Excel商务数据处理与分析 第4章 数据的排序、筛选与分类汇总.pptx

1、第4章数据的排序、筛选与分类汇总Excel商务数据处理与分析目 录CONTENTS4.14.24.34.4数据的排序数据的数据的筛选筛选数据的分数据的分类汇类汇总总提高与技巧提高与技巧4.1.1 简单排序3简单排序可以快速对二维表格中的数据记录重新进行排列。下面将通过简单排序的方法来排列“网店客户资料管理.xlsx”工作簿中数据，其具体操作如下。1.选择排序方式2.查看排序效果4.1.1 简单排序43.设置排序方式4.查看排序后的效果提示要想在Excel中成功对数据进行排序，首先要保证排列的区域是二维表格。也就是说，如果数据存放在不连续的单元格，或单元格区域的结构不是二维表格的结构，均无法实现

2、排序操作。同样，后面将要介绍的筛选和分类汇总等操作也是如此。4.1.2 单一字段排序5单一字段排序表面上与简单排序类似，但实际上这种排序方法可以人为设置排序依据，而不仅仅只以数值为依据进行排序。下面将在“网店客户资料管理.xlsx”工作簿中按单元格的颜色进行排序，其具体操作如下。1.套用表格样式2.确定数据来源4.1.2 单一字段排序63.转换表格样式区域4.确认转换设置74.1.2 单一字段排序5.进行数据排序6.设置排序关键字和依据84.1.2 单一字段排序7.设置排列次序8.查看排序效果4.1.3 多重字段排序9在在一一些些数数据据字字段段较较多多的的表表格格中中，可可以以同同时时对对多

3、多个个字字段段进进行行排排序序，此此时时若若第第一一个个关关键键字字的的数数据据相相同同，则则按按第第二二个个关关键键字字的的数数据据进进行行排排序序，从从而而可可以以更更精精确确地地控控制制数数据据记记录录的的排排列列次次序序。下下面将在面将在“网店客网店客户资户资料管理料管理.xlsx”工作簿中工作簿中对对数据数据记录进记录进行多重字段排序，其具体操作如下行多重字段排序，其具体操作如下。1.进行数据排序2.设置主要关键字4.1.3 多重字段排序103.设置次要关键字4.设置次要关键字4.1.3 多重字段排序115.应用多重字段排序的效果4.1.4 自定义排序12Excel中中的的排排序序方

4、方式式可可满满足足大大多多数数用用户户的的需需要要，对对于于一一些些有有特特殊殊要要求求的的排排序序可可进进行行自自定定义义设设置置，如如按按照照职职务务、部部门门等等进进行行排排序序时时，便便可可指指定定职职务务和和部部门门的的排排列列顺顺序序。下下面面将将在在“网网店店客客户户资资料管理料管理.xlsx”工作簿中工作簿中对卖对卖家家评评价价进进行自定行自定义义排序，其具体操作如下排序，其具体操作如下。1.删除排序条件2.设置字段和次序4.1.4 自定义排序133.自定义排序方式4.确认排序方式4.1.4 自定义排序145.自定义排序效果提示如果需要对表格中的数据经常使用同一种方式进行排序，

5、那么可以将自定义的排序方式添加到“排序”对话框的“次序”下拉列表框中，下次使用时直接调用即可。目 录CONTENTS4.14.24.34.4数据的排数据的排序序数据的筛选数据的分数据的分类汇类汇总总提高与技巧提高与技巧4.2.1 自动筛选16自自动动筛筛选选一一般般用用于于简简单单的的条条件件筛筛选选。当当使使用用自自动动筛筛选选功功能能时时，在在工工作作表表的的表表头头将将出出现现黑黑色色三三角角形形按按钮钮，单单击击该该三三角角形形按按钮钮，在在打打开开的的下下拉拉列列表表中中，选选择择相相应应的的选选项项即即可可。下下面面将将在在“网网店客店客户资户资料管理料管理.xlsx”工作簿中使用

6、工作簿中使用预设预设的的筛选筛选条件来条件来筛选筛选数据，其具体操作如下数据，其具体操作如下。1.进入筛选状态2.选择筛选条件4.2.1 自动筛选173.设置筛选条件4.设置筛选条件184.2.1 自动筛选5.显示筛选结果4.2.2 自定义筛选19如如果果Excel预预设设的的条条件件不不能能满满足足筛筛选选目目的的的的需需要要，则则可可以以自自定定义义筛筛选选条条件件来来筛筛选选数数据据。下下面面将将在在“网网店店客客户户资资料料管管理理.xlsx”工工作作簿簿中中通通过过自自定定义义筛筛选选条条件件来来筛筛选选需需要要的的数数据据，其其具具体体操操作作如下。如下。1.清除筛选状态2.自定义

