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2、立卷的组织机构，文书立卷的组织形式，平时归卷和年终调整定卷 掌握：通用公文文种及适用范围，公文的格式，行文规则，发文处理程序和要求，收文办理程序和要求，办毕文书的处理程序和要求，常用公文的拟写和修改（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报），案卷的组织和整理方法，归档制度文书办理程序和要求 一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类1、公文的概念和特点公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。权威性：首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意

3、更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。 规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。 工具性：公文是机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。2、文件、文书、公文之间的关系文件、文书、公文三者在内涵上没有本质的区别，都是人类社会实践活动中为处理某种事务的需要而直接形成的信息记录。但是，三者在外延上有一定的区分，按从大到小的顺序排列应该是：广义文件文

4、书公文狭义文件。此外，文书、公文、文件概念的形成还源于历史和习惯两个因素。 3、公文的作用行为规范作用、书面领导与指导作用、联系与处理公务作用、宣传教育作用、凭证依据作用。需要说明的是，公文的上述具体作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此联系的。一般情况下，一篇公文往往同时具有几个方面的作用，从不同方面显示出公文的基本功能。 4、公文的分类（1）按公文来源分类-收文、发文、内部文件（2）按公文行文方向分类-上行文、平行文和下行文（3）按公文涉密程度的角度分类-绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开六个等级（4）按公文的办理时限分类-特急件、急件、平件（5）按公文的内容性质分类-规范类文书、

5、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书、会议文书等（6）按公文稿本分类-草稿、定稿、正本（试行本、暂行本、修订本）、副本（存本、复制本、复本）、不同文字的稿本（7）按公文的载体分类-纸质文书、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等（8）按公文的应用领域分类-正式通用公文、内部通用公文和专用公文（二）通用公文文种及适用范围1、规范类文书：条例、规定、办法、细则、章程的用途条例，用于某一方面的工作比较全面、系统的规定；规定，用于对于某一方面的工作作比较具体的规定；办法，用于对于某项工作作具体的规定；细则，是为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细

6、的、具体的解释和补充；章程，是组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的法规文书，是一种根本性的规章制度2、中央办公厅、国务院办公厅以中办发201X14号印发党政机关公文处理工作条例中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、决议、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、公报、函、纪要 命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。决议:用于经会议讨论通过的重要决策

7、事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关的请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。公报：公报具有权威性、指导性和新闻性。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发

8、布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。3、公文文种的选用规则1）根据发文目的选用文种；2）根据行文关系选用文种；3）根据发文权限选用文种；4）根据国家的统一规定选用文种（三）公文的格式和稿本1、公文的格式1）标题：公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。2）主送机关：上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般

9、只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。 3）正文：这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。 4）发文机关：写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效

10、的凭证。5）发文日期：公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。 一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过 的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期，如201X年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印,发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。6）抄送单位：是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级

11、、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。 7）文件版头：正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。8）文件编号：一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发19975号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“1997”是年号，（年号要使用方括号

12、“”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。 9）签发人：许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：”。 10）机密等级：机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此

13、确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常定格标在版心右上角第一行。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。 篇二：201X.12.21档案管理学历年真题一、判断对错1、档案的凭证作用是它优于其它资料作用最基本的特点。（ ）5、档案是人们在社会活动中，有意识形成的历史记录。（ ）6、内容与事实不符的档案，不能称为真实的历史记录，应当予以修改。（ ）3、在搞欺骗活动中形成的档案，仍不失其为真实的历史纪录。（）3、集中统一地管理国家全部档案是档案工作的根本目的。（ ）10、电子档案的前身是数据文件。（ ）7、档案实体管理的核心是收集。（ ）7、档案实体中，最基本的

14、秩序号是档号。（）15、鉴定档案价值应坚持求实的观点，历史的观点和辩证的观点。（ ）2、办理完毕的文件可以无条件地转化为档案。（ ）6、办理完毕的文件才能作为档案，其中“办理完毕”是指收发文登记完毕。（）1. 办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案保存，从这个意思上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 （ ）2. 对日后社会活动有一定查考利用价值的文件有必要作为档案保存。所以说，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。 （ ）3. 按照一定的规律集中保存起来的文件，才最后成为档案。因此说，文件是档案的因素，档案是文件组合。 （ ）8、文件本身的几个日期跨年度时，一般文件以执行日期为准。

15、（ ）5、为了加速文件的办理，某机关将请示批准人员编制和干部培训的问题写在一件请示文件中主送给主管的和有关的领导机关。（ ）9. 档案以条理性见长，文件以可靠性见长。 （ ）4、为了精简公文，请示和报告可以结合使用。（ ）11、所谓大事记，是指重大的事情。（ ）9、编写大事记一般采用编年体。（ ）1、某市中学档案保管期限表属于同类型机关档案保管期限表。（）4、案卷的著录来源主要是案卷封面和备考表。（ ）9、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人的重要依据的是个人简历。（）10、电子文件在磁带、磁盘、光盘等载体上的记录形式是代码。（ ）16、地图、底图、底片都是属于资料收集的范畴。 （ ）5、编辑、出版档案史料是档案编研工作的内容之一。 （）15、档案编目是指档案目录的编制过程。（ ）4.在使用7国文字时为了避免多义性发生歧义，多数西方国家在专指档案保管机关时才使用Archives一词。 （）5.杨宾柳边纪略中记载的档案曰“档子”，这是迄今所见关于“档案”一词来源的最早记载。 （）6.照片 、录音、录像等虽直观、形象、生动，不需要辅之以相应的文字性说明，也能使其具有原始记录作用。 （）7. 情报的根本属性之一是知识。情