会展项目策划书Word文档格式.docx

1、12.0 展会结算计划 （16） 13.0 总结 （16） 1.1 宏观环境分析 2015年3月5日,国务院总理李克强在政府工作报告中提出实施“中国制造2025”,坚持创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展,加快从制造大国转向制造强国。 2015年3月25日,国务院常务会议提出-中国制造由大变强的战略蓝图与“互联网+”的发展大势相融合,重点发展新一代信息技术、高档数控机床和机器人、海陆空天装备等十大领域,制造业转型升级的大突破、大提速即将展开。1.2 微观环境分析 作为亚太国际会展中心城市的上海,有着完整工业产业链,全国采购商、国际贸易云集,蕴藏着巨大的金属切削机床需求;上海具有超大规模的交通

2、网络,将展会辐射到了全球,优越的交通设施让展会参观更加便利。金属切削机床是制造机器的机器,是所有机械设备的”工作母机”。在现代工业机床类,金属切削机床占40%60%。参加金属切削机床展是该行业最高效的营销方式。1.3 行业分析 （1）航空工业:航天工业需求大批精密、高速、中小型数控机床,慢走丝如精密数 控车床和车削中心、雕刻机、立卧转换五轴加工中心、高精度电加工机床、高精度万能磨床和坐标磨床等。1 （2）船舶制造:急需重型龙门铣镗床和重型数控落地镗铣床以、大型数控车床和车 铣中心、大型数控磨齿机、曲轴镗铣床、大型曲轴车铣中心和曲轴磨床等。2 （3）汽车工业:汽车制造业是机床的需求大户,约占机床

3、总消费的40%左右。汽车 制造业需求大批高效、慢走丝高性能、雕刻机、数控机床和柔性生产线。3 （4）军工制造:需求大批数控车床、立卧加工中心、五轴加工中心、龙门镗铣床、 慢走丝机床护罩镗铣加工中心、雕刻机、齿轮加工机床等。4 （5）发电设备:发电设备制造行业需求重型数控龙门镗铣床、大型落地镗铣床、机 床护罩大型数控车床、叶根槽专用铣床和叶片数控加工机床等。5 （6）冶金设备:需求大型龙门铣床、大型数控车床等设备。我国黑色金属冶炼及有 色金属冶炼生产规模近年来稳定快速递增。6 优势（Strength ） :（1）全国以金属切削机床展为主题的较少。（2）上海是亚太国际会展中心城市,经济辐射长三角地

4、区,潜在客户和参展 商数量巨大。（3）承办此次展会的上海XWW展务有限公司,是有着完善的营销渠道和服务 网络,经验丰富,实力雄厚。仅举办国际大型展会就达二十五次之多。（4）国家、行业相关协会、上海市政府,对于展会大力支持。劣势（Weakness） :（1）金属切削机床展是第一次举办,相较已连续举办16届的工博会,起步晚, 影响力不足。机会（Opportunity）:（1）政策红利,金属切削机床市场需求巨大。（2）上海工博会举办时间在11月间,与金属切削机床展时间不存在较大冲 突。威胁（Threat）:（1）金属切削机床展会空间巨大,深圳、苏州、杭州、北京等地若同一时段举行 相同展会,将会对上海

5、第一届国际金属切削机床展起到一定的影响。2.0 概述 3.0 展会价格及初步预算方案 3.1 展位收费标准 3.2 预算支出 3.3 预算收入 招展计划:国外30%,国内70%, 展位费计算:3730*9*（1200*70+2000*30）/100*90%=4834万 3.4 盈亏平衡分析 预算总收入5092万预算总支出2260万 = 2834万 3.5 资金来源 本次展会需投入总资金2260万元,所需资金全部由展会承办单位上海XWW展务公司自筹解决。4.0 展会工作分工 P（ president）-主要负责人 S（service）-次要负责人 5.0 招展计划 展会是否成功,其中招展招商工作

6、至关重要。开展招展和招商工作要有前提条件,招展和招商是相互影响、相互作用的,招展成功了招商也就成功了,招商成功了又反过来促进招展的成功。招展和招商做的不是销售,而是营销。（1）建立目标参展商数据库,通过各种渠道收集信息。行业企业名录 商会和行业协会等行业组织 政府主管部门 同类展会 专业媒体:专业报刊、行业会刊、专业网站 外国驻华机构 电话黄页 2.根据产业分布特点,划分招展重点地区。3.展区和展位划分。4.招展价格确定。5.招展预算。6.编制招展函、参展手册。内容描述有吸引力。言简意赅,目的明确。美观大方。便于邮寄和携带。7.招展代理的确认 招展代理需要有高素质专业人才,有丰富的活动推广、策

