通信机房及基站房租电费管理办法Word下载.docx

1、6.1.2由法律与风险管理部、纪检监察室、网络分公司财务部、运行维护部、综合部建立巡检小组，每半年对区县分公司房租电费管控情况进行抽查，根据房租电费管理相关要求进行专业稽核，每次抽查稽核量应大于该区县分公司站房总数的5%，并填写区县分公司房租电费管理现场稽核表。各职能部门稽核职责：a. 法律与风险管理部负责对公司所属各单位的内控与风险管理工作进行指导、监督和考核。负责指导分公司法律事务相关工作。b.纪检监察室对区县分公司执行廉洁自律各项制度规定情况进行稽核，并对违反房租电费管理规定行为进行调查处理，查处第一经办责任人，追究分公司管理责任。对凡是造成国有资产流失的，按照中国联通四川省分公司管理责

2、任追究办法（试行）和公司相关规定严肃处理。对触犯法律的，移交司法机关处理。c.网络分公司财务部 对区县分公司经办人员、稽核人员审核，分公司总经理审批并经运维部业务稽核后的房租电费办理支付，同时按月通报区县分公司房租电费支付情况。d.网络分公司综合部 对区县分公司稽核出的管理漏洞及存在问题进行立项督查通报,及时追踪分析分公司改善情况。6.1.3城区及郊县分公司a.负责该区域内所有站房的成本管理工作，负责站房房租电费的成本计提和资金计划申报工作。b.根据房租电费管理程序及结合自身工作开展情况，在分公司内部建立房租电费缴纳一级稽核制度，明确审核职责，严格控制站房房租电费的报销流程。认真执行中国联通不

3、相容职责分离暂行规定；c.负责所属区域内所有站房的具体管理工作。主要包括租赁站房基础资料台账建立,人员落实,责任落实,考核落实,费用审核、申报、报销以及相关的日常管理工作（合同续签、合同新签、合同补签、合同变更、赔偿、纠纷等协调性工作）。6.1.4稽核具体内容主要包括：a.各区县分公司是否自行建立了房租电费缴纳稽核制度，明确一级审核职责，严格把控站房房租电费的报销流程，严格执行中国联通不相容职责分离暂行规定，设立相关不相容岗位；b.各区县分公司是否建立完善、准确的合同信息台账、缴费信息台账；c.稽核分公司提交的电费起止度数是否与电表实际度数相符、提交的房租是否在合同有效期限内；d.稽核票据提供

4、方是否为合同收款单位，若不一致，是否有业主提供的委托函；e.对站房业主进行随机回访及沟通，核实业主实际收取房租费是否与合同中签订金额一致；f.更换站房电表是否按要求完善换表手续，对换表资料、数据进行存档备案。5站房房租电费管理7.1各区县分公司7.1.1区县分公司负责站房房租、电费的申报及相关票据、资料的收集审核等工作。申报时应核对电表的起止度、电费单价、房租的金额及付款期限,房租应（在付款期限前）提前一个月申报，收集时需核对相关票据、资料的合法性、真实性、准确性，同时需核对收款单位（或个人）的户名、开户行、银行账号，以保证按时、准确的进行费用划拨。7.1.2各区县分公司负责建立完整、准确的合

5、同台账（以网络分公司运行维护部表格为准）、缴费信息电子台账（以网络分公司运行维护部表格为准），并有专人负责管理。负责在XX运维支撑管理系统录入缴费信息和站房合同信息。各台账准确率必须达到99%，支付及时率必须达到98%。每年12月31日前，将本年所有台账打印，完成年审存档工作。7.1.3各区县分公司必须严格执行中国联通不相容职责分离暂行规定，不相容职责是指，如由同一员工履行，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的职责。不相容职责分离的总体要求是：a.应分置不同岗位的不相容职责主要包括：授权批准、业务经办、财产保管、会计记录、稽核检查等；b.每项业务应经过两个或两个以上的员工处理

6、，且每名员工承担的职责必须与其他员工形成监督和制约关系；c.建立严格的授权批准制度，全体员工必须在授权范围内开展工作,各项业务应当配备符合岗位要求的合格人员，并根据具体情况进行岗位轮换；d.当出现不能对不相容职责进行完全分离的情况时，必须建立额外的替代或补充控制措施，降低错误或舞弊风险，如：增加由业务办理员工的上级主管重新复核检查的程序等（详见中国联通不相容职责分离暂行规定）。各区县分公司必须分别设置专职/兼职房租电费管理经办人（包机责任人员）及房租电费一级稽核员。合同谈判与合同的签订，须经办人两人方可订立。各分公司应确定合同管理责任人1名。将已签署的合同登记在合同台账上并建立合同档案。7.1