7、筛选4.2.2 自定义筛选203.设置筛选条件4.查看筛选结果4.2.3 高级筛选21当当自自定定义义筛筛选选仍仍然然不不能能满满足足对对筛筛选选数数据据的的需需要要时时，Excel还还提提供供了了高高级级筛筛选选功功能能，使使用用此此功功能能便便可可以以筛筛选选出出任任何何所所需需要要的的数数据据结结果果。下下面面将将在在“网网店店客客户户资资料料管管理理.xlsx”工工作作簿簿中中使使用用高高级筛选级筛选功能来功能来筛选筛选数据，其具体操作如下数据，其具体操作如下。1.清除字段的筛选条件2.输入筛选条件4.2.3 高级筛选223.设置高级筛选条件4.查看筛选结果目 录CONTENTS4.1

8、4.24.34.4数据的排数据的排序序数据的数据的筛选筛选数据的分类汇总提高与技巧提高与技巧4.3.1 创建分类汇总24要要创创建建分分类类汇汇总总，首首先先要要对对数数据据进进行行排排序序，然然后后以以排排序序的的字字段段为为汇汇总总依依据据，进进行行求求和和、求求平平均均值值以以及及求求最最大大值值等等各各种种汇汇总总操操作作。下下面面在在“坚坚果果销销量量表表.xlsx”工工作作簿簿中中对对产产品品的的销销量量总总额额进进行行汇总汇总，其具体操作如下，其具体操作如下。1.数据排序2.分类汇总4.3.1 创建分类汇总253.设置分类汇总参数4.查看汇总结果4.3.2 创建嵌套分类汇总26默

9、默认认创创建建分分类类汇汇总总时时，在在表表格格中中将将只只能能显显示示一一种种汇汇总总方方式式，用用户户可可根根据据所所需需进进行行设设置置，嵌嵌套套多多种种汇汇总总结结果果，以以便便查查看看。下下面面将将在在“坚坚果果销销量量表表.xlsx”工工作作簿簿的的“1月月份份”工工作作表表中中创创建建嵌嵌套分套分类汇总类汇总，其具体操作如下。，其具体操作如下。1.分类汇总2.设置分类汇总参数4.3.2 创建嵌套分类汇总273.嵌套分类汇总效果提示如果在表格中已创建分类汇总，并在“分类汇总”对话框中设置新的汇总方式后，单击选中“替换当前分类汇总”复选框，则可将当前分类汇总替换成新的分类汇总方式。4

10、.3.3 分级查看汇总数据28对对数据数据进进行分行分类汇总类汇总后，可通后，可通过显过显示和示和隐隐藏不同藏不同级别级别的明的明细细数据，来数据，来查查看需要的看需要的汇总结汇总结果果。下面将在下面将在“坚坚果果销销量量表表.xlsx”工作簿的工作簿的“1月份月份”工作表中工作表中查查看不同看不同级别级别的分的分类汇总类汇总数据，其具数据，其具体操作如下。体操作如下。1.显示1 级数据2.显示2 级数据4.3.3 分级查看汇总数据293.显示3 级数据4.显示4 级数据4.3.3 分级查看汇总数据305.隐藏明细数据6.单击“显示明细数据”按钮4.3.3 分级查看汇总数据317.重新显示隐藏

11、数据提示在创建分类汇总后工作表会显得很大，有时会造成数据显示不完整的情况。此时就可以在不 影响表格中数据记录的前提下，取消当前表格的分级显示。其方法为：打开需取消分级显示的表格，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“取消组合”按钮下方的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“清除分级显示”选项，即可取消当前表格中的分级显示。目 录CONTENTS4.14.24.34.4数据的排数据的排序序数据的数据的筛选筛选数据的分数据的分类汇类汇总总提高与技巧4.4.1 按笔划排序33在在Excel数据数据处处理理中中,有有时时会需要将数据按某一会需要将数据按某一变变量的笔划量的笔划进进行排序，如按姓氏排序。此

