公文管理制度Word下载.docx

1、单双面印刷均可，左侧装订。第十一条：页面设置：采用标准A4纸，上下边距2.5cm，左右边距2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值2528。如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。一级标题用“一、”表示；二级标题用“（一）”表示；三级标题用“1、”表示；四级标题用“（1）”表示。第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草

2、承办，并以公司名义下发的文件。第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿部门领导修改分管领导审核行政人事部审核总裁、董事长批准。第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分管领导应对文稿的条理、内容以及合理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法规范性进行审核。第十七条：文件从起草到签发周期一般为三天。所有文件必须由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字后方可下发或呈报。第十八条：文件在领导签发后，一般以书面版的形式下发至各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，

3、以邮箱、QQ、MSN等形式发送至相关部门，接收文件后需电话或回执等方式告知。下级单位或部门呈报的所有请示报告、公文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。第十九条：文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。第二十条：外来文件的接收一律使用文件签收单，由专人收文登记，根据文件属性及时分送相关部门，并负责催办，防止漏办和延误。文件传递必须保证安全，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，由各部门指定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理

4、情况，并将结果进行讲评和通报。第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门和行政人事部保留一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。第二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档，一般应永久保存，并建立电子文件档案。没有存档和查阅价值的文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文件。6、档案管理制度档案是公司在建设管理、生产经营、策划销售等活动中直接形成的，对公司生存和发展有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一归口管理。档案管理的范围：

5、1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东名簿、董事会及股东会纪要等。2、法务类：对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知识产权、合同谈判等材料。等。3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要，各种综合型或专题型调查、考察报告、商务函件等。4、公司管理制度、季度、年度工作方案、计划、总结等。5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、所有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质量管理体系认证等。6、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合等。7、政府发文、产业政策、活动资料等。8、会计凭证类：如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证等。9、会计账

6、簿类：总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账簿、其它会计账薄等。10、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，年度预决算报表、验资报告、审计报告等。11、清册类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算专业资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。12、合同制度类：各类经济合同原件、各种财务制度、计划、总结等。13、基建综合类：征地批文、总体规划、设计报告、组织架构、工程建设管理办法、投资计划；建设合同，质量监督书；工程决算、审计资料；招投标方案；项目材料等。14、基建设计类：技术设计、设计计算书、工程概算、总体规划图等。15、基建施工类：施工计划、基础工

7、程检测报告、出厂合格证、工具单、备品备件单、设备图纸等。16、基建监理类：监理大纲、细则、验收签证等。17、人力资源类：人员基本情况、职务、薪酬调整记录等。18、人事制度类：培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福利、岗位描述、劳资关系、劳动合同等。19、中长期发展规划、年度综合计划，部门月度计划等。20、年度经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。21、政策类：各类产业政策汇编。22、公关类：活动策划材料、总结、各类上报资料等。23、产品物流类：采购、运输、仓储、发货、库存等数据资料。24、科技研究类：设计图纸、创新计划、设备仪器等。25、市场销售计划、客户资料、合同管理等。档案分类：集团公司档

8、案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、项目建设类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（WLWJ）：政府文件：政府批复（项目备案书、相关政策性文件、相关项目可研报告、规划设计等）；行政管理类（XZGL）：各类证照（如营业执照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（ZLJY）：企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、战略规划等，工作计划如年度计划、工作目标等。产品销售如市场分析、用户调查、销售统计

9、、广告宣传、促销活动、售后服务等。人力资源类（RLZY）：薪酬管理如劳动工资、社会保险等；招聘管理如劳动合同、考核资料、储备干部资料、面试题库等；培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（SCZZ）包括质量管理如质量控制、检验化验、生产报表等，安全管理包括安全生产、工伤事故处理、职工安全等，供应采购管理如招投标、商务谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（CWGL）：会计报表（财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等），会计凭证、固定资产、财务制度、验资报告、审计报告、财务印鉴等。设备仪器类（SBYQ）：按设备仪器种类型号分类（设备仪器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）

