国际学术交流与外事工作管理办法Word下载.docx

1、 国际合作交流工作的具体工作内容包括： 学术交流与科技外事活动、因公出国申请与护照管理、外事工作规章制度和科技外事年度统计、各种国际项目、奖项、TWAS奖学金和FFCSA（中法基金会）等的前期申请及后期的管理及组织科技成果对外宣传材料等。 第三章 国（境）外来访 第五条 国（境）外来访是指国（境）外人员为公务目的而对我所进行的短期访问，包括考察、讲学、合作科研等活动。来访时间一般在15天以内，应邀讲学或合作科研来访时间最长不超过3个月。第六条 邀请国（境）外人员来所访问须有明确目的和实质性交流内容，讲求实效；既顾及同类交流项目的连续性，又注重积极审慎地开拓确有前景的新领域。第七条 邀请国（境）

2、外人员的审批程序：（一） 由科研部门邀请国（境）外人员来访项目，或（境）外人员顺访或临时来访，应向科技处提出书面申请报告，详细阐明邀请来访的目的和实质性交流内容，由科技处外事与学术交流主管审核后，报主管所领导审批。所层面邀请来访的，直接由科技处外事与学术交流主管报主管所领导审批。（二） 签发邀请函。如需发送邀请函，在外事与学术交流主管处备案后，由科技处或相关所领导为拟邀请来访人员签发邀请函。第八条 外事接待。外事应按照我院有关规定要求的接待外宾的礼仪、规格和标准进行。（一） 所层面邀请来访项目，外事与学术交流主管根据来访者的级别和重要性制定接待计划，填写自动化所接待日程表（拟稿中），经科技处处

3、长及主管所领导批准后，请有关所领导和有关人员参加，相关科研部门应协助做好接待工作。（二） 由科研部门邀请来访的，由科研部门制定接待计划，填写自动化所接待日程表（拟稿中），经外事与学术交流主管审核、科技处处长及主管所领导批准后，提前一周报科技处备案，并在科技处的协助下完成相关接待工作。（三） 来访人员住宿应安排涉外酒店，确保来访人员访问我所期间的人身及财产安全。（四） 来访人员的伙食费、宴请、赠送礼品标准参照中科院相关规定执行。根据来访人员的实际情况，可适当安排市内、市郊的参观游览活动。（五） 在国（境）外人员的来访接待过程中，应本着勤俭节约原则，妥善安排好来访人员的食宿及交流等工作。接待人员应

4、严格遵守外事纪律，态度热情，细致周到，保证安全，注意工作效率。有重要情况应在第一时间内报科技处。第九条 来访总结。邀请科研部门应在接待结束后2周内提交来访总结，与来访人员在所期间的相关文字、影像等资料一起报科技处备案。第四章 因公出国（境）第十条 因公出国（境）是指为公务目的而进行的短期出国（境）访问、考察、讲学、合作科研、出席国际会议等出访活动。第十一条 所领导出访参照中国科学院所（局）级领导因公临时出国管理办法执行。第十二条 出访原则。（一）公务出访应重点围绕本单位的科技管理创新与发展进行。要有明确的公务目的和实质性内容，讲求时效，精简节约、按需派出，根据工作需要有计划、有步骤地进行。（二

5、）不得出国执行与本人分管工作或承担科研项目无关的任务。（三）出访必须有外方对口单位和人员的邀请。管理性质的出访，邀请单位和邀请人应与出访人的身份和出国任务相称。（四）出访路线应兼顾主、顺访单位，提高效益，不得擅自增访、延长时间或改道，如需通过中介机构联系邀请信和安排国外活动等事宜或参加双跨团组并发生相应费用的，应在事先的申请签报中写明，经所领导批准后按规定执行。（五）出访团组人员应少而精，团组人员总数原则上不超过6人，如因特殊情况需超过规定人数的，应在请示中详细说明理由。（六）出访应尽量压缩在外停留时间。出访一国时间一般在6天以内，出访多国时间一般在10天以内，应邀讲学或合作科研出访时间最长不

