工厂原材料采购管理审计报告Word下载.docx

1、根据文控部提供的质量管理部业务流程，质量管理部的核心业务流程共有五个，分 别为供应商质量管理、原材料验收管理、制程质量控制、成品检验和市场跟踪及异 常处理，其中原材料验收管理与采购业务流程相衔接，同时也是为本次审计的重点。 图略。2.1.2制度流程建设及执行情况考核经梳理，原材料采购管理有关的制度流程及作业文件共有 XX份，基本涵盖了原材料采购管理的核心工作。整体上，流程文档较为齐全，但是个别制度流程设计存在不足，需要进一步完善。以下是公司目前在原材料采购管理方面相关的制度流程清单：序号关键控制环节此业务的支持性文件清单IT系统应用文件名称文件编号生效日期核准人1供应市场分析2供应商开发认证3

2、采购策略与分配4采购授权5合同签署与管理6订单下达与跟进7采购验收控制8折让与退货9供应商管理流程KPI是考察评估流程执行有效性的重要依据，但是上述制度流程中，只有 XX 个流程设置了流程KPI，而且目前公司尚未建立起基于流程 KPI评估考核机制，流程 有效性缺乏有效检讨和监督。采购部对原材料质量和成本进行考核，目前以部门为考核对象，属于部门年度绩效指标，如“原物料来料合格率”，“采购成本节约率” 或“原物料成本节约额”，目前原材料采购管理有关流程的 KPI设置情况如下：管理环节指标名称定义计算公式统计周期数据来源说明合同信息（价格）管理流程市场行情分析报告有效性通过市场行情分析得岀的 价格预

3、测及执行与实际行 情的差异半年度验证市场行情分析 报告体现在价格执 行方面的有效性。供应市场分析报告制定流程分析报告通过率专家组评审通过分析报告 的次数检验采购专员（采 购策略）提交分析 报告的通过率分析报告及时率按期完成分析报告的次数检验采购专员（采 购策略）提交分析 报告的及时率采购策略策略制定及时性采购策略提交的及时性年度采购成本节约率剔除客观影响造成的涨跌 价因素，通过提高采购管理 水平、改善作业流程在原物 料类采购方面的成本节约。变更流程策略变更及 时性策略变更是否及时有效处 理反映策略变更管理 的有效性采购执行流程定单下达及根据需求及时下达订单按需求 计划每 次反映采购订单执行效率

4、送货通知单下达及时性根据生产需求实际安排供 应商到货周反映基地物控员对生产需求的把握准确度供应商开发流程供应商开发有效性供应商开发是否按需求完 成半年验证此流程是否对后续工作有交好的协助备选供应商开发周期申请开发到完成评估形成 备选供应商名单的时间段， 按物料族分类不同确定供应商开发周期是否合理管控供应商认证流程认证通过率确定备选供应商达成我司要求的程度反映供应商认证流程的有效性通过认证供应商绩效达成率确定通过认证的供应商绩 效达成能否在C类以上反映供应商认证流 程的有效性。供应商绩效管理流来料品质达供应商品质达成是否有逐 步提升季度反映流程实施的有效性程供应商交期交量达成供应商交期交量是否配

5、合 基地需求供应商绩效管理计划实施率是否按期完成供应商绩效 评估季度、 半年 度、年 度反映流程规划执行供应商分 配比例管 理流程供应商分配 比率执行反 馈及时率确定供应商分配在实际过 程中能否及时得到体现，岀 现异常时能否及时调整月度米购策略制定有效性确定供应商分配比能否体现采购策略有效实施反映采购策略制定的有效性申请开发到完成评估形成 备选供应商名单的时间段来料检验来料检验失误次数检验失误次数：进了检验合 格入库后在制程中发现批 量质量问题（虫子、恶性异 物除外），经研发部总监确 认属于进料检验可控因素 或制定的规则不完善而造 成失误导致制程批量退料 或已被使用的为一宗。每月XX年度在对采

6、购部考核的绩效 KPI当中，有三个指标来自于流程 KPI，分别为“采 购成本节约率”、“来料品质达成率”、“供应商交期交量达成”。三个指标为采购部的 关键考核指标，是评价采购执行流程是否有效的参考依据。2.2组织架构与岗位编制（1）采购部组织架构与岗位编制采购部为集团X级机构，下设XXXX两部分，XX年度计划编制总人数是XX人,原材料采购管理审计报告 较上财年编制增加X人，计划增加的岗位为“ XX专员”。截止X月XX日，实际在 岗XX人，缺编岗位为“原料采购专员”，增编后的组织架构如下图： 组织架构图略（2）质量管理部组织架构与岗位编制质量管理部为集团X级机构，XX年计划编制总人数为XX人，截