7、.4各区县分公司稽核人员负责对申报的房租电费进行一级审核，审核通过后报分公司总经理签批，再由经办人按站房业务类型（机房或基站）报运维部进行业务稽核，稽核通过后由运维部向财务部提交需报销的相关凭证及票据，进入公司报销流程。具体职责划分如下：a.分公司房租电费经办人员（包机责任人员）经办人负责核查房租是否在合同有效期内，房租金额是否与合同中签订金额一致，房租票据是否符合公司财务报销要求，并应（在付款期限前）提前一个月申报，核对收款地址是否与合同签订收款单位一致并负责与业主联系定期核查站房电表度数、收取票据、将缴费信息录入运维支撑系统、及时更新或录入运维支撑系统中的站房信息。b.分公司房租电费稽核人

8、员（专职/兼职）稽核人员负责对经办人录入的缴费记录、填报的电费起止读数、电费单价、合同有效期限、票据类型进行核实，稽核经办人录入运维支撑系统中的站房信息准确性。稽核人员作为分公司房租电费管理的一级审核，审核通过后报分公司总经理签批。c.分公司总经理分公司总经理对申报票据进行最后把关及签批，对申报费用进行签字确认，承担房租电费第一管理责任，若后期存在管理漏洞将追究分公司总经理管理责任。d.网络分公司运维部业务稽核运维部对各区县分公司申报的房租电费进行业务稽核，对区县分公司录入运维支撑系统的缴费信息、填报的电费起止读数、电费单价、合同有效期限、票据类型进行二级审核，若发现分公司录入运维支撑系统中的

9、站房信息不完整或不准确，将不予以审核。运维部审核通过后，该站房的合同信息及缴费信息在运维支撑系统中的状态为“已审核”，各区县分公司无自行修改、删除的权限。7.1.5各区县分公司房租电费相关管理员发生变更，应做好工作交接，形成交接记录表并负责核查电表的起止度数、电费单价，对比当月用电数量与前期用电数差异情况，如有明显偏差，应及时协调业主、向供电局核实用电的准确性，查明差异具体产生原因。对于电价涨幅较大的情况，应要求业主出具电业局发票复印件，以确保单价浮动是符合电业局收费标准。7.1.6各区县分公司负责对转供电项目进行清理，并签订用电协议。7.1.7区县分公司负责对所属维护区域内所用站房（除新建汇

10、聚机房外）租赁及用电协议流程提交和正式合同签字盖章。7.1.8区县分公司负责业主基础资料（委托收款、主体变更、账号变更）变更的审批工作,基础资料变更后负责及时更新台账信息和资源数据库信息。同时,基础资料变更审批表应报运行维护部备案并录入运维支撑系统。7.1.9区县分公司负责站房更换电表的核实工作。若因电表损坏等特殊情况必须更换电表的，应由供电方相关人员现场核实后，由区县分公司负责电表的更换工作，更换下来的电表应立即核对底数,并进行拍照备案，运行维护部参与审批会签。7.1.10区县分公司负责搬迁、拆迁站房的选址工作（详见公司基站搬迁流程）。7.2区县分公司：负责对新建接入项目的机房租赁和用电协议

11、的签订，负责新建汇聚机房租赁及用电协议的签订。网络分公司网络建设部参与会签审批。7.3站房租赁及用电费用的缴纳和报账。7.3.1成分各区县分公司负责缴纳所属区域内的站房房租电费缴纳及报账。站房租赁费用及站房电费缴纳只能采用转账支付形式（原则上杜绝现金支付，除业主强烈要求现金支付并在合同中注明支付方式为现金）。7.3.2区县分公司完成缴费后负责向出租方索取正规发票（符合国家税收政策的有效房租租赁发票”或“符合国家税收政策的有效场地租赁发票”或税务部门房租或场地出租专用发票）。将票据按财务部相关规定分类粘贴（粘贴凭证的顺序需与清单顺序一致），同时准确填写费用清单、审签表，经分公司总经理审批后，由运

12、维部向财务部提交需报销的相关凭证及票据，进入公司报销流程完成费用划拨。7.3.3区县分公司针对预付款项目，负责填写内部借款单，同时准确填写费用清单、审签表，经运行维护部审批后，提交财务部完成费用划拨。财务部完成费用划拨后，区县分公司应于次月15日之前向财务部提供符合要求的正式票据。7.3.4 财务部的支付流程：各区县分公司房租、电费的支付采用凭实际发生费用发票报账与预借款转账支付两种支付方式。各区县分公司在支付电费时可根据上月用电量或供电局用电数据向财务申请借款，提前预付，通过票据报销方式冲账，公司要求各区县分公司每月对产生的费用及时报销，网络分公司财务部不采用核定供电专项备用金的方式。8合同