7、划经验,熟悉旅游、酒店、展会、会议等相关领域的业务流程。通常需具备的条件如下:（1）多年策划承办大型公益活动的丰富运作经验。（2）与官方政府部门良好的互动关系。（3）资深的专业工作人员。（4）丰富的市场资源。（5）精良的自备专业制作公司 8.招展进行 发布信息:主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位 跟踪拜访:找准负责人 招展方式:主要是电话联系,其次可以邮寄信封,E-MAIL,上门拜访,朋友介绍等。在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访,这一次拜访会产生三种客户:即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（经以往数据统计按5%、10%、75% 的比例分布）。使用文书:项目邀请函、

8、展位确认书、参展商指南 9. 及时评估招展效果。6.0 展会招商计划 当今展览市场竞争激烈,焦点已从争取参展商转为争取和组织专业观众,谁能够拥有一定数量和质量的专业观众尤其是大采购商,谁就能够取胜。因此,在展览策划立项时就必须重视招商工作,同时确保足够的招商费用,选择确有成效的招商方式。上海第一届国际金属切削机床展的专业观众的范围集中在生产厂家、贸易商、上下游供应链、大客户、科研机构、政府主管、行业组织、专业杂志等。航空工业、船舶制造、汽车工业、军工制造、发电设备、冶金设备等六大产业是则重点目标观众。具体操作细则如下:（1）确定主要负责招商的人员名单,明确其主要任务是进行展会招商而不是招展;（

9、2）明确各招商人员负责招商的地区范围和重点目标观众;（3）制定各招商人员的信息沟通和工作协调办法;（4）对重点目标观众要制定统一的接待安排计划。（5）通过媒体可以间接招来一些参观商 （6）主要的招商工作还是在开展前12周,承办单位组织招商工作,比如出差到 二级市场进行专业观众的组织;发短信息邀请;打电话邀请。招商的过程中将遵循两个原则:（1）“上帝之上帝”理论:即展览公司在租用展馆办展时,是展览馆的“上帝”;厂商 报名参展时,是主承办单位的“上帝”;专业观众参观订货时,是参展单位的“上帝”,因此展览场馆面对着三重“上帝”,主承办单位面临着两重“上帝”。对服务对象而言,订货的专业观众是涉及办展各

10、层次人员的最终服务目标,是最终的“上帝”,所以做好观众的邀请和服务工作是招商工作的核心。（2）“观众三层次”理论:将参观的观众分为三个层次,决策层（各级政府部门负责人、 企事业单位负责人）、经办层（经贸业务、科技、情报等人员,他们带有一定的任务要在展览会上进行经济贸易和技术交流活动）和潜在层（指一般参观者）,三者呈金字塔型。上两层统称贸易观众,决策层对展品的采购或项目的开发合作具有决定权,经办层人员对展品或项目有推荐权或承办权,主办单位邀请的重点是这两层贸易观众。一般观众也并非完全是无关人员。瞄准决策层、留住经办层、争取潜在层,这些都是招商工作的重点。7.0 宣传推广计划 7.1展会宣传推广计

11、划 展会宣传推广计划按上表步骤开展:（1）对宣传推广资金进行预算,确定展会宣传的资金投入为展会预期收入的l5% （2）确定会展宣传目标确定会展宣传对象,明确目标受众为首位。在会展筹备前 期宣传推广策划的目标偏重于招展,而后期则偏重于招商。（3）会展策划宣传推广需要准备的资料,宣传推广资料的素材主要包括专题报道、 展前预览、新产品报道、参观指南、展期新闻、展会回顾等。（4）会展策划宣传推广的重要渠道为了提高宣传推广的效果,在进行策划时需要 考虑拓宽宣传推广渠道,通过电视、报纸、户外广告、网络、数据业务平台等各种渠道,及时地发布真实和丰富的会展信息。（5）会展策划宣传需要推广的信息宣传推广信息策划

12、目的在于确定会展的宣传推 广需要向外界传递怎样的信息。（6）及时评估宣传推广的效果。7.2 广告投入与投放 （1）广告投入明细 （2）广告投放明细 8.0 筹备进度计划 （1） 12个月倒计时 设定目标,会议/展览的日期、地点、主题以及形式。进行实地考察。设定初步预算。收集参展商名录。设定注册费用及政策。定义促销战略。准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿。（2） 11个月倒计时 安排保险责任范围。设计会标及平面主题。挑选展会服务承包商。确定展览场地租金。制定展会建筑平面图。（3） 9-10个月倒计时 邀请并确定关键演讲者。调整展会建筑平面图。准备第一份会议声明及促销材料,并发送给可能与会的参展者

