址联系人联系电话月销售额商店类型