13、签订管理公司合同管理部门是公司法律与风险管理部；发起合同审签流程的部门为合同承办部门；合同内容涉及的相关部门职责，需签署意见的部门为合同职能部门；合同的具体执行部门为合同履行部门。8.1合同管理原则合同管理的基本原则是依法合规、防范风险；遵循流程、各司其职；服务支撑、合同管控；提高效率、促进发展。8.2范围8.2.1本办法中所称的合同是指XX市分公司、各县级分公司在对外经营活动中签订的一切有关权利义务的合同、协议。8.2.2本办法中所称的合同管理是指XX市分公司及网络分公司、各县级分公司通过合同管理部门和承办部门对合同洽谈、订立、审批、履行、纠纷处理以及档案管理等进行的管理活动。 8.3 职责

14、8.3.1法律与风险管理部负责合同的统一管理。8.3.2合同承办部门职责：a.负责调查、提供合同对方主体资格、权限、经营范围、资信情况、履约能力以及担保人的相关资信情况；b.牵头组织所承办合同的谈判；c.起草合同文本，保证合同文本的可行性、完备性和规范性；d.发起合同审签流程，完成所有会签的职能部门并负责沟通协调；e.保存合同订立过程中的有关文书原件和经合同各方签署的合同原件；f.其他应当由合同承办部门承担的职责。8.3.3 业务经营管理部门职责：a.审核合同相关条款，确保合同内容符合内外部业务政策要求；b.根据归口管理的费用支出预算，审核合同支出额度，提供的经营方案的效益性分析；c.对合同涉

15、及的业务经营方案进行论证和审核；d.其他应当由业务经营管理部门承担的职责。8.3.4网络分公司运行维护各部门职责：a.审核合同涉及的网络资源；b.审核合同涉及的网络运行维护标准和方案；c.按照合同约定的时间、数量和技术标准调度开通电路；d.协助合同履行部门按合同约定的时限处理通信网络与电路故障；e.其他应当由运行维护部门承担的职责。8.4合同的订立8.4.1公司各部门、各县级分公司不得以部门、分公司名义对外签署合同，所有合同必须以XX市分公司名义签订，签订时限，一般站站址为3年，重要站址5年，尽可能利用资源，增设备，不再增加费用，控制新增站址，节约运维成本，凡需要新增的站点，必须一事一报，经运

16、行维护部、网络建设部、综合部评估通过后方可增加。8.4.2合同必须以书面形式订立。以电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应当在合同成立前履行合同审批手续。8.4.3合同的订立，承办部门应注意以下主要内容并做好相关工作：a.合同订立前，负责审查合同对方当事人主体资格、资信情况、履约能力等相关资质，索取对方资质证书、营业执照等；b.审查合同项目是否超出公司经营范围，是否列入公司业务计划及财务预算，是否按公司有关规定履行了招投标程序；c.合同中应载明收货单位联系人姓名、联系方式，并指定由联系人签收；d.合同附件作为合同的重要组成部分，应有双方签字盖章认可；e.合同中涉及仲裁或诉讼的条款，除对方

17、有正当理由外，应选择公司所在地的仲裁机构或法院管辖；f. 合同XX、批准和正式盖章签约，不得与对方当事人形成事实权利义务法律关系（如先履约后补签合同）。如特殊情况，已先实际履行须补签合同的，合同承办部门必须提供情况说明，说明合同先履行的原因以及有无付款或其他争议等情况，并由所在部门经理签字及加盖部门公章。8.4.4合同必须执行严格的层级审批制度a.合同承办人为第一责任人。b.特殊情况下，公司总经理可授权分管副总经理代为履行审批权限；c.合同承办部门应结合相关部门审批意见，对合同进行修改，确定最终合同文本；未采纳或部分采纳相关部门审批意见的，合同承办部门在报公司领导批准时必须书面注明；d.合同应

18、由公司负责人或其授权代表（部门副职以上领导）签署，被授权的部门领导不得再转授权。公司领导未签字或非授权代表签字的合同，均不予盖章；e.订立合同必须使用公司合同专用章，不得以财务专用章、部门印章或其他印章代替；f.合同承办部门在办理合同文本盖章时，应根据合同存档要求，备足合同正本；g.分管副总可授权区县分公司以XX市分公司的名义签订房租、电费合同；h.在签订合同过程中如出现超过站房费用标准的情况，区县分公司则需单独以签报方式进行审批会签。在续签过程中，若租金、电费调高或合同条款发生较大变化时，区县分公司则需单独以签报方式报相关部门进行审批会签，在合同期限内租金、电费价格原则上只能上调一次。当续签