10、。基本建设类（JBJS）：工程图纸、预算决算、验收报告、项目进度等。融投资类（TRZL）包括银行贷款手续、企业项目介绍、金融单位文件等。实物类（SWL）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类包括行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照片、产品样品、宣传品、科技成果等。档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，切实做好档案“十防”：即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整安全。档案室保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。档案管理人员要做到天天打扫卫生，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救

11、。交接档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是否盖公章，标题，内容、摘要、日期等信息是否齐全。归档文件材料应是原稿原件，一般不得用复印件。归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一写上文字说明。凡是归档的文件材料必须经过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。不许传抄、

12、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。因工作需要，复制一般文件材料时要经行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经档案员和行政办公室审批，报公司负责人批准后方可复制。外单位一般不允许复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要及时进行登记。档案借阅：本单位各部门借阅档案，必须填写文件借阅单，机密文件由公司负责人签字方可借出，一般文件由部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。外单位来人查阅档案，需

13、持单位介绍信，并经公司领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为，严格按照国家档案法、保密法予以追究法律现行责任。档案是公司的宝贵财富，各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密规定，确保档案的安全。凡使用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档案必须严格办理手续，限期使用，按期返还，档案管理人员要对返还的档案

14、认真检查核对，发现问题及时追查。使用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供使用。档案期限：永久保存：公司章程；股东名簿；各类规章制度、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权证及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书等。十年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存十年的文书。五年保存：期满或解除之合约；其他经核定须保存5年的文书。一年保存：结案后无长期保存必要的文件。档案要慎重销毁，对没有保存价值、保管期限已满，无须继续保存的档案

15、进行销毁处理。必须严格按照规定对即将销毁的档案进行严格鉴定，列出档案销毁清册。批准销毁的档案，应及时处理，且要有两人以上鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明已经销毁并签名盖章，并在相应的案卷目录、档案总登记簿上注明“已销毁”。 停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料，以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司下文，由行政办公室组织回收统一销毁。7、合同管理制度第一条 为加公司及各部门的合同管理工作，规避风险，依据中华人民共和国合同法、国家相关法律法规，制定本制度。第二条 本制度适用于公司及各部门；本制度中的合同是指以公司为主体签订的，包括合同、具有合同性质的意向书、协议书、招投标文件

16、，或其他涉及各方当事人实质性权利义务关系的具有合同性质的文件等。第三条 以公司名义从事的生产经营活动，均应以书面形式订立合同。第四条 公司相关部门是合同的承办业务单位，负责业务分工范围内的合同承办及管理工作。实行合同承办制度、合同审核会签制度、合同保密制度、合同统一编号制度、授权委托制度、合同档案管理制度、重大合同备案制度等，以加强合同监督及管理。第五条 法务部门职责：一、负责制订、修改同管理制度，使合同管理规范化、法制化。二、负责审查、修订、制作、印发各类标准化合同文本。三、负责对各部门的合同进行法律审查。四、参与重大合同的谈判，制定合同编号原则。五、负责按规定办理授权委托书的草拟、制作及送

17、签。六、负责外聘律师工作，负责监督依法签订和履行合同。七、参与合同纠纷的调解和处理。八、其他合同管理工作。第六条 合同承办部门职责：一、负责对本部门承办的合同对方的主体资格和资质进行审查。 二、负责组织本部门承办合同的谈判，合同文本的起草。三、负责合同文本及审查会签的流转。四、对所承办合同的履行情况进行跟踪。五、负责及时向法务部通报合同履行过程中发生的问题，并提出解决意见和建议。六、按集团保密制度制定、履行合同的保密措施。七、负责指定专人负责保存合同文本，以及及合同的履行、变更、终止合同有关的文件，及时交行政办公室归档。八、指定专人建立健全本部门合同管理台帐和档案。第七条 合同协办部门职责：合