13、。（4） 7-8个月倒计时 准备第二份促销单,并发送给意向客户。开始制作登记表格。（5） 4-6个月倒计时 准备第三份促销单,并发送给意向客户。调整预算。（6） 2-3个月倒计时 在当地建立银行账户。完成会议时间表和房间分配。制作并寄出参展商服务指南。确定会场的工作人员需求。确定安全需求。订购会场所需的办公及通讯设备。订购标牌。编辑参展商名录。在会场安装登记所需的计算机。（7） 1个月到6周倒计时 打印会议指南。打印工作手册。制作名牌及门票。（8）开会前3周到会议当日 搭建现场办公室。包装并存放会议材料。准备注册信息包。进行会前现场准备。现场管理会议。（9）会后 包装并存放材料。财务核对。评估

14、执行情况。9.0 会展服务商安排计划 会展服务商是在展览中主要为展览主办者、承办者、参展商、观众等各方提供专业服务的承包商或被委托方。（1）本次展会下列工作需委外服务商完成:秘书礼仪类服务。安全保卫类服务。设计安装类服务。物品租赁类服务。运输仓储类服务。广告宣传类服务。后勤保障类服务。此次展会服务商将分会展总承包商、专业承包商、合伙人三类进行操作,以投标和竞标的合作和会展业形成横向产业互补,公开招标,公平竞争,品质优先、择优选聘。（2）会展服务商选择的基本细则 个人经验 便利程度 有无推荐和声誉 对展览场地的熟悉情况 现有资源 无形产品 （3）会展服务商管理的主要内容 明确服务项目的责任人。抓

15、住服务的项目管理。注重服务项目纵向与横向的衔接性。10.0 开幕和现场管理计划 10.1开幕式计划 （1）时间2016年4月25日上午9:30-10:30 （2）地点上海新国际博览中心南大厅 （3）基调热烈、精彩、庄重、大气 （4）主持人（待定） （5）拟邀人员上海市主管机械工业政府官员,主办、承办、协办、支持单位领导, 参展单位代表,各大新闻媒体记者等共约300人。（7）会场布置 1. 组委会负责的主要工作:开幕仪式流程设计与确认;开幕仪背景板设计方案确认;嘉宾选择邀请、接待及礼品准备;主持人、翻译确认与安排;仪式现场布置方案确认;仪式现场播放的音乐曲目选定;仪式现场讲话稿撰写;协调确定致辞

16、嘉宾、商定致辞内容等;主席台站位安排,贵宾室座位安排、台签与物料摆放。2. 服务商负责的主要工作:按协会确定的方案完成背景、地台搭建及开幕式现场布置;落实开幕式所需的各种物料准备;配合协会完成现场的各项组织工作。10.2现场管理 对于开幕式的管理,实质是也是现场管理的一部分,为了使展会的举办圆满成功,展会期间的现场管理是非常关键的环节。（1）现场管理的内容 观众登记和入场管理 博览会现场广告管理 对参展商的行为管理 安全管理 交通、物流管理 餐饮管理 证件管理 参展商和观众投诉处理 新闻管理 知识产权保护工作 现场保洁管理 展览会运输代理商管理 配套服务管理 专业观众入场管理 对专业观众的服务

17、管理 （2）现场管理的原则 找出可能出现的问题并作精密分析 努力在不确定因素里找出尽量确定的因素 要有预案和预备力量 使用服务商外包服务,进行监控 指定专人在专门时间负责专项工作,明确分工、职责清晰。重点工作,实行双重核查制度。重视对临时人员的岗前培训。（3）为避免因人员拥挤,造成现场混乱挤压、人员受伤的情况,特别加强控制现场 秩序,安排人群有秩序地参观、购买及咨询,进行以下安排:保安人员的安排:在展览会入口、出口设置保安人员:2人/门检票口设置保安人员:2人成立紧急事件小组:7人 工作安排及职责机动巡查5人 总台服务电话2人 处理博览会突发性特殊事件并给予调解 成立紧急医护小组:6人 工作安

18、排及职责:处理博览会突发性医疗事件并给予解决 11.0 期间举办的相关活动计划 展会期间,将进行专题研讨会、技术交流等。为参展商和贸易观众提供附加服务,从而提高展会的形象与档次。12.0 展会结算计划 展会结束后三个工作日内,上海XWW展务有限公司项目经理部将对展会期间发生的各项费用进行汇总,形成展览服务项目结算表,与主承办单位核实确认后,分别送交双方领导签字,由乙方在三个工作日内结清尚未支付的款项。13.0 总结 以上1到12项内容为上海XWW展务有限公司为“2016上海第一届国际金属切削机床展”策划的内容,希望上级主管部门能够予以指正。引用会展行业的一句名言-“展会是做出来的不是策划出来的”,我相信只要我们严格按以上内容操作,发挥自己的特长和优势,用心去做,“2016上海第一届国际金属切削机床展”的举办,一定会圆满成功!信息摘自-中国机床商务网16 / 16