大学教职工人事档案工作实施办法Word文件下载.docx

1、接收、管理程序规范完整；保存、使用环节安全保密。二、实施范围本办法适用于本校除省管干部以外的全部在编人员（含师资博士后）。三、管理机构（一） 人事档案管理机构人力资源管理处政治坚定、严守纪律、素质优秀的档案专管员从事教职工人事档案管理工作。（二） 档案工作人员职责1.负责教职工人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、规范、编写目录、整理、期限内归档等日常管理工作；2.负责教职工人事档案的查（借）阅、审核工作；3.负责提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的教职工人事档案信息化管理体系；4.负责定期对教职工人事档案日常管理、基础设施和队伍建设等工作

2、情况进行统计、分析、研判，加强档案资源科学管理；5.负责档案信息研究利用等工作；6.负责对涉密、隐私材料信息保密和按照保密规定管理；7.配合有关方面调查涉及教职工人事档案的违规违纪违法行为；8.指导和监督检查档案形成部门的教职工人事档案工作；9.办理其他有关事项。（三） 档案工作人员纪律要求1.严禁篡改、伪造教职工人事档案；2.严禁提供虚假材料、不如实填报教职工人事档案信息；3.严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的教职工人事档案材料；4.严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；5.严禁插手、干扰有

3、关部门调查、处理档案造假问题；6.严禁擅自抽取、撤换、添加教职工人事档案材料；7.严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送教职工人事档案；8.严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁教职工人事档案；9.严禁违规转递、接收和查（借）阅教职工人事档案；10.严禁擅自将教职工人事档案带出国（境）外；11.严禁泄露或者擅自对外公开教职工人事档案内容。四、内容分类（一） 履历类材料主要包括教职工履历表和教职工简历等材料。（二） 自传和思想类材料主要包括自传、参加的重大教育活动情况和重要性分析、重要思想汇报等材料。（三） 考核鉴定类材料主要包括平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作

4、鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，组织书记抓基层建评价意见等材料。（四） 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料主要包括中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。（五） 政审、审计和审核类材料主要包括政治历史情况审查材料、领干经济责任审计和离任审计的结果及整改情况、履行教职工选拔任用工作职责离任检查结果及说明或证明材料、教职工基本信息审核认定、教职工人事档案任前审核登记表、廉洁

5、从业结论性评价等材料。（六） 、团类材料主要包括共产入志愿书、入申请书、转正申请书、培养教育考察，员登记表，停止籍、恢复籍，退、脱，保留组织关系、恢复组织生活；共产主义青年团入团志愿书、入团申请书；加入或者退出民主派等材料。（七） 表彰奖励类材料主要包括表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。（八） 违规违纪违法处理处分类材料主要包括纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安有关行政处理决定，有关行业监管部门对教职工有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，法院认定的被执行人失信信息等材料。（九） 工资、任免、出国和会议代表类材料主要包括干部转正定级、工资待遇审

6、批、参加社会保险；录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升；出国（境）审批；当选的代表大会、代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。（十） 其他可供组织参考的材料主要包括毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。（十一） 其他类材料教职工人事档案材料其他内容及分类标准按照组织部规定执行。五、日常管理教职工人事档案日常管理

7、主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。 （一）保存档案建立和维护科学合理的档案存放秩序。按照预防为主、防治结合的要求，依照相关标准建设教职工人事档案库房，保证档案室、阅档室、办公室三室独立，加强安全管理和技术防护。 （二）建立档案首次参加工作的教职工，由人力资源管理处以其入、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本，并且负责管理。根据工作需要，可以建立副处级或者相当职务以上教职工的人事档案副本，并且负责管理。副本由正本主要材料的复制件构成。正本有关材料和信息变更时，副本应当相应变更。（三）审查档案1.档案审查应

8、坚持“凡提必审”、“凡进必审”原则。教职工管理权限发生变化的要“凡转必审”。在教职工动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进、军队转业（复员）安置的档案接收环节，要严格按照有关政策和标准，及时做好教职工人事档案审查工作。2.在分类整理档案材料的基础上，重点审查教职工的出生时间、参加工作时间、入时间、学历学位、工作经历、身份、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，是否真实、齐全、完整。短缺档案材料的教职工，应积极配合，在接到通知一个月内补全所缺材料。3.档案审查中发现的问题要按规定及时联系相关部门或个人进行整改和处理。涉及教职工个人信息重新认定的，应当及时通知教职

9、工所在单位和教职工本人。凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，要立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。4.教职工本人和材料形成部门必须如实、规范地填写相关材料，并在材料形成后1个月内移交人力资源管理处。对于填写不规范、手续不完备、不符合要求的入档材料，档案专管员可要求将材料退回形成部门重新修改，确保材料符合入档要求。（四）转递档案1.教职工人事档案转递应严格履行转递手续：档案专管员收到转递通知材料后，应通过机要交通或安排专人送取。2.教职工出现辞职、出国不归或者被辞退、解除（终止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，在委（组）或者相关部门对当事人做出结论意见或者处理处

10、分，经保密审查后，人力资源管理处应当将档案转递至相应的教职工人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者本人户籍所在地的社会保障服务机构。3.教职工死亡5年后，其人事档案应依规移交校档案馆保存。（五）补救档案发现教职工人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告省委组织部，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经省委组织部批准，由人力资源管理处协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。六、档案利用教职工人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用，体现凭证价值。（一） 教职工人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等，具体规定如下。

11、1.查阅 凡因工作需要查阅教职工档案的，须持本部门介绍信，并填写查阅档案审批表（见附件），经所在单位主管领导和人力资源管理处审批后方可查阅； 外单位查阅我校教职工档案，须持查档介绍信，经人力资源管理处相关负责人签署意见后方可查阅。外调介绍信不能用于查阅人事档案。 查阅档案应当2人以上，一般均为员。 查阅人要详细填写人事档案查阅登记册。查阅档案过程中，严禁吸烟、喝水等行为。2.借阅 教职工人事档案一般不予外借，确因工作需要整本借阅的，应当报主管校领导审批，并将档案主要材料复印留存后方可借出。 借档单位（人）要妥善保管档案，不得让无关人员翻阅，不得私自转借、复制和撤换；用后要及时归还，借用时间一般

12、不超过两周；归还时人力资源管理处应当认真核对档案材料。3.复制、摘录 个人因考学、职称评审等原因需复印、摘录本人档案材料，须填写查阅档案审批表，并经审批后，出示本人身份证或工作证方可复印。 个人因房产过户、户口迁移等原因需复印本人或其亲属的档案材料，须填写查阅档案审批表，并经审批后，出示本人身份证和证明与被复印人关系的材料，并提供必要的被复印人的信息（在职、离退休、已故等）。 复制、摘录的档案材料，需加盖XX大学档案证明专用章，并按照注明的要求使用。 经批准抄录和复制的档案材料要妥善保管，用后自行销毁，以防泄密。对违反保密制度者，将视情节追究相关责任人的纪律或法律责任。（二）查阅档案情形因工作

13、需要，符合下列情形之一的，可以查阅教职工人事档案:1.政治审查、发展员、员教育、员管理等；2.教职工录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；3.人才引进、培养、评选、推送等；4.巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；5.经具有教职工管理权限的委（组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；6.在教职工日常管理中，需要了解教职工有关情况，处理有关问题等；7.教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关教职工个人合法权益保障的事项等。七、其他规定1.教职工人事档案工作人员和与其档案管理同在一个部门且有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案，由人力资源管理处另行专人管理。2.对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照法律法规处理。3.本实施办法自XXXX年5月5日起试行，由人力资源管理处负责解释。