18、同项目明确协办部门的，协办部门（如技术协议编制部门、造价部门等）应根据领导指示和部门职责，积极协助承办部门办理合同的有关事宜。第八条 财务管理中心职责：一、审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度。二、对合同中影响财务的重要事项提出意见。三、依据国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度对合同资金进行控制。四、财务部门认为需审核的有关内容。第九条 项目管理中心职责一、负责审查工程项目的承包形式、工程价格、材料提供、工期约定、中间交工工程的开竣工时间及验收、发包方的各项义务、承包方的各项义务、隐蔽工程、设计变更程序的约定、竣工验收、保修内容、保修期限等内容二、项目运

19、营中心认为需审核的其他内容。第十条 预算审核部职责一、负责审查基建工程预算、造价等是否合理、准确等。二、项目管理中心认为需审核的其他内容。第十一条 合同承办制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定合同承办人，合同承办部门及承办人对合同谈判、签订、履行等的全过程负责。合同承办部门负责人是业务分工范围内合同管理的第一责任人，对合同管理负主要责任。每件合同须由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定一名承办人签字承办。临时性的借调、聘用人员可以协助但不得成为合同承办人。第十二条 合同承办人应自被确定为承办人起，至合同履行完毕止，对合同全过程负责。期间出现与合同有关的问题由承办人协调解决，承

20、办人协调不成的，须及时与相关领导进行协商，并以承办人为主进行解决。第十三条 合同承办人在承办合同之前，对于应进行招投标的合同，应确认该合同是否按照有关规定进行了招投标。违反强制招投标规定要求的合同，承办人有权拒绝承办。第十四条 合同承办部门应当根据需要，协调监察审计部门及其他相关部门的人员参与谈判。第十五条 合同承办人应在合同谈判前，完成对签约对方的主体资格和资信情况的了解和审查工作。审查内容包括：一、主体资格合法，具有经工商局年检的企业法人营业执照，其核载内容与实际相符。二、合同方的经营范围符合合同约定内容；涉及专营和等级许可的,应具备相应的许可证和资质证书。三、具有相应的履约能力,即具有支

21、付能力、生产能力、运输能力、技术能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。四、具有履约信用：过去三年重合同、守信用、无违约事实,现实未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。五、合同方由委托代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。上述资料为合同报审不可或缺的附件，其文本为复印件时,须加注“与原件核对无误”字样。合同方履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其谈判及签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审

22、查。第十六条 承办部门在洽谈合同之前，应向参加合同洽谈的相关部门报送有关的资料，其中包括：拟定签约对象及其资信资料、合同说明、费用预算及依据、招投标资料等，同时提供以上资料的电子版本，以便于相关人员熟悉资料，为合同洽谈做准备。第十七条 合同洽谈须有三人以上参加，原则上应包括合同承办人、相关专业技术人员、监察审计人员等，与另一方主要负责人员进行合同谈判。第十八条 合同谈判结束后，应填写合同洽谈记录表，并将谈判结果落实在合同文本的相关条款中，形成合同草拟文本。第十九条 合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明并大写。第二十条 合同一律采

23、用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先使用。合同各方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等类文件，可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。第二十一条 合同条款应包括但不限于以下内容:一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、委托代理人姓名和职务、联系方式。二、签约目的和依据。三、标的。四、数量和质量，检验标准和方式。五、价款或酬金及结算、支付方式 。六、履约的地点、期限和方式。七、争议解决的方式及司法管辖。八、违约责任。九、变更或解除的条件。十、根据法律或合同性质必须具备的条款

24、或双方当事人共同认为必须明确的条款。十一、合同正副本份数。十二、附件名称。十三、合同生效的时间和条件。十四、签约的地点、日期。十五、签约各方开户银行及账号。十六、签约各方公章或合同专用章。十七、法定代表人或委托代理人签章。第二十二条 合同审查实行审核会签制度。合同承办人完成草拟文本后，应填写合同会签审核单的各项内容，并将合同草拟文本、技术协议、招投标书、招标修改、补遗及答疑文件、投标澄清及修正文件、商务报价及其它相关资料，逐级呈报各级审查会签最终经董事长审批后，由各子公司法定代表人或委托代理人签订合同。涉及安全生产、工程施工的合同应同时签订安全协议，作为合同的附件。第二十三条 合同审查的一般程