7、止X月X日实际在 岗XX人，缺编XX人。主要缺编岗位为：产品工程师，配料员、驻厂工程师、化验 工程师，目前的组织架构如下图：组织结构图略。2.3信息系统运用流程IT固化是内控的重要内容之一。目前，我司对于供应商基本信息、采购计划、订单管理、来料验收、折让与退货、供应商绩效管理等管理内容基本实现 IT固化2.4绩效目标及达成情况以合理的价格在适当的时间采购到符合质量和数量要求的原材料是采购管理的目标。目前，公司对采购管理有效性考核主要体现在采购部的年度绩效指标中，包括采购成本节约、原材料来料合格率、交期交量、供应商管理有效性等。XX财年涉及原材料采购的指标设置及达成情况具体如下：指标维度子指标X

8、X年指标值与达成值XX年指标值权重警戒值目标挑战达成值警戒值目标值挑战值财务类客户类除此之外，质量管理部对原材料的来料品质也进行了相应的绩效考核。指标设置情况:权重来料合格率提升2.5财务核算原材料采购业务涉及的会计科目主要有：略，根据每个公司实际填列2.6数据我司原材料包括原料和材料两类。具体分类如下:原材料分类表项目类别分类具体内容原材料原料材料根据XX记录的数据统计，XX年X月至XX年X月，我司采购原材料总额为 XX万 元。其中，占比较大的主要是 XXXXXXX等，占原材料采购总额的XX%，同时也是 本次审计抽查的重点。以下是 XX年X月至XX年X月期间这X种原材料及其他原材料的采购额数

9、据：单位：万元其他合计总计金额占比（数据来源：ERP2.7以往审计情况最近两年涉及原材料采购管理的审计项目为 XX年XX月开展的“XX采购专项审计”（XX）。该审计项目的发现中，与本次审计内容相关的问题如下：具体问题略。3.审计发现XX年公司建立了原材料采购业务管理的基本框架。此框架将采购管理和采购执行分 离，强调总部采购部在采购管理中的职责（采购策略与供应商管理） ，并建立了采购管理的核心业务流程，包括供应市场分析、采购策略制定与变更管理、供应商开发 认证及供应商绩效管理等。本次审计主要是检查这些关键采购管理流程的执行情况 及其有效性，并在此基础上审视原材料采购管理的支撑业务流程建设和执行情

10、况， 包括采购合同管理、供应商分配比例管理、采购授权等。对原材料采购管理流程有效性衡量的核心指标主要是采购成本、产品质量及交期交 量。目前我司对这三方面均设置了相应的考核指标并体现在采购部和质量管理部的原材料采购管理审计报告部门年度绩效指标中。绩效考核结果是，XX年“原材料交期交量影响生产次数”与“原材料成本节约额”均达标；但“原材料来料合格率”与“供应商管理有效性”未达标。从检查情况看，整体上原材料采购管理流程的执行效果不理想且部分管理标准未建 立。如果这些问题得到有效改善，原材料采购成本、质量及交期交量等核心绩效指 标将有进一步提升的空间。另外，审计人员对“ XX采购专项审计”的相关审计问

11、题 进行审查，被审单位均提出了改善措施并进行了整改。本次审计发现的具体问题如 下：3.1原材料采购流程执行问题3.1.1供应市场分析工作不规范，不利于保障供应市场分析质量供应市场分析流程规定：略。经审查，审计期间（XX年XX月-XX年XX月）公司未有新增物料，所以无新增物 料的供应市场分析工作。对于 XXXX等原材料，因受到气候、区域种植、季节性、 原油价格的影响较大，采购部均根据流程要求，进行了相应的供应市场分析。但是 该流程执行存在以下问题，这些问题影响流程效果：1）供应市场分析工作未发挥项目组集体作用。根据上述流程规定，供应市场分析应 以项目组形式开展，这从组织层面保障供应市场分析结果的

12、质量 。但是实际中,供应市场的分析工作由采购专员独自开展，未启用项目形式以发挥项目成员的集 体作用，不利于保障供应市场分析和后续采购策略的质量和效果。2）供应市场分析报告不符合流程规定。根据流程规定 :规定略。但是，实际操作中，供应市场分析报告采用的形式多样（例如会议纪要、方案、签呈等）。根据采购部提供的资料统计，完全按照供应市场分析报告格式输出的仅有 X份，占比为XX% ;其他格式的共有XX份，占比为XX%。以下是审计期间公司原材料供应 市场分析报告统计资料：序号供应市场分析报告格式数量（份）市场分析报告会议纪要/方案签呈百分比供应市场分析属于原材料采购的核心业务流程，有效的供应市场分析可以