6、超出1个月，超出1个月的公务出访参照公派留学管理办法进行管理。（七）在读研究生如参与科研部门的国际合作项目，并获得经费资助，经导师、科研部门主任同意和外事主任助理及所主任批准后准许派出。第十三条 各科研部门组团，应在工作协调、邀请函、出访经费、出访目的、团组成员均已落实后，向科技处提交书面报告。第十四条 出访计划制定。根据院有关要求，自动化所所于每年年底121月份组织各部门申报次年的出访或参加境外学术会议、学术交流计划及外汇计划，由科技处汇总后，形成自动化所年度公务短期出访计划（简称出访计划，拟稿中），报外事与学术交流主管审核，并报科技处处长及主管所领导审批后，由科技处报送院国际合作局备案。出

7、访计划一般包含以下几类情况：（一） 所组团出访（二） 科研部门组团出访 （三） 出国（境）讲学或参加学术会议 （四） 参加上级部门组团出访第十五条 临时出访。出访计划外且确有必要的临时出访的项目，按“一事一报”的原则进行报批。第十六条 出访审批流程：（一） 出访人员在获得接待方邀请函，落实所内工作安排和出访经费后提交出访申请报告。（二） 由各部门外事协调人原则上提前23个月提出申请报告，具体时间根据出访国家而定，经科研部门负责人签署意见后提交科技处。（三） 外事与学术交流主管审核后，报科技处处长及主管所领导审批。（四） 经主管所领导审批后，由科技处按照院有关要求报送院国际合作局审批。（五） 所

8、领导不能签发本人的出国请示文件。第十七条公务出国手续办理。公务出国手续办理按照院相关规定执行。原则上不允许持因私护照执行公务出访任务。第十八条出访总结。各科研部门应对部门内出访人员在国（境）外的出访活动提出具体要求和任务，并进行考核，出访人员结束出访回所后应于2周内将书面出访项目总结经报送外事与学术交流主管存档。第十九条出访人员出国（境）使用经费管理。（一）出国人员需执行财政部、外交部颁布的关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定的开支标准和开支范围。（二）出访需写明出访人员、出访时间、出访路线、访问单位、经费来源及经费预算等。根据自动化所零星出国人员审批表的填写规定，完成表格的每项内容。

9、（三）根据所规定的“费用开支标准”，本着不超标住宿的原则，合理安排出访人员在国外的住宿。如需入住会议指定宾馆而超出标准的，应由外事协调人事先在费用预算中予以说明并报所领导批准后进行安排，超出预算标准的部分，可据实报销。（四）对于对方组织单位统一提供食宿安排的出访项目，所科技处及各科研部门外事协调人应严格把关，提前做出预算并将所补助的相应住宿部分费用扣除。（五）出国人员在国外原则上不赠送礼品、不搞宴请。确需赠送礼品的，原则上从国内购买，并依据财政部、外交部等相关规定执行；确需宴请的，应写明宴请人员、次数连同出国活动计划一并报批。宴请标准考虑到不同国家和科研需求的不同，标准会有所不同，针对预计会超

10、过标准的宴请，出访团体应提前提出申请，说明原因，由外事与学术交流主管报送科技处处长及主管所领导审批同意后实报实销。（六） 出国人员在国外的公杂费以包干形式发给个人，用于市内交通费、邮电、办公用品和必要的小费等项目，其中酒店到机场往返的市内交通费超出当天公杂费标准的可实行实报实销，但同时扣除当日公杂费。另对上网费报销规定,出国人员在国外参会期间需发生上网费用的,出访任务结束后凭单据实报实销,每日费用不超过 100元人民币。（七） 需要在出访国家城市间进行公务活动而发生的交通费的出国人员，应事先在出访计划中列明城市名称，并报所领导批准。出国人员在批准的计划内旅行，其城市间交通费凭有效的城市间原始交