25、序是：一、各部门内部审查。二、送相关部门（法务部、工程技术部、造价部、预算审核部、审计监察部等部门审查）。三、依据本制度由有关领导审批，最终由董事长审批。四、合同承办部门可以根据需要，提请增加有关业务部门对合同进行审查，各有关业务部门根据其部门职责范围对该合同进行审查。第二十四条 有关部门根据本制度的职责分工参与合同审查，在审查合同草案时，可根据需要，要求承办部门提供与合同有关的补充证明材料。第二十五条 审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。第二十六条 承办人向有关部门提交合同草案时，应预留3-4个完整工作日供其审核。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向承

26、办人申明理由并征得同意。涉外合同的审核时限，累计最长不应超过7个工作日。第二十七条 各会签部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在合同会签审核单上提出书面审核意见，需要退改时应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新审核，审核期限重新计算。第二十八条 合同在会签审核流转结束后，合同文本即为最终双方需要签订的文本，任何人不得再做修改。第二十九条 合同在会签审核流转结束后，合同承办人法务部门进行合同的统一编号。在获取合同编号后，承办人即可对合同文本进行打印或印刷。第三十条合同统一编号是法务部门在确认合同完成审查会签程序后，对合同实行统一编号。合同必须经统一分类、编号，方可由合同承

27、办部门报送各部门、法定代表人或委托代理人签署及用印。各部门在签署合同时，应根据本制度，由法务部门在合同正式文本上注明合同编号。如合同为对方拟订，且已对合同编号，也应在合同正式文本封面上标注我方合同编号。第三十一条合同按照内容不同分为建筑工程合同、建筑安装工程合同、设备购置合同、材料购置合同、零星购置合同和其他类型合同。第三十二条 法务部根据编号规则及签订合同的时间顺序对合同进行统一编号。一、合同编号由以下部分组成：AAAA-HTLB-NF-XLH；二、AAAA为单位编码，系各单位声母简称；示例：盘锦胜友文化科技有限公司，编码为SYWHKJ。三、HTLB为合同类别，依本章所分合同类别，取前四个汉

28、字声母作代码；JZGC-建筑工程合同;JZAZ-建筑安装工程合同；SBGZ-设备购置合同；CLGZ材料购置合同；LXGZ零星购置合同；QTHT-其他类型合同等；四、NF为合同签订年份，取四位数；五、XLH为序列号，合同签订时同类合同的序号，三位数。如果一个合同存在若干附件,则该合同附件也应当编号。合同附件以FJ编号，应为合同编号加上附件序号。SYWHKJ-SBGZ-2012-001FJ01。合同变更时必须严格履行审批程序，签订补充合同，补充合同应以BC编号，在合同编号后加上补充序号，示例：SY-SYWHKJ-SBGZ-2012-001BC01。第三十三条所有合同的签订均由公司法定代表人或其授权

29、委托代理人签字。各业务部门不得以公司的名义对外签订任何合同以及具有合同性质的意向书、协议书等。第三十四条 承办人负责对已完成审核会签、根据审查意见修改的合同进行校核、印刷、装订。第三十五条承办人负责将最终定稿的合同待签署版本送法定代表人或其授权委托人签署，然后加盖公司合同专用章或公章。第三十六条合同项目要求对方当事人提供履约担保的，与其签订合同时，合同承办人应确保对方已提供合法、真实、有效、充分的担保。第三十七条合同由承办部门负责组织履行，在合同正式签订生效前,不得实际履行合同。第三十八条合同生效后，必须全面履行合同。除法律另有明文规定或合同约定之外，不得替代履行或转卖、转让合同。第三十九条 合同承办人应随时掌握合同的履行情况,并将履行情况随时向承办部门负责人报告。第四十条 有关部门或人员发现合同对方不履行、不全面或