13、更好地了 解到未来原材料的整体市场状况，是制定采购策略的基础，对于保障采购管理目标 和绩效产生重大影响。以上问题的有效整改，将有助于保障供应市场分析工作效果。经确认，采购部将会在原材料采购人员到位之后，严格按照流程规定执行供应市场分析，并按统一格式输出报告并归档，并于 XX年X月X日正式开始实施。3.1.2采购策略制定及变更管理流程执行不到位，不利于保障采购策略质量采购策略制定流程规定：审计期间（XX年X月-XX年X月），采购部在供应市场分析基础上共输出 XX份关 于原材料的采购策略报告，具体详见下表：采购策略（份）经检查，目前原材料采购策略制定及其变更流程执行方面存在以下问题，这些问题 影响

14、采购策略的质量和效果：1 ）采购策略报告不符合流程规定。根据流程规定，策略报告内容略。未按规定模版 输出完整的策略报告内容，不利于保证采购策略的质量。2）未按规定对采购策略执行情况进行总结检讨。采购专员未按流程规定对采购策略 执行情况进行总结和输出采购策略执行总结报告，所以也就未提出过采购策略 变更申请。不利于及时检查采购策略的有效性并做出适当调整，以保障原物料采购 管理目标的实现。3）未按规定向给研发部、制造部、米购部、财务部等部门负责人发布米购策略， 只是以邮件格式发给采购专家成员对于以上问题，采购部表示，后续将会对流程进行优化，扩充策略报告形式，提高 效率，同时明确归档要求；对于采购策略

15、执行效果，要求采购供应专员及时总结、 跟进并反馈，并于XX年X月X日开始实施。3.1.3未按规定执行供应商开发流程，定向开发供应商操作待规范供应商开发流程规定，略根据采购部提供的资料，XX年X月份至XX年X月份期间公司新开发的原材料供应 商有XX家。本次审计抽查了 X家供应商，分别为：XXXX。检查发现供应商开发存 在以下问题：1） 未按规定输出供应商开发方案。流程规定的供应商开发方案明确了开发 的目的、方式、计划以及责任人及时间安排，为责任部门主管审批提供依据。未输出供应商开发方案，使得后续的审批程序缺乏依据。2） 供应商开发申请未经采购总监审批（采购部解释：采购总监出差未及时审批） ;3）

16、 未执行开发流程而直接进入供应商认证流程。具体情况如下:流程执行问题说明涉及的新供应商名称供应的原材料类别未输出供应商开发方案供应商开发申请未经采购总监审批。未执行开发流程而直接进入供应商认证流程采购部反映：之前供应商开发申请、开发方案、认证申请采用单独的表单，现在将供应商开发申请及开发方案合成一张表单。 优化后的流程已提交给XX部。定向开发 包括研发部指定和XX指定，研发部指定的一般都是原物料无法代替的时候指定， 后 续将新增定向开发供应商的处理方式，待流程生效后实施。3.1.4采购合同管理流程执行不到位采购部合同管理流程规定：略 经检查发现，财务部存档的合同有部分不是原件，例如 XX合同X

17、X合同等，均为复 印件或者传真件，而XX合同也有少部分为复印件。另外，采购合同管理细则规 定的采购部合同管理人是采购部 XX，实际上主要由原材料采购 XX保管。据采购部反映，略。审计认为，流程规定财务需持有采购合同原件，其目的是作为采购付款前的审核依 据。如果财务部以合同复印件为依据审核采购付款，贝U不利于识别合同信息的真伪， 存在较大付款风险。所以，针对供应商提供合同范本且只有一份的，我司可与供应 商商议要求提供两份合同原件，一份采购保管，一份财务保管。另外，目前上了采购内控系统后，取消了财务代表对录入合同进行复核的环节，但制度未及时更新。对此，采购部表示将会于 XX年XX月XX日前此流程申

18、请作废， 同时会重新制定一份与适用于目前操作的流程文件， 供应商绩效管理流程作为配 套使用的流程，也会作相应更新。3.1.5部分原材料发现不符但未按公司规定申请索赔扣款特采扣款流程关于“原材料质量问题索赔计算标准”规定，略。该流程还规定， 对于异物扣款应先由品控主任提出索赔扣款申请，再由采购专员复核及确认索赔扣 款金额，最后由采购总监审批，终审之后，由系统自动将扣款金额转入财务往来账 款模块，按对账/付款作业细则执行。但是检查发现，存在 XX的来料未按流程启动索赔程序。抽查发现，部分原材料不符但未按公司规定申请索赔扣款，具体如下：不符统计表日期异常情况主题异常情况描述涉及的供应商应扣款金额（元