11、通票据实报实销。另外，针对一些公共交通不发达的国家，在出访过程中不同城市/地区间交通存在需要租车的情况，应在出访前提交的签报中提出申请，经外事与学术交流主管审批同意，出访结束后根据票据据实报销。（八） 原则上出访人员每人只购买一份航空意外险。（九） 出国任务批件是报销出国费用的依据。对于未按规定报批、未获出国任务批件的人员，除特殊情况外，不得报销出国费用。出访人员需按出国任务批件注明的国家数、人数、天数核 销出国费用。未经批准增加访问国家、延长在外天数或超标开支，发生的费用不得报销。未涉及我方邀请而承担的外单位参团人员的费用，应提前通过签报提出申请，经主管所领导审批同意后严格按所预算执行。第二

12、十条 科技处负责出访人员的外事纪律、礼仪教育和国家安全教育。（一） 在境外期间不得出入有明显敌视或分裂我国的政治内容的场所、赌博场所和色情场所。（二） 遵守和尊重出访国家（地区）的法律、法规和习俗。（三） 不得从事有损我国利益和安全的活动，维护国家和民族的尊严，坚持原则，严守机密，不做有损国格、人格的事。（四） 积极得体地宣传国家和所，体现我所的良好风貌和水平。第五章 在华举办国际会议第二十一条 在华举办国际会议是指以所名义在我国境内（不含港、澳、台地区）举办、承办的有国外代表出席的会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。第二十二条 在华举办国际会议应符合我国外交大局和对外工作方针，符合我院知识

13、创新工程和科技发展的需要，符合所战略发展的要求。坚持以我为主，目的明确。第二十三条 科研部门举办各类国际会议，需在国际会议举办前至少3个月向科技处提交申请报告，经外事主任助理、所主任审批后，由科技处向院国际合作局报送请示。第二十四条 国际会议的组织及申报流程应严格按照中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则（科发际字2006191号文件）执行。第二十五条 在华举办国际会议应遵循国际惯例，同时应严格执行财政部关于印发在华举办国际会议财务管理暂行规定的通知（财外字1997543号），从严控制经费支出。第二十六条 如需申请院国际合作经费的支持，按院关于国际会议资助的相关文件办理。第六章 国际合作项目

14、第二十七条 国际合作项目应围绕自动化所定位和发展战略，以跟踪国际技术研究前沿，进一步提高信息化支撑服务水平和管理水平为目标开展。本着平等互利、优势互补、共同提高、成果共享的原则，有计划、有组织、有重点的开展多形式、多层次的合作。第二十八条 各部门应多渠道积极争取国际合作项目经费，严格遵守国际合作经费的管理规定，专款专用。第二十九条 凡所各科研部门的国际合作交流项目（协议）的洽谈、谈判、审批、签署、执行和经费管理及研究工作进展的全过程，均应参照所相关项目管理办法进行管理。第三十条 双方在尊重知识产权的原则下，根据成果的性质和项目合作的方式，在签订合同时明确成果产权归属关系。属双方共享的科技成果的

15、处理，如发表、推广、转让、申请专利等，均需双方共同协商确定。相关法律问题，应通过自动化所签约律师事务所协助处理。第七章 涉外保密第三十一条 安排外事活动，要严格按照批准的计划进行，不得随意变更。外国专家、华侨来我所参观、访问讲学时，接待人员应事先确定好参观、访问的路线，统一介绍内容。举办大型的外事活动（如外国大型代表团来访或举办国际性会议等活动）应加强与科技处的联系，共同做好安全保密工作。第三十二条 任何个人和部门未经批准不得擅自在涉外媒体上发表任何形式的有关本所的宣传。第三十三条 各种正式涉外宣传材料，包括文字、图片、光盘等，均应将副本报科技处备案，并存入外事档案。第三十四条 国际合作项目如涉及我所科研成果、技术等科技秘密和国家安全等内容，需严格按所现行科技保密的有关规定执行。第三十五条 在涉外工作中要严格请示报告制度，对保密界限不清或有其它疑难问题，应及时请示科技处，发生失、泄密事件，及时报告科技处和所领导。第六章 附 则第三十六条 本办法自发布之日起试行。第三十七条 本办法由科技处负责解释。二零一零年一月