19、、新签、变更房屋、电费合同，费用增幅5%时分公司不需单独以签报方式进行审批审签，可依据合同订立流程，订立合同；当续签、新签、变更房屋或电费合同费用增幅在5%-15%时报运维部审批；当续签、新签、变更房屋、电费合同费用增幅15%时报市公司分管领导审批。凡涉及房租电费的变动，须在上报签报的同时将通信站房房租电费变更申请表（见附件1）作为附件一并上载；i.区县分公司负责站房租赁及用电协议的文本档案管理并在合同盖章后，及时交公司档案室归档，各分公司不得任意堆放公司合同（特别是印有公司印章的范本协议等），造成泄密隐患，应及时将三份合同原件给主体公司综合部归档，并应及时反馈合同出租方。在合同生效后规定的工

20、作日内登录物业管理平台录入完整无误的合同信息，运行维护部负责对录入信息的审核；j. 站房相关合同（协议）的签订需严格执行XX市分公司站房租赁相关规定，使用市公司统一编制的合同文本格式。如业主要求使用自定合同文本格式，该合同须有省分公司制定的站房租赁合同的基本要点并且合同条款必须符合有关规定。合同基本要点包括：项目名称、项目地址、租赁期限、站房类型（有线机房、基站、PSTN）、站房性质（租用/自建）、站房面积、业主名称及联系方式，收款单位、年租金、租金支付方式、租金支付日期、租金支付周期、开户名称、开户银行、账号、电费支付日期、电费支付周期和电费单价等。合同会签完毕后应移交三份合同原件给主体公司

21、综合部归档，一份合同原件给运行维护部备案。9物业协调管理9.1站房物业工作目标a.降低物业纠纷数量，负责公司规定范围内的日常物业管理、站房日常房租电费缴交、房租合同续签、业主回访维系等工作；b. 负责调动社会资源，协调各部门，提高基站物业办事效率；d.降低因物业纠纷造成的网络故障率；b. 站房物业管理由代维公司管理转变为各区县分公司管理，站房物业管理属地化和市场化，由各区县分公司总经理负责，站房物业具体工作落实到人，实行包站负责制，力争在2010年3月底各区县分公司实现房租、电费由分公司物业人员负责房租电费缴纳工作、负责房租合同续签、业主回访维系、纠纷处理等日常性工作；c.强化各区县分公司物业

22、管理岗位职责，对分公司物业成本进行全面管理、控制。9.2运维部负责制定物业政策、流程制定、考核、统筹控制站房房租电费等物业支出成本、定期进行物业分析报告。10房租电费运维成本计划下达10.1房租电费成本总额控制运维部根据省公司当年下达的运维成本总额按各区县分公司上一年应该支付的房租电费进行分解，核定各区县分公司当年房租电费成本总额。由运维部下达，各区县分公司进行总额控制，2010年房租、电费增幅不得突破市公司下达的预算，凡超过的分公司，以超过的百分比调增主营业务收入任务。房租、电费未超过的分公司将按节约的比例，给予奖励。同时有节约的分公司总经理，副总经理也将另行获得奖励，奖励标准，另行下发。1

23、0.2设立电费标竿站房建立电费标杆站是为了统一站房缴纳电费的标准，达到节约运维成本的目的。具体设置方式详见“附件二中国联通XX分公司站房电费标杆站实施细则”。10.3分公司应定期完成对基站业主的回访及协调工作。10.3.1各单位、各区县分公司的业主定期拜访应按属地划分到网格，以网格人员为主进行业主关系维系。10.3.2网格人员对业主的定期当面拜访频率不得少于1月/次。覆盖面要求达到覆盖网格内100%站房的业主。10.3.3拜访要填写相关表格，以书面形式，记录下被访人意见等关键信息。拜访要求填写的表格将另文下发。10.3.4拜访工作以维系业主关系为主要目的，包括对业主对我公司站房房租水电费用收付