19、）特采扣款索赔流程未得到严格执行，一方面容易产生舞弊风险；另一方面，不 利于促进供应商改善产品品质，同时也影响供应商之间的公平性，不利于维系良好 的供应商关系。经沟通，果冻部品控组后续将从严格按照标准来执行，再由采购部进行跟进。3.1.6部分来料品质检验结果记录工作不严谨来料检验流程规定：经抽查，发现来料品质验收单存在以下问题：1）来料检验单未注明检验结论。如，检验单号 XX的XX,在ERP系统里的检验结论为：品质合格，但输出的来料检验单却未注明检验结论。2）来料品质检验单中注明的检验结果与 ERP记录不相符。如，略。经沟通确认，以上检验单涉及的来料检验结果在 ERP系统中的记录是正确的，只是

20、检验人员在填写单据时产生笔误。品管部表示：对于未出最终检测结果的物料，在 输出检验单后，可由其他检验人进行复核；对不合格物料，在输出检验单后，先经 主任确认审核无误，再由检验员在 ERP系统中确认复核。主管确认后的检测结果， 录入人员与审核人员由不同人员操作，起到复核把关作用，以保证 ERP检验结论与实际检验相关单据相一致。以上措施立即执行。3.2原材料采购流程建设问题3.2.1部分采购管理标准未建立根据采购部原材料采购业务流程的规划，支撑业务流程包含采购计划和供应 商职业规范。检查发现，该两项管理标准尚未建立。目前实际操作为：原材料相关的采购计划体现在采购策略上，采购策略对原材料的 市场状况

21、及采购需求等进行简单分析，以报告或签呈的形式提交总裁或总经理审批； 采购部对我司供应商的各项要求体现在“供应商须知”里面，例如包括供应商对账、 供应商考核、供应商出厂检测报告的要求等，内容多且零散，未形成标准化的作业 文件。审计认为，流程固化是进行流程优化的前提，对于还未制定的业务流程，采购部应尽快完善，同时对现有的作业文件进行梳理，以规范业务操作标准。经沟通确认，采购部将会于 XX年X月XX日前完成以上两个制度文件的制定。322供应商绩效管理流程与供应商分配比例管理流程有待进一步优化供应商XX管理流程规定，略。目前供应商绩效管理流程与供应商 XX管理流程均未执行，采购部反映为无 法执行，原因

22、是：另外，供应商绩效管理规范为供应商绩效管理细则，明确了具体的操作方式并于 XX年XX月XX日生效，目前采购部已执行。采购部反映，之前供应商分配属于手 工分配，自供应商绩效管理规范实施后，系统将根据供应商的考核评分自动进 行比例分配。经沟通确认，采购部将于XX年XX月XX日前申请废除供应商XX管理流程，同 时重新制定一份适用于目前操作的流程文件；供应商绩效管理流程作为配套使用 的流程，也会作相应更新。3.2.3采购授权管理流程有待进一步优化目前采购部制定的采购授权流程只是对采购授权需求审核审批程序做出规定，内容很简单，采购授权管理处于初级的粗放型阶段。存在以下问题：1）授权完整性缺乏制度保障。

23、根据目前的采购授权流程，授权申请及其审核审 批是作为事件来处理的（不定期），但授权申请表却没有设置编号，难以保证授 权的完整性，不利于对这些授权的执行情况进行检查监督。审计建议，授权若以 个别事件形式操作，则需对这些授权进行有效管理，如通过对授权审批件进行顺 序编号和加强登记管理以保证其完整性，便于检查授权执行情况。2） 缺乏对特殊或重大授权事项的执行情况进行及时跟进监督的措施。 对于某些特殊或重大授权，应该要求对其进行登记，并定期汇总和汇报 /检核，以便及时识别和跟进异常情况，实现对授权执行情况进行有效监督。这些措施以及相应的责任 岗位需要在制度流程中予以明确。324采购合同的签署管理制度待规范对于采购合同/协议的签署管理制度文件是采购合同管理细则 。检查发现存在以下问题：1） 文件规范内容不完整。举例略。2） 未明确法务专员对采购合同审核的职责。审计认为，采购合同的制定须以公司合同管理办法为依据，对现有的合同管理细则进行优化，特别是对合同审批、签署及保管，需职责明确并严格执行。经了解，采购部已与文控部进