12、行排序，如按姓氏排序。此时时，该该如何操作呢？如何操作呢？其方法其方法为为：打：打开开Excel工作簿后，工作簿后，选择选择工作表中包含数据的任意一个工作表中包含数据的任意一个单单元格，元格，单击单击“排序排序和和筛选筛选”组组中的中的“排序排序”按按钮钮，打开，打开“排序排序”对话对话框。在框。在“主要关主要关键键字字”下拉列表中下拉列表中选择选择“姓名姓名”选项选项，单击单击“选项选项”按按钮钮。打开。打开“排序排序选项选项”对话对话框，框，单击选单击选中中“方法方法”栏栏中的中的“笔划排序笔划排序”单选项单选项，依次，依次单击单击“确定确定”按按钮钮，即可将表格中姓名列按姓的笔划由少到多

13、自，即可将表格中姓名列按姓的笔划由少到多自动动排序，如排序，如图图所所示。示。按笔划排序4.4.2 用函数进行排序34有有时时，在在对对工工作作表表中中某某些些数数值值列列（如如：工工资资）进进行行排排序序时时，不不希希望望打打乱乱原原有有表表格格的的顺顺序序，而只需要得到一个排列名次而只需要得到一个排列名次时时，可以利用，可以利用RANK函数来函数来实现实现。其其方方法法为为：在在工工作作表表中中，选选择择实实发发工工资资列列右右侧侧的的空空白白单单元元格格，用用于于保保存存排排列列名名次次，这这里里选选择择G3单单元元格格。然然后后，在在编编辑辑栏栏中中输输入入公公式式“=RANK.EQ(

14、F3,$F$3:$F$13)”，按按“Enter”键键即即可可得得出出排排列列名名次次。拖拖动动G3单单元元格格右右下下角角的的填填充充柄柄复复制制公公式式即即可可对对所所有有员员工工的的实实发发工工资资进进行行排排序，如序，如图图所示。所示。4.4.4 按字符数量排序35在在制制作作某某些些表表格格时时，为为了了满满足足观观看看习习惯惯，常常常常会会按按字字符符数数量量进进行行排排序序，使使数数据据整整齐齐清清晰晰，如如在在一一份份图图书书推推荐荐单单中中按按图图书书名名称称字字符符数数量量进进行行升升序序排排列列。其其方方法法为为：利利用用LEN 函函数数返返回回图图书书名名称称包包含含的

15、的字字符符数数量量，如如在在D 2单单元元格格中中输输入入函函数数“=LEN(A2)”，按按“Enter”键键，然然后后拖拖动动填填充充柄柄复复制制函函数数到到D 15单单元元格格，此此时时利利用用“升升序序”按按钮钮对对返返回回字字符符数数量量的的一一列列数数据据进进行行升升序序排排列，即可列，即可实现实现根据根据书书名的字符数量从短到名的字符数量从短到长长的排列数据的排列数据记录记录，如，如图图所示所示。按字符数据排序4.4.5 控制单元格填充颜色的排列顺序36前面介前面介绍过绍过如果以如果以单单元格填充元格填充颜颜色色为为排序依据，排序依据，则则只能指定某一只能指定某一颜颜色位于色位于顶

16、顶端或者底端端或者底端，当出当出现现多个多个颜颜色色时时，则则无法控制无法控制单单元格填充元格填充颜颜色的排列色的排列顺顺序。序。实际实际上，通上，通过过添加关添加关键键字的方法字的方法，无无论论有几种填充有几种填充颜颜色，都可以色，都可以严严格按照数格按照数值值的的顺顺序排列序排列。按单元格颜色排列数据4.4.6 按字体颜色或单元格颜色筛选37如如果果在在表表格格中中设设置置了了单单元元格格填填充充颜颜色色或或字字体体颜颜色色，则则可可以以针针对对这这些些颜颜色色执执行行筛筛选选操操作作。其其方方法法为为：在在“数数据据”选选项项卡卡的的“排排序序和和筛筛选选”组组中中单单击击“筛筛选选”按按钮钮，然然后后，单单击击字字体体颜颜色色或或填填充充颜颜色色字字段段右右侧侧的的下下拉拉按按钮钮，在在打打开开的的下下拉拉列列表表中中选选择择“按按颜颜色色筛筛选选”选选项项，在在打打开开的的子子列列表中便可表中便可显显示指定的示指定的颜颜色并色并筛选筛选出出对应对应的数据，如的数据，如图图所示所示。按单元格或字体颜色筛选数据4.4.7 合并计算38月月末末了了，在在对对表表格格中中的的数数据据