24、情况、业主对建维人员服务态度的意见、合同到期业主对续签合同的意见等情况进行意见收集。同时，结合公司市场工作，对站房业主等合作伙伴开展营销工作。10.4站房租赁及用电指导价。区县分公司必须在此指导价范围内完成新建站房及续签合同的签订，如因客观原因超出此范围，则需单独以签报方式进行审批会签。10.5指导价格由运行维护部按季度下发。近期指导价格如下： 房租：区域类型指导价格（最高上限）主城区18000元/年主城区XX城郊（三环路外）11000元/年县城8000元/年乡镇5000元/年 电费：用电类型指导价（最高上限）公电按供电局价格执行转供电1.2元/度 10.6公司鼓励各单位按市电进行电费结算。将

25、另行出台相关鼓励办法。数固部分机房租赁及用电指导价。机房类型指导价格城区汇聚360元/平方米/年接入270元/平方米/年郊县180元/平方米/年电费：指导价11考核11.1 建立业主考评体系，类似于业务投诉率，由区县公司、运维部、物业管控小组等共同判定责任单位，与相关部门考核挂钩。11.1.1由于工作方式不当或违反物业工作相关要求及规定，造成基站物业费用非正常上涨20%以内的，扣减责任单位当月绩效0.5分，并扣罚直接责任人部分绩效。11.1.2由于工作方式不当或违反物业工作相关要求及规定，造成基站物业费用非正常上涨超出20%的，扣减责任单位当月绩效1分、并扣罚直接责任人部分绩效。11.1.3由

26、于工作方式不当或违反物业工作相关要求及规定，造成基站搬站，扣减责任单位当月绩效2分，并扣罚直接责任人部分绩效。11.1.4 由于物业纠纷发生掉站，自掉站之日起扣经办人10元绩效/天，超过8小时，不足24小时，按一天计算，掉站时长超过7天，增扣建维经理100元绩效，主管建维副总经理200元绩效，（由运维部负责考核，每月将统计结果报人力资源部执行），凡运维部未能严格考核，一经发现扣罚部门经理300元绩效。11.2站房房租电费管理考核措施11.2.1各区县分公司未建立房租电费缴纳稽核制度，无合同信息台账、缴费信息台账，将被通报，并按相关制度进行考核直到达标为止.各区县分公司建立合同信息台账、缴费信息

27、台账与签订合同信息、实际支付情况不符，按相关制度进行考核直到达标为止；各区县分公司建立合同管理、合同台账管理及缴费信息台账管理不完整，按相关制度进行考核直到达标为止.11.2.2区县分公司房租电费管理经办人、稽核人及分公司总经理考核指标a.分公司房租电费管理经办人被一级稽核人员审查出填报电费起止读数与实际电表起止读数不符、缴费信息录入情况与实际支付情况不符、支付租金不在合同有效期限内、房租电费重复报销等问题，将报纪检监察室、督办督查予以查处，并考核50元罚款/次；b.经分公司房租电费一级稽核人员审核无误后提交申报的房租电费，若在进行业务稽核中被查出填报电费起止读数与实际电表起止读数不符、缴费信

28、息录入情况与实际支付情况不符、支付租金不在合同有效期限内、房租电费重复报销等问题，将报纪检监察室、督办督查予以查处，并考核100元罚款/次；c.经分公司签批报销的房租电费若出现电费起止读数与实际电表起止读数不符、缴费信息录入情况与实际支付情况不符、支付租金不在合同有效期限内、房租电费重复报销等问题，将分公司责任，按相关制度进行考核直到达标为止.11.3对站房业主进行随机回访调查，核实业主实际收取租金与合同中签订金额不一致，将被通报1次，报督办督查予以考核0.5分，按公司纪检相关考核办法，并查处经办人及追究分公司管理职责。11.4房租和电费办理中相关人员应本着诚实守信、厉行节约、及时办理的原则进

29、行处理，若因房租电费缴纳不及时造成业主投诉、基站拉闸停电故障，将由运行维护部进行考核，每投诉3次考核区县分公司0.1分，每拉闸停电故障1次考核区县分公司0.1分，以此类推，并逐月对考核情况进行通报。11.5对在房租电费缴纳中弄虚作假给公司造成损失的，将由运行维护部纳入考核，每5000元考核区县分公司0.2分（例：误报10000元，则考核0.4分）。由当事人赔偿相应的损失，并按照公司有关规定追究分公司管理责任。11.6运行维护部在业务稽核审查中，若发现区县分公司对上报的房租电费报销内容审核存在差异和遗漏，未能有效实施成本风险控制（如：报销的房租已超过合同有效期限、重复报销房租电费、无正当依据上调电费电价），由运行维护部纳入考核，每5000元考核区县分公司0.1分（例：误报10000元，则考核0.2分），并逐月对考核情况进行通报。11.7分公司对借款支付的房租电费，未在次月15日之前向财务部提